檔案保管安全工作-培訓(xùn)課件

1、檔案保管安全工作檔案保管安全工作2014.10第一節(jié)第一節(jié) 檔案安全保管工作概述檔案安全保管工作概述一、保管工作的含義一、保管工作的含義 1 1、庫(kù)房管理、庫(kù)房管理 2 2、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù) 3 3、保護(hù)檔案的專門措施、保護(hù)檔案的專門措施 二、保管工作的任務(wù)二、保管工作的任務(wù) 1 1、維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)，使其在存放和使用中、維護(hù)檔案實(shí)體的秩序狀態(tài)，使其在存放和使用中始終有序；始終有序； 2 2、防止人為和自然的破壞，延長(zhǎng)檔案的壽命；、防止人為和自然的破壞，延長(zhǎng)檔案的壽命； 3 3、維護(hù)檔案的政治安全、維護(hù)檔案的政治安全 ，防止泄密，防止泄密 。簡(jiǎn)言之，檔案保管工作

2、應(yīng)該做到四不簡(jiǎn)言之，檔案保管工作應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）；不亂（不使檔案相互混亂）；不丟（檔案不丟失不泄密）；不壞（不使檔案遭受損壞）。三、基本要求三、基本要求 1、以防為主，防治結(jié)合、以防為主，防治結(jié)合 2、加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般、加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般 3、自力更生，勤儉節(jié)約、自力更生，勤儉節(jié)約 4、立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前、立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前 四、意義四、意義 檔案保管工作為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，檔案保管工作為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，其質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重其質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響大的影響，甚至在一定條件下具

3、有決定性的影響。檔案損毀的原因 l人為因素人為因素故意破壞故意破壞過(guò)失損壞過(guò)失損壞年久老化年久老化l自然因素自然因素內(nèi)因內(nèi)因外因外因第二節(jié)第二節(jié) 檔案保管的物質(zhì)條件檔案保管的物質(zhì)條件一、檔案庫(kù)房一、檔案庫(kù)房 檔案庫(kù)房是為存儲(chǔ)和保護(hù)檔案而設(shè)計(jì)建造的建筑物。庫(kù)檔案庫(kù)房是為存儲(chǔ)和保護(hù)檔案而設(shè)計(jì)建造的建筑物。庫(kù)房地址的選擇，以及防熱、防潮房地址的選擇，以及防熱、防潮( (防水防水) )、防火、防盜等方面、防火、防盜等方面均有一定的要求，不少國(guó)家制定有專門的設(shè)計(jì)規(guī)范。應(yīng)該注均有一定的要求，不少國(guó)家制定有專門的設(shè)計(jì)規(guī)范。應(yīng)該注意的基本問(wèn)題：意的基本問(wèn)題：1 1，庫(kù)房必須專用，不能與辦公室合用，不能同時(shí)存放

4、他物；，庫(kù)房必須專用，不能與辦公室合用，不能同時(shí)存放他物；2 2，必須堅(jiān)固，并且是正規(guī)的建筑；，必須堅(jiān)固，并且是正規(guī)的建筑；3 3遠(yuǎn)離火源、水源、污染源并符合防火，防水，防潮，防光等遠(yuǎn)離火源、水源、污染源并符合防火，防水，防潮，防光等基本要求?；疽蟆?檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房 庫(kù)房建筑原則：庫(kù)房建筑原則：經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)適用適用美觀美觀 四川省檔案館的清代檔案庫(kù)房四川省檔案館的清代檔案庫(kù)房山東省檔案館的環(huán)形走廊山東省檔案館的環(huán)形走廊遼寧省檔案館的洞庫(kù)遼寧省檔案館的洞庫(kù)二、檔案裝具二、檔案裝具 1 1、檔案箱、檔案箱 2 2、檔案架、檔案架 活動(dòng)式密集架活動(dòng)式密集架 積層密集架（通天架）積層密集架（通天架）

5、 3 3、檔案柜等、檔案柜等五節(jié)柜（戰(zhàn)備箱）五節(jié)柜（戰(zhàn)備箱）手動(dòng)密集架手動(dòng)密集架底圖密集柜底圖密集柜三、設(shè)備 檔案保管的設(shè)備一般是指那些具有“固定資產(chǎn)”性質(zhì)的機(jī)械、器具、儀器、儀表等技術(shù)設(shè)備。如：去濕機(jī)、加濕機(jī)、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度測(cè)量及控制設(shè)備、防盜、防火報(bào)警器、滅火器、裝訂機(jī)，復(fù)印機(jī)、縮微拍照設(shè)備以及閉路電視監(jiān)控設(shè)備，消毒滅菌設(shè)備、檔案進(jìn)出庫(kù)的運(yùn)送工具。 四、包裝材料 1 1、卷皮、卷皮 2 2、案盒、卷盒、案盒、卷盒 3 3、檔案袋、檔案袋 4 4、包裝紙等、包裝紙等v五、消耗品五、消耗品v 即用于保管工作的易耗低值物品。如防蟲藥品（毒餌盒），吸濕濟(jì)（木炭、生石灰，氯化鈣）以及各種表格

