P物業(yè)文件資料管理制度

1、P物業(yè)文件資料管理制度    規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的掌握要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。    2、適用范圍    適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、掌握及資料保管和外來文件的管理。    3、職責(zé)    3.1 各職能部門負責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。    3.2 綜合管理部負責(zé)業(yè)主檔案的管理與掌握。    3

2、.3 辦公室負責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。    3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的掌握。    4、相關(guān)文件    文件掌握程序        Q/PH-QP-4.2.3    質(zhì)量記錄掌握程序    Q/PH-QP-4.2.4    5、工作程序和管理方法    5.1 文件的產(chǎn)生 

3、   5.1.1 各相關(guān)部門依據(jù)工作需求編寫文件。    5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。    5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。    5.1.4辦公室對生效的文件印制,必需使用印制文件登記表(QR-WD01-02-01)。    5.2文件、資料的類別    5.2.1 受控文件    a)內(nèi)業(yè)資料;    b)圖紙資料;

4、    c)根據(jù)質(zhì)量體系的掌握要求進行管理的文件;    d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;    e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;    f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與掌握,詳細執(zhí)行顧客財產(chǎn)掌握程序Q/PH-QP-7.5.4)。    管理與掌握詳細執(zhí)行文件掌握程序( Q/PH-QP-4.2.3)。    5.2.2非受控文件   &

5、#160; 與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進行分類和編碼,以便于歸檔,依據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:    a)內(nèi)行文、外行文: 1    b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2    c)與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3    d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4    e)行業(yè)標準性文件: 5    f)照片、錄像帶:6    g)電腦貯存:7

6、    5.3文件、資料目錄的索引號    X-X.X-XX      文件盒編號    同號柜序列號    文件柜編號    文件類別編碼    5.4文件、資料歸檔與管理    5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。    5.4.2辦公室負責(zé)文件、資料的保

7、密性防范,公司全部受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。    5.4.3辦公室負責(zé)對文件、資料的管理和保護,文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要準時存檔,并建立存檔備案資料目錄(QR-WD01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。    5.5 文件、資料的發(fā)放    5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定文件分發(fā)登記表(QR

8、-WD01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在文件分發(fā)登記表上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。    5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)覺文件誤發(fā)時應(yīng)馬上追回,同時作好文件的補救工作。    5.6  文件資料的調(diào)用、借閱與歸還    5.6.1借閱者應(yīng)在文件、資料借閱登記表(QR-WD01-02-04)上具體注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)    5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、

9、外借和傳播。    5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在文件、資料借閱登記表的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當事人的責(zé)任。    5.6.4機密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定    a)A級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。    b)B級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件

10、等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。    c)C級機密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負責(zé)人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。    d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于B級機密和C級機密文件、資料。    e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。    f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以賜予協(xié)助與協(xié)作,但在此之前應(yīng)檢驗和登記

11、來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。    g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。    5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失    5.7.1未經(jīng)允許,不得隨便復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在文件復(fù)印登記表(QR-WD01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。    5.7.2文件使用人應(yīng)對文件妥當保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應(yīng)填寫文件補發(fā)申請表(

12、QR-WD01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)賜予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號連續(xù)原來文件分發(fā)號。    5.8 文件、資料的更新    文件增加條款和更新時應(yīng)準時更換,保證在使用處獲得有效版本。    5.9 文件的作廢與銷毀    5.9.1內(nèi)容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后賜予作廢或銷毀處理。    5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)覺文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應(yīng)

13、向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,賜予作廢處理。    5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。    5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在作廢、銷毀文件登記表(QR-WD01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。   6、使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1印制文件登記表QRWD010201辦公室一年2存檔備案資料目錄QRWD010202辦公室長期3文件分發(fā)登記表QRWD01020

14、3辦公室一年4文件、資料借閱登記表QRWD010204辦公室一年5文件復(fù)印登記表QRWD010205辦公室一年  6文件補發(fā)申請表QRWD010206辦公室一年7作廢、銷毀文件登記表QRWD010207辦公室一年    起草人:             審核人:                 審批人: