西軟系統(tǒng)賬務審核

1、帳務審核 . 2第一節(jié) 消費帳管理 . 21.1 消費帳查詢 . 21.2 消費帳主單 . 31.2.1 消費帳主單窗口 . 31.2.2 新建消費帳 . 41.2.3 帳務處理 . 4第二節(jié) 應收帳管理 . 52.1 應收帳戶查詢 . 52.2 新建應收帳 . 62.3 應收帳戶主單 . 62.3.1 應收帳戶主單窗口 . 62.3.2 應收帳與檔案 . 82.3.3 帳務處理 . 82.3.3.1 應收帳務主單 . 82.3.3.2 定金輸入及定金單打印 . 92.3.3.3 信用卡操作 . 102.3.3.4 入帳 . 122.3.3.5 調整 . 122.3.3.6 轉帳 . 132.

2、3.3.7 壓縮 . 142.3.3.8 爭議 . 152.3.3.9 選帳 . 152.3.3.10 帳單 . 162.3.3.11 清戶 . 182.3.3.12 核銷 . 192.3.3.13 核銷歷史 . 222.3.4 帳務處理實例 . 232.4 審核應收帳 . 272.5 信用卡 . 282.6 應收帳務查詢 . 29第三節(jié) 夜間稽核 . 303.1 夜審系統(tǒng)操作步驟 . 303.2 房租審核及入帳 . 343.3 費用審核 . 35第四節(jié) 報表 . 354.1 催賬報表 . 354.2 賬齡表 . 364.3 稽核報表 . 374.4 報表專家 . 38第四節(jié) 預算編輯 . 4

3、04.14.2 編輯本年度結算日 . 40 編輯營業(yè)計劃數(shù)據(jù) . 40帳務審核第一節(jié) 消費帳管理消費帳即賓館工作帳，可用于輸入沒有使用電腦的收銀點的現(xiàn)金收入。收銀點每天營業(yè)結束后，可把現(xiàn)金收入在總臺輸入該賬號，再用部分結賬結掉該費用，本日的該收銀點的營業(yè)收入就可反映在總報表上了。這樣的收銀點如：美容室、洗衣房、樓面電話等。消費帳也可以用于記錄酒店內(nèi)部的各種費用開支，如內(nèi)部長話費（在電話計費模塊定義自動轉賬）、會議室、宴請客人費等。每一個部門均可有一個固定帳號。1.1 消費帳查詢執(zhí)行審核消費帳管理，打開如下窗口。該窗口默認顯示所有消費帳列表，包括有效的、結帳的、掛帳的等。系統(tǒng)用一個字母表示消費帳

4、的狀態(tài)，同賓客帳務：圖功能按鈕介紹:窗口右邊是常用功能快捷按鈕，大多是跟帳務相關的，只需單擊這些按鈕或使用按鈕前的快捷鍵(如1，2等)就可使用相關功能，介紹如下：新 建：新建一消費帳主單；聯(lián) 房：打開聯(lián)房設置窗口，增刪聯(lián)房；主 單：打開消費帳主單，可修改主單信息；入 帳：打開入帳窗口，可快速入帳；固定支出：打開固定支出窗口，可增刪固定支出；帳務處理：打開帳務主單，可進行帳務處理；允許記帳：打開定義允許記帳費用窗口，可選擇設置允許記帳費用； 定義帳戶：打開定義帳戶窗口，可增刪子帳戶；打印帳單：打開單據(jù)打印窗口，可打印各類已經(jīng)設置好的單據(jù)。查詢: 右上角，快速查詢，快捷鍵是：ALT+A，輸入查詢條

