加強辦公室的精細化管理

1、加強辦公室的精細化管理一、為什么實行精細化管理辦公室是一個單位的中樞神經(jīng)，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。辦公室既是一個單位的綜合管理部門，又是一個單位具體的辦事機構(gòu)，直接為單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工服務(wù)，同時也承擔(dān)一部分對外服務(wù)職能，其職能主要體現(xiàn)為參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運轉(zhuǎn)保障和督促檢查等五個方面。做好新形勢下的辦公室工作，是辦公室長期以來應(yīng)該思考和探索的一個問題。當(dāng)前，做好辦公室工作，必須緊緊圍繞單位中心工作，把握辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律，大力推進科學(xué)化和精細化管理，加強自身建設(shè)，增強創(chuàng)新意識，使辦公室各項工作的流程更加優(yōu)化、職責(zé)更加明晰、考核更加科學(xué)、制度更加嚴密、督

2、辦更加有力，使辦公室服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、單位和基層的績效更加顯著。精細化管理，就是要按照精確、細致、深入的要求，明確職責(zé)分工，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善崗責(zé)體系，加強協(xié)調(diào)配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。精細化管理就是落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，每天都要對當(dāng)天的情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理等等。辦公室工作精細化管理應(yīng)從管理理念、工作流程、崗位職責(zé)、績效考核、規(guī)章制度、保障手段和人員素質(zhì)等方面著手，只有全面推進科學(xué)化、精細化管理，

3、才能有效解決目前辦公室工作中存在的流程不優(yōu)、崗責(zé)不細、職能不順、落實不夠等問題，不斷提高辦公室工作的整體效能，確保各項工作高效優(yōu)質(zhì)、運轉(zhuǎn)靈活、管理有序，更好地為領(lǐng)導(dǎo)、為單位、為基層服務(wù)。二、目前存在不足和問題一是傳統(tǒng)的辦公室理理念和管理模式不能完全適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的要求，辦公室工作任務(wù)不應(yīng)僅僅滿足于完成日常事務(wù)性工作和維持本單位的正常運轉(zhuǎn)。二是有關(guān)辦公室工作的規(guī)章制度還不夠完善，現(xiàn)有規(guī)章制度的科學(xué)性和系統(tǒng)性還需進一步提升，工作流程也有不夠科學(xué)的地方，這在一定程度上限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。三是崗責(zé)體系還需進一步健全，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不落實的情況還不同程度地存在。四是人員素質(zhì)參差不齊，有些

4、員工習(xí)慣于原有的工作模式和工作方法，辦事節(jié)奏慢，難以接受和掌握現(xiàn)代辦公信息技術(shù)，其素質(zhì)和能力與科學(xué)化精細化管理的要求還存在一定差距。三、如何加強精細化管理圍繞轉(zhuǎn)變職能和增強執(zhí)行力。從目標(biāo)制定、工作計劃的實施，體現(xiàn)管理與服務(wù)的結(jié)合，以管促效能，以服務(wù)促效能。具有上情下達和督查督辦職能的辦公室，更應(yīng)體現(xiàn)執(zhí)行力，強有力的執(zhí)行力，是提高辦公室行政效能的載體。推進辦公室工作科學(xué)化、精細化管理，關(guān)鍵在人，在于有一支政治上靠得住、業(yè)務(wù)上叫得響、作風(fēng)上過得硬的辦公室干部隊伍。進一步加強辦公室干部隊伍建設(shè)，為提高辦公室工作的科學(xué)化、精細化管理水平提供強有力的組織保證和人才支持。1、要把加強辦公室工作人員的思想教

