監(jiān)理業(yè)務(wù)培訓(xùn)講解-4如何規(guī)范填寫監(jiān)理日志

1、監(jiān)理業(yè)務(wù)培訓(xùn)系列講義之四監(jiān)理業(yè)務(wù)培訓(xùn)講義第四講如何規(guī)范填寫監(jiān)理日志編者梁富生寧夏恒安建設(shè)監(jiān)理咨詢有限公司一、引言1（一）定義1（二）依據(jù)1（三）作用1（四）必要性和重要性2二、監(jiān)理日志填寫中的常見問題3（一）語言文字和填寫過程不規(guī)范3（二）內(nèi)容簡單，主次不清4（三）欄目使用不當(dāng)5（四）所記事件或“存在問題”不閉合5（五）檢查不力6（六）當(dāng)事人知錯(cuò)不改6三、規(guī)范填寫監(jiān)理日志的基本要求6（一）熟練運(yùn)用公文寫作基本常識(shí)6（二）重視氣象情況的如實(shí)記載7（三）填寫“監(jiān)理工作內(nèi)容”要把握重點(diǎn)7（四）規(guī)范填寫“存在問題”8（五）特別注重“處理結(jié)果”8（六）做到相對閉合與絕對閉合9（七）多用專業(yè)術(shù)語和具體數(shù)據(jù)

2、9（八）貴在堅(jiān)持，注重時(shí)效性和時(shí)限性9四、結(jié)束語9如何規(guī)范填寫監(jiān)理日志一、引言：（一）定義：按照現(xiàn)代漢語詞典的釋義，“日記”是指“每天所遇到的和所做的事情的記錄，有的兼記對這些事情的感受”；而對“日志”的釋義則為“同日記一一多指非個(gè)人的”。如此看來，監(jiān)理日志和監(jiān)理日記本無大的區(qū)別，都是每天所做工作的如是記載。如果硬性加以區(qū)別，我們可以把監(jiān)理日志看作為項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)或其所屬某專業(yè)、某二級(jí)組織的工作記錄；而把監(jiān)理日記看作為監(jiān)理人員個(gè)人的工作記錄。因?yàn)楣驹痛讼掳l(fā)文件“關(guān)于規(guī)范監(jiān)理工作日志記錄的通知”尚在有效實(shí)施中，故此我們目前還是統(tǒng)一稱作監(jiān)理日志為好。（二）依據(jù)：國家標(biāo)準(zhǔn)GB5031&20

3、00建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范第3.2.5條規(guī)定，專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)“根據(jù)本專業(yè)監(jiān)理工作實(shí)施情況做好監(jiān)理日記”，第3.2.6條規(guī)定，監(jiān)理員應(yīng)“做好監(jiān)理日記和有關(guān)的監(jiān)理記錄”，第7.1.1條還明確監(jiān)理資料的內(nèi)容應(yīng)包括監(jiān)理日記。（三）作用：1. 監(jiān)理日志是項(xiàng)目監(jiān)理活動(dòng)最真實(shí)的原始記錄。由于監(jiān)理日志是監(jiān)理活動(dòng)最原始第一手資料，一旦項(xiàng)目實(shí)施過程中業(yè)主與承包商之間對工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、費(fèi)用等問題產(chǎn)生異議、爭議、爭端時(shí)，必然要追溯到監(jiān)理活動(dòng)記錄，以求取證。如果升級(jí)到訴訟程序，監(jiān)理日志也往往成為偵察、裁處案件的重要判證線索。2. 監(jiān)理日志是監(jiān)理人員對施工安裝活動(dòng)最全面的監(jiān)控記錄。監(jiān)理日志由總監(jiān)記錄了整個(gè)項(xiàng)目的重要活動(dòng)

4、，專業(yè)監(jiān)理工程師記錄了各專業(yè)的監(jiān)控內(nèi)容，監(jiān)理員記錄了對施工一線巡視、旁站、檢查的真實(shí)情況。如此形成的白上而下、由點(diǎn)到面、由微觀到宏觀、最全面的監(jiān)理活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)記錄檔案，其作用是其他項(xiàng)目實(shí)施過程文件所無法替代的。3. 監(jiān)理日志是對承包單位綜合管理能力的客觀記錄。通過監(jiān)理日志可以反映出承包單位的技術(shù)水平、管理能力、責(zé)任理念、企業(yè)信譽(yù)等綜合情況，這些基礎(chǔ)信息將為項(xiàng)目建設(shè)中的爭先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)、為監(jiān)理工程師今后參加評(píng)標(biāo)活動(dòng)提供可靠的參考資料。4. 監(jiān)理日志是反映監(jiān)理工作水平的窗口。在工程監(jiān)理過程中，當(dāng)某一問題出現(xiàn)后，分析是否合理，判斷是否正確，處理是否恰當(dāng)，結(jié)果是否圓滿，只要日志如實(shí)記載，均可從中找出答案。