5、件，回車，顯示查詢結果?？梢暂斎氲某Ｓ脳l件：帳戶名、帳戶名中的一部分、帳戶名的拼音、帳號等。 右下角，組合查詢，快捷鍵是：CTRL+SHIFT+Z，系統(tǒng)彈出賓客查詢組合條件窗口，可以進行相關查詢。1.2 消費帳主單1.2.1 消費帳主單窗口消費帳管理窗口，雙擊某記錄，打開如下窗口。圖1.2.2 新建消費帳操作步驟：（1）、消費帳管理窗口，單擊新建，打開新建消費帳主單，整個窗口類似于后面講到的AR帳主單；（2）、輸入【名稱】，選擇【類別】、【來源】、【市場】，輸入【擔保人】、【擔保單位】等信息；（3）、單擊存盤，或按CTRL+S，系統(tǒng)自動生成消費帳號。1.2.3 帳務處理需要處理消費帳帳務時，消

6、費帳主單下，單擊帳務處理，打開帳務主單。消費帳處理同前臺帳務處理，請參見前臺收銀說明。圖第二節(jié) 應收帳管理2.1 應收帳戶查詢執(zhí)行審核應收帳戶管理，打開AR-應收帳戶管理窗口，系統(tǒng)默認顯示所有AR帳戶。圖功能按鈕介紹:窗口右邊是常用功能快捷按鈕，大多是跟帳務相關的，只需單擊這些按鈕或使用按鈕前的快捷鍵(如1，2等)就可使用相關功能，介紹如下：新 建：新建AR帳主單；帳務處理：打開帳務主單，可進行帳務處理；入 帳：打開入帳窗口，可快速入帳；主 單：打開應收帳主單，可修改主單信息；檔 案：打開檔案窗口，可查閱相關信息；允許記帳：打開定義允許記帳費用窗口，可選擇設置允許記帳費用； 定義帳戶：打開定義

7、帳戶窗口，可增刪子帳戶；聯(lián) 房：打開聯(lián)房設置窗口，增刪聯(lián)房；催 帳 信：打開催帳信窗口，可打印已經(jīng)設置好的催帳信；對 帳 單：打開對帳單窗口，可打印已經(jīng)設置好的對帳單；查詢: 右上角，快速查詢，快捷鍵是：ALT+A，輸入查詢條件，回車，顯示查詢結果?？梢暂斎氲某Ｓ脳l件：帳戶名、帳戶名中的一部分、帳戶名的拼音、帳號等。 右下角，組合查詢，快捷鍵是：CTRL+SHIFT+Z，系統(tǒng)彈出應收賬戶查詢組合條件窗口，可以進行相關查詢。2.2 新建應收帳操作步驟：（1）、AR-應收帳戶管理窗口，單擊右新建按鈕，打開新建AR帳主單；（2）、輸入【名稱】，選擇【類別】、【等級】，輸入其他相關信息；（3）、單擊存

8、盤，或按CTRL+S，系統(tǒng)自動生成AR帳號。注意：【等級】若是有限額，可設置限額，執(zhí)行帳務信用，可錄入限額。2.3 應收帳戶主單2.3.1 應收帳戶主單窗口AR-應收帳戶管理窗口，單擊右主單按鈕，打開AR帳主單，如下圖所示。圖【類別】 應收帳戶類別，是酒店對應收帳的一種分類。一般分兩大類：應收帳和信用卡。應收帳包括公司、旅行社以及員工帳等；信用卡包括國內(nèi)卡和國外卡。應收帳是一般意義上的掛帳，即單位與酒店簽訂掛帳協(xié)議，可以先消費后結帳，一般月結。這些費用由各個營業(yè)點在結帳時通過“城市掛帳”的結帳方式到相關的AR帳戶下；而信用卡的產(chǎn)生是各個營業(yè)點一旦用信用卡結帳，該筆費用就自動生成到相關的信用卡A

9、R帳戶下，每種信用卡對應一個AR帳戶。酒店可憑借信用卡AR帳戶與銀行對帳。注意：如建立信用卡AR帳，除在前臺系統(tǒng)中新建帳戶之外，必須在維護系統(tǒng)中相應位置與信用卡AR帳進行關聯(lián)，此時方可用相關的信用卡結帳?！镜燃墶?一般分兩等：有消費限額和無消費限額。若選擇有消費限額，前臺轉帳至該應收帳時，系統(tǒng)將根據(jù)【信用限額】中的金額，判斷是否能繼續(xù)轉帳，若判斷結果：目標轉帳費用已有帳務 > 信用限額+預付款則系統(tǒng)將提示：“ARxxxxx超過消費限額，請與財務聯(lián)系”。圖注意：AR賬務控制有三個控制點：對消費項目的控制（記賬燈）、對消費總金額的控制（有消費限額）、對客人的控制（授權AR）。其中記賬燈和消費

