金碟財(cái)務(wù)軟件手冊(cè)――憑證審核

1、金碟財(cái)務(wù)軟件手冊(cè)憑證審核憑證審核從 4-1界面中, 您可以清晰地看出憑證處理的主要業(yè)務(wù)流程。 當(dāng)您輸入記賬憑證 后, 就需要相關(guān)人員對(duì)這些憑證進(jìn)行審核。 在這里請(qǐng)您注意的是制單人與審核人 不能為同一操作員,否則系統(tǒng)拒絕審核簽章。憑證一旦進(jìn)行了審核, 就不允許對(duì)其進(jìn)行修改和刪除, 用戶必須進(jìn)行反審核操作 后才能對(duì)憑證進(jìn)行修改和刪除。對(duì)輸入的憑證進(jìn)行審核,有單張審核和成批審核兩種方式:一、案例說(shuō)明案例:繼續(xù)第一節(jié)的案例, 我們對(duì)剛才錄入的“銀 -3”號(hào)憑證進(jìn)行審核和反審核。 操作流程:1、通過(guò)“文件”菜單下的“更換操作員”功能切換系統(tǒng)操作員。如:更換操作 員為“董為民”。2、單擊賬務(wù)處理模塊的 &

2、lt;憑證審核 >功能,系統(tǒng)進(jìn)入憑證序時(shí)簿界面,將光標(biāo)定 位于“銀 -3”號(hào)憑證, 單擊菜單欄中的“審核”按鈕, 系統(tǒng)進(jìn)入憑證界面, 單擊 菜單欄上的“審核”按鈕, 憑證下方的審核人即打上“董為民”的名字, 表示這 張憑證被審核。3、審核后,當(dāng)再次點(diǎn)擊“審核”按鈕,審核人的名字將會(huì)去掉,表示這張憑證 被反審核。圖 4-16二、單張審核用鼠標(biāo)點(diǎn)擊圖 4-1中的憑證審核, 系統(tǒng)會(huì)彈出菜單, 您選擇其中的單張審核, 即 進(jìn)入憑證的單張審核狀態(tài)。 系統(tǒng)進(jìn)入記賬憑證窗口, 在此窗口中您可以對(duì)記賬憑 證審核。 此窗口中的項(xiàng)目不能修改, 只能查看。 查看完畢后可以對(duì)此張憑證審核 并簽章, 按下按鈕或“

3、F3”即表示審核通過(guò), 并在審核人處進(jìn)行了簽章, 您可以 利用記錄移動(dòng)器對(duì)多張憑證進(jìn)行審核。如果記賬憑證已經(jīng)過(guò)審核, 則在按下按鈕后會(huì)消除原審核簽章, 該憑證即變?yōu)槲?經(jīng)審核狀態(tài)。要修改已審核過(guò)的記賬憑證時(shí),必須先銷章,然后才能修改。三、成批審核金蝶 KIS 標(biāo)準(zhǔn)版提供了成批審核、 成批銷章功能, 以便減少由于因單個(gè)憑證審核 或沖銷時(shí)花費(fèi)您許多時(shí)間。 用鼠標(biāo)點(diǎn)擊圖 4-1中的憑證審核, 系統(tǒng)首先需要您過(guò) 濾出您所需要審核的憑證,在會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿文件菜單,單擊成批審核或 Ctrl+H時(shí),系統(tǒng)彈出對(duì)話框:“批量審核序時(shí)簿中的憑證嗎?”如單擊“是” 后,系統(tǒng)隨即出示一份審核報(bào)告,如圖 4-17所示。

4、成批銷章的具體操作類似成 批審核。圖 4-17憑證檢查憑證檢查是系統(tǒng)進(jìn)行針對(duì)輸入憑證的合理、 合法性檢查的簡(jiǎn)稱。 其檢查范圍及標(biāo) 準(zhǔn)有:A. 是否按照賬套選項(xiàng)設(shè)定的條件。 B. 是否遵循基本的憑證輸入原則, 如借 貸不平衡等。 C. 用戶自行設(shè)定的檢查條件。 D. 憑證字所許可的會(huì)計(jì)科目范圍等等。在會(huì)計(jì)憑證輸入完成后, 您隨時(shí)可以檢查憑證, 單擊 <憑證檢查 >按鈕即可彈出如 圖 4-18所示的憑證檢查條件輸入窗口,可以輸入相應(yīng)的條件,檢查當(dāng)前期間的 憑證,并顯示圖 4-19示的檢查結(jié)果。圖 4-18圖 4-191. 日期范圍:當(dāng)前期間的開(kāi)始日期和結(jié)束日期。2. 憑證字:確定要檢查