5、所以，從個(gè)人監(jiān)理日志中可以看出一個(gè)監(jiān)理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，而整個(gè)組織的監(jiān)理日志也反映出這個(gè)監(jiān)理部以至監(jiān)理公司的整體管理水平。5. 監(jiān)理日志是促進(jìn)企業(yè)規(guī)范化管理的重要載體。填寫好監(jiān)理日志不僅是監(jiān)理人員執(zhí)行建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的從業(yè)職責(zé)，而且監(jiān)理日志也是政府部門資質(zhì)評(píng)審、行政檢查，以及ISO9000認(rèn)證機(jī)構(gòu)復(fù)審、復(fù)評(píng)工作的必查資料之一。規(guī)范的監(jiān)理日志成為監(jiān)理企業(yè)科學(xué)管理的重要載體。6. 監(jiān)理日志是考核監(jiān)理工作的重要內(nèi)容。由于監(jiān)理日志的內(nèi)容在一定程度上直接反映了監(jiān)理人員的實(shí)際工作，所以必然成為項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部逐級(jí)（監(jiān)理師對監(jiān)理員、專業(yè)組長對專業(yè)監(jiān)理師、總監(jiān)對項(xiàng)目監(jiān)理部所有成員）考核，公司對項(xiàng)目監(jiān)理

6、部考核評(píng)比，以及同行業(yè)間爭先創(chuàng)優(yōu)等活動(dòng)的直接參考內(nèi)容。（四）必要性和重要性:1. 提高工程監(jiān)理質(zhì)量和監(jiān)理工作效率必須規(guī)范填寫監(jiān)理日志。通過監(jiān)理日志能夠查到某個(gè)問題或某項(xiàng)過程文件的處理情況。例如：日志中記錄驗(yàn)收了某分項(xiàng)混凝土檢驗(yàn)批工程，便可以根據(jù)記載較快地找出施工單位報(bào)送的白檢記錄、施工報(bào)驗(yàn)資料，還可追溯之前的材料報(bào)驗(yàn)、見證取樣及送檢、旁站監(jiān)理記錄等資料，同時(shí)提醒當(dāng)事人跟蹤查驗(yàn)該檢驗(yàn)批的試件試塊試驗(yàn)結(jié)果；再如：日志中記錄了某一文件的主題、編號(hào)、收受人、收發(fā)時(shí)間，則可在今后遇到涉及此事的工作中“按圖索驥”地查找出文件或回顧有關(guān)情況。2. 為事故調(diào)查、處理索賠、訴訟舉證提供原始證據(jù)。盡管國家在工程建

7、設(shè)安全質(zhì)量方面的法規(guī)日趨完善，對建設(shè)項(xiàng)目參建主體各方的違章、違規(guī)行為的處罰也極為嚴(yán)厲，但在工程建設(shè)過程中，特別是特大工程建設(shè)中的質(zhì)量安全事故還是防不勝防。當(dāng)事故調(diào)查分析、搜集索賠資料、起訴應(yīng)訴舉證等重大事項(xiàng)中，難以找到更為直接的書證、物證時(shí)，監(jiān)理日志就為事件的判定提供了有效的原始證據(jù)。3. 監(jiān)理人員白我保護(hù)、規(guī)避責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。監(jiān)理日志既是監(jiān)理工作全面而又連續(xù)的真實(shí)記錄，又是對現(xiàn)場施工活動(dòng)全面而又連續(xù)的監(jiān)控記錄。如果白己的工作規(guī)范有序，所填寫的監(jiān)理日志規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，一旦所分管的項(xiàng)目發(fā)生質(zhì)量或安全事故，作為被涉嫌的你就完全可以拿出當(dāng)時(shí)的監(jiān)理日志作為證據(jù)，證明白己的工作沒有過失，從而合理規(guī)避責(zé)任風(fēng)

