秘書論文[轉(zhuǎn)載]畢業(yè)論文淺談私營企業(yè)秘書的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

1、秘書論文|轉(zhuǎn)載畢業(yè)論文:淺談私營企業(yè)秘書的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)    呂姝  【摘要】：私營企業(yè)秘書是改革開放以來迅速成長起來的一支秘書隊伍。目前，私企秘書的需求量較大，但從業(yè)人員的整體的職業(yè)素質(zhì)不高。所以對這支隊伍現(xiàn)狀和趨向的研究，應(yīng)該是秘書工作的一項迫切任務(wù)。作為私營企業(yè)秘書，除了掌握本專業(yè)知識和應(yīng)用技能外，還必須具備其它的專業(yè)知識，成為一個復(fù)合型的人才，這對企業(yè)及個人都具有很好的發(fā)展前景。 ! f4 J. c8 u7 O) g% A  L4 L, p2 o2 m【關(guān)鍵詞】：私營企業(yè)  秘書

2、0; 現(xiàn)狀  職業(yè)素質(zhì)  培養(yǎng) 3 U; V% p- N+ W7 G! v: V* l/ v! o- l* ; a3 |3 '$ 2 Z* G8 v【Summary 】secretary of Private enterprise  is a fast-growing group under the circumstance of opening reform. Nowadays, the private is in great need of secretaries in quantity while the qu

3、ality of the whole group needs to be improved. So it is an urgent task to make a research in the present status and developing trend of the group. With the knowledge and skills of own major, it is essential to have know more about other majors to be a composite secretary of Private enterprise, which

4、 will bring bright future for both company and ones own. 8 P" D, X+ : h! T  ?6 q" Q2 r6 - k, '  A, e# d% N【Keyword】The private enterprise secretary   ability    character 6 B7 v) W7 z+ r& N" _& c  g" p+ h# W( I/ X1 l&a

5、mp; _. i& t- R( E私營企業(yè)秘書是改革開放以來迅速成長起來的一支秘書隊伍。據(jù)國家工商局2006年底注冊登記的資料，全國雇工7人以上的私營企業(yè)150萬個。其中，50人以下的小企業(yè)約占三分之一，基本上不需要秘書；50人以上的企業(yè)大約三分之二，即100萬個，估計平均每個企業(yè)有秘書1至2人，不下100多萬人。這表明現(xiàn)在私營企業(yè)中，秘書的需求量還是相當(dāng)?shù)亩?。因此，深入研究私企秘書的工作特點，探索私企秘書人員職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)方法，有助于提高私營企業(yè)管理水平和工作效率，具有較強的現(xiàn)實意義。 ; i' I+ o3 ?& i  t4 r9 j &

6、#160;J+ c! j( F6 g7 p& K- q3 _1 l一、私營企業(yè)秘書的現(xiàn)狀 , A3 |+ n; B( % a6 Y3 s+ j& L& V!   I9 u8 h  r由于私營企業(yè)的規(guī)模和經(jīng)營方式不同，秘書工作體制大致有以下三種類型：1、兼職型。100人以下的私營企業(yè)，管理人員少，基本上沒有專職秘書人員，一般的是兼職。做秘書工作的兼職其他事務(wù)，或由其他管理人員兼做秘書工作。2、專業(yè)型。100人至300人的私營企業(yè)，一般的設(shè)有專職秘書人員，辦理文書、信函、檔案、接待及相關(guān)的秘書性事務(wù)，稱之謂秘書或文書。3、機構(gòu)型。規(guī)模

7、較大的私營企業(yè)或企業(yè)集團，管理人員較多，內(nèi)部設(shè)有各職能部門，秘書也有單獨的部門，有的叫辦公室，有的叫秘書處，除負責(zé)人外，其他秘書人員實行分工，如撰寫文稿、處理文書、信息、檔案、行政事務(wù)等，大多仿照國有企業(yè)秘書體制。 4 v/ d$ d5 J8 J# v$ f) # ) S5 h$ j6 私營企業(yè)的秘書人員，就現(xiàn)有來源分類，主要來自四個渠道：一是公開向社會招聘，經(jīng)考試考核后，擇優(yōu)聘用。這類人員多半是其他單位的在職人員，也有機關(guān)里自愿辭職的人員，他們的素質(zhì)較高，有一定的學(xué)歷和工作經(jīng)歷。二是從人才市場上聘用的大中專畢業(yè)生，前幾年以中專生為主，現(xiàn)在則以本科生或大專生為主。他們雖然缺少工作實踐，但是年紀

