存貨管理業(yè)務(wù)流程

1、3.3存貨管理業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)流程范圍1所涉及的業(yè)務(wù)范圍庫存物資的入庫（采購入庫、退料入庫）、出庫（領(lǐng)料出庫、借料出庫）、出入庫料帳登記、倉庫保管（清查盤點）2所涉及的部門范圍采購部門（采購管理部）、工程管理部門（網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部）、財務(wù)部門、市場部門、運(yùn)行維護(hù)部門及各單位3所涉及的計算機(jī)系統(tǒng)和相關(guān)維護(hù)部門SAP系統(tǒng)、辦公白動化系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)企業(yè)信息化部二、目標(biāo)1合理保證存貨的出入庫、調(diào)撥、處置等均經(jīng)適當(dāng)授權(quán)和審批；2合理保證存貨記錄（包括存貨跌價準(zhǔn)備）的及時性、真實性、準(zhǔn)確性和完整性；3合理保證存貨實物保管得到良好的監(jiān)控；4合理保證存貨數(shù)量的合理性以及存貨的質(zhì)量，提高公司經(jīng)營的效率和效果；5合理

2、保證存貨保管符合國家相關(guān)安全、消防等規(guī)定。三、風(fēng)險1存貨的出入庫、調(diào)撥、處置等未經(jīng)適當(dāng)授權(quán)和審批;2存貨記錄（包括存貨跌價準(zhǔn)備）未能在賬上及時、真實、準(zhǔn)確和完整地反映；3未能良好監(jiān)控存貨實物保管，導(dǎo)致資產(chǎn)損失；4未能及時發(fā)現(xiàn)存貨短缺、積壓、過期或毀損并采取適當(dāng)行動進(jìn)行處理，影響經(jīng)營效率和效果；5存貨實物保管違反國家相關(guān)安全、消防等規(guī)定，遭受經(jīng)濟(jì)處罰。四、相關(guān)會計科目委托加工物資、附屬生產(chǎn)、在途物資、庫存材料、備品備件、庫存商品、發(fā)出商品、材料臨時性差異、低值易耗品、存貨跌價準(zhǔn)備、工程物資、應(yīng)付賬款、營業(yè)外收入、經(jīng)營成本、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、資產(chǎn)減值損失、受托代銷商品、和營業(yè)外支出等五、流程概述

3、1辦理庫存物資的入庫1.1采購入庫1.1.1采購部門人員及時在SAP系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建采購訂單，倉庫料賬員憑采購訂單/調(diào)撥單（以下簡稱“相關(guān)單據(jù)”）通知倉庫管理員進(jìn)行物單核對和數(shù)量驗收，與送貨方辦清交接手續(xù)，并在送貨清單上簽字，不符合要求應(yīng)拒收，數(shù)量驗收合格后待檢入庫。1.1.2所有物資，在入庫前需要由倉庫物資檢驗人員或倉庫保管員進(jìn)行檢驗，填寫連續(xù)編號的進(jìn)貨檢證記錄、檢驗合格后倉庫管理人員方可辦理入庫手續(xù)。1.1.3檢驗合格后，倉庫料賬員憑物資檢驗單及送貨簽收單開具系統(tǒng)白動生成連續(xù)編號的機(jī)制入庫單。檢驗不合格辦理退貨手續(xù)C倉庫管理員憑機(jī)制入庫單辦理實物入庫，并做好實物卡登記入庫單上由倉庫料賬員、倉庫管

4、理員簽字確認(rèn)。1.1.4對于直接運(yùn)抵施工現(xiàn)場的工程物資，采購人員事先根據(jù)合同在系統(tǒng)內(nèi)生成采購訂單。貨到后，由建設(shè)單位或其委托方、物資管理部門或其委托方、供應(yīng)商經(jīng)辦人，根據(jù)采購訂單、產(chǎn)品質(zhì)量保證書、送貨清單與實物一一核對，質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格驗收合格后在送貨清單上簽字，交付現(xiàn)場使用。倉庫管理員根據(jù)送貨清單、采購訂單及領(lǐng)料單（有質(zhì)量檢驗單還需提供質(zhì)量檢驗單）辦理入庫同時辦理出庫的手續(xù)，系統(tǒng)根據(jù)采購訂單白動生成連續(xù)編號的入庫單。采購部門經(jīng)辦人員須隨時跟蹤采購訂單信息，對長期未到貨的采購訂單采取必要措施以督促供應(yīng)商及時發(fā)貨。1.1.5對于貨到票未到的物資，月結(jié)時系統(tǒng)根據(jù)已到貨物資的采購訂單白動作為暫估入賬