10、限額控制可在AR主單上完成，而授權AR則是在客人的賬務處理主單上設置。某位客人只有當其賬務處理主單上的授權AR開啟時，該客人的賬務才能轉AR，而授權AR需要有權限的人才能開啟。Ctrl+B進入賬務處理列表，打開客人賬務處理主單，點擊主單右下角授權AR，如圖圖2.3.2 應收帳與檔案不管是公司、旅行社還是訂房中心，檔案的附加信息中都包含一個信息，就是應收帳號。系統(tǒng)中一個單位可對應兩個應收帳號，如下圖所示。財務部門建立應收帳后，相關授權部門可在檔案主單下，執(zhí)行AR帳號調整2.直接從當前AR帳戶中挑選，選擇對應的AR帳號或新建AR帳號，使其顯示如下。另一種情況是，根據(jù)客戶檔案直接創(chuàng)建新的AR帳戶，執(zhí)

11、行AR帳號調整1、根據(jù)當前檔案創(chuàng)建AR帳戶。然后財務部再到應收帳戶管理中查找到已新建的帳戶，進一步完善其他信息。圖2.3.3 帳務處理2.3.3.1 應收帳務主單AR-應收帳戶管理窗口，雙擊打開應收帳務主單，如下圖所示。圖帳務主單可分成四個部分加以說明：左上、右上、中間、底行。左上：顯示帳戶及簽單人。右上：顯示AR帳戶基本信息。中間： 默認顯示有效帳務明細，要求明確每條帳務所包含的信息。其中帳務前帶有標記的為未經(jīng)審核的AR帳。未經(jīng)審核的AR帳無法對其進行帳務處理。底行：重要信息區(qū)，灰色顯示表示未定義，亮色顯示需引起重視（表示有定義信息）。2.3.3.2 定金輸入及定金單打印操作步驟：（1）、帳

12、務主單下，單擊工具欄上入帳按鈕，彈出入帳窗口；圖（2）、【姓名】處輸入姓名，【代碼】處輸入相應付款方式在系統(tǒng)中的代碼或點擊下拉鍵選擇付款碼，【金額】處輸入數(shù)量；（3）、輸入【單號】等信息，單擊入帳。系統(tǒng)默認打印定金單，操作員可根據(jù)實際情況選擇，有些酒店的定金單由收銀員手工填寫。2.3.3.3 信用卡操作信用卡操作包括設置消費信用額度、取消信用額度。 押卡操作步驟：（1）、帳務主單下，執(zhí)行其他信用，打開信用授權明細窗口；（2）、選擇【項目】（即信用卡類型），錄入【授權額】、【卡號】、【授權號】、【水單號】等；（3）、單擊確定，信用授權明細窗口顯示有效壓卡記錄；圖注意：當協(xié)議單位沒有預付和實際信用

13、卡預授權時，而酒店又需開放給協(xié)議單位一定的信用額度，可以使用信用功能做一個虛擬的信用卡預授權。此時【卡號】處輸入“*”或“0”， 【授權號】和【水單號】不用輸入。（4）、主單【付款方式】、【信用限額】，顯示相應信息。圖注意：系統(tǒng)有信用卡號校驗功能，一旦輸入錯誤，系統(tǒng)將提示操作員。圖取消押卡操作步驟：（1）、帳務主單下，按F3，打開信用授權明細窗口，系統(tǒng)默認顯示有效的押卡記錄；（2）、雙擊目標押卡記錄，彈出確認窗口“是否確信將當前記錄作廢”，單擊是（Y），取消成功；圖注意：單擊信用授權明細窗口左下角多選框，即可顯示所有信用卡記錄，包括已經(jīng)取消的記錄。2.3.3.4 入帳應收帳戶的費用一般由其他營