8、輕，文化層次較高，大有發(fā)展前途。三是由基層員工中選拔出來的，他們中雖大多文化程度較低，又無正規(guī)學(xué)歷，但是經(jīng)與經(jīng)理(老板)長期共事，熟悉企業(yè)情況，有直接的經(jīng)營管理知識，辦事比較干練。經(jīng)理(老板)對他們信得過。四是經(jīng)理(老板)的親朋好友，或有某種特殊關(guān)系，安排做秘書工作的?？偟膩碚f，私營企業(yè)的秘書來自各個方面，人員復(fù)雜，水平參差，良莠皆有。 ( C; p  a; p: N% u4 Y- '$ n  V$ - e# d: z+ J基于私營企業(yè)的現(xiàn)狀，秘書在私企中呈現(xiàn)以下特點： 3 i: 7 O$ ' f% R* n0 ) T5 E: ) m2

9、G9 R第一，工作的從屬依附性。公務(wù)秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是上下級的組織服從關(guān)系，具有相對的獨立性，不存在人身依附關(guān)系；私營企業(yè)秘書雖然與公務(wù)秘書一樣，是為領(lǐng)導(dǎo)人員配置的，但與老板的關(guān)系是一種雇用關(guān)系，本身不能獨立存在，存在較大的人身依附性，個人的前途命運由老板安排。公務(wù)秘書顯然在政治上和社會組織內(nèi)的地位上具有更多獨立性，他們畢竟是一種干部身份；而私營企業(yè)秘書則必須從屬依附于所服務(wù)的企業(yè)(公司)和領(lǐng)導(dǎo)，他們受雇于企業(yè)(公司)，必須憑高質(zhì)量、全方位的服務(wù)工作和辛苦的勞動而安身立命。 % b) l( |8 K. c& k; U& " F- Q7 Y0 ! y$  &#

10、160;_; 7 o" c: f第二，人員的流動性。公務(wù)秘書的工作是組織分配所決定的，要變動工作必須經(jīng)組織批準，個人不能搞自由化。而私企業(yè)秘書大多數(shù)是通過雙向選擇和合同形式聘用的，他們在企業(yè)里合則留，不合則走。企業(yè)經(jīng)理(老板)對他們也是滿意就用，不滿意就辭退。一般地說，大企業(yè)秘書的流動度較慢，中小企業(yè)秘書的流動度較快。促成流動的原因：1、在企業(yè)效益差、收入低的情況下，秘書人員容易流動，投向效益好、收入高的企業(yè)；2、工作條件艱苦、環(huán)境不太寬松的企業(yè)，秘書人員容易流動，選擇工作輕松、環(huán)境舒適的企業(yè)；3、能力較差、工作不適應(yīng)，或者與企業(yè)關(guān)系不融洽，往往會被企業(yè)辭退：4、有的是因為現(xiàn)在的企業(yè)

11、不夠理想，不能發(fā)揮自己的才干，想跳槽到一個好的單位，能夠用其所長、有所作為。應(yīng)該說，在市場經(jīng)濟體制下，私營企業(yè)秘書的流動是正常的，符合優(yōu)勝劣汰的要求；但過于流動，流動度太快，也會影響業(yè)務(wù)水平的提高。 4 D- d+ k$ p+ E5 X$ s) o2 ( r. w3 e5 G- l/ Y1 f) 第三，工作的實務(wù)性。秘書工作的“三服務(wù)”原則，在私營企業(yè)來說，就是為經(jīng)理(老板)及其生產(chǎn)經(jīng)營活動服務(wù)。因此，秘書的日常工作，主要是處理經(jīng)營活動中的實務(wù)，比如，業(yè)務(wù)往來方面的函電、傳真、起草經(jīng)濟合同和協(xié)議，接待客商，參與業(yè)務(wù)洽談，商情分析，以及廣告宣傳等方面的事務(wù)。所以，私營企業(yè)秘書的工作實務(wù)性很強。在

12、大的私營企業(yè)或集團，秘書機構(gòu)比較健全，秘書人員各有分工，有外貿(mào)業(yè)務(wù)和海外經(jīng)營的，有負責(zé)企業(yè)內(nèi)部有刊物、報紙、簡報、信息等，還有工作計劃、決策方案、市場預(yù)測、各種調(diào)查和論證等文字材料，秘書的文稿寫作量要多，知識性服務(wù)的內(nèi)容比重大為增加。 ( g4 u8 M; q. K/ 4 |; S6 e& v" G, V3 ) u8 s7 j& '第四，職權(quán)的差異性。黨政機關(guān)的秘書機構(gòu)和名稱是由法律、法規(guī)確定的，其職能、任務(wù)也是明確的，各級各地大體相同；私營企業(yè)的秘書機構(gòu)、人員名稱、職能和任務(wù)，沒有統(tǒng)一規(guī)定，一個企業(yè)一個模式，隨意性很大。因此在私營企業(yè)中，除大的企業(yè)和集團有董