8、險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)白我保護(hù)。此時(shí)，監(jiān)理日志就是我們監(jiān)理人員的保護(hù)神。二、監(jiān)理日志填寫中的常見問題：（一）語言文字和填寫過程不規(guī)范。主要是語文基礎(chǔ)較差，或者是本身基礎(chǔ)較好但忽視了語言文字在檔案管理、責(zé)任界定等方面的作用，或者白己的責(zé)任心太差。表現(xiàn)為以下幾方面：1. 字跡潦草，字體不工整、不清晰，錯(cuò)字、別字、白字、漏字較多，字不正、行不直、頁面不整潔，翻開監(jiān)理日志從觀感上給人一種凌亂、煩躁的感覺；有的電子文本同樣是錯(cuò)別字時(shí)有出現(xiàn)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)任意使用，不分段或分段、排序無規(guī)律；有的文字組織能力差，不能恰當(dāng)準(zhǔn)確地表達(dá)事物本質(zhì)?？傊@種監(jiān)理日志的直觀印象是做事責(zé)任心差。2. 詞意模糊、用詞不當(dāng)或辭不達(dá)意。比如一則

9、日志記錄“收到關(guān)于石溝限產(chǎn)管理文明與安全相關(guān)事宜一份”，這短短21個(gè)字就存在多處錯(cuò)誤：一是“石溝限產(chǎn)”顯然是“施工現(xiàn)場”之誤；二是“管理文明與安全”明顯是組詞不順，應(yīng)該是“安全與文明管理”；三是末尾缺少一個(gè)關(guān)鍵詞造成主題不清，難以看出這是一份什么性質(zhì)的文件，是“規(guī)定/辦法/通知”還是“實(shí)施細(xì)則”。3. 隨意涂改或者整頁幾乎空白。前者使人難以理解涂改后的真實(shí)意思；后者看不到這位監(jiān)理人員全天都從事了那些工作。每天在現(xiàn)場從事巡視、旁站、檢查、驗(yàn)收、審查、簽證、監(jiān)督消缺、參加會(huì)議等大量工作，必然有很多事項(xiàng)需要記錄。但面對日志上的空白，讓人得出這個(gè)監(jiān)理并沒有干什么工作的印象，冤不冤？4. 當(dāng)事人既不在日

10、志的內(nèi)頁也不在其封面上簽字，查找或者上級(jí)檢查時(shí)只能按筆體區(qū)分。這是過程不規(guī)范的表現(xiàn)。（二）內(nèi)容簡單，主次不清。所記內(nèi)容與監(jiān)理工作無關(guān)，難以看出這位監(jiān)理人員當(dāng)日的具體工作及其工作成效。1. 有人填寫過于簡單，基本格式都沒能充分利用。不少人不能完整填寫監(jiān)理日志及其封面上的所有空格，當(dāng)日的氣象情況、存在問題、處理結(jié)果都不填，封面上的相關(guān)內(nèi)容也多有缺項(xiàng)，給過程回顧、追溯查找和資料歸檔造成麻煩。2. 有的監(jiān)理日志用大量篇幅記錄了施工單位的工作情況，而對監(jiān)理部特別是本人的具體監(jiān)理工作卻少有記載，明顯的主次不清、本末倒置。3. 記事缺乏責(zé)任意識(shí)，離崗空檔不做清晰記載。比如有則日志記錄了“上午去某監(jiān)理部借儀器

11、”，再無下文。如果在你離崗期間你所分管的項(xiàng)目發(fā)生了重大事件，怎能在日志中找出你是奉誰的指令離崗、分內(nèi)工作如何交待、何時(shí)離崗、何時(shí)歸隊(duì)等證據(jù)。4. 還竟然有人在日志中記載“因昨夜看書就寢很晚，早晨沒吃早飯直接去工地”，這種和工作毫無關(guān)聯(lián)的事情有什么必要糟蹋筆墨。而正是這種人的監(jiān)理日志上很難看到白己的工作內(nèi)容。（三）欄目使用不當(dāng)。相關(guān)內(nèi)容的填寫位置不正確。1. 主要表現(xiàn)是把“存在問題”統(tǒng)統(tǒng)記錄在“監(jiān)理工作內(nèi)容”欄內(nèi)，使“存在問題”不直觀，不能引起當(dāng)事人的重視和事后的追溯。2. 其次是沒有把“處理結(jié)果”記載于當(dāng)天的位置上，同樣不便于當(dāng)事人對問題的跟蹤閉合及事后的追溯。（四）所記事件或“存在問題”不閉

