電子公文管理辦法

1、電子公文管理辦法第一條為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子公文管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，根據(jù)項(xiàng)目部公文處理辦法和項(xiàng)目部辦公管理信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展要求，制定本辦法，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。第二條電子公文是指各級(jí)機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式，能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存貯和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書。電子公文主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，以電子函件附件和網(wǎng)頁(yè)等形式發(fā)布。第三條電子公文的種類與紙質(zhì)公文種類及行文規(guī)則相同。電子公文的格式與紙質(zhì)公文的格式除無(wú)印章外，亦應(yīng)基本相同。下載公文時(shí)，字體大小、每頁(yè)行數(shù)、每行字?jǐn)?shù)按照公文的排版要求執(zhí)行，公文要素不能缺項(xiàng)。電子公文印章以及加密技術(shù)的應(yīng)用規(guī)范待技術(shù)完善后，另行制定。第四

2、條電子公文同紙質(zhì)公文有同等效力，并予先行辦理。各單位、各部門應(yīng)積極推廣電子公文，逐步減少紙質(zhì)公文的數(shù)量。第五條項(xiàng)目部局域網(wǎng)分行政文件和黨委文件，辦公室和黨委工作部是正式電子公文的發(fā)布部門，機(jī)關(guān)各部室以項(xiàng)目部名義向基層單位發(fā)送正式電子公文時(shí)，必須到兩辦辦理同紙質(zhì)公文相同的登記取號(hào)手續(xù)。通過局域網(wǎng)或電子郵件發(fā)布的正式電子公文，一般不再使用紙質(zhì)文件下發(fā)。第六條項(xiàng)目部辦公室和黨委工作部分別辦理互聯(lián)網(wǎng)郵箱，收取外部來(lái)文。第七條各單位辦公室是電子公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本單位的電子公文處理工作，負(fù)責(zé)制定并組織實(shí)施本單位電子公文的管理辦法，指導(dǎo)、檢查和督促下屬單位電子公文處理工作。第八條各單位、各部門應(yīng)有專

3、人掌握電子公文的收發(fā)、分辦、傳送、存貯、立卷、歸檔和刪除等專門知識(shí)和操作技能，做好電子公文的日常處理工作。機(jī)關(guān)其他工作人員亦應(yīng)熟練掌握辦公信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)各項(xiàng)功能及文字編輯技能。第九條電子公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。1.收文辦理。各單位、各部門要指定專人負(fù)責(zé)，每天至少上午上班后1小時(shí)和下午下班前1小時(shí)兩次開機(jī)上網(wǎng)查閱電子公文。電子公文下載后，按收文時(shí)間將其保存至相應(yīng)文件夾或軟盤中以備存查。各單位收到需要辦理的電子公文后，由負(fù)責(zé)處理電子公文的專（兼）職人員下載并打印A4大小的紙質(zhì)文件，填寫收文日期、收文編號(hào)，盡快送領(lǐng)導(dǎo)閱批。如使用項(xiàng)目部局域網(wǎng)，亦可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)。其他人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得

4、隨意下載、復(fù)制電子公文。各單位或部門應(yīng)建立電子公文收文登記本，收到電子公文后及時(shí)進(jìn)行登記。項(xiàng)目部機(jī)關(guān)各部室所收的電子公文原則上不再打印紙質(zhì)文件，各部門負(fù)責(zé)收發(fā)文件的人員應(yīng)在本部門計(jì)算機(jī)上建立電子公文專用文件夾，對(duì)所收的電子公文進(jìn)行保存，以備查閱。其它收文辦理程序同紙質(zhì)公文2.發(fā)文辦理。文字編輯必須使用microsoftofficeword文字處理軟件，保證電子公文表格能夠上網(wǎng)。若軟件換版或升級(jí)，應(yīng)及時(shí)更換。發(fā)文辦理程序與紙質(zhì)公文基本相同，只是發(fā)送方式不同。文件成型后，將電子公文通過微機(jī)上網(wǎng)發(fā)送受文單位，并拷貝后備，同時(shí)印制少量紙質(zhì)文件存檔。凡容量大于500千字節(jié)的電子公文應(yīng)進(jìn)行壓縮或分批通過電

5、子函件發(fā)送。電子公文的網(wǎng)面發(fā)布功能（包括登記新信息、修改、刪除等）權(quán)限，僅限各單位、各部門負(fù)責(zé)發(fā)文的人員所有，其他人員無(wú)權(quán)在網(wǎng)上發(fā)送、修改公文，保證電子公文的準(zhǔn)確性、有效性和安全性。各部門使用電子函件發(fā)送電子公文后，原則上不再發(fā)紙質(zhì)公文，并在電子函件主題一欄的文件標(biāo)題后注明“不再印發(fā)”字樣。凡涉及各單位需要向上一級(jí)清算的文、電，除發(fā)送電子公文外，同時(shí)印發(fā)紙質(zhì)文件，并在電子函件主題一欄的文件標(biāo)題后注明“隨后印發(fā)”字樣。特殊情況不便使用電子公文的仍采用紙質(zhì)公文發(fā)送。發(fā)送電子公文時(shí)，電子函件主題欄中應(yīng)注明“文件名稱”、“發(fā)文字號(hào)”、“印發(fā)與否”字樣。例如：關(guān)于啟用新印章的通知（中交京滬辦字xxxxjxx號(hào)）（不再印發(fā)）。保密文件暫不上網(wǎng)發(fā)送。第十條電子公文歸檔：收文機(jī)關(guān)下載電子公文后，使用A4紙打印，歸檔方法同紙質(zhì)文件。第一條電子公文介質(zhì)（包括硬、軟磁盤、