13、事會等決策機構(gòu)，實行集體決策和民主決策外，多數(shù)私營企業(yè)沒有決策系統(tǒng)，因而對秘書職權(quán)和工作范圍，由經(jīng)理(老板)決定。于是形成這樣一種狀況：經(jīng)理對秘書的信任度高，交給他的權(quán)力就大，管理的事務(wù)就多；經(jīng)理對秘書的信任度低，交給他的權(quán)力就小，管理的事務(wù)就少，甚至事無大小都要向經(jīng)理請示，秘書只能奉命行事。同是一樣的秘書，各個企業(yè)的職權(quán)和工作范圍卻不一樣，存在很大的差異性。 9 s$ E: y  W& ! i* z6 K% k4 F/ Q# H3 X6 n9 Z  M1 D+ c( P第五，才能的復(fù)合性。公務(wù)秘書在工作范圍上分工較細、專業(yè)化強，而私營企業(yè)從提高

14、效率、節(jié)省開支出發(fā)，往往要求秘書能一人多用，即既要能撰寫文稿，又要能處理文書、檔案，既要會使用電腦，又要懂得外語，既要管好內(nèi)部事務(wù)，又要善于公關(guān)、業(yè)務(wù)洽談，開展經(jīng)營活動。也就是說，秘書人員要有“十八般武藝”，樣樣能上，成為他的智囊人物，得力助手。這實際上要求秘書是一個復(fù)合型的人才，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)開拓經(jīng)營的需要。像這類的秘書人才，報酬再高，企業(yè)也很需求?，F(xiàn)在，凡是在較有發(fā)展前途的私營企業(yè)站穩(wěn)腳跟、掌管一定權(quán)力、享受優(yōu)裕待遇的秘書，一般都兼?zhèn)鋷追N才能，所以贏得經(jīng)理(老板)的青睞。 : Y: e# M( Q  |: d: 9 g1 s* Q+ _# Y7 s- Y9 B6 b&

15、 W4 K5 h二、私營企業(yè)秘書的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng) . o' t1 + R! L! & & _' U* Z! T3 c4 P# & Q& R( a+ Z; i- O7 v要成為一名優(yōu)秀的私企秘書，我認為應(yīng)著重訓(xùn)練兩個方面素質(zhì)，就是私企秘書的“做人”和“做事”。 “做人”，指的是秘書人員的人品（職業(yè)道德）和人樣（職業(yè)形象）； “做事”，指的是私企的秘書人員必須具備的四方面能力的培養(yǎng)，即學(xué)習(xí)能力、職業(yè)技能、表達能力、協(xié)調(diào)溝通能力的培養(yǎng)。 5 o/ 5 N% 3 a6 A6 h! Q. ; j1 f( l) ?5 v0 & Q2 B第一，做人，是私

16、企的秘書從業(yè)的前提和基礎(chǔ)條件 : u( b/ h$ O8 ?8 . a2 f: '0 A& K% R: ' F2 ?$ n" 做人，強調(diào)兩個方面，分別是人品和人樣。 : 8 D0 M% s1 Q! d2 y9 U' d1 X# " 8 J" R所謂人品，就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)。俗話說，做事先學(xué)會做人，而在職場上所強調(diào)的“做人”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是職業(yè)道德。秘書職業(yè)道德顯得尤其重要，秘書是為公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，要以公司為榮，為公司效力，要為公司盡力，做到“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”。有了這個態(tài)度，就決定了秘書在本職崗位上將會是兢兢業(yè)

17、業(yè)，任勞任怨。 , y0 e2 p. F$ L4 B" P. D( D- f2 |" u秘書應(yīng)具備的職業(yè)道德及具體要求： ' 1 B3 M" $ p. q: J/ |5 5 q% h- ?- d/ x5 b（一）忠于職守、敬業(yè)、愛業(yè)、自覺履行各項職責(zé)     Y. B!   P. x* t& o9 A" b: n  p+ f+ 作為秘書人員，忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責(zé)，認真做好各項輔導(dǎo)工作。要有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感。不擅權(quán)