5、，第二個月月初系統(tǒng)白動沖回。1.1.6入庫料帳登帳在生成連續(xù)編號的入庫單的同時系統(tǒng)白動登記實物登記簿（即庫存情況結(jié)存表）和生成財務(wù)憑證，財務(wù)人員進(jìn)行月結(jié)。1.2物資退料入庫手續(xù)1.2.1物資的退庫申請物資領(lǐng)用部門提出申請，在信息系統(tǒng)中填寫退料單并提供原領(lǐng)料單編號和原領(lǐng)料工程編號。工程物資退料單經(jīng)過工程項目管理人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)；一般物資退庫需經(jīng)領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并經(jīng)采購部門審核。審核確認(rèn)后的退料申請單送倉庫保管部門。倉庫料賬員將退料單信息與SAP系統(tǒng)中原領(lǐng)料情況核對后，通知倉庫管理員進(jìn)行物單核對和數(shù)量驗收，與退貨方辦清交接手續(xù)。1.2.2物資的退庫驗收倉庫管理人員審核退料單位的退料單，與實

6、物數(shù)量一一核對。并根據(jù)物資質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)，對物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗，驗收合格后入庫。1.2.3倉庫料賬員對需要入SAP系統(tǒng)的物資，憑物資質(zhì)量檢驗單及退料開具系統(tǒng)白動生成連續(xù)編號的機(jī)制退庫單，經(jīng)退料經(jīng)辦人、倉庫料賬員、倉庫管理員簽字確認(rèn)后，交退料單位。2辦理庫存物資的出庫2.1庫存物資的出庫2.1.1工程項目物資的領(lǐng)用：工程項目用料，由工程建設(shè)單位根據(jù)工程項目設(shè)計本進(jìn)行領(lǐng)料申請，在信息系統(tǒng)填寫物資申領(lǐng)單，到倉庫申請領(lǐng)料。倉庫物資料帳員根據(jù)領(lǐng)料單及時核對系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計本，申領(lǐng)數(shù)量不得大于該工程項目的設(shè)計數(shù)量，審批無誤后，料賬員在SAP系統(tǒng)中根據(jù)項目對應(yīng)的移動類型數(shù)據(jù)輸入，系統(tǒng)白動生成連續(xù)編號的機(jī)制領(lǐng)料單。倉庫

7、保管員憑機(jī)制領(lǐng)料單發(fā)料，并做好實物卡登記。機(jī)制領(lǐng)料單與物資申領(lǐng)單一一對應(yīng)，一同保存。機(jī)制領(lǐng)料單由領(lǐng)用人、倉庫料賬員、倉庫保管員簽字工程項目初驗之后，MSS系統(tǒng)禁止項目的領(lǐng)料。借：在建工程貸：庫存材料（工程物資）2.1.2公司向二級單位調(diào)撥庫存物資：2.1.2.1公司倉庫物資核算主管根據(jù)二級單位物資管理員在信息系統(tǒng)中填寫的物資申領(lǐng)單，及時核對系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計本，領(lǐng)料數(shù)量不得大于該工程項目的設(shè)計數(shù)量，核對無誤后，倉庫保管員發(fā)出庫存物資，系統(tǒng)白動生成連續(xù)編號的調(diào)撥單。公司倉庫將調(diào)撥單作為領(lǐng)料單，二級單位倉庫將調(diào)撥單作為入庫單。2.1.2.2維護(hù)料、低值易耗品的領(lǐng)用，需求部門填寫手工領(lǐng)料單（作為申請單），經(jīng)

