竣工檔案管理培訓教材

1、竣工檔案管理培訓教材2 2、編制竣工檔案工作常見的問題、編制竣工檔案工作常見的問題（1）資料管理制度不健全，缺少有效的竣工文件編制管理制度（2）沒有有效統(tǒng)一的督促機構(gòu) 項目部重視不夠，腔調(diào)抓工程建設而忽視資料整編工作，對竣工文件的編制工作性質(zhì)及特點的認識不足，責任不到位，分工不明確，合同段的主包單位和分包單位資料匯總整理嚴重脫節(jié)。（3（4）人員問題（專業(yè)知識、檔案管理知識、流動）（5）假資料（6）資料收集不及時、資料遺失-“回憶錄”（7）平常的資料管理不規(guī)范，沒有規(guī)范的資料查詢、索引體系，編號，定期的資料整理、分類制度、沒有資料的保管與移交的專門制度，側(cè)重于滿足日常工作需要，并未將其與最后的整

2、編歸檔有機結(jié)合起來。（8）資料不齊全。有的缺竣工驗收證明書，有的缺監(jiān)理報告，有的只有竣工圖紙而無其他原始資料。文件材料不閉合、簽署手續(xù)不全、簽名不真實、公章使用混亂。（9）資料內(nèi)容不準確，甚至不完善；有的數(shù)據(jù)出現(xiàn)矛盾，數(shù)據(jù)來源缺依據(jù)和前后不一致，有的竣工圖紙不蓋竣工圖章。（10）書寫不規(guī)范，返工重編嚴重 如用穩(wěn)定性差的圓珠筆和純藍墨水寫的；原始資料字跡潦草，不清晰；紙面不整潔；文字記載使用不規(guī)范的漢字，有的還有錯別字；表格及圖樣潦草，徒手繪制，不規(guī)范；隨意涂改。（11）案卷質(zhì)量差：組卷標準不統(tǒng)一、整理不規(guī)范；有的原始資料不按資料分類要求成冊，成冊的又無目錄，有的卷內(nèi)目錄不準確。案卷題名不規(guī)范，

3、題名與文件不符（12）移交不及時：不能按規(guī)定及時移交工程竣工文件，造成統(tǒng)一管理延誤。3 3、竣工檔案工作特點、竣工檔案工作特點（1）文件資料總類多（2)文件資料數(shù)量多（3）文件資料復雜（4）涉及部門多（5）工作量大4 4、公路工程檔案編制依據(jù)、公路工程檔案編制依據(jù)（1）附件公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法（交辦發(fā)【2010】382號）.pdf（2）附件GBT 9705-2008文書檔案卷格式.pdf（3）中華人民共和國檔案管理法（4）公路工程竣（交）工驗收辦法（2004）（5） 公路工程竣（交）工驗收辦法實施細則（2010）5 5、定義、定義（1）公路建設項目文件材料 指自項目立項審批（核

4、準）至竣工驗收全過程產(chǎn)生的，反映項目質(zhì)量、進度、費用和安全管理基本情況，對建成后的工程管理維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的各種不同字體形式的歷史記錄。（2）公路建設項目檔案 指按照項目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理并歸檔的公路建設項目文件材料。1、公路建設項目檔案工作實行法人負責制依據(jù)：附件附件2：公路工程項目文件歸檔范圍.doc1 1、文件資料種類、文件資料種類（1）紙質(zhì)文件、電子文件（2）管理文件、技術(shù)文件（3）文字、表格、照片、圖紙2 2、基本要求、基本要求（1）建立健全項目文件材料收集歸檔制度和預立卷制度。（2）按照公路建設項目建設程序的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程，分別做好預立卷

5、工作。（3）公路建設項目文件材料歸檔移交前，由文件材料的形成單位，在項目文件材料預立卷的基礎上，按照文件材料的自然形成過程并保持其內(nèi)在有機聯(lián)系，進行系統(tǒng)化整理組卷，要做到分類科學，便于保管和利用。合同段未完成項目檔案整理的，項目法人單位不得組織交通驗收。3 3、原則、原則（1）資料齊全、完整，內(nèi)容真實、準確，簽字手續(xù)完備；（2）閉合原則；（3）與工程建設同步收集、同步整理、同步歸檔；（4）文件材料不漏不重、卷與卷相互關(guān)聯(lián)，允許一定量的重復。4 4、文件資料整理要點、文件資料整理要點（1）收集歸檔的項目文件材料應為原件。（2）收集歸檔的項目文件材料應能全面、準確地反映工程建設的實際過程。（3）項

