QuickBos操作手冊

1、OuickBooksPremier-AccountantEdition2014操作手冊（一）NewCompan新建一個公司（二）OpenorRestoreCompany打開備份、刪除備份記錄（三）OpenPreviousCompany打開最近賬套（四）BacuUpCompan箔份數(shù)據(jù)（五）OpenSecondCompany同時打開多個賬套界面8二、Lists1（一）ItemLists產(chǎn)品的查看、編輯、增加、刪除1（二）FixedAssetItemList固定資產(chǎn)的查看、編輯、增加和刪除1（三）CurrencyList匯率的轉(zhuǎn)換1三、Accountant22222233（一）ChartofAcc

2、ounts會計科目的增加、修改、刪除等（二）ChartofAccounts錄入憑證（三）WorkingTrialBalance試算平衡表四、Customers（一）CustomerCenter客戶的查看、添加、刪除（二）CreateInvoices銷售訂單（主營業(yè)務(wù)收入）的錄入（三）ReveivePayments應(yīng)收賬款的錄入（四）CreditMemo銷售訂單退訂（沖銷主營業(yè)務(wù)收入）的錄入五、Vendors（一）VenderCenter供應(yīng)商的查看、編輯、添加和刪除（二）PayBill應(yīng)付賬入六、Employees（一）EmpolyeesCenter員工信息的查看、編輯、添加和刪除七、Bank

3、41（一）WriteCheck填寫注意事項、（費入41（二）MakeDeposits填寫注意事項、（往球入42（三）TransferFunds填寫注意事項、（預(yù)不入42（四）CreditCard填寫注意事項、（信用入42（五）Memorized復(fù)證.43七、Reoprts（一）Customers&Receivables應(yīng)收賬款的查詢（二）Sales銷售情況的查看的 錄3 3用）的錄款）的錄款）的錄卡） 的錄制憑4455（三）Purchases采購情況的查看CustomReports所有憑證的查詢556BalanceSheet、Profit&Loss資產(chǎn)負債表、利潤表查詢6一、F

4、ile（一）NewCompany建一個公司1、打開左上角菜單File-NewCompany，或者點擊Createanewcompany（二）OpenorRestoreCompany打開備份（未在本機OuickBooks中打開過的備份，必須通過以下方式才能打開）1、選擇File-OpenorRestoreCompany2、點擊Next3、選Localbackup，然后點擊Next4、選擇需要打開的備份，然后點擊“打開”5.點擊NEXT6、點擊保存,可選擇覆蓋原備份或另存其它路徑,注意有差異數(shù)據(jù)的管理;備注：有時部分數(shù)據(jù)打不開，可能是路徑的問題，最好放在電腦桌面或者直接放入盤（不另外建立文件夾）7

5、、如果想清除曾經(jīng)打開過的帳套，選中要清除的帳套，然后點擊EditList，進入另外一個界面，再選擇帳套，點擊OK消除歷史記錄幫助自己能快速找到想要的帳套。（三）OpenPreviousCompanyf丁開最近賬套如下圖操作,可看到所有在系統(tǒng)中打開過的賬套,可任意選擇所需要打開的賬套（四）BacuUpCompany份數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)從系統(tǒng)備份至本地,建議如有數(shù)據(jù)變化,及時備份,1. 路徑如下圖:2. 選擇Localbackup,然后點擊Next,進行本地保存（五）.同時打開多個賬套界面,操作路徑如下:1. 點擊OpenSecondCompany2.對于以下列表中已經(jīng)有的賬套，選中需要打開的賬套，點擊O

6、pen打開，對于列表中沒有的賬套,則點擊openorrestoranexistingcompany,按打開備份的方法,打開本地備份.二、Lists（一）ItemLists產(chǎn)品的查看、編輯、增加、刪除1、產(chǎn)品列表的查看：ListsItemLists，在這里，可以看到所有產(chǎn)品的名稱、種類、用途等詳細信息2、產(chǎn)品的增加、編輯、刪除等（1） .ListsItemLists，打開存貨后，點擊左下角Item的倒三角，就出現(xiàn)New,EditItem等,可以新增、編輯，刪除存貨信息。（備注：可以點擊右鍵，也同樣有產(chǎn)品增加、編輯、刪除等）（2） .本公司產(chǎn)品分兩類:1.InventoryPart（實體產(chǎn)品）;2