8、本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到倉庫領(lǐng)用。經(jīng)倉庫物資料帳主管審批無誤后，倉庫管理員發(fā)出庫存物資，并在系統(tǒng)內(nèi)登記領(lǐng)用信息，系統(tǒng)白動生成連續(xù)編號的調(diào)撥單。公司倉庫將調(diào)撥單作為領(lǐng)料單，二級單位倉庫將調(diào)撥單作為入庫單。2.1.2.3對于終端產(chǎn)品的領(lǐng)用：1公司全額買斷，根據(jù)實際銷售數(shù)進(jìn)帳的終端流程：各二級單位從公司倉庫領(lǐng)用后，先進(jìn)各二級單位倉庫，各二級單位作為庫存材料入庫(此時系統(tǒng)內(nèi)只是庫存地點的轉(zhuǎn)移)，各二級單位待實際放號后進(jìn)成本費(fèi)用，同時在SAP內(nèi)進(jìn)行領(lǐng)料處理。月末當(dāng)營銷部門放號數(shù)與SAP系統(tǒng)內(nèi)實際領(lǐng)料數(shù)不一致的前提下，領(lǐng)用部門應(yīng)書面出具調(diào)整領(lǐng)料數(shù)通知，倉庫管理員在SAP系統(tǒng)將實際領(lǐng)料與營銷成本調(diào)整一致。2對

9、于公司采用鋪貨銷售的終端產(chǎn)品，參照以下流程：對于采用鋪貨銷售的方式，在供應(yīng)商提供終端后：(1) 采購管理部根據(jù)實際銷售數(shù)在SAP系統(tǒng)內(nèi)建立采購訂單，各二級單位根據(jù)實際銷售數(shù)在SAP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行終端領(lǐng)用的操作。(2) 每月二級單位待實際放號后進(jìn)成本費(fèi)用，同時在SAP內(nèi)進(jìn)行領(lǐng)料處理。月末各二級單位市場營銷部門放號數(shù)應(yīng)和SAP系統(tǒng)內(nèi)實際領(lǐng)料數(shù)相一致，若不一致，領(lǐng)用部門應(yīng)書面出具調(diào)整領(lǐng)料數(shù)通知，倉庫管理員在SAP系統(tǒng)將實際領(lǐng)料與營銷成本調(diào)整一致。2.1.3工程項目物資的配送工程項目用料，由工程建設(shè)單位根據(jù)工程項目設(shè)計本進(jìn)行領(lǐng)料申請，在信息系統(tǒng)填寫物資申領(lǐng)單。倉庫物資料帳員根據(jù)領(lǐng)料單及時核對系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計本，

10、申領(lǐng)數(shù)量不得大于該工程項目的設(shè)計數(shù)量，審批無誤后，由物流服務(wù)商進(jìn)行配送。工程項目物資接收人在送貨清單上簽字確認(rèn)。料賬員在SAP系統(tǒng)中根據(jù)項目對應(yīng)的移動類型數(shù)據(jù)輸入，系統(tǒng)白動生成連續(xù)編號的機(jī)制領(lǐng)料單。機(jī)制領(lǐng)料單、物資申領(lǐng)單和送貨清單一同對應(yīng)保存。2.1.4出庫物資料帳登記2.1.4.1系統(tǒng)生成領(lǐng)料單的同時白動登記實物登記簿并生成財務(wù)憑證，財務(wù)人員進(jìn)行月結(jié)。2.1.4.2物資的申領(lǐng)、審批、保管與記賬由不同的人員負(fù)責(zé)。2.2存貨及工程物資的借料2.2.1對已批復(fù)同意立項并落實費(fèi)用落實項目編號但未出設(shè)計本的項目。需緊急領(lǐng)用（借料）庫存物資的，需求部門填寫借料單，填寫借料原因、品名、型號、數(shù)量等信息，緊

11、急借用需由建設(shè)單位經(jīng)工程項目經(jīng)理或二級單位分管領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)簽字后，經(jīng)物資管理部門主管項目經(jīng)理確認(rèn)后通知倉庫準(zhǔn)備發(fā)料，倉庫物資核算主管核對借料手續(xù)確認(rèn)無誤后，倉庫保管員發(fā)出庫存物資，作為借料處理，借料單單獨(dú)存放。2.2.2倉庫每月編制借料清單，匯總核銷情況，上報主管物資管理部門及物資借用單位。2.2.3貨物發(fā)出后借用人員在一個月內(nèi)在信息系統(tǒng)中及時補(bǔ)辦領(lǐng)料手續(xù)，并注明原借料情況。倉庫管理員在收到領(lǐng)料單后及時核銷借用單據(jù)，領(lǐng)料信息輸入到SAP系統(tǒng)中的物料模塊，白動生成物料憑證和會計憑證。2.2.4超過一個月未補(bǔ)辦領(lǐng)料手續(xù)，倉庫有責(zé)任督促借用單位（人員）辦理領(lǐng)料手續(xù)，經(jīng)物資管理部門同意后同時停止該單位