5、育擺到突出位置，強化理論修養(yǎng)，開展崗位練兵，使人人成為政務(wù)、事務(wù)的行家。進一步增強“三種意識”、提高“四項能力”、樹立“五方面作風(fēng)”：即增強把握規(guī)律的意識、創(chuàng)新意識、精益求精的意識；提高輔助決策的能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的能力、狠抓落實的能力、促進和諧的能力；樹立理論聯(lián)系實際、愛崗敬業(yè)、嚴謹細致、雷厲風(fēng)行、清正廉潔的良好作風(fēng)，打牢效能建設(shè)的基礎(chǔ)。2、明確職責(zé)，細化流程。確保崗位職責(zé)精細化。分解細化崗位職責(zé)，按章辦事，做到不越位，不缺位。建立調(diào)查研究、公文運轉(zhuǎn)、新聞宣傳、檔案管理、督促檢查和值班、財務(wù)、會議、信訪、網(wǎng)站等各方面管理工作的具體流程，做好“三個協(xié)調(diào)”：一是做好與上級單位的協(xié)調(diào)，爭取支持；與科室

6、之間的協(xié)調(diào)，督辦落實；與其他部門的協(xié)調(diào)，爭取配合；與相對人關(guān)系的協(xié)調(diào)，爭取理解。形成加強協(xié)作，協(xié)調(diào)配合、齊抓共管的工作格局。按照精簡程序、理清環(huán)節(jié)、分清責(zé)任、明確標(biāo)準(zhǔn)的基本要求，把握辦公室工作規(guī)律，依據(jù)辦公室職能逐項建立和優(yōu)化辦公室各項工作流程，如建立信息調(diào)研、公文運轉(zhuǎn)、新聞宣傳、督促檢查、會議管理、安全保密、單位財務(wù)、信訪處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程。各項工作都依既定流程運行，才能做到有條不紊，高效有序。辦公室工作的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導(dǎo)向，抓住決策前的調(diào)查研究，決策中的對策建議，決策后的宣傳、督查、反饋等主要環(huán)節(jié)來設(shè)計流程，使各項工作均依流程

7、運行。為確保辦公室各項工作有章可循，規(guī)范有序，辦公室必須建立一套科學(xué)的規(guī)章制度，將辦公室各項工作及辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，以條文的形式加以明確，從而建立辦公室工作“法治”秩序。要對現(xiàn)行制度進行認真清理，保留合理的，補充必要的，廢止過時的，形成完善、管用、有效的制度體系。3、要根據(jù)辦公室工作職能和流程，科學(xué)設(shè)置工作崗位，制訂詳細的“崗位操作手冊”。 把辦公室的工作任務(wù)分解并明確地落實到具體個人身上，實現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標(biāo)，使辦公室每個成員都各司其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù)。4、對工作計劃、工作任務(wù)和重要工作部署落實、進展情況進行嚴格監(jiān)督考核，可以確保每一項工作都

8、得到具體落實和實施。對工作啟動慢，未能按計劃完成工作等情況，嚴格的監(jiān)督考核有助于發(fā)現(xiàn)問題所在，找出差距，從而及時改進工作方式方法。5、辦公室推行科學(xué)化、精細化管理，要按照獎優(yōu)、治庸、罰劣的原則，探索開展績效考核，為提高管理水平提供可靠保障。推行辦公室工作精細化管理，要高度重視精神的作用，重視文化建設(shè)，形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。要把精細化管理當(dāng)作一種工作要求，一種精神境界，一種文化素養(yǎng)，真正融入工作、生活當(dāng)中，陶冶情操，提高能力，投身辦公室工作實踐，創(chuàng)造一流工作業(yè)績。辦公室在實施精細化管理的過程中，必須關(guān)注科學(xué)技術(shù)在管理中的應(yīng)用。精細化管理要產(chǎn)生大量的信息流、數(shù)據(jù)流

9、，針對這些資料如何收集、整理、篩選、加工、分析、應(yīng)用，目前軟件市場也推出了數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，各類組織都可以找到適合本組織規(guī)模的數(shù)據(jù)庫軟件包。辦公室工作科學(xué)化、精細化管理必須依托先進的信息技術(shù)手段的支持，實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化是提升辦公室管理水平的必然要求。因此，辦公室必須改變傳統(tǒng)運作模式，加快信息化建設(shè)步伐，充分利用現(xiàn)代技術(shù)以適應(yīng)形勢發(fā)展需要。四、結(jié)合本單位實際情況制定以下管理制度為了加強辦公室管理，明確內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)部管理工作更加精細化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。一、 工作規(guī)范（一）、 辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行

