物業(yè)公司檔案管理制度-

1、物業(yè)公司檔案管理制度物業(yè)管理公司檔案管理制度提要:一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,要堅持勤借勤還,防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。物業(yè)公司檔案管理制度第一章總則檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作,為規(guī)范公司的檔案管理,特制訂本制度。第二章檔案分類一、綜合類(一公司發(fā)起人協(xié)議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告,各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等;永久(二公司編文號的全部文件;永久(三公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會

2、、業(yè)務聯(lián)席會等會議文件;長期(四公司大型活動策劃方案及有關資料,制訂實施的規(guī)章制度、機構(gòu)設置改變,啟用新印章的通知批復;永久(五公司的各種請示報告及上級部門的批復;永久或長期(六集團內(nèi)各單位主送我司有關重要問題的文件;長期或永久(七政府各級部門發(fā)送的文件;長期(八公司領導班子會議紀錄,辦公會議記錄,黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄;長期(九介紹信、信函存根、電報底稿;短期(十公司檔案的交接清冊和銷毀清冊;長期(十一各職能部門、綜合類檔案目錄。永久二、經(jīng)營管理類(一各職能部門管理文件、重要資料目錄;永久(二公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況;永久(三公司各部經(jīng)濟考核指標;短期(四公司和

3、業(yè)務部門對外簽訂的協(xié)議、合同;永久或長期(五上級部門制定的政策、規(guī)定等指導性文件。長期三、財務類(一年度審計報告;永久(二年初預算報告;長期(三財務分析報告;長期(四財務存檔資料、文件目錄。永久四、人事類(一公司領導成員的任免申報及上級批復;永久(二公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊永久(三職工獎懲情況記錄;永久(四職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料;永久(五勞動工資報表(年報;永久(六有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料短期五、行政類(一固定資產(chǎn)登記,產(chǎn)權移交、清冊報表和資料;永久(二基建工程的申報、批復,以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在

4、內(nèi);永久(三購買固定資產(chǎn)計劃、資料。永久六、工程類接管物業(yè)的工程資料,在退出時交還下個物業(yè)公司。備注:保管期限中:永久指10年以上,長期指5-10年,短期指5年以下。第三章檔案保管一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上,按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引,以便于查找和利用。三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求,檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品,保持

5、整潔、衛(wèi)生。五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況,如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象,應及時向分管領導匯報,采取有效措施進行處理。六、建立健全檔案進、出登記制度,對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。第四章檔案借閱一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的,要堅持勤借勤還,防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。三、查閱和借閱檔案的人員,必須對檔案的安全負責,不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復印者,公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準

6、,外單位由分管副總裁批準。四、查閱檔案的人員,必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度,自覺辦理借閱手續(xù),認真填寫檔案使用登記表。第五章立卷歸檔一、公司實行部門立卷,各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱,將文件、資料(包括照片、聲像整理后交檔案管理人員歸檔。二、歸檔時間:各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件,于次年三月底以前移交公司檔案室,在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。三、歸檔的文件、資料,必須完整、規(guī)范,符合耐久要求。第六章其他一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守,如未按要求辦理,造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰,造成重大