6、及管理性的辦公用品。v注：要本著實(shí)事求是的態(tài)度合理、有效、實(shí)用、節(jié)儉的原則進(jìn)行配置。二、庫(kù)房溫度控制l據(jù)研究表明，較為適宜的溫度應(yīng)在1420度之間，濕度應(yīng)在50%60%之間。l控制和調(diào)節(jié)庫(kù)房溫度的方法: 1.對(duì)庫(kù)房進(jìn)行嚴(yán)格密封，然后在庫(kù)房?jī)?nèi)使用技術(shù)設(shè)備調(diào)控適宜的溫度；l2、庫(kù)房難以做到完全封閉，可采取一系列機(jī)械的或自然性的措施對(duì)庫(kù)房溫度進(jìn)行調(diào)控：la,使用增溫，增濕或降溫、降濕等機(jī)械設(shè)備進(jìn)行調(diào)控;lb、利用庫(kù)內(nèi)外溫度相互平衡；（時(shí)機(jī),時(shí)間,長(zhǎng)短,強(qiáng)度）lc、采用簡(jiǎn)便的人工方法進(jìn)行調(diào)控(濕草墊,木炭,生石灰,氯化鈣) 防 火 防 水 防 光 書 虱 v防潮：與庫(kù)房的溫濕度有關(guān)。防潮：與庫(kù)房的溫濕

7、度有關(guān)。v防霉：與防蟲，防潮關(guān)系密切，要對(duì)檔案防霉：與防蟲，防潮關(guān)系密切，要對(duì)檔案進(jìn)行定期的檢查并放置防霉、防蟲藥品。進(jìn)行定期的檢查并放置防霉、防蟲藥品。v防塵：裝具的封閉性要好，并且要定期打防塵：裝具的封閉性要好，并且要定期打掃衛(wèi)生，保持清潔。掃衛(wèi)生，保持清潔。v防盜：庫(kù)房要堅(jiān)固，隨時(shí)關(guān)門，安裝防盜防盜：庫(kù)房要堅(jiān)固，隨時(shí)關(guān)門，安裝防盜報(bào)警裝置。報(bào)警裝置。v注：為了全落實(shí)注：為了全落實(shí)“八防八防”，節(jié)假日也必須安，節(jié)假日也必須安排人員值班，檢查庫(kù)房狀況。排人員值班，檢查庫(kù)房狀況。庫(kù)房管理“八防”圖示 庫(kù)房與裝具的序化庫(kù)房與裝具的序化平 放 豎 放（一）、檔案存放位置索引（一）、檔案存放位置索引

8、 全宗名稱：全宗名稱： 全宗號(hào)：全宗號(hào)： 案卷目錄案卷目錄號(hào)號(hào) 案卷目案卷目錄名稱錄名稱 目錄中案目錄中案卷起止號(hào)卷起止號(hào)數(shù)數(shù) 存存 放放 位位 置置 樓樓 層層 房間房間 檔架檔架（柜）（柜） 欄欄 格格 六、檔案存放秩序的維護(hù)與管理（二）、檔案代理卡（二）、檔案代理卡 為了便于庫(kù)房管理售貨員掌握流動(dòng)情況和安全檢查，可為了便于庫(kù)房管理售貨員掌握流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，這就是以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，這就是“代卷代卷卡卡”或或“代理卡代理卡”。 （三）裝具所存檔案標(biāo)識(shí)牌八、全宗卷八、全宗卷 全宗卷是在管理某全宗過(guò)程中形成的，以全全宗卷是在管理

9、某全宗過(guò)程中形成的，以全宗為單位組成的說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料專宗為單位組成的說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料專卷。卷。 是對(duì)全宗的重要管理工具和手段，它是全宗是對(duì)全宗的重要管理工具和手段，它是全宗的的“檔案檔案”，是檔案的，是檔案的“檔案檔案”。 通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單通常包括：移交和接收全宗的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說(shuō)位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案，立卷說(shuō)明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報(bào)告，明，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記和報(bào)告，檔案鑒定的報(bào)告和銷毀清冊(cè)，全宗指南、檔案利檔案鑒定的報(bào)告和銷毀清冊(cè)，全宗指南、檔案利用的重要登記等。用的重要登

