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文檔簡介

1、采購合同管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范華東電力試驗研究院采購合同的管理,依據(jù)中華 人民共和國合 同法、國家電力公司合同管理辦法及相關(guān)規(guī)章制度, 結(jié)合本院的實際情況,特 制定本辦法。與國內(nèi)外其他平的歸口管理部類。物資米購包第二條本辦法所稱采購合同是指本院經(jīng)華東電網(wǎng)有限公司授權(quán)等民事主體之間設立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。第三條 根據(jù)合同管理制度規(guī)定,管理責任部門是采購合同管理門,項目申請部門是采購活動的執(zhí)行部門。第四條本院的采購合同分為物資采購合同和服務采購合同二大括設備和材料的米購,服務米購指項目中的外包。第五條采購合同技術(shù)協(xié)議部分由項目申請部門負責確認、商務部分采用審核會簽辦法。第六

2、條符合我院招標條件的,應嚴格按上級公司和我院有關(guān)招標的規(guī)定執(zhí)行其他米購米用招標、貨比三家、直接米購的方式。對于 列入效能監(jiān)察的項目,按院 行政監(jiān)察辦法執(zhí)行。50萬元以上采 購項目,審計與法務專職列席商務談判。第七條本院各專業(yè)部門和管理部門不得以部門的名義對外簽訂采購合同第二章采購申請第八條采購申請應已列入項目計劃和費用預算。計劃外項目按相應的責職權(quán)限審批后,方可提出采購申請第九條采購合同原則上不允許超過已批準的預算,如遇超過預算采購合同的情況,需按原審批程序辦理追加預算的審批手續(xù)。第十條采購申請在院MIS上辦理。第十一條計劃內(nèi)5萬元以上及特種設備的采購,申請部門應進行 調(diào)研,提交“詢 價/貨比

3、三家”報告(見內(nèi)部網(wǎng)站 辦事指南工作表格)。計劃外采購申請或涉及科技 項目的采購申請,必須提交“設備米購申請報告”(見內(nèi)部網(wǎng)站 辦事指南 工作表格)涉 及勞動保護用品采購申請的,按勞動保護管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。第十二條采購應在“合格供貨方目錄”中選擇,對未列入“合格供貨方目錄”的,計劃部應根據(jù)采購控制程序要求組織對供方進行評價。第十三條對供方的評價方式可采取以下三種:(一)書面調(diào)查:采購申請部門向供方發(fā)送供方調(diào)查表;(二)現(xiàn)場調(diào)查:管理責任部門會同或指派有關(guān)人員到供方處進 行現(xiàn)場調(diào)查;(三)第二方審核:管理責任部門可以委托其他權(quán)威部門對供方進行審核。第十四條對生產(chǎn)試驗設備的供方評價(一)對生產(chǎn)試

4、驗設備中間商評價應包括:經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、與實際相符的經(jīng)營范圍、簽約代表的有效法定代表身份證明或授權(quán)委托書、代銷生產(chǎn)試驗設備的授權(quán)證明等。(二)對生產(chǎn)試驗設備制造商評價應包括:質(zhì)量管理體系的狀況、滿足合同要求的產(chǎn)品質(zhì)量標準、質(zhì)量信譽、資信、市場狀況、對國產(chǎn)計量器具的供方一般應取得國家有關(guān)部門授 權(quán)或CMCE書、通過類似產(chǎn) 品的歷史比較和對其他使用者的調(diào)查了 解。第十五條對外包服務供方的評價,一般應包括下列內(nèi)容 :質(zhì)量管理體系的狀況、服務能力及相應資質(zhì)、儀器設備及人員情況、完成同類項目的情況。第十六條管理責任部門負責保管5萬元人民幣及以上采購合同 供方的評價檔案。 采購申請部門負責保管5萬元