6、目文件材料書寫工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范。嚴禁使用紅色、純藍墨水，圓珠筆、鉛筆書寫；簽名不能打印不允許用涂改液修正。（4）表格。表格要統(tǒng)一、規(guī)范，填寫內(nèi)容規(guī)范。（5）紙張要求。紙張優(yōu)良，應符合耐久性要求；規(guī)格基本統(tǒng)一，A4紙（297210mm）。（6）卷盒。（7）數(shù)碼照片應該刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時還須沖印紙質(zhì)照片與說明一并整理歸檔。包括： 各級領導人視察公路工程項目的錄音、錄像帶及照片； 反映公路工程建設項目的重大活動，如質(zhì)量大檢查形成的錄音、錄像及照片； 記錄公路工程建設項目重大事故、自然災害及異?，F(xiàn)象的錄音、錄像及照片； 工程關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工時的照片5 5、竣工圖編制要求

7、、竣工圖編制要求 竣工圖：指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。（1）竣工圖由施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核。（2）竣工圖應能全面、準確、清晰地反映項目竣工時的實際情況。竣工圖內(nèi)容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更，施工及質(zhì)檢記錄相符合。（3）圖紙規(guī)格。一般采用A3紙規(guī)格，尺寸標注數(shù)字及文字應符合要求（4）竣工圖說明 應能充分體現(xiàn)已完工項目的建設過程和完工時的實際情況，包括主要建設內(nèi)容、完成工程量、執(zhí)行的規(guī)范標準、主要施工方案、采用的新技術(shù)新工藝新材料、特殊問題的處理、施工圖的版本、變更情況以及修改完善情況、完工時間等。 竣工圖說明用A3紙編制，放在竣工圖前面。（5）與竣工圖合訂

8、在一起的文字材料及表格一律使用A3紙。（6）編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認可?？⒐D章，加蓋在右下角空白處，此處無空白處的，加蓋在右上角空白處或背面左下角空白處，竣工章內(nèi)容要填寫齊全。（8）一般性變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上修改，要注明修改依據(jù)（標注相應的變更通知或其他變更文件編號），并加蓋竣工圖章作為竣工圖。（9）凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大變更及圖面變更面積超過10%的，須重新繪制竣工圖。（10）重新繪制竣工圖的圖簽如能全面反映施工和監(jiān)理單位簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。重繪竣工圖紙在原施工圖號前加“竣”字。（11）同一構(gòu)筑物內(nèi)、建筑物

9、重復使用的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在說明中注明：不同構(gòu)筑物、建筑物應分別編制。1 1、公路工程竣工文件材料的立卷、公路工程竣工文件材料的立卷 根據(jù)公路工程建設階段、工作程序，按照專業(yè)、問題，結(jié)合文件材料的性質(zhì)進行分類立卷、并保持卷與卷之間的有機聯(lián)系。 施工單位可以合同段為單元，按照問題或單位、分部、分項工程，結(jié)構(gòu)部位，結(jié)合文件材料的性質(zhì)立卷排序。 （1）施工文件材料：按標段-問題組卷。 如按行政管理、安全生產(chǎn)、技術(shù)與質(zhì)量管理、進度計劃、合同與費用管理設計變更等問題組卷。 施工檢測記錄按照單位、分部、分項、結(jié)構(gòu)部位立卷排序，竣工圖按專業(yè)組卷。（