10、。（二）、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。二 辦公室事務(wù)管理（一）、 文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。1、 文件管理制度第一條 管理要點1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、精細化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策

11、指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達無歧義。4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條 制度規(guī)范1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責(zé)執(zhí)行。2、 公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在公司經(jīng)理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、 公司對內(nèi)公開文件由辦公室負責(zé)起草和審核，公司經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由公司經(jīng)理負責(zé)起草，行政人事部負責(zé)審核，審核無誤后行

12、政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由公司經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、 按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報公司簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進

13、行處理。第三條 文件管理流程設(shè)計1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀2、文書管理制度第一條 管理要點1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。3、 除通知外

14、，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。4、 根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范1、 根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、 按照文書管理范圍，發(fā)文根據(jù)需要填寫發(fā)文簿，所有文書原稿均分類存檔備查。3、 按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。4、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。5、若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向公司經(jīng)理報告，若未查明原因，則由辦公室

15、負責(zé)承擔(dān)。第三條 流程設(shè)計起草文書填寫發(fā)文簿(需要時)張貼存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀3、 檔案管理制度第一條 管理要點1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文

16、書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。4、 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由公司經(jīng)理簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。第三條 流程設(shè)計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退(二) 辦公用品管理制度第一條 管理要點1、 為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。2、 辦公用品管理人員負責(zé)辦公用

17、品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、 辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。4、 辦公用品的采購，應(yīng)進行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條 制度規(guī)范1、 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由辦公室全權(quán)負責(zé)。2、 辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3、 根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時

18、出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。5、 任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、 辦公用品管理人員負責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、 辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯總普查。8、 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。第三條 管理流程設(shè)計編制需求計劃表 審批 采購 入庫登記 發(fā)放 編制需求計劃 統(tǒng)計申購情況 月末清算匯總 出庫登記（三）、 圖書管理制度第一條 管理要點1、 為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷

19、的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。2、 圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進行。3、 根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。第二條 制度規(guī)范1、 各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。2、 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責(zé)采購圖書1-2次。3、 對所有圖書進行分類整理，貼上類別標(biāo)簽并編號登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。4、 按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進行懲處。5、 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償

20、，丟失圖書者全額賠償。6、 圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。第三條 管理流程設(shè)計1、 申購流程：填寫申購單審批采購圖書入庫登記2、 借還流程：查閱圖書目錄卡填寫借閱單圖書卡簽字圖書借閱續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單（四）、 會議管理制度第一條 管理要點1、 為了提高會議質(zhì)量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規(guī)范會議管理。2、 根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。4、 會議負責(zé)人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。5、

21、按照制度規(guī)定，嚴格會議管理，參會人員準(zhǔn)時參加會議，并遵守會議紀(jì)律。6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條 制度規(guī)范1、 收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議主持人負責(zé)會議的召開并負責(zé)現(xiàn)場秩序的維護，行政專員負責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。3、 行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條 管理流程設(shè)計會前：確定議

22、題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知會中：積極參與，做好會議記錄會后：整理會議記錄張貼歸檔整理（五）、 清潔衛(wèi)生管理制度第一條 管理要點1、 為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。2、 按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。3、 辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護。第二條 制度規(guī)范1、 清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。2、 按照排班安排，輪流打掃清潔，辦公室主任負責(zé)衛(wèi)生檢查工作。3、 清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時做好所有的清

23、潔，監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。4、 由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。5、 值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫清潔衛(wèi)生值日表，監(jiān)督員認真核實，并填寫清潔衛(wèi)生監(jiān)督表。第三條 流程設(shè)計安排清潔排班完成清潔項目填值日表監(jiān)督檢查填寫監(jiān)督表辦公室人員執(zhí)行維護發(fā)現(xiàn)問題執(zhí)行處理（六）、 日常事務(wù)管理1、 接待管理第一條 來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條 接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條 流程設(shè)計：接待來訪人員詢問來意，需要找的