手把手教你編寫崗位說(shuō)明書

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上【只上干貨】手把手教你編寫崗位說(shuō)明書（下篇）文/趙日磊崗位說(shuō)明書編制是工作分析的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是對(duì)工作分析結(jié)果的呈現(xiàn)，它是一切管理的基礎(chǔ)，對(duì)于制定績(jī)效考核考核指標(biāo)的作用也非常重要。下文通過對(duì)崗位說(shuō)明書的定義、崗位說(shuō)明書的價(jià)值、崗位說(shuō)明書編寫的原則、崗位說(shuō)明書編寫的程序、崗位說(shuō)明書編寫的規(guī)范等內(nèi)容對(duì)如何編制一份好的崗位說(shuō)明書進(jìn)行詳細(xì)的介紹。一份好的崗位說(shuō)明書包括六大部分，分別是“基本信息、崗位概要、工作職責(zé)、工作溝通、任職資格、工作環(huán)境”等六個(gè)部分。下面分別對(duì)每一部分的寫法進(jìn)行闡述。（1）基本信息。如表2-10所示。表2-10 崗位說(shuō)明書基本信息表崗位名稱崗位編號(hào)所屬部

2、門下屬人數(shù)直接上級(jí)直接下級(jí)編制者簽字審核者簽字審批者簽字版本號(hào)崗位名稱。崗位名稱體現(xiàn)兩方面的信息：崗位層次、主要工作職能。例如：人力資源部主管，崗位層次為主管，主要工作職能為人力資源管理。崗位編號(hào)。崗位編號(hào)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范的要求填寫，并由人力資源部統(tǒng)一修改并解釋。一般而言，崗位編號(hào)采用三級(jí)編號(hào)制，XXXX-YY-ZZ，依據(jù)如下規(guī)則進(jìn)行編制：XXXX：四位大寫字母，為公司的首字母縮寫，例如深圳華為即為SZHW。YY：二位大寫字母，表示該崗位所屬的部門，如人力資源部為RZ，財(cái)務(wù)管理部為CW等。ZZ：二位數(shù)字，表示該崗位說(shuō)明書在該部門的編寫序號(hào)。例如：某公司人力資源部主管的崗位編號(hào)為JBHL-RZ-0

3、1所屬部門。所屬部門按照公司已公布的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的規(guī)定進(jìn)行填寫。下屬人數(shù)。下屬人數(shù)即為崗位所屬的直接下屬和間接下屬的人數(shù)的總和。直接下屬人數(shù)是指該崗位直接指揮的任職者人數(shù)；間接下屬是指該崗位直接下屬的下屬人數(shù)的總和。需要注意的是，這里的下屬人數(shù)是指具體的任職者的數(shù)量而不是崗位的數(shù)量。直接上級(jí)。是指本崗位直接進(jìn)行匯報(bào)并受其日常領(lǐng)導(dǎo)的崗位。例如，人力資源部主管的直接上級(jí)是副總經(jīng)理。直接下級(jí)。是指該崗位直接指揮的崗位。版本號(hào)。版本號(hào)由人力資源部統(tǒng)一填寫。崗位說(shuō)明書版本編號(hào)規(guī)則按照如下原則進(jìn)行設(shè)置：VXX.XX-XXXXV：表示version，即版本號(hào)的英文縮寫。XX.XX：表示版本編號(hào)，小數(shù)點(diǎn)前二位

4、表示版本修訂有較大變動(dòng)，如××公司組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行較大程度的調(diào)整，對(duì)所有崗位的崗位說(shuō)明書統(tǒng)一進(jìn)行修訂時(shí)；小數(shù)點(diǎn)后兩位表示版本修訂發(fā)生較小變動(dòng)，如僅對(duì)個(gè)別崗位的崗位說(shuō)明書進(jìn)行修訂時(shí)的版本修改時(shí)，數(shù)字的自然數(shù)順序編寫。XXXX：表示版本修訂時(shí)的年份。編制者簽名。即崗位說(shuō)明書編制者的簽名。審核者簽名。即審核人的簽名，審核者為該崗位的直接上級(jí)。審批者簽名。即審批人的簽名和審批時(shí)的時(shí)間，審批者為副總經(jīng)理（2）崗位概要。崗位概要是崗位工作的概括性描述，要求簡(jiǎn)明扼要，說(shuō)清楚崗位存在的目的。規(guī)范的崗位概要編制要求遵循如下三段式描述：“為了結(jié)果（目標(biāo)）”“在的指導(dǎo)（約束）下”“做工作”例如，某公

5、司總經(jīng)理的崗位概要：為了實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)和發(fā)展目標(biāo)，促進(jìn)公司持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展，在董事會(huì)的授權(quán)下，領(lǐng)導(dǎo)制定和實(shí)施公司總體戰(zhàn)略與年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、建立和健全公司的管理體系與組織結(jié)構(gòu)，主持公司的日常經(jīng)營(yíng)管理工作。要求用12句話概括性描述，簡(jiǎn)單扼要。是為了說(shuō)明該崗位在整個(gè)組織中的地位和作用，以及崗位存在的理由和目標(biāo)。切忌對(duì)工作內(nèi)容事無(wú)巨細(xì)地簡(jiǎn)單羅列，所作的描述太空洞，與其他崗位相比沒有顯著區(qū)別，看不出是什么崗位。（3）工作職責(zé)。工作職責(zé)是崗位說(shuō)明書中最重要的內(nèi)容之一，它描述的是崗位主要的工作內(nèi)容，對(duì)于指導(dǎo)任職者的工作有著非常重要的意義。工作職責(zé)描述的通用模式是：“表達(dá)權(quán)限和參與方式的動(dòng)詞”“需要完