14、業(yè)點轉移過來，但也會存在直接在應收帳戶下錄入費用的情況，錄入費用的方式與錄入定金相同，只是【代碼】處輸入的是酒店營業(yè)項目的代碼。AR帳中由入帳產(chǎn)生的帳目在【Tag】處顯示為“A”，其他營業(yè)點轉過來的帳目在【Tag】處顯示為“P”。2.3.3.5 調整調整功能一般用于修改帳務，輸入折扣，或調整錯誤的入帳。操作步驟：（1）、帳務主單下，選中要調整的項目，單擊調整，打開調整窗口；（2）、【代碼】處輸入費用代碼（若是Rebate，請輸入Rebate代碼，并選擇Rebate的理由）；（3）、【金額】處輸入金額，單擊入帳即可。（4）、如原先入帳人民幣現(xiàn)金1000元，調整時輸入“-1000”，則該項目在有效

15、帳目中消失；如輸入“300”，則有效帳目中該項目金額修改為1300。其他營業(yè)項目操作也是如此。注意：對相關帳目所做的調整在雙擊打開該帳目查看Activity時可以找到。2.3.3.6 轉帳用于把應收帳務從一個AR帳戶轉到另外一個AR帳戶。操作步驟：（1）、帳務主單下，選擇目標帳目；注意：選擇記錄的方式：、連選：單擊選擇第一條目標記錄，按住SHIFT鍵，單擊最后一條目標記錄；、間隔多選：單擊選擇第一條目標記錄，按住CTRL鍵，單擊其他目標記錄。（2）、單擊轉帳，彈出轉帳窗口。（3）、若是所有選擇費用都轉到對方帳戶，則直接進行（4）的操作；若只是轉所選帳目中的部分，可在【轉帳】中輸入要轉的金額。（

16、4）、帳號處輸入目標帳號，回車，系統(tǒng)自動與當前賓客匹配，彈出查詢結果窗口；或按F1打開帳號查詢幫助，輸入條件選擇相應的帳戶。（5）、單擊選擇目標帳戶，單擊確定，【帳戶】處顯示目標帳戶名。（6）、單擊確定，所選帳務自動轉至目標帳戶。注意：若部分轉帳時，系統(tǒng)將自動將某筆費用拆分成兩筆。如為其他帳戶轉來的帳，在【Tag】中顯示為“T”，【摘要】中顯示從何處轉來的說明。2.3.3.7 壓縮用于將幾筆帳壓縮成一筆，同時可以選定壓縮后的營業(yè)代碼。操作步驟：（1）、選中要壓縮的記錄，單擊壓縮，彈出壓縮窗口。（2）、選擇壓縮后的營業(yè)代碼，點擊壓縮后帳目顯示為一條。（3）、如壓縮后要求恢復，雙擊打開壓縮的記錄，

17、點擊解壓即可。注意：壓縮時必須在【備注】處輸入原因。被壓縮的帳目在【Tag】處顯示為“Z”。2.3.3.8 爭議運用在對某項記錄有爭議時，其作用相當于備注。操作步驟：（1）、選中要填寫爭議的帳目，執(zhí)行明細帳目爭議，打開修改應收帳目窗口。圖（2）、此時可修改該記錄的姓名，在【爭議金額】處輸入爭議金額。注意：輸入爭議金額后，在明細帳目記錄中“爭議”一欄會有金額顯示，但對后期核銷并不產(chǎn)生任何影響。2.3.3.9 選帳方法一：、連選：單擊選擇第一條目標記錄，按住SHIFT鍵，單擊最后一條目標記錄；、間隔多選：單擊選擇第一條目標記錄，按住CTRL鍵，單擊其他目標記錄。方法二（使用選帳功能）：操作步驟：（