7、.Service（運費,維修費等服務(wù)類）,在新增產(chǎn)品時,需特別注意必填項目,明細如下圖一（實體產(chǎn)品的標準設(shè)置）,圖二（服務(wù)類產(chǎn)品的標準設(shè)置）圖一:圖二.（二）FixedAssetItemList固定資產(chǎn)的查看、編輯、增加和刪除，固定資產(chǎn)增加后，不能自動生成憑證,需要手動錄入憑證.點擊工具欄上的Lists-FixedAssetItemList,點擊固定資產(chǎn)列表左下角的Item，點擊倒三角，出現(xiàn)新增，編輯，增加、刪除等操作。（三）CurrencyList匯率的轉(zhuǎn)換打開ListsCurrencyList，看銷售訂單的日期查詢當天兌換美元匯率，錄入兌換匯率匯率查詢可以參與以下網(wǎng)址：1、2、三、Acco

8、untant（科目）（1） ChartofAccounts會計科目的增加、修改、刪除等1、打開Accountant-ChartofAccounts或Lists-ChartofAccounts2、會計科目界面的左下角Account有個倒三角，點擊倒三角，可以出現(xiàn)以下界面，可以對科目進行增加（New），編輯（EditAccount），刪除（DeleteAccount）等3. 選擇需要增加的科目類別,然后點擊Continue4. 在增加會計科目時，若有期初余額，可以點擊EnterOpeningBalance錄入期初余額5. 如果隱藏暫時不需要科目，點擊MakeAccountInactive;若想恢復(fù)

9、隱藏科目，請點擊IncludeInactive,取消科目左邊交叉。（2） ChartofAccounts錄入憑證2.1 、AccountantChartofAccountants,可以進行憑證的錄入，雙擊要運用到的科目，進行錄入即可2.2 、在錄入費用憑證的界面中，我們要輸入的內(nèi)容有DATE日期）、PAYEE支付款項對應(yīng)的公司名稱）、PAYMEIN。寸方）、DEPOST貸方）、ACCOUN嗓計科目）、MEMO摘要）2.1如果涉及的會計科目過多，可以在以下界面進行錄入借貸方備注：Accountant-MakegenenralJournalEnteries一般錄入是工資計提和其他科目（不包括有銀行

10、科目，往來，銷售和采購）。（3） WorkingTrialBalance試算平衡表打開Accountant-WorkingTrialBalance,即可出現(xiàn)試算平衡表，試算平衡表上方可以選擇查詢的日期等，該表有“賬戶名稱”欄、“期初余額”、“本期發(fā)生額”、“期末余額”三個金額欄。用以檢查借貸方是否平衡，檢查賬戶記錄有無錯誤的一種表式。通過總分類賬戶本期發(fā)生額和余額對照表，可一般地了解該期間經(jīng)濟活動和預(yù)算執(zhí)行的概況；，也可作為編制會計報表的重要依據(jù)。四、Customers（一）CustomerCenter客戶的查看、添加、刪除1、客戶的查看：工具欄的CustomersCustomersCente

11、r可以查看客戶的信息2、客戶的新增：在查看客戶信息界面中，左上角的NewCustomerW以添加新客戶，輸入客戶信息即可,在新建客戶的時候，在新建客戶時，要根據(jù)貨幣種類選擇不同的Currency,必須錄入的標準信息如下:圖一圖二圖三:如果銷售含稅,需要在SalesTaxSettings中進行設(shè)置,如果不含稅,則不需要設(shè)置;3、客戶的刪除：在查看客戶信息界面，右鍵出現(xiàn)以下選擇，選擇DeleteCustomer:Job,即可刪除客戶信息（2） CreateInvoices銷售訂單（主營業(yè)務(wù)收入）的錄入打開CustomerCreateInvoices,在Create（3） ReveivePaymen

12、ts應(yīng)收賬款的錄入1、首先設(shè)置：EditPreferencesPaymentsAutomaticallyOK（如果不設(shè)置，那么在錄入收款時，選擇不了收款銀行）設(shè)置如下圖：2、錄入收款信息：CustomerReveivePayments,在ReveivePayments界面中，在RECEIVEFFROM4擇客戶名稱，如果新客戶，則新增客戶資料，在PAYMENTAMOUNT入收到款項金額，DATE中輸入收到款項日期，DEPOSITT砥選擇收款的銀行，在表格勾選所收款項對應(yīng)的Invoice編號 4） 四）CreditMemo銷售訂單退訂（沖銷主營業(yè)務(wù)收入）的錄入1. 點擊打開Customers-Cr