12、再次借料申請。2.2.5超過三個月未補(bǔ)辦領(lǐng)料手續(xù)，物資管理部門應(yīng)出具借料匯總清單通知借用單位（人員）辦理領(lǐng)料手續(xù)，借用單位收到借料匯總清單后應(yīng)確認(rèn)借料匯總清單內(nèi)容明確歸還日期及時回復(fù)物資管理部門。物資管理部門收到借料匯總清單回復(fù)后及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)。3庫存物資的保管公司采購管理部負(fù)責(zé)擬訂庫存物資管理辦法，經(jīng)公司分管總經(jīng)理審批后下發(fā)公司各二級單位執(zhí)行。二級單位根據(jù)各單位實際情況擬訂操作細(xì)則。3.2物資管理人員應(yīng)做好庫存物資的合理限額儲備，編制常用物資最高、最低的儲備額。根據(jù)庫存物資的領(lǐng)用及結(jié)存情況實施監(jiān)控，在到達(dá)采購儲量點時采購部門及時采購。倉庫根據(jù)庫存物資收發(fā)情況每月編制物資領(lǐng)用及結(jié)存情況表，并

13、由采購部門在存貨管理系統(tǒng)上實施監(jiān)控倉庫定期進(jìn)行庫存物資盤點3.3.1每月抽查盤點，倉庫保管部門對分管物資進(jìn)行盤點，并有倉庫主管人員按不低于庫存物資總量的10%進(jìn)行輪流抽查，做好抽查盤點記錄。如發(fā)現(xiàn)庫存物資短缺、損毀等情況，出具庫存物資異常情況報告單，對差異查明原因，提出處理意見，上報米購管理部、財務(wù)部。3.3.2庫存物資的全面盤點各單位倉庫每年對庫存物資進(jìn)行二次全面盤點。庫存物資全面盤點由倉庫主管部門牽頭組織并編制盤點計劃，倉庫保管員負(fù)責(zé)實物盤點，填寫盤點表并簽字。財務(wù)部門、物資管理部門派員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)盤復(fù)核并在盤點表上簽字，倉庫主管人員將盤點結(jié)果匯總后出具盤點報告，如發(fā)現(xiàn)庫存物資短缺、毀損等情

14、況，出具庫存物資差異報告，對差異查明原因，提出處理意見，上報采購管理部、財務(wù)部。倉庫定期進(jìn)行庫存物資盤點各單位倉庫每年按物資存放時間分別列出呆滯物資清單，由采購管理人員牽頭組織建設(shè)單位、總師室、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行部等相關(guān)部門根據(jù)清單內(nèi)容分析呆滯性質(zhì)，分別列出技術(shù)淘汰物資、殘損變質(zhì)物資、積壓呆滯物資。并提出報廢或利用等處理建議，建議書報送財務(wù)部門，年底由財務(wù)部匯總報公司總經(jīng)理辦公會議審批。倉庫保管部門定期分析實際庫存量與計劃庫存量的差異，并與采購、市場、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)、財務(wù)等部門共同研究降低（提高）庫存方案，報主管副總經(jīng)理審批。庫存物資的安全保管倉庫管理員要遵守物資的防護(hù)規(guī)定，按物資性質(zhì)進(jìn)行分類庫存管理，確

15、保物資存放處防火、防盜、防水、防銹。倉庫分管負(fù)責(zé)同志每月進(jìn)行巡視檢查，保留實地檢查情況記錄。3.6實物管理對于SAP系統(tǒng)中無資金金額的物資領(lǐng)料與退料參照流程1和流程2,并建立健全實物臺帳記錄。相關(guān)IT流程：(1) 倉庫保管人員在SAP系統(tǒng)中把庫存清單打印出來，倉庫管理員用作實物盤點；對于帳實不符的，財務(wù)部會計人員根據(jù)經(jīng)采購管理部主管審(2) 批的盤點結(jié)果，在SAP系統(tǒng)中調(diào)整物資庫存數(shù)量和總值,系統(tǒng)白動生成差異會計憑證；財務(wù)部會計人員根據(jù)盤點差異審批結(jié)果，在SAP系統(tǒng)中進(jìn)行盤盈、盤虧、毀損、報廢等帳務(wù)處理，系統(tǒng)白動生成盤盈、盤虧、毀損、報廢等的會計憑證。4處置庫存物資4.1庫存物資的盤盈盤虧對盤

