科研檔案管理暫行辦法

1、科研檔案管理暫行辦法第一章 總則第一條 為進一步提高科研檔案的歸檔質(zhì)量和管理水平，積極開發(fā)利用，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，根據(jù)國家、省及檔案工作標準、法規(guī)、管理辦法，結(jié)合系統(tǒng)實際情況，制定本暫行辦法。第二條 科研檔案是在科研活動中直接形成的，具有保存價值的文字材料、計算材料、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。第三條 科研檔案是科研人員的勞動成果和智慧結(jié)晶，是反映科學研究活動的真實記錄，是重要的科研信息資源儲備形式。是發(fā)展現(xiàn)代科學技術和經(jīng)濟建設的必要條件和依據(jù)，是國家的寶貴財富，必須實行集中統(tǒng)一管理，確?？蒲袡n案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。任何個人或部

2、門不得擅自處理或自己保存?？蒲腥藛T調(diào)動工作前。須將本人在科研工作中形成的材料進行整理，交本單位或檔案室歸檔，同時還清所借的檔案。否則，人事部門不予辦理調(diào)動手續(xù)。第四條 科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環(huán)節(jié)。必須將其納入計劃管理、課題管理和成果管理之中，實行建檔工作和科研工作“四同步”管理，即：下達科研計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；科研成果上報登記和評審獎勵以及科技人員晉級考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。第五條 要把科研檔案工作列入本單位發(fā)展規(guī)劃，在經(jīng)費、庫房

3、、設備和人員配備等方面給予支持。檔案科協(xié)同各單位部門加強對科研檔案人員的政治思想、職業(yè)道德教育及業(yè)務培訓，提高科研檔案員業(yè)務素質(zhì)。第二章 科研文件材料的形成、積累和歸檔第六條 每項科研活動必須按照科研工作程序，形成相應的科研文件，確保歸檔材料的原始性、完整性、準確性和系統(tǒng)性。第七條 科研文件材料的形成、積累和歸檔，是完成科研任務的一個指標，要納入各級領導和科研人員的崗位職責，納入工作成績和經(jīng)濟責任制的考核內(nèi)容作為晉升、受獎和評聘專業(yè)技術職務的條件之一。第八條 實行由課題（項目）負責人主持立卷歸檔責任制和“預立卷”制度。由課題（項目）負責人提出本課題（項目）文件材料形成積累的計劃安排，并負責（或

4、指定專人即兼職項目檔案員）集中管理所形成的全套文件材料?？蒲腥藛T負責做好本人在科研活動中的材料形成積累和歸檔工作。每項課題（項目）自立題之日起，必須建立科技文件材料“預立卷”，統(tǒng)一使用文件材料專用檔案盒，記錄紙采用國標A4型。第九條 研究課題（項目）進行鑒定、驗收時，須經(jīng)本單位檔案部門根據(jù)歸檔要求，對應歸檔的科研文件材料進行全面檢查、驗收，并簽署意見。凡是科研文件材料歸檔不齊全的課題（項目），不得進行鑒定，不得申報成果，不辦理經(jīng)費結(jié)算。第十條 科研成果上報登記和評審獎勵，應同時附有“科研成果檔案歸檔情況證明”，否則，不予受理。 第十三條 科研文件材料歸檔范圍按照文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

5、第十四條 科研文件材料的立卷、歸檔要求：執(zhí)行科技檔案案卷構(gòu)成及常用表式標準，科技檔案準確性、系統(tǒng)性標準。一、歸檔時間與要素?？蒲姓n題（項目）要在檔案科發(fā)出歸檔通知的一個月之內(nèi)完成歸檔工作。歸檔材料必須是原件和正（協(xié)作單位可復制一套副本存檔）。對不符合要求的，一律重新抄寫與補救，以達到齊全、完整、真實。每份材料須標明時間、地點和作者，依據(jù)性材料必須使用正式文本填寫，按規(guī)定簽署、蓋章、總結(jié)性材料須將正文與原稿一并歸檔，發(fā)表文章歸出版物原件并注明出處，譯文須標明復制、譯者。審核者與日期。二、制成材料及常用表式標準化1、科研檔案產(chǎn)生的材料統(tǒng)一用A4紙打印。記錄本到檔案室統(tǒng)一登記領取，記錄可使用鉛筆，禁

6、用圓珠筆、純藍（純紅）等不耐久的顏色筆記錄、修改檔案材料。2、字跡工整，圖樣清晰、文字排列整齊美觀，頁面整潔，四周留有空格，左測要留出2.5公分的裝訂線，不得亂畫和污損，不得在正文上修改，如需修改要使用復制件。三、科研材料整理。必須遵循科研材料的自然形成規(guī)律，保持科技文件材料的成套性。以課題（項目）為單位，組合成一個或若干個案卷。卷內(nèi)文件按照形成的先后順序，結(jié)合內(nèi)容和重要程度進行排列，要求結(jié)構(gòu)嚴密，系統(tǒng)條理，層次清楚，主次分明。四、科研材料移交。整理完畢后移交檔案室歸檔，造具移交清單一式兩份，交接雙方簽名，同時發(fā)送電子移交清單給檔案室。五、案卷裝訂。必須去掉金屬物，破損文件修裱完好，不同尺寸的

7、材料要折疊或裱貼成統(tǒng)一幅面，案卷厚度以1.5公分為宜，即100-150張左右。裝訂整齊劃一、結(jié)實美觀。六、歸檔完成。檔案室按照項目組整理情況將案卷組卷，由檔案室會同課題（項目）負責人或兼職項目檔案員進行審查、簽字后方正式歸檔。七、協(xié)作課題（項目）、由主持單位保存全套科研檔案，參加單位除保存自己承擔任務的檔案正本外，應復制副本交主持單位保存。如涉及參加單位或有關科技人員的合法權益，應在協(xié)議書或委托書中明確檔案的歸屬，參加單位應將承擔項目的檔案目錄送主持單位，主持單位向參加單位提供全套檔案目錄。八、全省性、大范圍、重大的聯(lián)合攻關或調(diào)查項目的檔案材料，在任務完成鑒定驗收后，由各承擔單位分別整理歸檔，

8、并復制副本送主持單位一式兩份。第三章 鑒定結(jié)束后科研檔案的管理和檢查第十四條 檔案室對接收的科研檔案要嚴格按照分類標準進行分類編目、上架，使其科學合理，系統(tǒng)規(guī)范、便于利用。第十五條 做好科研檔案鑒定工作。建立由分管領導，科研人員和檔案人員組成的鑒定小組，按照本科研檔案保管期限表，確定本單位科研檔案的保管期限，依據(jù)科研保密條例及（所）劃密文件分密級，對超過保管期限和密級的檔案定期調(diào)整，提出處理意見，報批準后實施。要銷毀的檔案應填列清單。經(jīng)有關領導批準，并指定監(jiān)銷人，由檔案室實施。第十六條 對已歸檔的科研檔案如有新的材料要及時補充，須履行批準手續(xù)，由檔案人員簽字或加蓋印記，未經(jīng)同意不得任意改動。第

9、十七條 庫房管理。庫房內(nèi)要保持適當?shù)臏?、溫度和良好的衛(wèi)生環(huán)境，采取有效的防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等措施。對于密級性的科技檔案，必須妥善保管。定期檢查檔案保管情況，對破損、變質(zhì)檔案、會同有關科研人員進行修補或復制。第十八條 借閱科研檔案。立卷單位可直接辦理借閱手續(xù)，超出本范圍的，須經(jīng)課題組和單位負責人批準。涉及機密、絕密或影響他人勞動成果及有爭議的，須由單位主要負責人提出意見，經(jīng)領導或辦公室負責人批準，方可借閱。借閱者必須負責保密，妥善保管，不得拆散，抽取、涂改、損壞和遺失，不得擅自復印，否則要追究責任，借閱期限以730天為限、需要延期的，必須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位查閱檔案需憑單位介紹信，經(jīng)負責人批準，方可借閱，但不得借出。第四章 獎勵與處罰第十九條