5、人民幣以下設備采購 合同供方評價的檔案。第十七條服務供方評價檔案由管理責任部門負責保管。第三章采購合同準備第十八條由管理責任部門組織對采購申請進行評審,根據(jù)權(quán)限由 分管領導確認第十九條管理責任部門將評審意見通知采購申請部門,并根據(jù)需要,提出簽訂相關(guān)協(xié)議的要求(包括技術(shù)協(xié)議)。技術(shù)協(xié)議見(見內(nèi) 部網(wǎng)站辦事指南 工作表格)。第二十條采購除即時結(jié)活外,一律采用書面合同形式。凡國家或行業(yè)有示范文本的,應當優(yōu)先選用,但可對涉及權(quán)利義務關(guān)系的條款加以適應性修改。采購合同語言應嚴謹、簡練、準確。采購合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應設??罱忉?。采購合同中涉及的數(shù)字、日期,需明確是否包含本數(shù)。第二十一條采購合

6、同條款應包括以下內(nèi)容:(一)米購合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名和職務、 代理人姓名和職務、聯(lián)系方式;(二)簽約目的和依據(jù);(三)標的;(四)數(shù)量和質(zhì)量,包括檢驗標準和方式;(五)價款或酬金及結(jié)算、支付方式;(六)履行的地點、期限和方式;(七)爭議解決的方式;(八)違約責任;(九)變更或解除的條件;(十)根據(jù)法律或采購合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款;()采購合同生效的時間和條件。(十二)簽約的地點、日期;(十三)簽約各方開戶銀行及賬號;(十四)簽約各方公章或采購合同專用意;(十五)簽約各法定代表人或委托代理人簽章。第二十二條當事人協(xié)商一致的修改

7、、補充采購合同的文書、信件、數(shù)據(jù)電文、圖表等是采購合同的組成部分。第四章合同的審核第二十三條 采購合同審核時,應填寫“經(jīng)濟合同簽證審計單”。 報告、報價活單、詢價/貨比三家報告、概預算活單的,應一并提供第二十四條 管理責任部門對采購合同審核的內(nèi)容包括:(一)技術(shù)性:1、技術(shù)依據(jù)的真實、可靠;2、技術(shù)措施完備、先進;3、技術(shù)標準和技術(shù)參數(shù)科學、真實。(二)可行性:1、屆于本院生產(chǎn)、經(jīng)營和建設需要;2、預期的經(jīng)濟效益或社會效益分析具有真實性;3、項目預算范圍內(nèi),項目實施計劃具有可操作性。(三)計劃性:1、符合已批準列項的項目范圍與條件;2、在已批準的項目預算范圍內(nèi)。(四)安全性:安全生產(chǎn)、工程施工

8、措施的落實情況。(五)本院管理部門認為必須審核的其他內(nèi)容。第二十五條財務部對采購合同審核的內(nèi)容包括:符合預算安排、計算方式正確、財務附件真實和齊備、需審核第二十六條院長工作部對20萬元以上采購合同條款法律符合性行審核。第二十七條采購合同審計內(nèi)容按審計制度執(zhí)行。第二十八條審核部門認為必要時,可要求申請部門提供與合同有材料。第二十九條審核部門在審核時,如發(fā)現(xiàn)合同條款有遺漏和不妥之若有采購申請的其他內(nèi)容。和法律風險進關(guān)的補充證明處,應在審核意見中提出修改意見。需要退回的,應連同全部合同文本退回合同經(jīng)辦人合同經(jīng)辦人修改之后應重新提交有關(guān)部門重新審核。出書面審核意第三十條合同審核部門對合同進行審核后應在