10、2）交、竣工驗收文件材料：按問題組卷。 如按交工驗收、竣工驗收、單項工程驗收、質(zhì)量檢測、試運行、缺陷責任整改等問題組卷。（3）決算和審計文件材料：按問題組卷。 如按工程支付報表、財務決算、工程決算、審計等問題組卷。（4）科研檔案按照課題立項、研究實驗、總結(jié)鑒定等階段組卷。（5）會計、聲像、電子、實物文件材料按照相關(guān)規(guī)范組卷。（1）綜合管理文件材料的排序 遵循文件的形成規(guī)律 .保持文件之間的有機聯(lián)系。各類目內(nèi)按照問題（ 事由 ） 或單位 、分部、分項工程組卷 。 同一是由的文件材料 批復在前，請示在后；正本在前，定稿在后。正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)在后； 文字材料在前， 圖樣在后 ，

11、中文版在前譯文在后。 對于一份文件涉及幾個標段或幾個問題的，可將此類文件集中組卷。 卷內(nèi)同一個事由的相關(guān)文件材料根據(jù)文件材料的相互關(guān)系排列在一起；相近事由的文件材料按文件印發(fā)時間的先后順序排列在一起 ；不同事由的文件材料按重要程度或印發(fā)時間的先后順序排列。 設計審批文件按照專業(yè)，批復、請示。相關(guān)審查及專家評審文件材料的順序依次排列。變更設計文件材料以合同段為單元、按照變更文件文號（或編號）先后順序排序。支付報表、計量證、工程量清單臺賬，分別按照合同段為單元、按照年度、月份。依次排序工作指令及監(jiān)理通知書可按類別集中組卷，按時間順序排列。（2）公路工程施工文件、檢測記錄的排序 A.施工檢測記錄排序

12、要求： 資料排序按照從下到上（從下部到上部、由小到大（由小樁號到大樁號）、先右后左（先右幅后左幅或先上行線后下行線）的原則排列。 以分項工程為單元進行排列， 一個分再排排完再排下一個分項工程； 同一分項工程的施工檢測記錄以工序為單元，先排現(xiàn)場測量資料，再排施工自檢表，再排試驗報告， 最后排分項工程中間交驗報告，交驗證書，排完 一道工序再排下一道工序。 若多個分項工程組成一卷的， 先排完一個分項后再排其他分項工程。組卷時案卷厚度超過3cm時，可縮短分段里程。 單位、分部、分項工程開工報告與施工檢測資料一一對應，排列在相應的施工檢測資料前面。技術(shù)交底與分項工程開工報告一起組卷，緊隨其后。原材料試驗

13、與原材料料源、配合比、標準擊實文件材料對應排列， 屬單位（分部、分項）工程專用的，按單位（分部、分項工程， 分別集中整理組卷。 除此之外， 可按合同段為單位分別集中整理。 所有的原材料試驗報告應按不同材料種類分別組卷，卷內(nèi)文件按進場批次、規(guī)格、時間順序組卷。各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件單獨組卷，按照匯總及各單位分布、分項工程質(zhì)量評定工作程序依次排列位、分部、分項工程質(zhì)量評定表須以對應排列 。B.路基工程路基土石方工程的施工文件以1km為 一段，按照路線前進方向從小樁號到大樁號及施工順序排列， 同一段落內(nèi)按照從下到上的順序。對于分離式路基按先上行線后下行線分別組卷。路基排水工的施工

14、文件以1 km 位一段按照路線前進方向從小樁號到大樁號及施工順序排列。同一段落內(nèi)按先右幅后左幅的順序，再按小樁號到大樁號及施工順序排列，不同類型的排水工程分別組卷。防護工程的施工文件以1 k m為一段（或以一處為一段）按照路線前進方向從小樁號到大樁號及施工順序排列。同一段落按先右幅后左幅的順序，再以施工段落按照從小樁號到大樁號及施工順序排列， 不同類型的防護工程分組卷。 對于分離式路基防護工程按上行線右側(cè)、上行線左側(cè)，下行線右側(cè)、下行線左側(cè)分別組卷。小橋、人行天橋、渡槽等工程的施工文件以座為單元， 按結(jié)構(gòu)物的類型單獨組卷。每座結(jié)構(gòu)物的施工文件一 般按照基礎及下部構(gòu)造、總體橋面系及附屬工程分別組