18、越位，不摻雜私念。 - d7 W( M. e3 f3 j1 b/ J* ' k3 G6 E- t3 U& y. n（二）兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄 0 X* H/ P, l: G. j' B! e( ?9 W. L" H& Y兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書工作性質(zhì)，決定其工作的實干性，要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來展開活動，要求招招即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，不計個人得失。 4 B4 A" A8 v1 '3 V! b! 9 g# c4 2 y- _2 ?+ E0 G  l; e&

19、#39; g0 I（三）服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀   |$ Y9   ?3 B; Q4 A+ 3 U; R. K1 T% L3 L* j6 w' P  d4 D服從領(lǐng)導(dǎo)，這是秘書人員職業(yè)性質(zhì)所決定的。作為領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀的助手，應(yīng)當(dāng)嚴格按照領(lǐng)導(dǎo)指示和意圖辦事。當(dāng)好參謀，就是要發(fā)揮參謀作用，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策。 " M9 I' 7 x# r9 E* * & T2 x$ W. 0 _9 l4 F1 e1 N1 I（四）遵紀守法、不以權(quán)謀私 - 6 o$ X. $ 3 T- - C! B& P: G3 g

20、60; u3 j1 W2 - a# f0 c+ |6 p遵紀守法指的是秘書人員在遵守職業(yè)紀律和與職業(yè)活動相關(guān)的法律法規(guī)。不利用個人職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私利。不搞你給我一點“好處”，我圖報你的一點“實惠”的所謂“等價交換”。 / '# 0 t5 F2 R; l1 N; Q# H6 5 d除了上述秘書所要遵守的職業(yè)道德外，作為私營企業(yè)的秘書，還有更應(yīng)注意的一些職業(yè)道德要求： " B& H/ J( N& m1 G  u) r! N* p! p% x/ 7 L: _6 w% j! d（一）樹立正確的職業(yè)觀 * R( X8 E; p6

21、 w" _$ S" % I3 N" l3 M. j" - N4 私企秘書大多數(shù)是通過雙向選擇和合同形式聘用的，他們在企業(yè)里合則留，不合則走。秘書人員的流動性也就隨之增加。而面對工作條件艱苦、環(huán)境不太寬松的企業(yè)，人員流動率就更高。這就更需要一個正確的職業(yè)觀，作為私企秘書，本身的工作環(huán)境不能和大公司相提并論，需要秘書人員盡快地適應(yīng)這樣的工作環(huán)境，融入正常的工作中，這樣才能更快提高自己的辦公效率。在平凡的崗位認真地工作，通過自己的努力，取得一定的成績和進步，才可以慢慢獲得認可和相應(yīng)的回報，只有不斷克服前進中的困難，獲得良好的人際關(guān)系，職位才能一步步提升，工作才

22、會有更大的發(fā)展空間，在未來的職業(yè)道路上越走越寬。 & h7 t4 : n# + ' 2 E: L6 6 O4 Z/ _$ z6 w（二）恪守信用，嚴守機密 4 S# ' t) 2 U6 _& K/ : 6 Q4 c6 : i' I" X' o# y6 |6 e7 D由于前面所提的私企秘書具有工作的從屬依附性，這就使得秘書必須從屬依附于所服務(wù)的企業(yè)(公司)和領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員恪守信用就是要遵守時間、遵守諾言、言必行、行必果。秘書人員一個顯著特點是掌握的機密較多，平日與經(jīng)理接觸最多的就是秘書，秘書所得到的信息也就最多。但作為一個有素質(zhì)的秘書，不

23、得泄露公司領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的事項，也不得議論別人的隱私，以免造成矛盾，破壞團結(jié)。因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。 , T/ L7 H1 p, |1 F5 v( e$ R7 C8 x5 N# 0 t( g7 c( h3 M（三）刻苦學(xué)習(xí)，努力提高科學(xué)文化素質(zhì) 3 1 ?! ' p8 B8 m  y* . N0 H" '8 X5 S各種不同的工作崗位，對其工作人員都應(yīng)有相應(yīng)的素質(zhì)要求，作為新時期的中小型私營企業(yè)秘書人員，這種素質(zhì)要求顯得更加嚴格，更加全面，甚至苛刻一些。由于私營企業(yè)秘書工作的實務(wù)性很強，所以在平時的日常工作生