12、合。這是嚴(yán)肅而又嚴(yán)重的問題。主要表現(xiàn)有以下幾種形式：1. 記錄所發(fā)出的指令性文件或者收到的相關(guān)文件沒有時(shí)間、沒有編號(hào)或者沒有收受人，尤其是對于重大事件或重要文件，極不便于追溯檢索和資料歸檔。這種現(xiàn)象屬于即時(shí)記錄不閉合。2. 僅僅記錄“存在問題”卻沒有任何結(jié)果。如：一則日志上記“墻體鋼筋驗(yàn)收不合格”，往下再也沒有任何交待，而且在隨后幾天的日志中也沒有記載。給人一種虎頭蛇尾、不負(fù)責(zé)任的印象，你不委屈嗎？這種現(xiàn)象屬于監(jiān)理工作不閉合。3. 對某問題有對應(yīng)的“處理結(jié)果”，但僅僅是“初次結(jié)果”即“相對閉合”，不能算作“最終結(jié)果”即“絕對閉合”。比如：有的日志記載“審查施工組織設(shè)計(jì)因安全措施不完善而退回”，

13、事后的結(jié)果是“再次報(bào)審仍不完善、退回”，而找不到此事的最終結(jié)果。這種現(xiàn)象屬于沒能完全閉合。4. 日志與相關(guān)資料不閉合。日志中記載了某旁站監(jiān)理事項(xiàng)，但找不到相關(guān)旁站記錄，或者有旁站監(jiān)理記錄但對應(yīng)當(dāng)天日志中卻無記載；有的就某問題“發(fā)出004#整改通知單”，可是按照日期和編號(hào)僅找到一份“監(jiān)理工作聯(lián)系單”，根本沒有整改通知單。不僅顯示出記錄人工作不嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)又混淆了“監(jiān)理工作聯(lián)系單”和“整改通知單”的概念，二者既有使用主體差別，又有事務(wù)性質(zhì)輕重程度的區(qū)別，不可隨意使用。（五）檢查不力。主要表現(xiàn)為項(xiàng)目監(jiān)理部各級(jí)負(fù)責(zé)人對下屬人員的監(jiān)理日志疏于檢查指導(dǎo)，或是檢查不認(rèn)真、不做批注、流于形式，造成當(dāng)事人始終不知

14、道白己的日志錯(cuò)在那里、應(yīng)該如何填寫。（六）當(dāng)事人知錯(cuò)不改。不少總監(jiān)理師或總監(jiān)代表非常負(fù)責(zé)地批閱了其下屬的監(jiān)理日志，但當(dāng)事人卻視而不見，甚至對總監(jiān)的再次批語仍然我行我素、無動(dòng)于衷。三、規(guī)范填寫監(jiān)理日志的基本要求：（一）熟練運(yùn)用公文寫作基本常識(shí)。1. 字詞正確、工整、清晰，避免錯(cuò)別字，盡量減少涂改（下筆之前組詞造句略加斟酌），保證事后不僅白己能看懂，也能讓別人都看懂。2. 語言精煉，力戒口語，言簡意賅，繁簡適度，突出重點(diǎn)，表達(dá)清晰,爭取用簡短的篇幅記錄完整的事項(xiàng)。3. 層次分明，條理清晰，標(biāo)點(diǎn)正確，合理分段。使日志能夠基本展現(xiàn)本人當(dāng)天監(jiān)理工作情況的全貌。4. 去瑣存精，該記則記。不記與監(jiān)理工作無關(guān)

15、的事，重大事項(xiàng)不能漏記，特別是日期、時(shí)間、文件名稱、編號(hào)和相關(guān)人姓名都要詳細(xì)記載。5. 去偽存真，實(shí)事求是，始終強(qiáng)調(diào)一個(gè)“實(shí)”字。填寫監(jiān)理日志同樣要遵循“守法、誠信、公正、科學(xué)”的職業(yè)道德準(zhǔn)則，準(zhǔn)確記錄現(xiàn)場施工、監(jiān)理的真實(shí)情況，絕不做假。既不需要用修飾的詞語描繪，更不需要用華麗的辭藻渲染。6. 認(rèn)真白檢。當(dāng)天監(jiān)理日志記錄完畢后一定要白查白糾，確?！爱a(chǎn)品”合格率百分之百。（二）重視氣象情況的如實(shí)記載。眾所周知，氣象條件和白然災(zāi)害往往是造成質(zhì)量事故或安全事故的重要因素，對于施工進(jìn)度和工程索賠也至關(guān)重要。所以，詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄氣象情況是填寫監(jiān)理日志的重要內(nèi)容，不可忽視。（三）填寫“監(jiān)理工作內(nèi)容”要把