15、卷，如果形成的資料較少， 可將一個單位工程組成一卷，具 體可參照橋梁工程”進行排序。涵洞的施工文件按類型以道為單元組卷，按照路線前進方向從小樁號到大樁號及施工順序排列由幾道涵洞組 成一卷的， 在每座涵洞前加扉頁，注明樁號、孔徑、交角、結(jié)構(gòu)形式。每到涵洞按照基坑基礎支撐梁墻身臺 帽支座墊石支座按裝蓋板預制蓋板安裝涵頂鋪裝涵口基礎 涵口涵洞總體臺背回填等。 路基其它工程文件材料主要是指單位、分部、分項工程劃分中沒有明確的工程的文件材料。C.路面工程 路面工程施工文件以1 k m為一 段，沿線路前進方向從小樁號到大樁號的方向的順序排列。每段落內(nèi)按先右幅 后左幅的順序排排列。 路面工程各聯(lián)結(jié)層的施工文

16、件材料單獨組卷，按照緊隨其上的原則排列， 例如;透油層、下封層文件材料排 在下面層之前。 路肩加固處理、路緣石以1km為路線前進方向按從小樁號到大樁號的順序排列。每段落內(nèi)按先右幅后左幅的 順序排列。 路面路側(cè)排水按照路線前進方向先右后左、從小樁號到大樁號的原則進行組卷排序。路面橫向排水， 按照集水槽集 水井 橫向排水管 急流槽的順序組卷排序。 路面其它工程文件主要是指單位、分部、分項工程劃分中沒有明確的工程的文件材料。D.橋梁工程橋梁以每座為單元，獨立組卷編號。橋梁錐坡的施工文件歸入基礎及下部工程由于伸縮縫工程一般是指令分包，所以單獨組卷，以每座橋為單元單獨組卷。 按照先右左（先右幅后左幅或先

17、上行線 后下行線）、從小到大（從小樁號到大樁號）的順序排列。橋梁工程基礎及下部構(gòu)造的施工文件以墩臺為單元，按照先右后左（先右福后左幅或先上行線后下行線）、從小到大（從小樁號到大樁號的順序）。 即：右幅0#臺右幅1#墩右幅2#墩右幅N#臺左幅0#臺左幅1#墩上部構(gòu)造施工文件 簡支梁以孔（跨）為單元，按照先右后左（先右福后左幅或先上行線后下行線）、從小到大（從小樁號到大樁號的順序）。 每孔（跨）內(nèi)以先預制后安裝的順序排列。 案卷由案卷卷盒、內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表組成。（1）編寫案卷頁號 案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。 頁號的位置：雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背

18、面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯數(shù)字逐頁編寫頁號。 已裝訂成冊的文件材料，如自成一卷的，不需要重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，該冊文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊號，不需要重新編寫頁號。 內(nèi)卷面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。 案卷的頁號為小流水號，每個案卷均從1開始編頁號。 頁號統(tǒng)一用頁碼機打印。（2）卷內(nèi)目錄序號，按照文件排列順序，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注。文件編號，填寫文件材料的原始編號或圖號。責任者，填寫文件材料的形成單位或主要形成單位。文符提名，填寫卷內(nèi)文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內(nèi)容的，應自擬標題，并加【】

19、符號。案卷內(nèi)每份獨立成件及單獨辦理報驗和批準手續(xù)形成的文件材料，均應逐件填寫文件標題。 文件提名應頂格寫。日期，聽寫文件材料形成最終日期。頁次，填寫每份文件材料首頁上標注的頁號，最后一份文件標注起止頁號； 屬已裝訂成冊的文件材料，在卷內(nèi)文件目錄頁次欄中填寫冊數(shù)，并在備注欄中注明累計總頁數(shù)。備注，填寫須注明的情況。3、案卷內(nèi)封面的編制 由下列內(nèi)容構(gòu)成：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及檔號。 檔號、立卷單位、起止日期、保管期限、密級采用三號加粗宋體字。 案卷題名采用小一號加粗宋體字。 案卷題名應能準確反映本案卷的基本內(nèi)容，包括公路建設項目名稱、起訖里程、分項（分部、單位）工程名稱及文件材料名稱。 應限制在50個字內(nèi)。每一案卷題名都寫“工程”，案卷題