5、屬于哪一種憑證字的憑證, 系統(tǒng)在此默認(rèn)全部憑證字, 但 您可以用下拉按鈕根據(jù)需要進(jìn)行選擇。3. 憑證號(hào):確定要檢查憑證號(hào)的范圍, 當(dāng)憑證字為非全部憑證字, 如“現(xiàn)付”的 情況下,您才可以輸入憑證號(hào)的范圍,否則系統(tǒng)默認(rèn)為灰色不可選。4. 制單人:憑證的制作人,系統(tǒng)默認(rèn)空白表示全部制單人。5. 包括已過(guò)賬憑證:當(dāng)選擇此選項(xiàng)時(shí), 表示包括當(dāng)前期間已過(guò)賬的憑證, 系統(tǒng)默 認(rèn)為未過(guò)賬憑證。憑證過(guò)賬憑證過(guò)賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會(huì)計(jì)科目登記到相關(guān)的明細(xì)賬簿 中的過(guò)程。 經(jīng)過(guò)過(guò)賬的憑證以后將不再允許修改, 只能采取補(bǔ)充憑證或紅字沖銷 憑證的方式進(jìn)行更正。 因此, 在過(guò)賬前應(yīng)該對(duì)記賬憑證的內(nèi)容仔細(xì)審

6、核, 系統(tǒng)只 能檢驗(yàn)記賬憑證中的數(shù)據(jù)關(guān)系錯(cuò)誤, 而無(wú)法檢查業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系。 這其中的內(nèi)容只 能由會(huì)計(jì)人員自已檢查。注意事項(xiàng):為了方便用戶對(duì)已經(jīng)過(guò)賬憑證的修改,系統(tǒng)提供了反過(guò)賬的功能 (Ctrl+F11,進(jìn)行反過(guò)賬、反審核的憑證就可以進(jìn)行修改和刪除了。系統(tǒng)在過(guò)賬時(shí), 會(huì)根據(jù)您在賬套選項(xiàng)中是否選定了“過(guò)賬前憑證必須經(jīng)過(guò)審核” 選項(xiàng)對(duì)憑證審核進(jìn)行控制, 如果選擇了“過(guò)賬前憑證必須經(jīng)過(guò)審核”選項(xiàng), 則在 過(guò)賬時(shí), 系統(tǒng)會(huì)檢查記賬憑證是否經(jīng)過(guò)審核。 否則, 系統(tǒng)不對(duì)憑證是否經(jīng)過(guò)審核 進(jìn)行檢查,直接過(guò)賬。盡管金蝶 KIS 標(biāo)準(zhǔn)版在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)已經(jīng)進(jìn)行了較嚴(yán)格的檢查工作。 但在憑證 過(guò)賬時(shí),系統(tǒng)還要進(jìn)行更進(jìn)

7、一步的嚴(yán)格檢查,以防止賬務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤。憑證過(guò)賬是一項(xiàng)十分簡(jiǎn)單的操作, 您可以在過(guò)賬向?qū)У膸ьI(lǐng)下, 輕松的完成過(guò)賬 操作,過(guò)賬可分為以下幾個(gè)步驟進(jìn)行:第一步、在賬務(wù)處理窗口中單擊憑證過(guò)賬按鈕,系統(tǒng)進(jìn)入提示信息窗口,如 圖 4-17所示。在窗口中,系統(tǒng)會(huì)提示您在憑證過(guò)賬之前需要完成的準(zhǔn)備工作, 如果您還沒(méi)有準(zhǔn)備好, 您可以改變主意, 按下 取消 按鈕, 停止過(guò)賬。 按下 前 進(jìn)按鈕,系統(tǒng)就帶您進(jìn)入到了憑證過(guò)賬的第二個(gè)操作步驟,如圖 4-20所示。圖 4-20第二步、 對(duì)憑證號(hào)連續(xù)性處理的選擇。 系統(tǒng)在這里為了給用戶靈活的操作提供方 便, 未對(duì)憑證號(hào)的連續(xù)性做嚴(yán)格的限制, 而把控制權(quán)交給了用戶自已

