蘇州酒店采購(gòu)程序、內(nèi)容及職責(zé)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上酒店采購(gòu)程序、內(nèi)容及職責(zé)1、為搞好酒店的采購(gòu)工作，保證優(yōu)質(zhì)廉價(jià)的供應(yīng)，確保經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成，以及防止一些不良傾向的發(fā)生，特制定本制度。 2、采購(gòu)部是酒店采購(gòu)工作的專業(yè)部門，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購(gòu)買，其他部門有參與監(jiān)督、支持配合權(quán)，未經(jīng)同意不得擅自采購(gòu)。 3、所有采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家有關(guān)法令、法律和法規(guī)。 4、相關(guān)人員在采購(gòu)、收貨的過程中，必須遵守商業(yè)道德，努力提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求；講究文明禮貌，遵紀(jì)守法；以酒店利益為主，相互監(jiān)督，相互配合，共同把關(guān)。 一、采購(gòu)項(xiàng)目的申請(qǐng) 1.部門根據(jù)營(yíng)業(yè)情況需要在部門、總倉(cāng)沒有該項(xiàng)目或該項(xiàng)目不足的情況下可以申購(gòu)；

2、總倉(cāng)在庫(kù)存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購(gòu)。申購(gòu)前部門和總倉(cāng)必須認(rèn)真檢查部門及庫(kù)房該項(xiàng)目庫(kù)存量及消耗量。 2. 總倉(cāng)儲(chǔ)備以外的項(xiàng)目由各使用部門提出申購(gòu)。申購(gòu)之前必須查詢總倉(cāng)是否有該項(xiàng)目的儲(chǔ)備或替代品。 二、采購(gòu)項(xiàng)目的審批、擇商、確認(rèn)、報(bào)價(jià)與購(gòu)買 1.經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬必要購(gòu)買項(xiàng)目，必須由使用部門填寫申購(gòu)單，部門主管、倉(cāng)管員、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購(gòu)統(tǒng)一辦理。 2.酒店所需商品由采購(gòu)部負(fù)責(zé)安排采購(gòu)； 3.采購(gòu)員應(yīng)按照申購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行采購(gòu)，如有疑問可直接與申購(gòu)部門進(jìn)行溝通。在確認(rèn)無(wú)誤后，應(yīng)按照要求盡快安排采購(gòu)。如該項(xiàng)物資由長(zhǎng)期供應(yīng)商供應(yīng)，可直接聯(lián)系供應(yīng)商供應(yīng)。如果沒有長(zhǎng)期供應(yīng)商應(yīng)

3、尋找至少三家供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過對(duì)比、篩選，并報(bào)有關(guān)人員同意后進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于零星項(xiàng)目的采購(gòu)可安排采購(gòu)員在市場(chǎng)上直接采購(gòu)，但要做好采購(gòu)監(jiān)督工作。 4.供應(yīng)商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣、獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)品等歸酒店所有，任何部門或人員不得占為私有。 5.對(duì)有特殊要求的或需要加工定做的采購(gòu)項(xiàng)目，申購(gòu)部門需要作詳細(xì)的說明或提供樣品，供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)必須提供樣品或有關(guān)資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員同意后方可辦理采購(gòu)。 6.采購(gòu)部對(duì)內(nèi)要主動(dòng)與部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識(shí)， 熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況；對(duì)外經(jīng)常做好市場(chǎng)調(diào)查研究，掌握市場(chǎng)信息；積極主動(dòng)向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的替代品；積極主動(dòng)向酒店提供市場(chǎng)情況

4、及購(gòu)買策略。 7.所有采購(gòu)項(xiàng)目擇商、報(bào)價(jià)必須由采購(gòu)部在充分準(zhǔn)備、掌握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定；使用部門有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑。采購(gòu)部在擇商報(bào)價(jià)中必須認(rèn)真研究對(duì)待；使用部門必須在工作中要主動(dòng)與采購(gòu)部溝通配合，對(duì)所掌握的供應(yīng)商情況及購(gòu)物意向要主動(dòng)通報(bào)采購(gòu)部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)商。 8.確屬疑難采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與使用部門進(jìn)行溝通，研究對(duì)策，必要時(shí)可由使用部門派人一同采購(gòu)。無(wú)力解決的必須及時(shí)上報(bào)，不得拖延誤事。 9.所有采購(gòu)項(xiàng)目依據(jù)有效申購(gòu)單由采購(gòu)部安排采購(gòu)員統(tǒng)一購(gòu)買，其他部門一般不得自行購(gòu)買。 10.在購(gòu)買過程中要認(rèn)真檢查所購(gòu)物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、等內(nèi)容，堅(jiān)決杜絕假冒偽劣

