最新版ISO9001-2015體系文件控制程序

1、品質(zhì)環(huán)境管理體系程序文件文件編號：FH-GP-版本：D頁數(shù)：共6頁文件名稱：文件控制管理程序修訂履歷版次文件申請單號更改內(nèi)容修訂日期制定/簽名B/0C/0ZL-XD-0043修改文件編號。2006.10.262008-10-28修正3.0權(quán)責侶關(guān)職能；增加4.0te義中對內(nèi)審有關(guān)名詞定義；以及修正5.1審核規(guī)劃：每半年一次，原則上為6、12月份進行內(nèi)部審核視情況可適當調(diào)整。等相關(guān)作業(yè)內(nèi)容。D/0ZL-XD-0075全面修訂2016-3-8提示:請確認文件是否為最新版本受控狀態(tài)：本文件為本公司所有，非文控人員一概不得翻印或抄襲,否則您將違反本公司保密制度，并承擔違法的風險。核審制準核定1.0目的

2、對公司環(huán)境、質(zhì)量管理體系以及管理標準、工作標準中的各類文件進行管理，確保各部門使用文件的適宜性及充分性，防止誤用作廢文件。2.0范圍適用于本公司所有環(huán)境、質(zhì)量管理體系文件以及管理標準、工作標準的（電子檔）的編制、審核、批準、發(fā)放、評審和變更。3.0職責3.1內(nèi)部文件的編制、審核及批準權(quán)責表（1）文件階層文件類別編制審查核準收發(fā)控制質(zhì)量方針質(zhì)量目標管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文控中心一階質(zhì)量手冊管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文控中心二階程序文件部門主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)導管理者代表文控中心二階作業(yè)規(guī)范或指導書相關(guān)部門部門主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)文控中心技術(shù)圖紙相關(guān)部門部門最高領(lǐng)導總:理文控中心管理標準相關(guān)部門部門最

3、高領(lǐng)導總經(jīng)理文控中心職務(wù)說明書相關(guān)部門部門主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)文控中心四階表單隨相應(yīng)二，三階文件一同審批導文控中心其他外來義件相關(guān)部門及部門主管文控中心3.2 文控中心對公司環(huán)境、質(zhì)量管理系統(tǒng)中各階文件的合理管控以及文件的分類、編號、保管、發(fā)放、回收、銷毀及審查等工作。3.3 相關(guān)單位3.3.1 各部門須遵守本程序，并配合文控中心一同做好文件的更新及維護；具部門主管需對文件資料進行審簽，對所發(fā)行的文件負責保管與執(zhí)行之責。3.3.2 各部門需負責文件的使用和保管，確保文件的整潔、完整，不得在受控的文件上隨意書寫涂改，也不得丟失。版本更新時，配合文控中心及舊版資料及時回收作業(yè)，防止誤用。1.1.0

4、 定義1.1.5.0 文件與資料公司環(huán)境和質(zhì)量文件所包含有：手冊、程序、作業(yè)規(guī)范/指導書、表單；技術(shù)類文件、測試檢驗數(shù)據(jù)報告、各種變更文件以及公司各類經(jīng)營管理標準、工作標準等。1.2.5.0 第一階文件手冊環(huán)境管理手冊：環(huán)境管理系統(tǒng)最高指導原則，規(guī)定其核心內(nèi)容的整體方向、結(jié)構(gòu)和相互作用。質(zhì)量管理手冊：質(zhì)量管理系統(tǒng)最高指導原則，規(guī)定其核心內(nèi)容的整體方向、結(jié)構(gòu)和相互作用。1.3.5.0 二階文件一一程序1 環(huán)境、質(zhì)量管理程序：環(huán)境、質(zhì)量作業(yè)運作過程的整體流程。1.4.5.0 三階文件作業(yè)規(guī)范、指導書、管理標準及工作標準。1 作業(yè)指導書：指不涉及具體型號產(chǎn)品技術(shù)細節(jié)的作業(yè)指導書。如技術(shù)文件編號方法、