8、。 在這里您 可以針對(duì)您對(duì)憑證號(hào)連續(xù)性的要求的高低來(lái)進(jìn)行選擇,如圖 4-21所示。圖 4-21金蝶 KIS 標(biāo)準(zhǔn)版為了方便您在賬務(wù)處理過(guò)程中由于某種特殊需要, 或業(yè)務(wù)員只處 理自己的所轄范圍的業(yè)務(wù), 系統(tǒng)提供部分過(guò)賬功能, 這樣一來(lái)對(duì)其他業(yè)務(wù)員的業(yè) 務(wù)處理可能帶來(lái)許多便利的地方。您如果不選取“部分憑證過(guò)賬”選項(xiàng), 則系統(tǒng)和原版本功能一樣, 否則, 當(dāng)選取 “部分憑證過(guò)賬”選項(xiàng)時(shí), 系統(tǒng)即時(shí)彈出一憑證需過(guò)賬的過(guò)濾條件, 此時(shí)輸入相 應(yīng)的過(guò)濾條件并確認(rèn)之后, 系統(tǒng)將對(duì)滿足過(guò)濾條件的憑證進(jìn)行過(guò)賬。 在選擇完之 后,按前進(jìn)按鈕,就進(jìn)入了第三步操作過(guò)程。第三步、完成過(guò)賬進(jìn)入到圖 4-22所示窗口后,系統(tǒng)

9、就要開(kāi)始對(duì)憑證過(guò)賬了,在過(guò)賬之前系統(tǒng)最后 給您一個(gè)機(jī)會(huì), 確定是否要進(jìn)行過(guò)賬處理。 如果此時(shí)您想改變主意還來(lái)得及, 只 要按下取消按鈕即可放棄憑證過(guò)賬。按下完成按鈕系統(tǒng)就開(kāi)始過(guò)賬,并 顯示出過(guò)賬進(jìn)度。圖 4-22憑證過(guò)賬過(guò)程中不只是對(duì)記賬憑證過(guò)賬, 還要對(duì)固定資產(chǎn)變動(dòng)資料進(jìn)行過(guò)賬, 一 旦過(guò)賬完成,則這些固定資產(chǎn)資料就不能再進(jìn)行修改了。在過(guò)賬過(guò)程中, 系統(tǒng)要對(duì)所有的記賬憑證及業(yè)務(wù)資料的數(shù)據(jù)關(guān)系進(jìn)行檢查, 一旦 發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤, 系統(tǒng)會(huì)給出錯(cuò)誤提示信息, 并中止過(guò)賬。 在修正完錯(cuò)誤之后重新過(guò)賬。 過(guò)賬完畢之后,系統(tǒng)進(jìn)入第四步操作。第四步、顯示過(guò)賬憑證信息圖 4-23在這個(gè)步驟中, 系統(tǒng)將本次所過(guò)賬的表

10、內(nèi)科目和表外科目憑證及各種業(yè)務(wù)資料的 數(shù)量、 金額等項(xiàng)內(nèi)容顯示在窗口中, 為您提供過(guò)賬信息。 您在看完過(guò)賬信息之后, 可以接下完成按鈕,結(jié)束本次過(guò)賬操作。憑證查詢憑證查詢功能提供了十分豐富的憑證處理功能,在單擊憑證查詢后,系統(tǒng)彈 出憑證過(guò)濾窗口如圖 4-24所示,下面進(jìn)一步詳細(xì)說(shuō)明憑證查詢功能。圖 4-24一、過(guò)濾條件其操作方法分別在內(nèi)容、 比較、 比較值列選擇或填值, 接著可繼續(xù) 輸入類似條件, 并且在最左邊選項(xiàng)窗口選擇且或或, 同時(shí)您還可以選擇 “已過(guò)賬”、 “未過(guò)賬”和“全部”三選項(xiàng)中之一, “審核”、 “已審核”和“全 部”三選項(xiàng)中之一;最后單擊 <確定 >系統(tǒng)進(jìn)入“會(huì)計(jì)分