5、等不合格產(chǎn)品流入酒店。 11.當(dāng)遇到緊急采購(gòu)時(shí)，必須經(jīng)由當(dāng)日值班經(jīng)理或總經(jīng)理同意的情況下，外出或其他途徑緊急采購(gòu)，采購(gòu)部應(yīng)以公司利益為宗旨，及時(shí)安排及準(zhǔn)確購(gòu)買到各部門所需要的物品和數(shù)量。三、采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收 1.無(wú)論是供應(yīng)商還是采購(gòu)購(gòu)回的物品必須首先于總倉(cāng)聯(lián)系，由總倉(cāng)根據(jù)申購(gòu)表驗(yàn)收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。 2.對(duì)于不符合采購(gòu)申請(qǐng)表的采購(gòu)，倉(cāng)管人員有權(quán)拒收。供應(yīng)商或采購(gòu)人員辦理入庫(kù)驗(yàn)收手續(xù)后，倉(cāng)管員應(yīng)開立驗(yàn)收單，并將驗(yàn)收單客戶聯(lián)交采購(gòu)員或供應(yīng)商辦理結(jié)算。 3.總倉(cāng)在驗(yàn)貨過程中對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)使用部門一起驗(yàn)收。 4.在驗(yàn)收過程中總倉(cāng)或使用部門有權(quán)對(duì)不符合要求的物

6、品提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購(gòu)人員或供應(yīng)商辦理退貨。 5.購(gòu)買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對(duì)于有爭(zhēng)議的問題應(yīng)各自向上級(jí)報(bào)告協(xié)調(diào)解決。 6.節(jié)假日，雙休日，緊急采購(gòu)回的物資由當(dāng)日值班經(jīng)理及當(dāng)班警衛(wèi)、使用部門一同驗(yàn)收入庫(kù)。 物資采購(gòu)付款及費(fèi)用報(bào)銷程序目的：規(guī)范酒店物資采購(gòu)管理，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本及費(fèi)用支出，使采購(gòu)付款及報(bào)銷更加規(guī)范化，程序化。一、對(duì)于日常物品、食品、酒水的現(xiàn)金報(bào)銷，由采購(gòu)人員或經(jīng)辦人填寫“支出憑單”后附“驗(yàn)收單”、“發(fā)票”、物品的“采購(gòu)申請(qǐng)單”經(jīng)部門主管審核，送交財(cái)務(wù)出納審核后經(jīng)財(cái)務(wù)主管、總經(jīng)理核準(zhǔn)簽字后至出納處方可領(lǐng)取現(xiàn)金；二、對(duì)于應(yīng)

7、付帳款的付款賬號(hào)應(yīng)為公司賬號(hào)，并加蓋公章，放財(cái)務(wù)審核、留存；若需要領(lǐng)取現(xiàn)金則需要公司出示相關(guān)的委托證明，加蓋公章，委托人攜帶本人的有效證件（個(gè)人身份證或駕駛證）復(fù)印存至財(cái)務(wù)部，方可領(lǐng)取現(xiàn)金；三、長(zhǎng)期供應(yīng)商付款，根據(jù)合同付款要求，經(jīng)雙方確認(rèn)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)做好結(jié)算單（ 附有“驗(yàn)收單”、“物品采購(gòu)單” ）后填寫“應(yīng)付帳款支付單”，附“發(fā)票”，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結(jié)算四、采購(gòu)人員零星的采購(gòu)可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過2000元，超過2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算；必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。 五、供應(yīng)商結(jié)算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算，超過2000元的必須辦

