試析文化傳播學視野下學報檔案的管理與利用

1、試析文化傳播學視野下學報檔案的管理與利用        關鍵詞：文化傳播學學報檔案管理與利用 論文摘要：高校學報檔案的傳播是為了盡快地、廣泛地實現(xiàn)學報檔案價值，發(fā)揮其作用，通過各種信息傳播渠道，借助各種信息傳播媒介，將內(nèi)容豐富的學報檔案信息傳播給廣大受眾以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。主要包括傳播的主體、內(nèi)容、渠道、對象以及傳播反饋等五個方面。本文針對所涉及的這五個方面探討了高校學報檔案如何管理和有效開發(fā)利用。 一、文化傳播學視野下的學報檔案 “檔案屬于一種文化現(xiàn)象，因為檔案既反映了上層建筑觀念形態(tài)，又反映了基礎

2、物質(zhì)成功中凝聚的精神價值”。從傳播學的角度看檔案，由于“傳播”這一觀念的引進，從而將檔案的貯存信息的屬性(即原始記錄性)與傳播信息的屬性(即傳播性)并列，即檔案不僅是一種、知識、文化的原始記錄，而且是一種歷史、知識、文化的傳播媒介。普通高等學校檔案管理辦法明確規(guī)定，出版物類是高等學校文件材料的歸檔范圍之一，它“主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等”?？梢姡幕瘋鞑W視野下的高校學報具有重要的檔案價值，是高校檔案群中一項重要的檔案資料，應該很好地管理并充分利用。     高校學報檔案的傳播是為了

3、盡快地、廣泛地實現(xiàn)學報檔案價值，發(fā)揮其作用，通過各種信息傳播渠道，借助各種信息傳播媒介，將內(nèi)容豐富的學報檔案信息傳播給廣大受眾以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。主要包括傳播的主體、內(nèi)容、渠道、對象以及傳播反饋等五個方面。     學報檔案傳播的主體是學報檔案的管理者，通過其專業(yè)的檔案管理知識和一定的信息技術，把有保存價值的傳遞給檔案信息的受眾。這考驗到檔案管理者的素質(zhì);傳播的內(nèi)容主要包括自家學報、交換學報以及受眾需要的其他學報文件檔案(如作者原稿、用稿通知、年度選題計劃等);傳播的渠道主要是通過開辟閱覽室、提供原件和復印件、期刊數(shù)據(jù)查詢、信息咨詢服務及檔

4、案編研等途徑;傳播的對象主要包括用稿作者、交換學報單位、文摘單位、訂戶、校內(nèi)外廣大師生等;傳播對象反饋涉及作者論文反饋、文摘刊物轉(zhuǎn)載索引、讀者來信來電等。     由以上所述的五個方面看，要使學報檔案的傳播更順暢，反饋更有價值，需要加強對學報檔案的歸檔管理和開發(fā)利用。同時，隨著信息技術的，互聯(lián)網(wǎng)等新媒介得以普遍運用。在高校檔案信息存儲數(shù)字化的前提下，以其自身的快速、鏈接、互動等特點成為學報檔案傳播的主要形式，如何應對信息化、數(shù)字化時代的檔案傳播是目前檔案管理與利用的一大課題。 二、高校學報檔案的管理     第一，

5、建立審稿專家?guī)?，篩選優(yōu)秀作者群。把期刊多年保存的專家審稿意見書進行歸納整理，選擇其中責任心強的專家作為穩(wěn)定的審稿專家隊伍，可建立期刊審稿專家?guī)?，并在每期審稿單歸檔時對專家?guī)爝M行補充。另一方面，學報檔案收集了每期大量的稿件，反映了廣大科研、管理工作者的實際學術水平和科研能力，據(jù)此可以篩選出優(yōu)秀作者群，及時了解他們的學術動向，并向他們約請優(yōu)質(zhì)的稿件，也可據(jù)此向優(yōu)秀作者進行專題組稿，適應學報專題化的發(fā)展趨勢。     第二，做好交換期刊的管理工作。學報和其他學術刊物的辦刊宗旨是學術交流而不是商業(yè)性的，這就為學報以交換為主的收藏帶來極大的方便。因此，學報資料室收

6、藏高校學報較為集中的這一優(yōu)勢不僅為編輯人員學習兄弟院校的辦刊經(jīng)驗、獲取學科信息、滿足業(yè)務上的特定需求提供了方便，同時，也為許多校內(nèi)師生和其他讀者查閱學報論文解了燃眉之急。學報在資料室建設上應排除思想上狹隘、功利的觀念，打破高校之間的界限，積極地與國內(nèi)學術期刊進行長期友好的交換工作。這不僅可以使各學報的浪費減少到最低限度，更可以使其學術影響得以擴大，刊物價值得以提高。此外，在印量和資金有限的前提下，交換資料應有針對性，即根據(jù)各學報辦刊重點欄目和特色欄目，交換與之相關的刊物。     第三，學報檔案的管理要規(guī)范化、制度化。在規(guī)范化方面，要以資料室管理人員的專