11、錄序時(shí)簿”窗口,如圖 4-25所示,您可以增加、修改、審核、查看、刪除和憑證打印,也可以查找或 復(fù)制記賬憑證。圖 4-25二、瀏覽會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿是經(jīng)過(guò)憑證篩選后生成的, 序時(shí)簿中憑證默認(rèn)為不排序, 按錄入 的順序排列。三、打印序時(shí)簿在會(huì)計(jì)憑證查詢處理中, 系統(tǒng)提供了分錄序時(shí)簿打印輸出功能, 可以按照您所選 定的會(huì)計(jì)期間將序時(shí)簿打印出來(lái)。在文件菜單選擇“打印”或在工具條中單擊 “打印”按鈕,即可打印輸出序時(shí)簿。四、打印預(yù)覽單擊打印預(yù)覽按鈕,可以按照打印樣式在屏幕上顯示序時(shí)簿。五、打印憑證在會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿窗口中, 可以將序時(shí)簿中的憑證, 按照記賬憑證的格式順序打 印出來(lái)。在文件菜單中

12、選擇“打印憑證”或單擊工具欄中的按鈕, 系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)打印記賬憑 證窗口,如下圖所示:圖 4-26打印預(yù)覽:屏幕上預(yù)覽打印出的憑證樣式。打印:將憑證篩選后的全部記賬憑證送打印機(jī).打印設(shè)置:如果選擇套打憑證,系統(tǒng)將彈出 4-23后,選擇單據(jù)類型、對(duì)應(yīng) 套打設(shè)置,同時(shí)還可“維護(hù) /引出”、“引入”。如果沒(méi)有選擇套打憑證,單擊 <打印設(shè)置 >后,系統(tǒng)將彈出如圖 4-5窗體。圖 4-27取消:取消打印記賬憑證處理,返回到序時(shí)簿窗口。在憑證打印設(shè)置功能 (見(jiàn)圖 4-5 里,用戶除了可設(shè)置打印尺寸外,還可通過(guò)“常 規(guī)設(shè)置”標(biāo)簽頁(yè)來(lái)設(shè)置憑證里面的分錄按指定匯總到哪個(gè)科目級(jí)次和按核算項(xiàng) 目匯總,如果選

13、擇憑證匯總的科目級(jí)次為非明細(xì)級(jí),則憑證打印預(yù)覽及打印時(shí), 自動(dòng)累加一張憑證中同科目的記錄。然后再打印,及決定是否打印外幣、數(shù)量。如果用戶決定在憑證輸入和打印時(shí), 要顯示帶多核算項(xiàng)目的科目的全名, 也需要 在“多核算”設(shè)置界面里進(jìn)行有關(guān)設(shè)置,如下圖所示:圖 4-28當(dāng)一個(gè)會(huì)計(jì)科目帶多個(gè)核算項(xiàng)目時(shí), 在會(huì)計(jì)科目名稱后各個(gè)核算項(xiàng)目名稱的不同 排列順序可能有著不同的業(yè)務(wù)含意, 所以用戶必須根據(jù)實(shí)際為系統(tǒng)指定一個(gè)恰當(dāng) 的多核算項(xiàng)目名稱排列顯示順序。為了簡(jiǎn)便,系統(tǒng)用數(shù)字 1來(lái)代表往來(lái)單位核算項(xiàng)目類別, 2代表部門, 3代表職 員, 4代表用戶自定義的核算項(xiàng)目。上述數(shù)字所組成的字符串中, 每個(gè)數(shù)字的相對(duì)位置