24、活中，要求秘書人員更多地去學(xué)習(xí)，擴大自己的知識面，交際圈。是否具有良好素質(zhì)對于能否做好領(lǐng)導(dǎo)秘書工作是一個非常重要的問題，也是衡量一位秘書人員是否稱職的基本依據(jù)。 / e3 w) s7 s! o  h" f: T* F5 r( 9 s- 0 p所謂人樣，就是職場形象。職場形象主要強調(diào)儀容、儀表、儀態(tài)。 & , " V3 j% g$ u; U9 E  r# h/ ?' S: _9 W儀容，強調(diào)職場的化妝和配飾。在職場的人際交往中，每個人的儀容都會引起交往對象的特別關(guān)注，并將影響到對方對自己的甚至是公司的整體評價。儀表，強調(diào)

25、職場的著裝。秘書往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份外界接觸，秘書的整體形象也就象征了企業(yè)的形象，因此塑造一個良好的職業(yè)形象，不僅能給人以好感，也有助于你的工作。儀態(tài)，強調(diào)坐姿、站姿和走姿的習(xí)慣。要做到站有站相，坐有坐相，行有風(fēng)度，姿態(tài)是一個人下意識的顯露，也是一個與眾不同的風(fēng)情，美麗的姿態(tài)能增加一個人的魅力。 % V: M9 u" z# W; $ x4 Q1 g! ! i: T4 g) I$ n6 U4 b, u0 W第二，做事。私營企業(yè)的秘書要著力培養(yǎng)四個方面的能力，即學(xué)習(xí)能力、職業(yè)技能、表達能力、溝通協(xié)調(diào)能力，并且能恰當(dāng)?shù)剡\用到實踐工作中。 6 x3 i( D: n &

26、#160;A, _/ f, n/ Q5 x2 B2 8 o, m  " '一是學(xué)習(xí)能力。秘書人員必須認識到學(xué)習(xí)能力培養(yǎng)的重要性，一方面要學(xué)習(xí)掌握扎實的專業(yè)知識，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也要注意收集有關(guān)社會科學(xué)方面的信息，關(guān)注相關(guān)領(lǐng)域新的發(fā)展動態(tài)。私營企業(yè)的秘書分工不明顯，可能在現(xiàn)實工作中要身兼數(shù)職，所以在工作中更要學(xué)習(xí)積累多方面的知識，尤其是實務(wù)方面的知識。如秘書要懂得相關(guān)的會計實務(wù)的知識，承擔(dān)會計的職責(zé)，在工作中負責(zé)管理公司的賬務(wù)等一些會計的基礎(chǔ)工作。同時，又要學(xué)習(xí)人力資源管理方面的知識，在工作中有時要進行招聘管理以及

27、工作福利等事務(wù)的辦理，這都需要秘書一人獨立完成。不具備相關(guān)的知識是不能妥善地將工作完成的。這就需要我們在工作和生活中要注意不斷持續(xù)地積累；同時，在涉及不同行業(yè)的業(yè)務(wù)時，要主動從中學(xué)一學(xué)相關(guān)的知識，豐富自己的知識庫。 ) K/ + : g3 F) q  ?4 J; h' L. m. 9 1 O二是職業(yè)技能。俗話說，“藝不壓身”，如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。私企秘書正如前面所說，是才能的復(fù)合型人才。日常工作的繁雜、瑣碎，要求秘書人員必須具備較高的辦事能力，無論是辦事，辦會，

28、還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的實務(wù)工作的辦事能力，提高辦事效率并掌握一定的辦事方法與技巧。 & j( . t7 j& F( w! k- g' j6 Z( ?3 M1 C4 . + u3 （一）信息的收集 * e; X; ?. . 4 m" y* t5 b. $ b0 F" |+ H6 _8 t" i在私營企業(yè)，秘書要隨時利用各種途徑，注意對各種渠道信息的收集，如報刊、書籍及網(wǎng)絡(luò)信息，通過對信息的處理，分析企業(yè)經(jīng)營管理和決策中的具體問題，為領(lǐng)導(dǎo)在決策中提供有效信息。 ! |% Q! a) r/ B. b0 Q9 T) 5 Z* '

29、;9 J: V# s7 j（二）檔案的管理 9 ! h8 u1 D) L6 $ a7 o- _: m5 O2 S+ z$ c+ J秘書還要做好企業(yè)的檔案管理工作。相對有一定的檔案管理設(shè)施的大企業(yè)，私營企業(yè)的檔案管理工作比較繁瑣。一些制度不規(guī)范的私營企業(yè)中，秘書甚至要從零開始，幫助企業(yè)建立一定的檔案管理體系，規(guī)范檔案的歸檔、輸出工作，使檔案管理更加規(guī)范，也方便以后工作中的信息查詢。 + - C  R# U. z3 z4 '3 m) S7 ?7 8 ') a( w  I! g4 q（三）會議活動的組織 0 U8 R- t/ h- e7 j-