5、作業(yè)指導書，設(shè)備操作維護規(guī)程等。1 技術(shù)性作業(yè)指導書：指涉及具體型號產(chǎn)品技術(shù)細節(jié)的作業(yè)指導書，如技術(shù)圖紙/BOM、工藝文件、產(chǎn)品檢驗文件等。1 管理標準：指各類管理規(guī)定、管理制度、管理辦法等用于規(guī)范管理及人員行為的法規(guī)性文件。1 工作標準：指各類崗位職責及職務(wù)說明書等文件。1.5.5.0 四階文件一一表單使用固定格式的單據(jù)，有表單編號及版本管控，用以質(zhì)量、環(huán)境及環(huán)境的數(shù)據(jù)收集、傳遞資訊，控制作業(yè)流程或證明作業(yè)已符合要求的資料記錄。1.6.5.0 外來文件與資料。各單位因業(yè)務(wù)需求所使用的各類法律法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準、地方標準及行業(yè)各類技術(shù)資料等。1.7.5.0 文件標準用紙各單位送至文控中心

6、所有需要發(fā)行的文件標準型一般為A4紙張，禁止用“二手紙”，1.2.0 工作程序文件的編制書寫規(guī)定二、三階文件需依照（1）目的（2）范圍（3）權(quán)責（4）定義無定義時填寫“無”（5）工作程序（6）相關(guān)文件（7）相關(guān)表單（8）附錄（必要時）注：二階文件需另制作封面，由相關(guān)人員簽核，三階文件不需要封面，相關(guān)人員簽核欄在頁尾處。文件頁次格式：第*頁，共*頁代表，以此類推。各標題內(nèi)的小標題順序如下格式：1-1.11.1.1-1.1.1.1以此類推。2-2.12.1.1-2.1.1.1以此類推。5.1.2文件經(jīng)3.1權(quán)責主管核準后方可制訂，以確保文件的充分、完整并適用。5.2文件編碼原則文件類型代碼質(zhì)量管理

7、體系文件QM質(zhì)量手冊QP程序文件WI三階文件QR四階文件WL外來文件SOP作業(yè)指導書環(huán)境管理體系文件JM環(huán)境手冊JP程序文件JWI三階文件JR四階文件JWL外來文件共用文件GP程序文件GR四階文件MS管理標準WS工作標準5.2.2部門代碼MP一生1部QA口口質(zhì)邪PMPMC邪AF一售后部SD-營銷中心HR-人力中心RD一研發(fā)中心MC管理者代表DC標準辦AC財務(wù)中心IT信息部2FERPERP系統(tǒng)EL-一電子商務(wù)部5.2.3文件編號手冊/程序文件編號用二位阿拉伯數(shù)字表示，三階文件/四階表單/行政管理/SOP文件編號用三位阿拉伯數(shù)字表示。文件編號表達文件歸檔的順序，方便文件的登記和查找，如：01代表該

8、文件編號為第一號。版本/版次管理版本管理：手冊/程序/三階文件/管理標準及工作標準的版本以01表示初版,版時變更為02,以此類推。四階表單只有版本，新版時用Rev.01表示,訂時用Rev.02,以此類推。版次管理：手冊/程序/三階文件/管理標準及工作標準的版次修訂次數(shù)規(guī)定為次及一次性修訂內(nèi)容超出文件總量的30項升級版本，各頁版次可不同，但能于首頁看出各修訂頁之情況，00為初版發(fā)行的版次；如：文件為01版，此次是第2次修訂，此文件版本與版次是版本01/版次02,依次類推。各類型文件編碼規(guī)則：質(zhì)量手冊：QM-01;環(huán)境手冊：JM-01程序文件：QP.類別代碼（計量管理體系類別為JP,共用文件為GP

