2022年公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定_1

1、高品質(zhì)文檔2022年公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定 公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定 規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定 一、文書處理程序： 目的：為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開拓經(jīng)營供應服務。 參考文件：總公司檔案管理方法、經(jīng)濟檔案管理方法（字XX第111號） 附件：檔案庫房管理制度 檔案補充修改制度 檔案借閱及檔案材料復印制度 檔案鑒定與銷毀制度 檔案的統(tǒng)計制度 綜合檔案歸檔范圍及保管期限 工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工 （一）收文： 1、上級機

2、關下發(fā)的文件資料，應由綜合辦準時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應準時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個人不得自拆、自收、自辦，綜合辦準時督促催收。 2、綜合辦收到文件后，應根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關程序準時辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件馬上辦，不得積壓。 3、文件由公司領導批辦后，按有關批示準時轉交承辦部門簽收辦理，并將承辦結果準時反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。 4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù)，加速公文運轉，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在文件承辦單上簽字，并準時送還綜合辦。 5、涉及

3、幾個部門合辦（合閱）的文件，要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負責在辦完后立卷歸檔。 6、嚴格保密制度，根據(jù)文件的密級加強管理，根據(jù)文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應馬上逐級上報，嚴厲處理。 （二）發(fā)文： 1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“字”、“黨字”、“工字”、“團字”。 2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應人員簽字。 3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件

4、，由主管部室會同相關部室會簽，會簽后再報公司領導簽發(fā)。 4、擬稿需根據(jù)公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清晰，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領導簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。 5、文件、資料、報表的打印，要嚴格按有關規(guī)定辦理，主管部室負責校對，公文應在最終打印打字員、校對員的姓名。 6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。 （三）歸檔： 1、公司設立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。 2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應按以下步

5、驟歸檔。 （1）收集：對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室?guī)椭⒕聿块T確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。 （2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室?guī)椭鞑渴覍獨w檔文件進行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。 （3）檔案價值鑒定：對各部室分類后的文件，依據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定，確定其保存價值，分為永（y）、長（c）、短（d）三種歸檔文件。 （4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間挨次排列。歸檔文件以“件”為單位

6、，請示與批復可為一件。排列挨次為：批復在前，請示在后；轉發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。 （5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。 （6）編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機構、保管期限等，以固定文件位置。 （7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號挨次裝盒，并逐件編制歸檔文件名目和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗收，辦理檔案移交手續(xù)。 3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件綜合檔案歸檔范

7、圍及保管期限）應保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必需精確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。 4、由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負責妥當保管證件及文件。 5、重要會議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料，由綜合辦負責收集并整理、歸檔。 6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍（責任分工詳見附件工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工），由各部室兼職檔案人員按有關規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成

8、的應歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。 7、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年。保管期滿后，由財務部編織會計檔案移交清冊，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。 8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷，由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。 9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。 10、人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復后，1020天內(nèi)由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時歸檔。 11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件（如：工程設計圖紙、財務軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等），各部室應按季度上

9、報綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。 12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。 （四）利用：歸檔后的文件應編制檔案總名目和檔案分類名目等其他檢索工具，以備借閱（有關規(guī)定詳見附件檔案借閱及檔案材料復印制度）。 （五）統(tǒng)計：詳見附件檔案的統(tǒng)計制度。 （六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。 （七）銷毀：詳見附件檔案鑒定與銷毀制度。 二、印信管理程序： 1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。 2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和消失漏洞，加強對印

10、鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。 3、印信工作要依據(jù)狀況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應的批準手續(xù)及用印登記，方能辦理。 4、分公司法人章由財務部保管，除與財務工作有關的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續(xù)。 5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室，應向綜合辦辦理有關審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印，并應準時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于使用”字樣。 6、介紹信開出，內(nèi)容要明確詳細，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應全都，如介紹信開出后未用，應交回綜合辦，附于存根備查。 7、介紹信持有人將介紹信遺失應準時報告，涉及重要事項，還應通知前往辦事的單位，以防事

11、故。 8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信，如確因特別狀況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領導批準。 9、各部室印鑒（包括合同專用章、財務專用章、選購專用章等），應由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。 10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時，需由部門經(jīng)理填寫用印審批表，報公司主管領導簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續(xù)。 11、印鑒不準出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要準時清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清楚。 12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要堅固加鎖，不能隨便放置。如因管理不善，造成事故，要視狀況追究責任。 三、公函郵寄程序： 1、公司公

12、函（包括財務匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。 2、一般公函（對時間及平安系數(shù)要求不高的），本著降低成本削減辦公費用的原則，由各部室按平信自行郵寄。 3、公函辦理ems郵寄時，經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù)，綜合辦應準時處理，保證當日遞送，不得拖延。 4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。 四、辦公設備及用品使用程序： 范圍：公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆 記本、信箋等低值易耗品。 目的：為了節(jié)省開支杜絕鋪張，確保公司辦公設備及辦

13、公用品的合理使用。 參考文件：總公司行政辦公設備管理規(guī)定（字XX第125號） 1、辦公設備由綜合辦依據(jù)需要，經(jīng)主管領導批準后統(tǒng)一購置。 2、辦公設備由綜合辦會同選購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。 3、辦公設備損壞由綜合辦查明緣由，聯(lián)系修理，并建立相應的修理臺帳。 4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認，殘體由綜合辦處置。 5、辦公設備使用要嚴格根據(jù)操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。 6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。 7、辦公用品要依據(jù)實際工作需要，于每周的周二上午根據(jù)部門所需，由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。 8、特別需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領導批準后統(tǒng)一購置。

14、 9、綜合辦依據(jù)領導審批后的選購清單進行辦公用品的購置，并將選購物品分類進帳。 五、圖書購置、借閱程序： 1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書方案，報公司主管領導批準，由各部室自行購置。 2、購置圖書后，購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續(xù)。 3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。 4、綜合辦應根據(jù)iso14001及ohsas18001的有關程序，在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。 5、借閱人員應愛惜圖書，因個人緣由損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。 六、信息傳遞程序： 1、公司上下級、各部室之間的狀況溝通，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。 2、對于總公司下行的信息（包括fax、e-mail、