18、1）、帳務主單下，單擊選帳，打開選帳窗口；圖（2）、該窗口左邊顯示費用列表，右邊是選帳可使用的條件?？蛇x帳的條件有：【帳號】、【日期】、【房號】等，輸入條件；（3）、單擊確定，帳務主單目標帳務被選中。注意：日期類型有三種：營業(yè)日期、入帳日期、業(yè)務日期。營業(yè)日期是C7系統(tǒng)日期；入帳日期是物理時間即北京時間；業(yè)務日期是賬務發(fā)生日期，在入賬時選擇的日期。被選中的帳目在帳目前有的標記。2.3.3.10 帳單操作步驟：（1）、選擇目標，單擊帳單，彈出帳單打印窗口。圖（2）、如要直接打印，輸入打印分數(shù)，單擊確定即可。（3）、如要進行帳單的調整和預覽，則選擇預覽，點擊確定打開帳單。圖（4）、在明細條目位置雙

19、擊，即可打開明細修改的窗口。圖（5）、修改完點擊預覽可看到帳單打印出來的樣子，點擊打印即可。注意：帳單打印必須選定相應帳目，如不選定，則系統(tǒng)自動默認打印當前光標停留的帳目。除預覽、打印功能外，還可以選擇發(fā)送e-MAIL和FAX，以pfd格式輸出，還可以選擇模版輸出。2.3.3.11 清戶此功能用于該AR帳公司與酒店解除掛帳協(xié)議后將AR帳戶由有效轉為歷史。操作步驟：（1）、點擊賬務處理清戶，系統(tǒng)提示：圖（2）、選擇是（Y），則該帳戶狀態(tài)變成“O”，其功能類似于賓客退房。注意：清戶的前提為該帳戶余額為0。2.3.3.12 核銷核銷類似于賓客帳中的結帳功能，收款核銷。操作步驟：情況一：在沒有定金的情

20、況下：（1）、選中要核銷的帳目，點擊核銷，彈出核銷窗口。圖窗口上半部分顯示要核銷的金額，下半部分顯示付款金額（此時沒有顯示）；（2）、點擊付款，打開入帳窗口。圖（3）、在【代碼】選擇相應的付費方式，金額由系統(tǒng)根據(jù)核銷金額自動生成，點擊入帳。此時消費和付款金額相等。圖（4）、點擊核銷。核銷完后該帳務在有效帳目中消失，要查詢此條記錄須執(zhí)行文件所有項目。情況二：用定金核銷費用：（1）、選中定金和要核銷的帳目，點擊核銷，此時系統(tǒng)會自動尋求消費和定金的相等值： 如消費額大于定金，則系統(tǒng)會將核銷的金額自動認定為與定金一樣。圖 此時如要核銷所有的消費額，則將核銷額修改成與消費額一樣，然后單擊付款，則系統(tǒng)會自

21、動將不足的金額體現(xiàn)在入帳窗口中。圖 【代碼】處選擇付費方式，點擊入帳。此時消費和付款金額相等，點擊核銷即可。圖（2）、如消費額小于定金，則系統(tǒng)會自動從定金中扣除消費額。圖此時點擊核銷即可。在帳目明細中，共有【消費】、【已核銷】、【付款】、【余額】等項目顯示該帳目當前的情況。圖2.3.3.13 核銷歷史用于查找錯誤的核銷記錄，對其進行補救。操作步驟：（1）、執(zhí)行帳務處理核銷歷史，打開歷史核銷記錄窗口。圖（2）、選擇要修改的核銷記錄，單擊打開核銷明細窗口。圖（3）、點擊撤除核銷，則之前核銷的帳務恢復，但之前核銷時的收款方式和金額仍顯示在有效帳目中，此時要用調整功能將之前的付費方式取消，重新進行核銷