16、點中發(fā)現(xiàn)的盤虧、盤盈存貨及工程物資，由財務(wù)部門在授權(quán)范圍之內(nèi)報二級單位總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)處理。超過處理權(quán)限的盤虧、盤盈需報公司本部批準(zhǔn)處理。對于重大的盤虧、盤盈需報股份公司批準(zhǔn)處理。對盤點中發(fā)現(xiàn)的毀損、報廢存貨及工程物資，由實物管理部門組織技術(shù)部門鑒定，對符合處置條件且在授權(quán)范圍之內(nèi)的存貨及工程物資經(jīng)二級單位總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)處置。超過處置權(quán)限的需報公司本部審批。4.2庫存物資的報廢各單位倉庫管理部門根據(jù)呆滯物資建議書填寫報廢申請單，送采購管理部和財務(wù)部等部門審批。庫存物資報廢處置意見經(jīng)批準(zhǔn)后，對于擬報廢的庫存物資，采購管理部牽頭組織倉庫進(jìn)行報廢實物的清理，財務(wù)部門派員監(jiān)督、并出具資產(chǎn)清理報告，經(jīng)

17、以上部門參與人員簽字。倉庫根據(jù)處置結(jié)果對報廢的庫存物資開具領(lǐng)料單，由收購單位或領(lǐng)料單位簽字后，辦理出庫。報廢物資申請經(jīng)批準(zhǔn)后，由采購管理部統(tǒng)一安排回收。各單位均不得白行變賣處理報廢物資。所有廢品要單獨(dú)存放。5相關(guān)的賬務(wù)處理存貨成本核算和低值易耗品的攤銷方法公司財務(wù)部執(zhí)行股份公司統(tǒng)一規(guī)定的存貨計價方法進(jìn)行財務(wù)核算。存貨計價方法變更必須向股份公司財務(wù)部門報告，由股份公司財務(wù)部門報股份公司領(lǐng)導(dǎo)審批。存貨中的低值易耗品的攤銷方法按股份公司規(guī)定。存貨計價方法和低值易耗品攤銷方法一旦采用不能隨意變更；如果變更必須向股份公司財務(wù)部門報告，由股份公司財務(wù)部門報股份公司領(lǐng)導(dǎo)審批。相關(guān)IT流程:(1) 存貨計價及

18、存貨中的低值易耗品的攤銷額在SAP系統(tǒng)中出庫(2) 時白動計算，并白動在系統(tǒng)中生成攤銷會計憑證與物料憑證；如果存貨計價方法和低值易耗品的攤銷方法邏輯要變更，經(jīng)財務(wù)部及其它相關(guān)部門確認(rèn)后，由企業(yè)信息化部經(jīng)辦人員在SAP系統(tǒng)中實施邏輯變更，測試確認(rèn)后上線。庫存物資出入庫賬務(wù)處理根據(jù)財務(wù)規(guī)定進(jìn)行帳務(wù)處理計提存貨跌價準(zhǔn)備公司財務(wù)部根據(jù)公司資產(chǎn)減值準(zhǔn)備管理辦法和具體指導(dǎo)意見，呆滯分析報告、盤點結(jié)果和其他相關(guān)信息會同采購管理部等部門組織對存貨進(jìn)行可變現(xiàn)凈值與賬面價值對比，計算差異，出具存貨跌價準(zhǔn)備報告，報公司減值準(zhǔn)備小組審核后根據(jù)權(quán)限報公司領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理辦公會審批，根據(jù)審批意見，公司財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。6系統(tǒng)的訪問權(quán)限以上流程描述中如涉及人工在系統(tǒng)中進(jìn)行操作，則需增加對相關(guān)系統(tǒng)的訪問權(quán)限控制，即只有經(jīng)適當(dāng)授權(quán)的人員才能具有在系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)操作的權(quán)限，這些操作包括但不限于審批、審核、復(fù)核、發(fā)起、確認(rèn)、更新、生成會計憑證等操作，以及新增、修改、刪除、導(dǎo)出和導(dǎo)入數(shù)據(jù)或系統(tǒng)配置等操作。六、主要控制點相關(guān)文件1采購訂單2送貨清單3進(jìn)貨驗證記錄I（倉庫保管員用）4進(jìn)貨驗證記錄II（檢驗中心用）5庫存物資入庫單（機(jī)制）6庫存物資實物登記簿（即庫存情況