8、理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。 （特殊情況除外） 關(guān)于高檔酒水及香煙的采購(gòu)規(guī)定1. 高檔酒水（指進(jìn)價(jià)在100元以上）、香煙的渠道必須經(jīng)總經(jīng)理、餐飲部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部聯(lián)合認(rèn)定（簽辦單），目前暫定的渠道為麥德龍、家樂福、大潤(rùn)發(fā)、華潤(rùn)萬(wàn)家以及政府專管部門指定的專賣店。2. 供應(yīng)方對(duì)出售的高檔酒水、香煙必須出具正規(guī)電腦發(fā)票，定額發(fā)票及收據(jù)一律無(wú)效。3. 高檔酒水、香煙在采購(gòu)后，采購(gòu)經(jīng)辦人親自辦理入庫(kù)手續(xù)。4. 高檔酒水、香煙驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，由采購(gòu)經(jīng)辦人在包裝盒條形碼處簽字，具體操作如下：（1） 一般高檔白酒或高價(jià)酒包裝有封條，則在外包裝盒條形碼處簽字（用力寫上姓即可）。如果封條已壞，由采購(gòu)經(jīng)辦人作退回處理；（2） 無(wú)封條的

9、酒水應(yīng)在瓶子上的條形碼上簽字（用力寫上姓即可；。（3） 簽字的字體不宜過大，如果包裝盒或瓶子上有塑模層，用力寫出現(xiàn)凹印就算驗(yàn)收完畢；（4） 香煙一般為整條采購(gòu)，在外包裝盒條形碼簽字即可。關(guān)于中、西廚食材進(jìn)購(gòu)細(xì)則1. 中西廚所需的每日鮮活、蔬菜、水果、家禽、肉類等直撥食品，由使用部門填寫食材采購(gòu)申請(qǐng)單，需注明食材注明具體的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求，經(jīng)行政總廚、部門主管、采購(gòu)主管審批，并于每日下午5點(diǎn)前報(bào)送采購(gòu)部，采購(gòu)單一式三聯(lián)（白聯(lián)采購(gòu)部、紅聯(lián)財(cái)務(wù)部、黃聯(lián)申購(gòu)部門留存）；采購(gòu)部根據(jù)要求，一般以傳真的方式下單通知供應(yīng)商，原則上要求供應(yīng)商于次日上午十點(diǎn)半送貨至酒店指定的驗(yàn)貨區(qū)。 2. 驗(yàn)貨時(shí)，倉(cāng)管、使用

10、部門協(xié)同驗(yàn)收，檢驗(yàn)其名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、有效期，填寫驗(yàn)收單、領(lǐng)料單，并根據(jù)采購(gòu)單具體要求，對(duì)于不符合的產(chǎn)品予以當(dāng)場(chǎng)退貨，鮮活食品直接撥入使用部門。3. 食材價(jià)格的核定：酒店對(duì)各供應(yīng)商提供的鮮活食品進(jìn)行定期定價(jià)，每月安排餐飲、采購(gòu)相關(guān)人員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，編制詢價(jià)表，結(jié)合供應(yīng)商報(bào)價(jià)，商定當(dāng)月食材價(jià)格，制作食材審核單，經(jīng)采購(gòu)部門主管、餐飲部門主管、總經(jīng)理核定認(rèn)可后交財(cái)務(wù)對(duì)帳。日常物品的采購(gòu)工作細(xì)則1. 零星物品指某些部門經(jīng)常使用，使用量較少，無(wú)需倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存或不便存放的，由使用部門提出申請(qǐng)，寫明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)（可附樣品），數(shù)量，備注說明，填寫參考價(jià)，也可提供相關(guān)的供應(yīng)商信息，送交倉(cāng)管查詢總倉(cāng)庫(kù)存

11、情況以及上次購(gòu)進(jìn)時(shí)間及進(jìn)購(gòu)價(jià)格，經(jīng)采購(gòu)主管、財(cái)務(wù)主管、總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可辦理。2. 對(duì)日常急用物品以及庫(kù)存沒有備貨又急需提供使用的飲食品、物品等，可經(jīng)部門主管和總經(jīng)理同意后購(gòu)買，但必須第二天補(bǔ)辦有關(guān)采購(gòu)審批手續(xù)（即補(bǔ)單）。3. 對(duì)于一些部門經(jīng)常使用，用量較大需倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備的物品、低值易耗品的采購(gòu)，直接由倉(cāng)庫(kù)提出采購(gòu)申請(qǐng)，按實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要核定的正常儲(chǔ)備量備貨。按照一般物品采購(gòu)程序，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理審批，注明需用日期，再送采購(gòu)部簽收辦理。4. 大件物品一般直撥到使用部門，經(jīng)使用后，在保修期內(nèi)廠家負(fù)責(zé)保修，質(zhì)量達(dá)不到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及合同要求的，按合同條款履行辦理退貨手續(xù)。5. 煙類、酒類：驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)破損立即