14、順序則代表了相應(yīng)類別核算項(xiàng) 目在一個(gè)科目全名中的位置順序。舉例:要求帶多核算科目在名稱中反映:不同部門各業(yè)務(wù)人員 (職員 的往來(lái)單位及該業(yè) 務(wù)員所銷售的產(chǎn)品 (自定義核算項(xiàng)目 。即:科目全名 = 科目名 -部門 -職員 -往來(lái)單位 -自定義核算項(xiàng)目則需定義的相應(yīng)多核算項(xiàng)目名稱排列順序:2314所定義的多核算項(xiàng)目名稱排列順序是針對(duì)所有帶多核算項(xiàng)目的科目的。 如果一個(gè) 科目并不帶有名稱排列順序串中定義的核算項(xiàng)目類別,則在顯示該科目全名時(shí), 所定義的核算項(xiàng)目位置為空,即不影響全名顯示。對(duì)于中國(guó)廣東深圳地區(qū)的用戶, 如果要使用深圳地區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)格式來(lái)打印憑證, 同 樣可在序時(shí)簿或憑證錄入菜單中的“打印憑證

15、 |打印設(shè)置”功能里設(shè)置。通過(guò)里 面的地區(qū)設(shè)置標(biāo)簽頁(yè), 可以設(shè)置是否使用深圳地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)格式憑證, 也可以分別設(shè)置此類憑證特有元素的字體 (設(shè)置通用憑證元素的字體功能在序時(shí)簿的查看菜單 里 ,并且在打印“深圳地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)格式憑證”時(shí),總賬科目(一級(jí)科目、明細(xì) 科目及核算項(xiàng)目分開(kāi)顯示,不再重復(fù)顯示。六、查找記賬憑證系統(tǒng)提供了完善的查找功能, 選擇編輯菜單的查找選項(xiàng), 或單擊工具條中的 按鈕,系統(tǒng)彈出如圖 4-29所示的記賬憑證查找窗口。內(nèi)容:在此處選擇要按什么項(xiàng)目?jī)?nèi)容去查找。 系統(tǒng)提供了日期、 憑證字、 憑證號(hào)、 摘要、 會(huì)計(jì)科目、幣別、原幣金額、匯率、數(shù)量、單價(jià)、業(yè)務(wù)編號(hào)、結(jié)算方式、結(jié)算碼、 借方金額

16、、貸方金額等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。比較關(guān)系:選擇項(xiàng)目?jī)?nèi)容按照什么比較關(guān)系與比較值進(jìn)行比較。系統(tǒng)提供了等于、不等于、 大于、大于或等于、小于或等于、包含、不包含、為空值、不為空值等幾項(xiàng)比較 關(guān)系。比較值:輸入要查找憑證中比較項(xiàng)目條件滿足的數(shù)值。 憑證查詢功能還提供了各項(xiàng)條件的 綜合查詢, 在多項(xiàng)條件之間提供了“且”與“或”的邏輯運(yùn)算。 如圖 4-29所示。圖 4-29例如:我們要查找借方金額大于 25000或會(huì)計(jì)期間等于 3,并且?guī)艅e為 RMB 的憑 證。 即可按如上圖所示的方式設(shè)定條件, 條件設(shè)定完畢之后, 單擊 確定 按鈕, 系統(tǒng)即開(kāi)始在當(dāng)前序時(shí)簿中查找滿足條件的憑證。如果查不到,系統(tǒng)提示:“是否要從頭

17、開(kāi)始查找”,如選擇是則系統(tǒng)會(huì)從頭 開(kāi)始查找到當(dāng)前記錄,選擇否則停止查找,查找到滿足條件的憑證之后,系 統(tǒng)會(huì)將光標(biāo)定位于滿足條件的憑證上供您查看, 要查下一條滿足條件的憑證, 可 按F 3鍵,系統(tǒng)會(huì)繼續(xù)查找。七、憑證整理憑證查詢界面“編輯”菜單下 <憑證整理 >功能, 可以將憑證號(hào)碼重新排列, 解決 憑證斷號(hào)的問(wèn)題。如選擇“按憑證日期重排憑證號(hào)”的選項(xiàng), 可按憑證日期重排憑證號(hào), 否則按原 來(lái)的憑證順序。憑證整理只對(duì)可修改狀態(tài)憑證進(jìn)行整理, 對(duì)已審核、 已過(guò)賬憑證、 已結(jié)賬期間的 憑證不起作用。八、新增憑證如果您需要在查看憑證序時(shí)簿時(shí)新增記賬憑證,您不必退回到憑證錄入中新增。 您只需

