物業(yè)管理公司文件和資料控制程序

1、質(zhì)量/環(huán)境管理手冊文件名稱文件和資料控制程序文件編號CJ/QEMS/SC-12第1頁共4頁版本/狀態(tài)：A/01目的對與公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行有效控制，確保公司各相關(guān)場所使用的文件和資料為有效版本.2適用范圍適用于對質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的文件和資料控制。3 .職責(zé)3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、各部門（管理處）工作手冊。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、各部門（管理處）工作手冊。3.3 各部門（管理處）負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件和資料的編制、使用和保管。3.4 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對體系文件和資料的管理、控制。3.5 公司辦公室負(fù)責(zé)對公司行政管理性文件和

2、資料及與體系有關(guān)的外來文件管理控制。3.6 各管理處維修運轉(zhuǎn)部負(fù)責(zé)各小區(qū)工程技術(shù)類文件管理和控制。3.7 各管理處客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)各小區(qū)業(yè)主和住戶的資料的管理和控制。3.8 ,資料員負(fù)責(zé)本部門（管理處）與管理體系有關(guān)的文件和資料的控制。4 .工作程序4.1 文件和資料分類及保管本公司有關(guān)質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件及所有技術(shù)文件分為受控文件和非受控文件。4.1.1 受控文件是指受更改控制的文件，即與公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的文件、資料及所有技術(shù)文件，具體包括：a）質(zhì)量/環(huán)境管理手冊，由品質(zhì)管理部備案保存，各部門（管理處）使用。b）公司第二階文件分為兩類：參見質(zhì)量/環(huán)境管理體系4.2.3的相關(guān)規(guī)定。由

3、各部門（管理處）自行保存并報品質(zhì)管理部備案保存。4.1.2 非受控文件文件是指不受更改控制的文件。如未了投標(biāo)等其他目的的而分發(fā)的質(zhì)量/環(huán)境管理體系的文件：4.1.3 外來文件外來文件包括政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的強(qiáng)制性各類法律法規(guī)、條例、需引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、報告、工作規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)等，需保留其最新有效版本。、4.2文件和資料的標(biāo)識與編號受控的質(zhì)量/環(huán)境管理手冊、各部門工作手冊每頁加蓋紅色“受控文件”專用章，封面有受控文件，但正本（原稿）上不需蓋章。提供給客戶所用的質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件為非受控文件，不需加蓋“受控文件”專用章，“通知”“報告”等一次性文件可不作為“受控文件”管理控制。沒有“受

4、控文件”質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件在本公司內(nèi)禁止使用，一旦發(fā)現(xiàn)，文件管理員將予以沒收并銷毀。質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的標(biāo)識應(yīng)按其所屬部門工作手冊序號進(jìn)行連貫編號，從01nn）質(zhì)量/環(huán)境管理手冊編號：公司代號/質(zhì)量/環(huán)境管理體系代號一文件序號（代號請參見術(shù)語與縮寫）例如：CJ/QEMS/SC-01表示為公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系管理手冊第一個文件。各部門（管理處）工作手冊編號：公司代號/質(zhì)量環(huán)境管理體系代號/部門（管理處）代號一文件序號（代號請參見術(shù)語與縮寫），例如CJ/QEMS/HJ-01表示為公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系環(huán)境管理部工作手冊第一個文件。質(zhì)量/環(huán)境記錄編號：公司代號/質(zhì)量環(huán)境體系代號/部門（管理

5、處）代號一文件序號一一記錄序號（代號請參見術(shù)語與縮寫），例如CJ/QEMS/HJ-01-F1,表示為公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系環(huán)境管理部工作手冊第一個文件的第一個記錄。文件和資料的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布文件和資料發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件和資料是適宜的。質(zhì)量/環(huán)境管理手冊由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表，報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)登記、發(fā)布；各部門（管理處）工作手冊由各部門經(jīng)理組織編寫，由管理者代審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)備登記、發(fā)布；各部門（管理處）編寫的文件和資料，由品質(zhì)管理部組織評審，提出修改意見，各部門根據(jù)評審結(jié)果確定文件和資料的初稿。應(yīng)確保文件和資料使用的各場所都

6、應(yīng)得到相關(guān)文件和資料的適用版本，在文件發(fā)放、回收要寫文件發(fā)放、回收記錄。文件的發(fā)放經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，質(zhì)量/環(huán)境管理手冊發(fā)放范圍限于各管理處和公司各部門，工作手冊發(fā)放范圍限于各相關(guān)部門主管人員。公司各部門及管理處如需要質(zhì)量/環(huán)境管理手冊應(yīng)通過品質(zhì)管理部發(fā)放并給出分發(fā)號、同時讓持有者在文件和資料發(fā)放、回收記錄表上簽字，領(lǐng)取注有分發(fā)號的文件，便于追溯。所有外來文件應(yīng)編制部門外來文件清單，當(dāng)外來文件及公司內(nèi)部通知、決議等文件，需發(fā)送到公司各部門（管理處）時，品質(zhì)管理部應(yīng)填寫文件接收登記表，接收人應(yīng)簽字。文件的更改文件需要更改時，應(yīng)由提出文件更改的部門負(fù)責(zé)人填寫文件資料/記錄更改申請，說明更改原因。文件