9、）量管理體系類別為JWI)JQR)三階文件（標準）四階表單：QR-QA-001k流水號部門代碼類別代碼（計量管理體系類別為管理標準：MS-HR-001流水號部門代碼類別代碼工作標準：WS-HR-001流水號部門代碼類別代碼外來文件:WLQA001流水號類別代碼（計量管理體系代碼為JWL）5.4.8作業(yè)指導書:SOP-類別代碼5.4.9共用文件GP5.4.10技術(shù)文件:*共用類另I代碼技術(shù)文件編碼詳見技術(shù)文件編號方法文件的修訂各部門對體系文件如質(zhì)量手冊、程序文件、管理性作業(yè)指導書認為需更改時，填寫文件申請單并注明更改內(nèi)容經(jīng)管理代表確認后，按3.1的規(guī)定進行修改并重新審批后發(fā)放。其他文件需更改時由

10、權(quán)責部門直接按需要進行修改，并將修改后的文件重新審批后交文控中心按本程序相關(guān)規(guī)定重新發(fā)放，質(zhì)量/環(huán)境手冊采用換頁修改。文件更改時應(yīng)將更改的主要內(nèi)容記錄于修訂頁的“修訂記錄”欄，文件更改的版本和版次按本程序5.3的規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)量/環(huán)境手冊修訂時其修訂情況、日期、頁次及版次等記錄于“修訂頁”中；二、三階文件修訂時應(yīng)在首頁的修訂欄里反映修訂情況、日期、頁次及版次。文件編制或修訂完成后由文控中心對文件編號及版本核對確認無誤后登錄于文件總表上，使文件的所有版本處于最新狀態(tài)，便于文件管理。文件的會審文件制/修訂后，由文件編制部門將文件連同文件會審意見表送相關(guān)部門進行會審，以確保文件的適用性、有效性。各部門

11、將對文件的會審意見填寫與文件會審意見表內(nèi)，連同文件一并返還給文件編制部門匯總與進一步修改。文件的收、發(fā)、廢流程文件的發(fā)放與回收手冊和程序文件的文本文件分發(fā)到營銷中心、研發(fā)中心、人力中心與制造中心各一份。各類作業(yè)指導書、規(guī)范、規(guī)定、制度、辦法以及技術(shù)圖紙等三階文件只將文本文件分發(fā)給需要使用的部門。發(fā)行到各相關(guān)部門使用的文件由文控中心復印所需份數(shù)，并于復印件的每頁正面右上角位置上蓋紅色“受控文件”章并編出分發(fā)號，在文件原稿的背面蓋上文件分發(fā)記錄統(tǒng)一分發(fā)，接收人在文件分發(fā)記錄處簽收。文件分發(fā)后應(yīng)及時登記或更新文件總表。文件原件由文控中心在文件的背面加蓋紅色“文件原稿”印章后歸檔保存。各部門收到新版文

12、件后應(yīng)在一個工作日內(nèi)將舊版文件交回文控中心，文控中心應(yīng)在需要回收的舊版文件原稿背面加蓋文件回收記錄并對回收到的文件進行簽收，對未能回收舊版文件的部門，按文控管理制度5.1.4執(zhí)行處罰。文件的申請與作廢如所使用的文件不慎丟失或破損而影響使用時，應(yīng)由部門負責人員以文件申請單提出，并說明原因與用途，經(jīng)部門主管核準后補發(fā)，發(fā)放時也應(yīng)參照5.5.1的要求簽收。對于發(fā)放數(shù)量不夠及增加工作臺或生產(chǎn)設(shè)施時，生用部門負責人根據(jù)需要，評估申請增發(fā)之文件類型、數(shù)量之適合性，提出申請交至文控中心，文控中心應(yīng)在2個工作日內(nèi)，重新制備相應(yīng)數(shù)量的新受控副本給申請部門，發(fā)放時也應(yīng)參照5.5.1的要求簽收。各部門因任何原因決定

