現(xiàn)代人事檔案管理原則與模式

1、現(xiàn)代人事檔案管理原則與模式摘 要:探討人事檔案管理的基本原則與管理模式,集中統(tǒng)一、分級(jí)管理,維護(hù)人事檔案真實(shí)、完整與安全,便于人事工作及其它工作利用。人事檔案社會(huì)化開放式管理模式與傳統(tǒng)人事檔案封閉式管理模式處于并存發(fā)展階段。充分發(fā)揮人事檔案社會(huì)化開放式與封閉式管理模式管理的兩者優(yōu)勢(shì),克服各自弊病,使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。關(guān)鍵詞:人事檔案管理原則管理模式中圖分類號(hào):G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-098X(2011)07(a)-0205-01人事檔案是人事管理活動(dòng)的歷史記錄,是開展人事工作的必要條件,管理人事檔案是人事工作自身的需要,是組織、人事、勞動(dòng)部門的職責(zé),人事

2、檔案應(yīng)由各級(jí)組織、人事、勞動(dòng)部門集中統(tǒng)一管理。1 人事管理的原則人事檔案管理是在人事檔案工作實(shí)踐中逐步形成起來的。主要有集中統(tǒng)一、分級(jí)管理,維護(hù)人事檔案真實(shí)、完整與安全,便于人事工作及其它工作利用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,人事檔案管理還是應(yīng)堅(jiān)持這些原則,只是在具體內(nèi)涵上有所差異。1.1 集中統(tǒng)一、分級(jí)管理人事檔案人事檔案必須集中由組織、人事檔案部門統(tǒng)一管理,其他任何部門或個(gè)人不得私自保存人事檔案。分級(jí)管理是指全國(guó)人事檔案工作,由各級(jí)組織人事部門根據(jù)其管理權(quán)限負(fù)責(zé)某一級(jí)人員的人事檔案材料,并對(duì)人事檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查與監(jiān)督1。如干部檔案就按干部管理權(quán)限統(tǒng)一由各級(jí)組織、干部部門分級(jí)管理,即管哪級(jí)干部,

3、就管哪一級(jí)干部檔案。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,主要應(yīng)注意級(jí)別不要分得太細(xì)。1.2 維護(hù)人事檔案真實(shí)、完整與安全人事檔案管理中不允許不實(shí)和虛假人事材料轉(zhuǎn)入人事檔案,應(yīng)注意鑒別挑選真實(shí)內(nèi)容的人事檔案材料;所謂完整,是要求保證人事檔案材料在數(shù)量上和內(nèi)容上的完整無缺;安全則是指應(yīng)盡一切可能最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命,同時(shí)不失密、不泄密。人事檔案材料形成于不同的歷史時(shí)期,它的產(chǎn)生與一定的歷史條件相聯(lián)系,并不可避免地帶有時(shí)代色彩。特別是在歷次政治運(yùn)動(dòng)中形成的人事檔案材料,確實(shí)具有某些局限性,有些內(nèi)容現(xiàn)在看來是不妥甚至是錯(cuò)誤的。維護(hù)人事檔案的完整、準(zhǔn)確與安全是組織部門和每個(gè)干部的共同責(zé)任。如果只考慮到人事檔案的現(xiàn)實(shí)效用

4、而熱衷于更改人事檔案有關(guān)內(nèi)容,卻忽視維護(hù)其真實(shí)性,這不僅違反了歷史實(shí)際和客觀實(shí)際,背離了黨的實(shí)事求是的思想路線,而且會(huì)給人事檔案管理工作帶來一定的難度,也會(huì)對(duì)個(gè)人的培養(yǎng)和使用起一定的副作用,因而是不可取的。黨和國(guó)家對(duì)組織、人事工作歷來十分重視,為了確保人事檔案的真實(shí)性,中央組織部作出了一系列規(guī)定,從制度上保證人事檔案的真實(shí)性。中央組織部明確規(guī)定:凡是歸入干部檔案的材料,必須是經(jīng)過組織程序、由組織審查認(rèn)可的真實(shí)材料。這些歸檔材料一般是和干部本人見面的,內(nèi)容準(zhǔn)確、實(shí)事求是、手續(xù)完備,符合歸檔要求的。1.3 便于人事工作和其他工作利用人事檔案工作的目的,是為了提供利用,這也是衡量和檢驗(yàn)人事檔案工作的

5、重要標(biāo)準(zhǔn)。必須將這一原則貫穿到人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中去,成為制定方針措施和安排部署工作的依據(jù)和指針2。在收集、鑒別、整理等方面都要考慮這一原則,現(xiàn)在更應(yīng)結(jié)合人事政策、制度及改革進(jìn)程,積極主動(dòng)為人事工作和其他工作服務(wù)?，F(xiàn)代社會(huì),還應(yīng)堅(jiān)持人、檔基本統(tǒng)一和適度分離的原則。人檔統(tǒng)一是指?jìng)€(gè)人的管理單位和人事檔案的管理單位必須相一致,這樣做有利于個(gè)人的有關(guān)材料及時(shí)收集、整理歸檔,也便于檔案的利用,這就要求人事調(diào)動(dòng)或管理權(quán)限變更時(shí),檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞,做到人檔一致。這種檔隨人走的做法一直被視為中外人事檔案管理的一大差異及我國(guó)人事檔案管理上的一大優(yōu)勢(shì),是人事檔案的相對(duì)集中與傳統(tǒng)人事檔案管理原則與體制的核心特征人

6、員的超穩(wěn)定相連的必然結(jié)果,這一原則在過去是唯一的,是必須堅(jiān)持的。2 現(xiàn)代人事檔案管理模式人事檔案僅有黨政機(jī)關(guān)干部人事檔案一種管理模式,其它類人事檔案幾乎都是以此為標(biāo)準(zhǔn)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展,我國(guó)的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革,與此相關(guān)的人事檔案工作,若繼續(xù)沿用這一種模式管理所有類別人事檔案,已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求。2.1 封閉式管理模式人事檔案由單位內(nèi)部的組織、人事檔案部門實(shí)行封閉式管理。主要是領(lǐng)導(dǎo)或組織上使用,一般不對(duì)外使用。目前,對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在崗的國(guó)家干部、教師、科研人員等人事檔案大多實(shí)行這種管理模式。有利于本單位人事檔案的收集和管理。便于本單位領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)使用其人事

7、檔案。有利于人事檔案的保密。2.2 開放式管理模式開放式管理模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式,與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性。人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu),面向社會(huì),其管理對(duì)象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員人事檔案,其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性,可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)。人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性,決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使,該機(jī)構(gòu)人事檔案來源單一,僅限于本機(jī)構(gòu)人員,內(nèi)容也較簡(jiǎn)單;而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu),其來源要廣泛得多,可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員,由于每類人員身份不同,集中起來顯得人員復(fù)雜,其檔案內(nèi)容也是豐富多樣。利用者類型、利用者用途的多樣性,導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍,不僅組織上需要,許多個(gè)人也需要,那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案,經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,建立一種社會(huì)化和開放式人事檔案管理模式是非常必要的。參考文獻(xiàn)1 朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理M.北京:中國(guó)檔案出版社,2002.2