9、合同審核單上提見,并由審核人和審核部門負責人簽字。第五章采購合同的簽訂第三十一條院長或委托代理人根據(jù)管理責任部門的審核意見,決 定是否簽約。 決定簽約時,應在全部文本上以同一形式簽字;決定不 予簽約時,應以書面形式明示 意見。第三十二條院長授權(quán)委托代理人簽訂采購合同時,須簽署授權(quán)委托書。第三十三條代理人應在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂采購合同,并不得轉(zhuǎn)委托第三十四條采購合同審批權(quán)限:(一)5萬元以下(含5萬元),由管理責任部門負責人審批;(二)5萬元以上,20萬元以下(含20萬元),由分管領導審 批;(三)20 萬元以上,由院長審批。第三十五條采購合同簽訂后,己方至少保留采購合同正本2份,副本1份以上

10、。 正本交財務部門作付款依據(jù);1份正本及相關(guān)報審資料交管理責任部門備案;其余若 十副本由申請部門負責履行、使用、 保管。第三十六條法律法規(guī)規(guī)定需要辦理批準、登記等手續(xù)才能生效的采購合同,應按規(guī)定辦理批準、登記等手續(xù)。第六章采購合同的履行第三十七條申請部門負責采購合同的履行。第三十八條采購合同正式簽訂生效前,未經(jīng)批準不得實際履行采購合同。第三十九條財務部根據(jù)采購合同及付款申請,核準并執(zhí)行采購合同付款事項。第四十條有關(guān)部門和人員發(fā)現(xiàn)采購合同對方不履行或不全面、不適當履行采購合同,應立即通知管理責任部門;管理責任部門應在法定或約定的期限內(nèi),以法定或 約定的方式向采購合同供方提出異議。第七章驗收第四十

11、一條物資采購由管理責任部門組織對所購物資的驗收,通知申請部門領用。第四十二條按院儀器設備管理辦法的有關(guān)規(guī)定,由管理責任部門組織對生產(chǎn)試驗設備進行到貨驗收。第四十三條外包服務申請部門負責對外包方的服務質(zhì)量進行控制與驗證,驗證可采取參加分包方的過程和產(chǎn)品的監(jiān)視和測量的方法進行,也可以委托第三方驗證。第四十四條驗收發(fā)現(xiàn)不合格的,由管理責任部門負責按采購合同約定與供方交涉。第四十五條當顧客有要求時,外包服務申請部門應提供必要的條 件,使顧客能 在分包方對外包方服務的質(zhì)量是否符合要求進行驗證。 但顧客的驗證不能免除本院提 供合格服務的責任,也不能排除其后顧 客拒收的可能,外包服務申請部門仍要對供方 按要

12、求進行有效的控制。第四十六條采購合同履行完畢后,采購申請部門整理相關(guān)文件資料,并及時將履行情況上報管理責任部門,辦理相關(guān)資料的歸檔工作。財務部按院固定資產(chǎn)管理辦法對設備進行登記和編號。100萬元 以上的項目,由審計按工程竣工決算審計 管理辦法對工程項目進行決算審計。第八章采購合同的變更和解除第四十七條米購合同經(jīng)各方協(xié)商一致或法疋及約疋的情況出現(xiàn)時,可以變更或解除第四十八條變更或解除采購合同的報審程序與簽訂采購合同的程序相同。第四十九條變更或解除采購合同過程中的文書、電報和圖表等由申請部門妥善保存,涉及商務的資料正本交財務部保存第九章采購合同糾紛的處理第五十條發(fā)生采購合同糾紛時,采購合同申請部門應及時通知管 并配合管理責任部門及時調(diào)查收集下列證據(jù):(一)采購合同文本,包括采購合同附件、采購合同變更或解除協(xié)議、 有關(guān)電報、信函、圖表、視聽材料等;(二)有關(guān)的票據(jù)、票證;(三)質(zhì)量標準的法定或約定文本、圭寸樣、樣品、鑒定報告、檢測結(jié) 果等;(四)證人證言;(五)其他有關(guān)材料。第五十一條管理責任部門應會同采購申請部門、法務專職及其他 據(jù)采購合同糾紛,及時提出處理方案,并向院領導報告。第五十二條在糾紛處理過程中,未經(jīng)管理責任部門審核、院

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