12、退貨，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)劣品，一律退貨。對(duì)于物品在質(zhì)保期內(nèi)的維修，列明物品名稱，損壞程度，查看其是否在質(zhì)保期內(nèi)，廠商報(bào)價(jià)及市場(chǎng)詢價(jià)，在經(jīng)部門主管、財(cái)務(wù)主管、總經(jīng)理審核后再進(jìn)行辦理。采購(gòu)員崗位職責(zé)說明1. 根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單或倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨單采購(gòu)各部門所需的物品和食品、酒水等；2. 力爭(zhēng)使酒店所購(gòu)物品是價(jià)平質(zhì)優(yōu)；3. 負(fù)責(zé)對(duì)不符合要求的產(chǎn)品辦理退貨、補(bǔ)貨或換貨手續(xù)；4. 與有關(guān)供應(yīng)商保持良好關(guān)系；5. 協(xié)助倉(cāng)管搞好物品、食品、酒水入庫(kù)的驗(yàn)收工作；6. 及時(shí)向上司報(bào)告有關(guān)產(chǎn)品和價(jià)格的最新行情；7. 做好每天現(xiàn)金或支票采購(gòu)的報(bào)銷工作和結(jié)算工作；8. 積極參加培訓(xùn)，遵循酒店紀(jì)律，保持與酒店有關(guān)部門的良好關(guān)系；9. 認(rèn)真做

13、好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作。酒店采購(gòu)規(guī)范1、目的：制定采購(gòu)工作規(guī)范，確保酒店采購(gòu)的物資或服務(wù)符合要求。 2、適用范圍 ：適用于本酒店提供產(chǎn)品的供方和本酒店服務(wù)及服務(wù)過程中所需物資的全部采購(gòu)活動(dòng)。 3、職責(zé) （1）采購(gòu)部負(fù)責(zé)供方評(píng)定的組織工作。由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督。 （2）由采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)供方的評(píng)定工作。由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督。 （3）采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)工作的管理和實(shí)施，相關(guān)部門負(fù)責(zé)服務(wù)采購(gòu)工作的管理和實(shí)施。 （4）財(cái)務(wù)部和餐飲部共同負(fù)責(zé)對(duì)食品原材料的驗(yàn)證及驗(yàn)收，其它采購(gòu)的物資由相關(guān)使用部門和倉(cāng)管員聯(lián)合驗(yàn)證及驗(yàn)收。 評(píng)定供方的程序要點(diǎn)采購(gòu)的分類： （1） 常備物資采購(gòu) （2） 鮮活食品采購(gòu) （3） 臨時(shí)性采購(gòu)（包

14、括服務(wù)采購(gòu)） （4） 專項(xiàng)物資采購(gòu) 供應(yīng)商評(píng)定： 1評(píng)定內(nèi)容 （1）是否具備滿足本酒店所需產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量要求的能力。 （2）是否滿足本酒店所需產(chǎn)品的生產(chǎn)能力和合同約定的交貨能力。 （3）是否具備本酒店所需產(chǎn)品的質(zhì)量保證體系。 （4）供方的資信、資質(zhì)、歷史業(yè)績(jī)等情況。 2評(píng)定方法 （1）由采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織收集供方提供的關(guān)于生產(chǎn)設(shè)施、組織、人員、資金等方面的資信、資質(zhì)文件和就所要求的質(zhì)量水平提供有關(guān)生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)據(jù)、實(shí)物及相關(guān)資料。 （2）由采購(gòu)部對(duì)供方進(jìn)行考察，即對(duì)其工作場(chǎng)所、設(shè)施結(jié)構(gòu)和質(zhì)量保證體系進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際評(píng)價(jià)，并對(duì)供方的評(píng)定做供方的評(píng)定記錄。 質(zhì)量要求：應(yīng)保持與其他同類產(chǎn)品的質(zhì)量相比，質(zhì)量較優(yōu)。 價(jià)格要求：應(yīng)保持與其他同類同等質(zhì)量的產(chǎn)品相比，價(jià)格較低。 交期要求：應(yīng)保持及時(shí)供貨。 配合要求：有良好的服務(wù)態(tài)度并能配合酒店作相應(yīng)改進(jìn)。 由采購(gòu)部對(duì)現(xiàn)行供應(yīng)商（除集貿(mào)市場(chǎng)外）的送貨質(zhì)量、價(jià)格及其及時(shí)性、合作態(tài)度的不合格