16、握重點(diǎn)。1. 當(dāng)天的施工作業(yè)內(nèi)容雖然不算重點(diǎn)，但必須簡要記錄。主要側(cè)重于本人負(fù)責(zé)監(jiān)理的當(dāng)天施工內(nèi)容、部位、數(shù)量和進(jìn)度，勞動(dòng)力和施工機(jī)械的投入情況及安全狀態(tài)，現(xiàn)場施工負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員到位情況，承包單位涉及項(xiàng)目施工管理活動(dòng)的重大事項(xiàng)等。2. 本人當(dāng)天的“監(jiān)理工作內(nèi)容”要作為重中之重詳細(xì)填寫。按照公司質(zhì)量管理體系文件HAJL/QI03-2005項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理工作制度中的監(jiān)理工作日志記錄管理辦法的規(guī)定，應(yīng)記錄的主要內(nèi)容包括但不限于以下各項(xiàng)，其中當(dāng)天沒有發(fā)生的項(xiàng)目可以不記。進(jìn)場原材料的驗(yàn)收和質(zhì)量檢查、取樣送檢情況。施工過程的巡視檢查和旁站監(jiān)理、見證取樣情況。大型施工機(jī)械安裝、拆除情況（側(cè)重安全）。測量放

17、線、工程報(bào)驗(yàn)及消缺、整改情況。施工圖交接、工程變更的有關(guān)情況。監(jiān)理指令（口頭或書面）的主要內(nèi)容及回復(fù)、執(zhí)行、落實(shí)情況。建設(shè)單位、施工單位等提出的有關(guān)事宜及處理意見和結(jié)果。施工單位資料報(bào)審及檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收情況。工地會(huì)議議定的有關(guān)事項(xiàng)及協(xié)調(diào)確定的有關(guān)問題。(10) 質(zhì)量事故(缺陷)及其處理方案、處理結(jié)果、復(fù)檢驗(yàn)證情況。(11) 異常事件及其對正常施工的影響、協(xié)調(diào)處理(或上報(bào))情況。(12) 設(shè)計(jì)人員到工地答疑、交接、交底、研討變更等有關(guān)事宜。(13) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、質(zhì)監(jiān)站對現(xiàn)場檢查的評(píng)價(jià)及對監(jiān)理的有關(guān)指示。(14) 當(dāng)日施工的安全重點(diǎn)部位、工序的安全施工措施執(zhí)行情況和本人巡視檢查

18、中對事件的處理情況。(15) 其他應(yīng)記錄的重要事項(xiàng)。3. 雖然與監(jiān)理工作沒有直接關(guān)系，但卻能間接影響質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資控制的事件，或者發(fā)生在項(xiàng)目建設(shè)地點(diǎn)、且與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的重要事件，也應(yīng)該簡要記載。(四) 規(guī)范填寫“存在問題”。1. 對于當(dāng)天發(fā)生的涉及工程安全、質(zhì)量等方面的問題，必須記錄于專門設(shè)置的“存在問題”欄內(nèi)，以引起本人和檢查人的重視。2. 如果存在問題有多項(xiàng)內(nèi)容，則應(yīng)該按合理順序填寫并冠以序號(hào)。3. 如果存在問題已經(jīng)記載于“監(jiān)理工作內(nèi)容”欄內(nèi)，則可以不重復(fù)填寫，僅記“見上述X、X、X”即可，“X”代表上述內(nèi)容的序號(hào)。4. 記錄人應(yīng)隨時(shí)查閱“存在問題”欄，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，通過白己的辛

19、勤工作，促使問題及時(shí)得到解決，使過程盡快閉合，避免因遺忘、疏漏給工程造成不應(yīng)有的損失。(五) 特別注重“處理結(jié)果”。1. 只要是記錄于“存在問題”欄內(nèi)的事情，必須在“處理結(jié)果”中有明確交待，記載問題已經(jīng)妥善處置的簡要情況，且不得記于其他位置。2. “處理結(jié)果”與“存在問題”必須完全對應(yīng)。如果“存在問題”有多項(xiàng)內(nèi)容，則“處理結(jié)果”的順序也應(yīng)該與“存在問題”保持一致。3. “處理結(jié)果”欄內(nèi)的“年月日”應(yīng)填寫記錄人對“結(jié)果”親白驗(yàn)證或得到準(zhǔn)確信息時(shí)的“年月日”。4. 當(dāng)天發(fā)生的所有問題，不論什么時(shí)候得到了徹底解決，都必須記載于當(dāng)天的“處理結(jié)果”欄內(nèi)。其過程中間填寫的跟蹤記錄，也要如實(shí)寫上年月日。如因頁面限制，可以記錄于