13、eateInvoice,界面右上方點擊Refund/Credit，出現(xiàn)CreditMemo銷售退單，錄入內(nèi)容基本跟Invoice一樣。 5） PayBill應(yīng)付賬款的錄入點入菜單Vendors-PayBill,進入界面，所有的Bill都顯示出來，選擇應(yīng)付款的Bill，最后點擊PaySelectedBills完成的paybill五、Vendors（供應(yīng)商）（一）VenderCenter供應(yīng)商的查看、編輯、添加和刪除1、供應(yīng)商的查看：Vender-VenderCenter,在這里，雙擊供應(yīng)商，可以查看到每個供應(yīng)商的詳細資料，包括公司地址、電話等。右邊Vendorinformation是供應(yīng)商與我公

14、司的業(yè)務(wù)往來，如下圖2、供應(yīng)商的新增，在供應(yīng)商的查看界面中，點開左上角NEWVendeW倒三角，選擇NewVendor,輸入供應(yīng)商信息即可，如下圖3、供應(yīng)商的編輯、刪除（二）EnterBills采購訂單的錄入打開VendorsEnterBills,在EnterBills界面中錄入即可，主要錄入：供應(yīng)商信息（VENDQR、訂單日期（DATE、發(fā)票號碼（REFNO）.、產(chǎn)品名稱（ITEM）數(shù)量（QTY）、單價（COST、總（AMOUNT）信息.在錄入此處也要填入，方便查閱。六、Employees（一）EmpolyeesCenter員工信息的查看、編輯、添加和刪除1、員工信息的查看：Empolyee

15、s-EmpolyeesCenter可以查看員工詳細信息，包括員工借支、工資等2員工信息的增加：在查看員工信息的界面中，點擊左上角的NewEmployees填寫相關(guān)資料即可,員工信息必須有姓名,聯(lián)系地址,郵箱及聯(lián)系電話3、員工信息的編輯、刪除：在查看員工信息的界面中，選中要刪除的員工，鼠標右鍵，則出現(xiàn)EditEmpolyee（編輯），DeleteEmpolyee（刪除）,即可編輯、刪除員工信息八、Bank（銀行和現(xiàn)金）（一）錄入現(xiàn)金和銀行流水賬金額，通過WriteCheck界面錄入憑證（二）錄入銀行和現(xiàn)金的往來款和總公司借款，通過Bank-MakeDeposits（三）錄入Advance&

16、;Prepayments這個預(yù)付賬款科目，有銀行或者現(xiàn)金進出，通過Bank-TransferFunds（四）錄入信用卡金額，通過Bank-EnterCreditCardCharge（五）錄入完憑證，在界面上方點擊Memorized,相當于復(fù)制憑證，在下個月有類似發(fā)生科目可以通過Lists-MemorizedTransaction找到類似科目，無需再錄入。選擇你需要的復(fù)制憑證，雙擊進去就可以復(fù)制成新憑證。八、Reoprts（1） 一）Customers&Receivables應(yīng)收賬款的查詢在Reports-Customers&ReceivablesCustomerBalanceS

17、ummary可以查詢到每個客戶應(yīng)收賬款的匯總數(shù)據(jù)，在Reports-Customers&ReceivablesCustomerBalanceDetail中可以查詢到每個客戶應(yīng)收賬款的明細賬。（2） Sales銷售情況的查看1、在ReportsSales中可以查詢銷售的匯總數(shù)據(jù)或者明細數(shù)據(jù)銷售情況按客戶匯總數(shù)據(jù)查詢?nèi)缦落N售情況按客戶明細情況查詢?nèi)缦落N售情況按產(chǎn)品匯總情況銷售情況按產(chǎn)品明細情況銷售情況按銷售人員銷售的匯總數(shù)據(jù)查詢銷售情況按銷售人員銷售的明細數(shù)據(jù)查詢2、在Lists菜單查詢2.1 打開ListsItemLists界面，在ItemLists界面的左下角有Reports,打開倒三

18、角，可以按產(chǎn)品銷售匯總（SalesbyItemSummary），也可以按照銷售明細（SalesbyItemDetail）查詢，如下圖（3） Purchases采購情況的查看1、在Reopots菜單查詢2、在Lists菜單查詢，具體操作如下：3.1 打開ListsItemLists界面（上文已講），在ItemLists界面的左下角有Reports,打開倒三角，然后按照如下圖依次打開3.2 、出現(xiàn)采購詳細信息（采購日期、摘要、供應(yīng)商、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、金額），在這里也可以核對當月錄入采購訂單是否正確，可以按供應(yīng)商信息（PurchasesbyVendorDetail）排列、可以按照產(chǎn)品名稱（PurchasesbyItemDetail）排列，如下圖（4） CustomReports所有憑證的查詢在Reports中打開CustomReportsTransactionDetail.在Display中可以選擇查詢?nèi)掌冢涂?/p>