6、成的工作或動(dòng)詞指向?qū)ο蟆崩?，組織編制公司人力資源規(guī)劃，指導(dǎo)分公司執(zhí)行，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，提出整改要求，監(jiān)督落實(shí)。工作職責(zé)部分的填寫應(yīng)該按照先重要、后次要的原則逐項(xiàng)分析。需要特別強(qiáng)調(diào)的是，工作職責(zé)描述的是該崗位必須執(zhí)行的工作要點(diǎn)，而不是當(dāng)前或未來(lái)需要完成的一項(xiàng)階段性任務(wù)或目標(biāo)。例如：“依據(jù)公司年度營(yíng)銷規(guī)劃，組織制定公司年度銷售目標(biāo)，并組織分解”是一項(xiàng)職責(zé)，而“完成公司2012年度3000萬(wàn)的銷售任務(wù)”則是一項(xiàng)具體的任務(wù)或者目標(biāo)。4.工作溝通。如表2-11所示。表2-11崗位說(shuō)明書工作溝通表溝通類別溝通對(duì)象溝通事項(xiàng)溝通程度溝通頻率內(nèi)部溝通外部溝通內(nèi)部溝通：內(nèi)部溝通關(guān)系中說(shuō)明該崗位工作上需要接

7、觸的公司內(nèi)部的單位或部門。內(nèi)部溝通關(guān)系需要規(guī)范填寫四部分的內(nèi)容，溝通對(duì)象、溝通事項(xiàng)、溝通程度以及溝通頻率，一般而言，該崗位與上級(jí)以及下屬崗位的溝通或日常匯報(bào)不列入內(nèi)部溝通中。 溝通對(duì)象。該崗位工作上需要接觸的內(nèi)部單位或部門名稱，需要注意的是名稱統(tǒng)一、規(guī)范，例如人力資源部。 溝通事項(xiàng)。是指崗位之間溝通的主要工作內(nèi)容，用關(guān)鍵詞表示即可，例如“生產(chǎn)計(jì)劃”、“產(chǎn)品質(zhì)量”、“客戶投訴”等。 溝通程度。是指該崗位工作上與內(nèi)部單位或部門進(jìn)行工作溝通時(shí)需要的程度上的要求，一般可以把溝通程度分為三個(gè)層次。第一層次，普通。是指溝通僅需要基本禮儀和交換信息。 第二層次，重要。是指溝通有費(fèi)力的性質(zhì)，需要影響他人并與人

8、合作（如談判、面談銷售和采購(gòu)決定等）。第三層次，極重要。是指對(duì)整個(gè)組織極重要的談判和決定。 溝通頻率。是指該崗位針對(duì)同一溝通對(duì)象的每日/每周/每月的溝通次數(shù)，一般可以把溝通頻率分為三個(gè)層次。（1）偶爾：一月幾次。 （2）經(jīng)常：一周兩三次。（3）持續(xù)：每天。外部溝通：外部溝通關(guān)系中說(shuō)明該崗位工作上需要接觸公司外部的單位或機(jī)構(gòu)，如稅務(wù)所等，需要強(qiáng)調(diào)的是需要將外部溝通對(duì)象的全稱規(guī)范、統(tǒng)一地表述出來(lái)。同內(nèi)部溝通一樣，外部溝通需要規(guī)范填寫三部分的內(nèi)容，溝通對(duì)象、溝通程度以及溝通頻率，其填寫規(guī)范同內(nèi)部溝通要求相同。5.任職資格。如表2-12所示。表2-12 崗位說(shuō)明書任職資格表教育背景教育水平專業(yè)及職稱培

9、訓(xùn)工作經(jīng)驗(yàn)總體工作經(jīng)驗(yàn)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)管理工作經(jīng)驗(yàn)專業(yè)知識(shí)能力素質(zhì)其他要求任職資格。任職資格填寫的是能夠勝任該崗位工作的合格要求，作為該崗位進(jìn)行人力資源招聘配置的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。需要特別注意的是，任職資格的標(biāo)準(zhǔn)要求并非任職者個(gè)人的履歷，因此應(yīng)如實(shí)進(jìn)行填寫而不是對(duì)個(gè)人情況的簡(jiǎn)單描述。教育背景。教育背景是崗位任職資格的重要方面之一，主要是從教育水平、專業(yè)及職稱、培訓(xùn)等方面進(jìn)行要求。教育水平。初中及以下、高中（含高中、技校、中專等）、大專（含大專、高職）、本科、碩士及以上。學(xué)歷應(yīng)該根據(jù)崗位的性質(zhì)確定最符合的要求并如實(shí)填寫，而不是一味追求高學(xué)歷。專業(yè)及職稱。是指該崗位工作要求的對(duì)口或相關(guān)專業(yè)，如有職稱要求，則