7、業(yè)文獻檢索能力，對學報檔案的分類、編目、著錄以及裝訂收藏，要按照圖書館圖書分類法和連續(xù)出版物著錄規(guī)則及學術檔案案卷標題的擬訂進行分編，使學報資料排列順序化、合理化，把學報資料按分類標準?？茖W、有序、系統(tǒng)地分類、編號登記;建立健全借閱學報文獻資料卡片和學報資料財產(chǎn)賬;實行文檔管理化，使學報資料檢索更為方便快捷。在制度化方面，為保證情報資料管理工作的正常進行，必須建立一套切實可行的規(guī)章制度。如登記制度、借閱制度、流通制度等。     第四，提高資料室管理人員的素養(yǎng)。資料室人員應知曉圖書館學、情報學知識，熟練掌握資料管理的業(yè)務技能，做好資料的搜集、整理、加工、

8、借閱、保管工作，掌握資料的搜集、采訪、登錄、分類和編目方面的方法，要形成熟練的基本功和業(yè)務技能。同時，資料人員需要具有愛崗敬業(yè)精神，除認真對待讀者檢索、咨詢服務外，要按時完成本學報的交流工作，及時補寄;及時處理訂戶、兄弟院校學報編輯部的來函，維護本校學報的信譽;及時向編輯部介紹交流學報中有關的信息和情況等，使學報辦出水平，辦出特色。 1         三、學報資料室的利用     第一，加大高校學報檔案的信息資源開發(fā)，使學報檔案的信息價值不斷增大，始終保持學報檔案信息的動態(tài)

9、性，把靜態(tài)的檔案信息資源，變成動態(tài)集中的檔案信息，使高校學報檔案信息資源的開發(fā)盡快走上自我的良勝循環(huán)軌道。與此同時，為更好服務學報編輯工作，另辟文摘類刊物專柜，使編輯人員及時了解學術動態(tài)，從而有針對性地服務學報的重點欄目和特色欄目的選題策劃工作。     第二，收集學報信息反饋，做好學報年度報告。學報信息反饋對于編輯工作，調(diào)整和優(yōu)化學報的選題和組稿，提高學報質(zhì)量以及參加期刊評估活動都很有價值。因此，學報資料室人員在編輯工作完成某一階段后，應通過一定的反饋渠道收集學報信息反饋，及時提供給編輯參考，滿足他們的特定信息需求。如哪些文章被二次文獻全文轉(zhuǎn)載還是摘錄

10、，哪些文章被引用，以及追蹤到有關對本刊的評價和學報獲獎情況等其他相關信息。在此基礎上，編制本年度刊物發(fā)展報告。涉及稿源生態(tài)、用稿比例、作者生態(tài)及下一年度刊物選題建議等。     第三，編制學報論文索引。編制學報論文索引，可以為編輯獲取學科動態(tài)和研究資料提供快速、有效的檢索途徑，是學報資料室的重要服務手段。索引編制包括自家學報的年度論文索引、多年的某些特色欄目索引以及學報重點發(fā)展的欄目涉及相關學科的論文索引等。編制學報論文索引，一方面為編輯分析研究自家學報期刊的特色，發(fā)文的重點、熱點，總結(jié)過去、規(guī)劃未來，發(fā)揚優(yōu)勢，糾正不足提供了快捷、方便的服務;同時，也為

11、讀者檢索學報的某一著者、某篇論文，或某類文獻免去了逐年逐期翻閱甚至盲目檢索的不便。     第四，加強文獻資源共享。高校學報資料室是以收藏各高校學報為主的綜合性資料室，它不僅具有其他文獻資料的共性，更主要的是具有內(nèi)容新穎、連續(xù)性強、信息量大、范圍廣泛等特點，能滿足讀者多方面的需求，這是高校圖書館和院系資料室藏書所不可替代的最具有活性的文獻信息資源。因此，學報檔案資料室應主動積極配合圖書館做好補缺工作，使館藏的檔案資料盡可能完整，種類盡可能增多，以利于高校學報檔案的開發(fā)與利用。同時，充分開發(fā)學報資料室所藏的文獻資源，及時將各種學術信息提供給廣大的教學及科研人員是應有之義。通過加強與本院校圖書館之間的合作，以共建共享為主導，把學報資料室建設納入到院校圖書館建設的信息資源建設中，創(chuàng)造條件與圖書館聯(lián)網(wǎng)，按照統(tǒng)一標準完成有關資料的整理、加工、查詢、建庫和上網(wǎng)等工作，為教師、科研人員等專業(yè)信息需求者提供高層次的專業(yè)信息服務。     第五，積極參與科研，強化學報資料室的學術性。根據(jù)各高校教師教學科研活動的各種需要，對收集的學術檔案文獻資料通過綜合整理，使之情報化，并轉(zhuǎn)化為二次文獻采取各種方式深入開展情報服務。對文獻信息進行搜集整理、分類組合、文摘綜述