18、在文件菜單中選擇“新增”選項(xiàng), 或單擊工具條中的按鈕即可, 其操作過(guò) 程與憑證錄入中的操作過(guò)程一致。 只有當(dāng)會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿所選的會(huì)計(jì)期間為“未 過(guò)賬”或“全部”時(shí),此時(shí)新增的會(huì)計(jì)分錄方可顯示。九、修改憑證在憑證查詢功能中, 對(duì)憑證過(guò)濾器選擇“未過(guò)賬”進(jìn)入會(huì)計(jì)序時(shí)簿后, 您可以修 改已錄入的未過(guò)賬憑證。 將光帶定位于要修改的憑證中, 在文件菜單中選擇“修 改”選項(xiàng)或單擊工具條中相應(yīng)的按鈕。 在未過(guò)賬的憑證中也可以將鼠標(biāo)移到要修 改的憑證上,然后雙擊鼠標(biāo)左鍵。系統(tǒng)會(huì)顯示記賬憑證修改窗口,如下圖所示。 您可以在此窗口中對(duì)記賬憑證進(jìn)行修改, 其操作方法與憑證錄入相似, 請(qǐng)參閱憑 證錄入一節(jié)。圖 4-3

19、0如果要修改的記賬憑證已經(jīng)過(guò)審核, 系統(tǒng)會(huì)彈出對(duì)話框, 提醒您憑證已經(jīng)過(guò)審核, 問(wèn)您是否要查看此憑證。選擇“是”則進(jìn)入記賬憑證窗口, 此憑證只能進(jìn)行查看, 不能修改, 只有未審核 且未過(guò)賬的憑證才允許修改。在憑證修改窗口中系統(tǒng)提供了一些快捷處理功能, 以便于用戶使用。 在修改憑證 時(shí),您可以利用工具條中的按鈕進(jìn)行快速定位和查找憑證。十、刪除憑證憑證的刪除, 只能是未過(guò)賬和未審核的憑證, 對(duì)審核或已經(jīng)過(guò)賬的憑證是不能刪 除的, 系統(tǒng)將會(huì)提示, 如果確要?jiǎng)h除已過(guò)賬或已審核之憑證, 需反過(guò)賬或銷章處 理。 刪除不需要的憑證, 將光帶定位于要?jiǎng)h除的憑證上, 選擇編輯菜單中的“刪 除”功能項(xiàng)或單擊工具條

20、中相應(yīng)的按鈕,系統(tǒng)會(huì)提示您是否確認(rèn)刪除該張憑證。確實(shí)要?jiǎng)h除時(shí)單擊是,不要?jiǎng)h除時(shí)單擊否。如果刪除的憑證是本類憑證 的最后一張, 則系統(tǒng)會(huì)直接將它從序時(shí)簿中完全刪除。 否則, 系統(tǒng)只對(duì)該憑證加 注“作廢”標(biāo)記“X”,并不真正刪除。要想真正刪除該張記賬憑證,可選中已 作廢的憑證再次執(zhí)行刪除功能,系統(tǒng)會(huì)提示是否要真正刪除該張憑證。確定后, 系統(tǒng)將該憑證永久刪除。十一、作廢憑證可恢復(fù)在憑證會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿中, 可以使用編輯菜單中的 恢復(fù)已刪除憑證 選項(xiàng)對(duì)分 錄有作廢標(biāo)志“X”的憑證進(jìn)行恢復(fù)。十二、憑證審核請(qǐng)參見(jiàn)第二節(jié):憑證審核十三、會(huì)計(jì)序時(shí)簿引出金蝶 KIS 標(biāo)準(zhǔn)版為了更方便地滿足您的特殊要求, 系統(tǒng)可以