7、更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由各原審批人審批，當(dāng)原審批人不在職時可由接此崗位的人員進(jìn)行。文件更改批準(zhǔn)后，由品質(zhì)管理部實施更改。更改后填寫文件資料/記錄更改通知單，并按文件和資料發(fā)放回收記錄表的名單發(fā)放修改后的文件，收回作廢的文件。文件和資料的領(lǐng)用、借閱、復(fù)制與版本管理當(dāng)使用的文件破損嚴(yán)重影響使用時，應(yīng)持文件領(lǐng)用申請表當(dāng)品質(zhì)管理部辦理更換手續(xù)，交回破損文件，換發(fā)新文件后仍用原分發(fā)號，品質(zhì)管理部將文件收回。當(dāng)文件使用人將文件丟失時，應(yīng)持文件領(lǐng)用申請表，說明原因，補(bǔ)發(fā)文件使用新的分發(fā)號，原分發(fā)號作廢。當(dāng)公司各部門和管理處各相關(guān)管理部門需借/查閱文件資料時應(yīng)填寫文件和資料（檔案）借閱登記表；記錄表格有改動時，品

8、質(zhì)管理部應(yīng)隨之更改質(zhì)量/環(huán)境記錄清單。為確保公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件和資料的有效性能夠得到控制，對其采用版本號、修改狀態(tài)號，來控制最新版本、版本號采用英文字母A、B、C表示第一版、第二版，用阿拉伯?dāng)?shù)字0.1.2表示第0次修改、第一次修改、第二次修改。版本號與修改狀態(tài)號之間的關(guān)系為：每一版質(zhì)量體系文件和資料可以修改之9次，即修改狀態(tài)最高是9,當(dāng)超過9時，全部文件換版，即有A版升為B版文件的作廢、銷毀與保存文件的作廢a）文件經(jīng)十次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時，應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)進(jìn)行換版或作廢，作廢的文件由品質(zhì)管理部按文件和資料發(fā)放回收登記表收回；并在文件和資料發(fā)放回收登記表備注欄加蓋“作廢”印章。b

9、）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。文件的銷毀對要銷毀作廢的文件，由相關(guān)部門填寫文件資料/記錄銷毀申請表，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由品質(zhì)管理部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。文件的保存a）與質(zhì)量/環(huán)境管理體系相關(guān)的文件都應(yīng)分類存放在干燥通風(fēng)安全的地方。b）各部門（管理處）文件由本部門（管理處）資料員保管，品質(zhì)管理部每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。c）對受控文件，各部門資源員應(yīng)及時填寫本部門使用文件的部門受控文件清單每三個月應(yīng)將清單副本本報品質(zhì)管理部備案，如內(nèi)容沒有變化，應(yīng)及時通告品質(zhì)管理部。d）任何人不得在受控文件上亂涂亂畫和修改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。外來文件

10、的控制文件編號：CJ/QEMS/SC-12文件名稱文件和資料控制程序第4頁共4頁收到外來文件和資料的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號并加蓋受控印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊版本收回。各部門（管理處）要把上述文件及其他與質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的外來文件填入部門受控文件清單，并報品質(zhì)管理部備案。根據(jù)必要性，品質(zhì)管理部組織對現(xiàn)有質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件進(jìn)行評審，各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.5條款規(guī)定。對承載媒體不是紙張的文件和資料控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)持。作為質(zhì)量記錄的文件和資料應(yīng)執(zhí)行記錄控制程序。檔案資料的管理檔案資料包括物業(yè)工程技術(shù)資料和業(yè)主住戶資料兩大項內(nèi)容；物業(yè)工程技術(shù)資料由各管理處維修運轉(zhuǎn)部負(fù)責(zé)整理建檔，業(yè)主住戶資料由各管理處客服部整理建檔；管理處經(jīng)理辦公室是檔案資料的歸口管理部門，負(fù)責(zé)管理處各種檔案資料的編目、借閱、整理、維護(hù)等工作。具體操作見管理處工作手冊和總經(jīng)理辦公室工作手冊。4.12.35.相關(guān)記錄CJ/QEMS/SC-12-F1文件和資料發(fā)放、回收登記表CJ/QEMS/SC-12-F2文件和資料/記錄更改申請表CJ/QEMS/SC-12-F3文件接收登記表CJ/QEMS/SC-