22、。2.3.4 帳務處理實例實例：AR帳戶杭州西軟，當前有兩筆前臺轉來的客人帳務，押現(xiàn)金2000元，入帳：（1）手工輸入房費：500（2）商務中心復?。?5要求：（1）實際為商務中心復印50，請修改；（2）用2000的押金核銷“手工輸入房費”；（3）“商務中心復印”用長城卡核銷，客人現(xiàn)場刷；操作步驟：（1）、應收帳戶管理列表下，按AltA，輸入帳戶名稱，回車，系統(tǒng)顯示AR帳戶“杭州西軟”的帳務主單；圖（2）、單擊入帳，打開入帳窗口，【代碼】處選擇人民幣現(xiàn)金在系統(tǒng)中的代碼，【金額】處輸入2000，點擊入帳；圖（3）、重復（2），將其他兩筆費用入帳；（4）、選中商務中心復印的帳目，單擊調整，打開調整

23、窗口，【代碼】處選擇“調整商務中心復印”，【理由】處選擇同意人，【金額】處輸入“-5”，單擊入帳圖（5）、此時該帳目自動修改為“商務中心復印”50元；圖（6）、選中“手工輸入房費500”和“人民幣現(xiàn)金2000”的帳目，單擊核銷，打開核銷窗口；圖（7）、單擊核銷，則該筆費用核銷完畢。要查看核銷的記錄，執(zhí)行文件所有帳目。（8）、選中商務中心復印的帳目，單擊核銷，打開核銷窗口；圖（9）、單擊付款，打開入帳窗口?！敬a】處選擇長城卡在系統(tǒng)中的代碼，【金額】處系統(tǒng)已自動將費用體現(xiàn)，單擊入帳；圖（10）、此時核銷窗口上下費用一致，單擊核銷。圖2.4 審核應收帳執(zhí)行審核審核應收帳，打開審核應收帳窗口，系統(tǒng)顯

24、示所有未經(jīng)審核的應收帳。各個營業(yè)點每天轉到相應AR帳戶的費用都需要經(jīng)過審核確認之后才能對其進行帳務處理。圖操作步驟：（1）、雙擊打開選中帳目。圖（2）、選擇審核后AR帳的顯示模式，點擊確認。（3）、如要批量審核，則選中所要確認的帳目，點擊審核確認。注意：只有前臺轉過來的客人賬務雙擊后，才能彈出上圖客人明細賬目的審核界面。如果是POS系統(tǒng)和客房中心、商務中心轉過來的賬務，雙擊后并不出現(xiàn)以上審核界面，而是直接表示審核通過的。窗口右邊是常用功能快捷按鈕，跟帳務相關，具體的使用相關說明中將一一列舉，此處先簡單介紹一下。修 改單擊，可修改客人姓名和爭議金額；帳 單單擊，可打印選中帳目的帳單；主 單單擊，

25、打開該AR帳戶的主單；帳務處理單擊，打開該AR帳戶的帳務主單；調 整單擊，可對選中帳目進行調整；Activity單擊，可查看該帳目的操作記錄；審核確認單擊，可對選中帳目進行確認。2.5 信用卡各個營業(yè)點每天用不同的信用卡結帳后，相關費用會自動進入相應的信用卡AR帳戶，這些費用也需要經(jīng)過審核確認之后才能對其進行帳務處理。執(zhí)行審核信用卡，打開審核信用卡窗口。窗口上方顯示未經(jīng)審核的信用卡AR帳，下方為信用卡選擇時的輔助功能，包括【刷卡行】、】信用卡】、【起始日期】、【截至日期】。圖操作步驟：（1）、選擇要審核的帳目，在帳目前點擊選中，即看到帳目前有顯示表示該帳目已被選中，點擊確認。（2）、如不選中任

26、何帳目，則系統(tǒng)默認確認所有帳目，點擊確認即可。注意：當天的信用卡帳目只有在夜審之后才能顯示并審核確認。2.6 應收帳務查詢應收帳務查詢功能提供的是應收帳務信息的綜合處理。它可以根據(jù)各種不同的條件來查詢，輸入的條件越多，查詢的結果越精確。由于其中的選項較多，所以它可以完成非常復雜的查詢。執(zhí)行審核應收帳務查詢，打開應收帳務查詢窗口，輸入查詢條件，單擊確定，即顯示查詢結果。查詢條件分“明細帳”和“Activity”。明細帳顯示未處理的有效帳目，Activity則顯示所有的帳目，包括已核銷或調整的帳目。圖明細帳查詢條件：【數(shù) 據(jù) 源】 數(shù)據(jù)源，系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)源，分上日、本日、所有和有效?！緺I業(yè)日期】