21、將會(huì)計(jì)序時(shí)簿以不同 的文件形式引出, 使用您較為了解的應(yīng)用軟件編輯加工整理, 甚至還可將引出的 文件作為二次開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)來(lái)源等。引出的文件格式如圖 4-31所示。圖 4-31預(yù)警查詢一、案例說(shuō)明:首先我們先通過(guò)一個(gè)案例來(lái)了解一下如何使用預(yù)警功能:案例:當(dāng)上海一百公司的應(yīng)收賬款在第三期借方發(fā)生額超過(guò) 10000元時(shí), 進(jìn)行預(yù) 警。1、 在會(huì)計(jì)之家主界面點(diǎn)擊“工具”菜單下的 <科目預(yù)警設(shè)置 >, 首先對(duì)科目的預(yù)警范圍進(jìn)行設(shè)置。圖 4-322、 在“科目預(yù)警設(shè)置”窗口點(diǎn)擊“增加”按鈕,并設(shè)置“應(yīng) 收賬款上海一百”借方發(fā)生額在 0 10000不預(yù)警(即大于 10000就報(bào)警, 如圖:圖 4-

22、333、 設(shè)置完預(yù)警條件后, 進(jìn)行憑證錄入, 在憑證錄入界面的“編 輯”菜單下選擇“啟用科目預(yù)警” (如果不選擇該選項(xiàng), 系統(tǒng)不會(huì)按照預(yù)警條件 進(jìn)行報(bào)警4、 下面我們錄入一張憑證,“應(yīng)收賬款上海一百”借方發(fā) 生額為 15000,系統(tǒng)出現(xiàn)如圖提示:圖 4-345、 科目預(yù)警只是一種提示,因此是否保存這張憑證由用戶自 己決定, 系統(tǒng)不會(huì)強(qiáng)制用戶不能繼續(xù)錄入和保存。 只要點(diǎn)擊確定后, 用戶可以繼 續(xù)錄入或放棄錄入。在設(shè)置了科目預(yù)警后, 您可以隨時(shí)通過(guò)“預(yù)警查詢”功能對(duì)科目的預(yù)警情況進(jìn)行 查詢。下面我們來(lái)詳細(xì)介紹一下預(yù)警查詢的功能。二、功能介紹:在單擊預(yù)警查詢后,系統(tǒng)彈出預(yù)警查詢過(guò)濾窗口如圖所示:圖

23、4-35²科目:選擇預(yù)警查詢的會(huì)計(jì)科目, 可以直接輸入會(huì)計(jì)科目的代碼, 或用科目窗口邊的獲 取按鈕從會(huì)計(jì)科目代碼表中獲取科目代碼。²核算項(xiàng)目:選擇科目下掛的核算項(xiàng)目代碼,系統(tǒng)將顯示該科目下設(shè)的核算項(xiàng)目的預(yù)警數(shù)據(jù)。 ²幣別:在這個(gè)選項(xiàng)中可以選擇不同幣別輸出科目預(yù)警和實(shí)際數(shù)據(jù)， 系統(tǒng)提供了本位幣和 外幣等幣別選項(xiàng)。 ² 會(huì)計(jì)期間： 選擇要查詢哪個(gè)會(huì)計(jì)期間的科目預(yù)警和實(shí)際數(shù)據(jù)，只能為一個(gè)期間。 查詢條件輸入完畢后，單擊確定按鈕，系統(tǒng)即按所設(shè)定的條件顯示科目預(yù)警 數(shù)據(jù)。系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入下圖所示科目預(yù)警查詢窗口。 圖 4-36 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能用于自動(dòng)生成可按比例

24、轉(zhuǎn)出指定科目的“發(fā)生額”、“余額”、 “最新發(fā)生額”、“最新余額”等項(xiàng)數(shù)值的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。 一、案例說(shuō)明： 案例：根據(jù)本期應(yīng)付工資的 14%計(jì)提福利費(fèi)，并把計(jì)提的福利費(fèi)轉(zhuǎn)入到“管理費(fèi) 用福利費(fèi)”科目中。 1、 在“賬務(wù)處理”模塊點(diǎn)擊自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，出現(xiàn)下圖窗口： 圖 4-37 2、 點(diǎn)擊增加按鈕，出現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置窗口。 3、 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬名稱：我們輸入“計(jì)提福利費(fèi)用” 4、 轉(zhuǎn)賬期間：系統(tǒng)自動(dòng)為 1-12，表示每個(gè)期間都可以按照此設(shè)置進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn) 賬，您也可以進(jìn)行修改。 5、 憑證字：用戶進(jìn)行選擇，我們選擇為“轉(zhuǎn)”。 6、 摘要：同憑證輸入方式相同，F(xiàn)7 選擇或手工輸入，我們手工輸入“計(jì)提福 利費(fèi)用” 7