13、取消或廢止某文件時應(yīng)填寫文件申請單經(jīng)部門負責人審核，體系文件經(jīng)管理代表批準、其他文件經(jīng)總經(jīng)理批準后，交文控中心通知相關(guān)部門收回被取消的文件并取出其原稿在正面蓋紅色“作廢文件”章后另行保存。需向公司以外的組織提供體系文件時，應(yīng)填寫文件申請單經(jīng)管理代表審批后交文控中心發(fā)放，發(fā)放時文件正面應(yīng)蓋“非受控文件”印章。其他文件按文控管理制度執(zhí)行。文件評審當公司的組織架構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程等內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時，相關(guān)部門應(yīng)對相關(guān)文件進行評審。管理代表應(yīng)每年對質(zhì)量手冊、程序文件和管理性作業(yè)指導書評審一次，確定文件是否需要更改。文件保管所有質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的原件由文控中心保管，受控副本由各使用部門負責保管，

14、各部門應(yīng)確保文件幅面清潔易于識別，不準亂劃、亂改、亂寫。各部門應(yīng)分類存放受控文件并編制文件目錄文件應(yīng)存放于適當?shù)膱鏊悦鈸p壞或丟失。文控中心定期檢查文件使用和保管狀態(tài)。文件借閱：公司員工需暫時借閱文件時，文控中心負責辦理借閱手續(xù)，并登記在文件借閱登記表上，任何人不得私自復印受控文件，具體借閱手續(xù)按文控管理制度規(guī)定內(nèi)容實施。外來文件管理外來文件的識別、登記、發(fā)放外來文件包括法律法規(guī)、標準類及行業(yè)技術(shù)資料等文件，與產(chǎn)品直接相關(guān)的外來文件由總經(jīng)理識別并確認其適用性，交文控中心登記在外來文件登記表上，與產(chǎn)品無直接關(guān)系的外來文件由管理者代表識別并確認其適用性，交文控中心登記在外來文件登記表上；發(fā)放時應(yīng)參

15、照5.5.1的要求執(zhí)行。外來文件的保存和跟蹤外來文件原件由文控中心保存，總經(jīng)理和管理者代表負責對有更新要求的相關(guān)外來文件每年跟蹤一次最新有效版本，確保公司內(nèi)使用的外來文件為最新有效版本。作廢文件的處理所有作廢文件的原稿由文控中心在每頁正面蓋作廢文件”印章并與有效文件分開存放。各部門交文控中心的副本非機密作廢文件由文控中心蓋“作廢文件”章進行識別（或打X）后作為手二紙再利用，機密文件副本由文控中心用碎紙機銷毀。對承載媒體不是紙張的文件的控制也應(yīng)參照上述要求執(zhí)行，電子文檔應(yīng)有備份且規(guī)定使用權(quán)限和修改權(quán)限，應(yīng)對備份的電子文檔進行標識且編制文件目錄。文控中心將按本程序3.1文件（技術(shù)圖紙和職務(wù)說明書等

16、機密文件除外）編制、審核及批準權(quán)責表審批后的最新版本受控文件，轉(zhuǎn)換成PDF格式文檔，存放于公司公共盤中，以備各部門人員參考使用。當文件有修訂后，文控中心應(yīng)在文本文件審批完成后，第一時間將該文件轉(zhuǎn)換成PDF檔存放于公共盤中替換原文件，使公共盤中的文件始終保持為最新版。記錄保存：按記錄控制程序規(guī)定進行保存。6.0相關(guān)文件記錄控制程序GP-DC-02技術(shù)文件編號方法WI-QA-007文控管理制度MS-DC-0017.0相關(guān)表單文件申請單外來文件登記表文件借閱登記表文件總表文件目錄文件會審意見表GR-DC-002GR-DC-003GR-DC-004GR-DC-005GR-DC-006GR-DC-0088.0附錄：附錄一：各類印章附錄二：內(nèi)部文件流程圖附錄三：外部文件流程圖8.0附錄一各類印章文件原稿章受控文件章非受控文件章受控文件非受控文件外來文件章文件發(fā)放/回收記錄章外來文件文件