27、 在數(shù)據(jù)源選擇所有或有效帳務時，要選擇相應的營業(yè)日期?！居?戶】 工號，用于輸入查詢對象的工號，如要查詢操作員FOX的費用，則在此輸入FOX。系統(tǒng)默認為空白，表示選擇所有操作員?！景?別】 班別，用于限制查詢班次，可以是早班、中班等，系統(tǒng)默認為“所有”?！痉?號】 用于查詢某個房間的帳務?！編?號】 若只需查詢某個帳號的帳務，在此輸入帳號即可。【客人名稱】 用于查詢某個客人的帳務。【營業(yè)項目】 可選擇多個營業(yè)項目進行查詢。第三節(jié) 夜間稽核酒店在一天的營業(yè)過程中，進行著各種各樣的營業(yè)活動，同時也在電腦中記錄了各項交易。在酒店的一天營業(yè)結束后，對所有發(fā)生的交易進行審核、調整、匯總以及統(tǒng)計產(chǎn)生各級部

28、門人員所需的報表，并為下一天的營業(yè)做好準備，這就是夜間稽核要做的事情。具體的工作如核對房態(tài)，核對房價，審核各營業(yè)點的帳務等。3.1 夜審系統(tǒng)操作步驟簡單講，在電腦上完成夜間稽核主要可以分三步：房租預審及入帳、夜間稽核和報表打印。（1）、房租預審及入帳；（2）、稽核。夜間稽核是一個自動的過程，完成本日營業(yè)數(shù)據(jù)的匯總、統(tǒng)計、日終各類系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新和轉儲，并生成各種報表；（3）、打印報表；（4）、新到客人房租預審及入帳。操作步驟：（1）、執(zhí)行審核夜間稽核，打開夜間稽核窗口，如下圖所示。該窗口列舉稽核之前的系統(tǒng)已經(jīng)設置好的審核步驟，酒店也可根據(jù)財務需要請工程師增設相關步驟。圖（2）、單擊開始，首先彈出

29、已退房未平帳客人列表，夜審時數(shù)量必須為0方可過夜審；注意：一般酒店會要求夜審時，一些數(shù)據(jù)必須清為0才能完成稽核，如已退房未平帳客人列表、尚未入賬電話列表等，具體哪些必須為0，可根據(jù)酒店需求來設定。（3）、按照（2）的方法，依次完成各審核項目，到“房租預審及入帳”處，窗口如下圖所示。圖可在房租入賬前，可單擊預審報表打印將要過的房租報表，然后進行核對。審核該報表時，如發(fā)現(xiàn)問題，可直接雙擊某條記錄或選中某條記錄后單擊預訂單，進入到客人主單界面進行修改。審核房租后，執(zhí)行房租入帳，彈出房租入帳報表，房租預審及入帳窗口如下圖所示，系統(tǒng)自動加收稽核房費完成。圖注意：上窗口底行左側有：稽核房費、自動補入、下午

30、加收三個選項，默認為“稽核房費”。（4）、到“統(tǒng)計報表及數(shù)據(jù)更新”處，單擊開始，彈出如下窗口；圖單擊是（Y），系統(tǒng)自動開始統(tǒng)計報表、更新數(shù)據(jù)，并顯示系統(tǒng)進程，如下圖所示；圖（5）、稽核完后，系統(tǒng)彈出稽核完畢窗口，單擊確定即可。（6）、新到客人房租預審及入帳新到客人指的是夜間稽核之后，早上6：00點（時間可根據(jù)酒店的情況具體定義，一般為早上6：00）之前到酒店入住的客人，這些客人的房費可由系統(tǒng)自動收取。一般新到客人房租入帳，由上早班的審核人員（有些酒店由前臺收銀員代做）操作。房租預審及入帳窗口下，單擊選擇左下角“自動補入”，同時單擊取消“稽核房費”，使其只顯示需要補入房租的賓客記錄，如下圖所示，