25、、 會(huì)計(jì)科目：同憑證輸入方式相同，F(xiàn)7 選擇或手工輸入，由于是把計(jì)提的福 利費(fèi)轉(zhuǎn)入到“管理費(fèi)用福利費(fèi)”科目中， 因此借方科目輸入“管理費(fèi)用福利 費(fèi)”，轉(zhuǎn)賬方式為“轉(zhuǎn)入”；貸方科目輸入“應(yīng)付福利費(fèi)福利費(fèi)計(jì)提”，轉(zhuǎn)賬 方式為“按公式轉(zhuǎn)出”， 公式可通過(guò)公式向?qū)нM(jìn)行設(shè)置，設(shè)為取應(yīng)付工資貸方金 額的 14% 8、 保存：輸入完畢后，我們點(diǎn)擊保存按鈕即可。下圖為我們輸入好的自 動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。 圖 4-38 9、 生成憑證：保存后我們回到生成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的界面，鼠標(biāo)雙擊選中需要 生成憑證的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證格式，點(diǎn)擊生成憑證按鈕，系統(tǒng)就按照定義的格式 生成相應(yīng)的憑證，如下圖： 圖 4-39 下面我們?cè)敿?xì)介紹一下自

26、動(dòng)轉(zhuǎn)賬的功能。 二、設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)賬格式 在賬務(wù)處理窗口中， 單擊 自動(dòng)轉(zhuǎn)賬 按鈕， 系統(tǒng)即彈出自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置窗口。 在此窗口中，您可以增加、刪除、修改自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的憑證格式?？梢陨芍付?格式的記賬憑證，也可以生成全部設(shè)定格式的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。 （一）增加 在圖 4-1 賬務(wù)處理主窗口單擊自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，系統(tǒng)彈出如下圖所示的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑 證設(shè)置窗口。 圖 4-40 單擊增加按鈕，進(jìn)入如圖 4-41 所示的增加狀態(tài)： 圖 4-41 選擇憑證字，輸入摘要內(nèi)容、科目代碼、核算項(xiàng)目。在輸入科目和項(xiàng)目代碼時(shí)可 通過(guò)工具條中的查看按鈕或相應(yīng)菜單來(lái)查看選擇代碼，用戶亦可自己輸入代碼。 通過(guò)設(shè)置在借方或貸方轉(zhuǎn)賬參數(shù)，確

27、定轉(zhuǎn)賬憑證中分錄的借貸方向。單擊借方或 貸方輸入框后，接著選擇轉(zhuǎn)賬方式。 圖 4-42 轉(zhuǎn)入：是否屬于轉(zhuǎn)入科目。 按比例轉(zhuǎn)出余額：按該科目余額的比例轉(zhuǎn)出。 按比例轉(zhuǎn)出發(fā)生額：按該科目的發(fā)生額的比例轉(zhuǎn)出。 按公式轉(zhuǎn)出：表示按本位幣金額公式轉(zhuǎn)出。 包含本期末過(guò)賬憑證：選擇“包含”和“不包含”二者之一。 轉(zhuǎn)出比例：將轉(zhuǎn)出內(nèi)容轉(zhuǎn)出的百分比。 本位幣金額公式： 該條分錄的科目必須為最明細(xì)科目，如明細(xì)科目下設(shè)了核算項(xiàng) 目，還必須輸入核算項(xiàng)目代碼，在輸入科目及核算項(xiàng)目后，還須錄入幣別。根據(jù) 科目是否下設(shè)外幣及數(shù)量，可以錄入原幣取數(shù)公式、本位幣取數(shù)公式、數(shù)量取數(shù) 公式。 公式設(shè)置可以按 F7 或點(diǎn)按工具條中“獲取”按鈕進(jìn)入