10、記等。七、定期檢查、清點(diǎn)第四節(jié)第四節(jié)檔案使用過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)檔案使用過(guò)程中的維護(hù)和保護(hù)l檔案保管工作基本表現(xiàn)為兩個(gè)方面：a.檔案庫(kù)房管理；b.使用過(guò)程中的維護(hù)與保護(hù)。l檔案動(dòng)靜交替 （檔案的使用）l檔案的使用情況：1.社會(huì)各界對(duì)檔案的使用，即檔案的提供利用；2.檔案館出于管理與開發(fā)的需要，對(duì)檔案實(shí)體及其內(nèi)容信息的使用。（整理、鑒定、編研檢索工具、縮微復(fù)制、編研）l工作要求：一要建立嚴(yán)格的管理制度并在實(shí)踐中落實(shí)；二是要采取各種合理有效的管理方法。一、檔案使用過(guò)程中的維護(hù)與保護(hù)制度v（一）檔案使用登記與交接制度:檔案出入庫(kù)登記，清點(diǎn)歸還，責(zé)任分明。v（二）檔案使用行為的管理與限制制度 v 1.檔

11、案使用行為的要求（不許吸煙、喝水、吃食物、檔案使用行為的要求（不許吸煙、喝水、吃食物、勾畫、涂抹、撕損剪切勾畫、涂抹、撕損剪切）；）；v2.庫(kù)外使用時(shí)不許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌上；庫(kù)外使用時(shí)不許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌上；3.不同的利不同的利用者未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自交換閱覽；用者未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自交換閱覽；v4不準(zhǔn)擅自拍照、抄錄，復(fù)??；不準(zhǔn)擅自拍照、抄錄，復(fù)??；v5使用時(shí)間和數(shù)量的限制。使用時(shí)間和數(shù)量的限制。安全制度：安全制度：A 非庫(kù)房人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便入庫(kù)。b. 珍貴或絕密檔案應(yīng)放入保險(xiǎn)柜。c. 出入庫(kù)房檔案應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)清點(diǎn)和登記。d 管理人員非工作需要不得談?wù)摍n案內(nèi)容。e.、杜絕一切失密、失盜的可能對(duì)入庫(kù)人員

12、實(shí)行：對(duì)入庫(kù)人員實(shí)行：1、限制人員、限制人員庫(kù)房重地，閑人免入庫(kù)房重地，閑人免入2、限制時(shí)間、限制時(shí)間必有檔案人員陪同。必有檔案人員陪同。3、限制行為：、限制行為： 不得吸煙、不得吃零食、不得吸煙、不得吃零食、不得穿拖鞋不得穿拖鞋二、檔案使用過(guò)程中的維護(hù)與保護(hù)方法 （一）量與順序的控制：分批定量提供，且歸還時(shí)要保持檔案實(shí)體秩序的排列順序。 （二）對(duì)利用行為的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督與檢查（a.配備人員檢查；b.配置閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)。） （三）利用方式和場(chǎng)所的限制：現(xiàn)場(chǎng)閱覽為基本方式，利用場(chǎng)所應(yīng)為集中式的大閱覽室，一般不安排單間，以免發(fā)生意想不到的問(wèn)題。 （四）對(duì)重要檔案的保護(hù)措施：1.嚴(yán)格限制利用；2.、即便使用一般不提供原件，只提供縮微品或復(fù)印件；3、利用過(guò)程中應(yīng)格外注意監(jiān)護(hù)問(wèn)題。檔案保護(hù)的現(xiàn)代化檔案保護(hù)的現(xiàn)代化1 1、入庫(kù)前運(yùn)用真空氮?dú)庀?、入?kù)前運(yùn)用真空氮?dú)庀驹O(shè)備對(duì)檔案卷宗殺菌消毒。設(shè)備對(duì)檔案卷宗殺菌消毒。2 2、運(yùn)用計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)控制運(yùn)用計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)控制溫濕度。溫濕度。3、運(yùn)用計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)自動(dòng)、運(yùn)用計(jì)算機(jī)控制系統(tǒng)自動(dòng)防火防火4 4、運(yùn)用電子防盜儀系統(tǒng)防盜、運(yùn)用電子防盜儀系統(tǒng)防盜5 5、運(yùn)用計(jì)算機(jī)字褪變、字跡運(yùn)用計(jì)算機(jī)字褪變、字跡擴(kuò)散恢復(fù)系統(tǒng)進(jìn)行檔案保擴(kuò)散恢復(fù)系統(tǒng)進(jìn)行檔案保護(hù)。護(hù)。 檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)防范檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)防范 在傳統(tǒng)管理的時(shí)代，紙質(zhì)文件的安全比較容易控制，即使造成檔案文