31、再房租入帳即可。圖3.2 房租審核及入帳由于房租在酒店的收入中占很大的比重，因此它的審核就顯得比較重要，但是房租審核過程卻是簡單的。房租審核基本流程：核對房態(tài)（對應步驟12）房租預審（對應步驟35）房租入帳（對應步驟67）。核對房態(tài)（1）、先打印或查閱本日應離店客人報表，確信無記錄，否則通知前臺接待員或收銀員做好續(xù)住或結帳手續(xù)。（2）、準備兩份本日到店客人報表（一份按房號排序，一份按姓名排序）、一份電腦房態(tài)表、一份手工房態(tài)表（由管家部提供）、本日到店登記單（附上換房及改房價單），分別放好。逐一比較手工房態(tài)表和電腦房態(tài)表中房間的狀態(tài)，若有錯誤及時處理。房租預審（3）、確信做好房態(tài)核對后，做入住客

32、人本日房租預審。入住客人本日房租預審功能用于對酒店的每位住客的房費進行預審。房租預審要在房租入帳前做好。電腦預審完后，打出一份本日在住客人房租預審報表。（4）、再準備好換房單、加床單及優(yōu)惠通知單、優(yōu)惠人員及代碼對照表（注意，接待員優(yōu)惠不用優(yōu)惠單）、散客團隊、長包房、內(nèi)外賓等有關服務費及城建費的收取標準。（5）、重點核對優(yōu)惠人員及實際優(yōu)惠比例或金額，檢查城建費與服務費的收取是否與住客類別相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應及時通知前臺接待更正。房租入帳（6）、該功能給酒店的每位住客自動過房費，每天必須做一次且只允許做一次。（7）、對于夜間稽核之后，早上6：00之前到的客人，一般酒店需要加收半天房費，系統(tǒng)建議在早

33、上6：00（具體時間可由酒店定）前，將該段時間內(nèi)到的客人補做新到客人房租入帳。3.3 費用審核帳務審核除了審核房租收入外，還要審核各營業(yè)點的帳，如餐廳、娛樂、商務中心、商場、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的營業(yè)帳。由于所有這些審核與房租審核類似，所以不再詳述。注意：（1）、非總臺營業(yè)點帳要借貸平衡平衡公式為：本日收入=現(xiàn)金收入+支票+信用卡+賓客帳+AR帳，其中省略號表示還有其他的種類，如餐券、款待等。（2）、非總臺營業(yè)點明細帳應正確，即與實際相符。如把飲料輸成食品、啤酒輸成可樂都會影響成本報表以及其他匯總報表；又如把長城卡輸成牡丹卡等，將導致返回銀行的代理費計算錯誤，給總收銀和核數(shù)員造成麻煩。（3）、非總臺營業(yè)點轉總臺帳及轉AR帳貸方數(shù)應與總臺及AR帳營業(yè)點應收帳借方數(shù)相等。（4）、總臺及AR帳內(nèi)部轉帳也應借貸相等。（5）、檢查所有退菜及退帳操作的合法性。第四節(jié) 報表系統(tǒng)提供了非常豐富的系統(tǒng)報表，帳務審核系統(tǒng)中主要分為稽核報表、報表專家、催帳報表和帳齡報表，并且系統(tǒng)為每一張報表都提供了打印功能。4.1 催賬報表為避免客人逃帳，酒店一般要求客人在入住時支付一定的預付金。但由于客人在酒店發(fā)生的費用是不確定的，所以仍需要及時注意客人的客欠，而催帳報表就能幫助酒店對賓客余額很好的加以管理。通常酒店會在12：00AM或6：00PM以后，使用催帳報表。執(zhí)行查詢報表專家財