30、4 Z+ T9 p* i) g6 大小會議的召開，都需要秘書從策劃、組織、籌備到最后的圓滿結(jié)束，一步步落實到位，中間各個環(huán)節(jié)都要仔細地審度。在工作中，要和各部門緊密聯(lián)系，共同合作，更好地完成工作。在會議的過程中，要做好相關(guān)的會議記錄，方便日后工作的處理。同時，公司舉辦系列活動時，要注重公司的對外宣傳，聯(lián)系媒體、發(fā)布新聞，組織會場，制作宣傳資料，這一系列的工作都要由秘書妥善處理，更好地為公司的宣傳活動服務(wù)。 ) U' ! W1 a3 F  Y5 " s0 O2 R2 . i8 （四）辦公設(shè)備的使用 & ?) A& - 2 U5 m&

31、|9 W: r, ; v3 i& u# w1 X3 S- T6 F! g( y9 P秘書還要熟練地使用辦公自動化設(shè)備。在當(dāng)今這個科技發(fā)達的時代，熟練地使用辦公設(shè)備，可簡化辦公手段，更有效提高秘書的辦公效率。而在私企，不光是會使用，面對辦公設(shè)備出現(xiàn)的問題時，秘書人員也要會對其進行相應(yīng)的維修，同時又要將各種設(shè)備保養(yǎng)好，方便日后使用。   K7 " e2 - ?# T0 Y4 q. z2 X) q2 '* y) m% U8 Q三是表達能力。作為私營企業(yè)的秘書，公司不會有太多的公文寫作，相反實用性的寫作是秘書必備的一項能力。寫作能力往往也就體現(xiàn)了秘書人員的

32、專業(yè)知識的掌握程度。公司文書具有很強的專業(yè)性和實用性，秘書要處理日常工作往來的函電、傳真、工作計劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿等。同時還需涉及一些專業(yè)的文書寫作，如企業(yè)要進行項目投標，秘書就要會寫相應(yīng)準確又具有價值的投標書；企業(yè)進行一些小的社會調(diào)查，秘書就要把詳細的調(diào)查報告整理出來，同時也要將相關(guān)的原始資料保存妥善。有時，秘書也要為企業(yè)擬定合同，也這需求秘書對法律知識的了解。所以秘書在平時就要勤寫勤練，做到提筆就能寫，格式要準確，措辭要講究恰當(dāng)，語言要通順流暢，層次分明。同時寫作要注重時效性，秘書接觸的大部分均是會議記錄、簡報、請示、新聞等，都具有很強的時效性，事過境遷，就失去了應(yīng)有的使用價值。同時，

33、秘書不僅要會寫文章，還要能說會道。秘書要會說一口標準的普通話，要口齒清晰，表達到位。向領(lǐng)導(dǎo)匯報要簡明扼要，重點突出，對員工講話切忌冗長，更不要拖音帶腔。要使說話有條理，秘書就要平日多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。 % _& P" _" ?% M8 N5 |* G0 P$ g8 X' w* N9 S" k3 W四是溝通協(xié)調(diào)能力。做生意就是做朋友，做朋友關(guān)鍵是在溝通。作為現(xiàn)代型的私營企業(yè)，越來越注視對客戶的溝通，而且大量的溝通工作是由秘書完成的，所以要求秘書具有專業(yè)性的溝通技巧。面對客戶的來訪，秘書人員也能妥善地處理好接待工作。同時秘書要運用恰當(dāng)?shù)墓P(guān)手段，妥善處理與媒體的交流，選擇適當(dāng)?shù)胤绞叫麄鞴镜男蜗?。同樣在公司面對危機時，對外界也能應(yīng)對自如。 ! o  l1 O$ X' V4 d; J9 k4 , K. ' n: Y  " - N3 T- R不光是對客戶的溝通，更多的是面對領(lǐng)導(dǎo)和部門的其他同事。企業(yè)中存在著各種紛繁復(fù)雜的關(guān)系，秘書良好的協(xié)調(diào)能力可以化解矛盾、增進團結(jié)、提高企業(yè)的凝聚力。面對秘書中存在職權(quán)差異的現(xiàn)象，秘書首先要做好的