10、填寫相應(yīng)的職稱名稱和等級(jí)。培訓(xùn)。是指該崗位工作要求的、必須具備的專業(yè)或特殊技能性的培訓(xùn)。工作經(jīng)驗(yàn)。工作經(jīng)驗(yàn)是最常見的崗位任職資格要求之一，一般而言是從以下三個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行衡量。l 總體工作經(jīng)驗(yàn)。是對(duì)整體工作經(jīng)驗(yàn)的要求，主要是以工作年限這個(gè)指標(biāo)來(lái)衡量。年限確定的標(biāo)準(zhǔn)是正常情況下任職者從參加工作開始到能夠勝任目前工作崗位所需要的時(shí)間。l 相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。是對(duì)與該崗位相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)的要求，這種相關(guān)從工作性質(zhì)、工作內(nèi)容、崗位層級(jí)、所任職企業(yè)性質(zhì)和規(guī)模等幾個(gè)方面予以確定。l 管理工作經(jīng)驗(yàn)。是指針對(duì)中、高層管理崗位而言，相關(guān)或類似管理崗位工作經(jīng)驗(yàn)的要求。需要特別說(shuō)明的是，相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)、管理工作經(jīng)驗(yàn)需要

11、清晰具體的說(shuō)明其內(nèi)容和時(shí)間，例如：“工作經(jīng)驗(yàn)10年，人力資源及相關(guān)管理工作經(jīng)驗(yàn)5年，3年人力資源經(jīng)理崗位經(jīng)驗(yàn)”?！肮ぷ鹘?jīng)驗(yàn)10年，6年以上本行業(yè)或相關(guān)行業(yè)大型國(guó)企從事產(chǎn)品銷售的工作經(jīng)歷，有2年以上擔(dān)任銷售部經(jīng)理的工作經(jīng)驗(yàn)”。專業(yè)知識(shí)。專業(yè)知識(shí)是對(duì)任職者在與所擔(dān)任的崗位相關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)積累的要求。能力素質(zhì)。能力素質(zhì)是對(duì)任職者為順利履行崗位職責(zé)而需要的各類技能和素質(zhì)的要求，如計(jì)算機(jī)使用、文字處理、工具應(yīng)用、會(huì)計(jì)核算、圖紙繪制、保密意識(shí)、原則性等技能和素質(zhì)。在分析時(shí)，注意不應(yīng)根據(jù)崗位的目前任職者水平進(jìn)行判斷，應(yīng)根據(jù)崗位職責(zé)和其工作活動(dòng)的要求選擇最基本的技能要求。能力的要求。如學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力

12、、協(xié)調(diào)能力、溝通能力、分析判斷能力、問題解決能力、適應(yīng)能力、培養(yǎng)指導(dǎo)下屬能力、計(jì)劃能力、組織能力、控制能力、執(zhí)行能力等。其規(guī)范的寫法是“程度”“能力”，例如：具有較強(qiáng)的組織能力。程度一般可以分為“一般、較強(qiáng)、極強(qiáng)”三個(gè)層次。能力項(xiàng)參考如下幾個(gè)方面。l 學(xué)習(xí)能力。通過自學(xué)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，吸收新事物、新工具、新方法的能力；在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的能力；開辟新的學(xué)習(xí)渠道、收集新的信息的能力。l 創(chuàng)新能力。思維靈活，能夠從不同的角度思考問題并提出新設(shè)想、新方案的能力；改進(jìn)工作方式和方法的能力；開拓新局面的能力。l 協(xié)調(diào)能力。處理組織內(nèi)、外的人際關(guān)系、沖突和矛盾的能力；協(xié)調(diào)平衡大家的利益，促成“共贏”合作的

13、能力。l 溝通能力。語(yǔ)言準(zhǔn)確并簡(jiǎn)捷地表達(dá)自己的思想和感情的能力；善解人意、與人取得共識(shí)的能力；通過說(shuō)服改變對(duì)方行為的能力。l 分析判斷能力。對(duì)現(xiàn)有信息進(jìn)行分析，找出相關(guān)因素的能力；在分析的基礎(chǔ)上，對(duì)問題的性質(zhì)、根源及其發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行判別的能力。l 問題解決能力。在不同環(huán)境、不同層面中發(fā)現(xiàn)問題的能力；面對(duì)問題提出解決思路的能力，解決問題的周到程度、解決問題的能力。l 適應(yīng)能力。熟悉新環(huán)境、新關(guān)系、新位置的能力；根據(jù)不同的環(huán)境和條件調(diào)整自己的心態(tài)和工作方法的能力；在新的組織關(guān)系下定位自身角色，了解其他成員對(duì)于自己的期望并與人合作的能力。l 培養(yǎng)指導(dǎo)下屬能力。發(fā)現(xiàn)下屬的特點(diǎn)，合理用人的能力；因人施教，

14、開發(fā)下屬的能力。l 計(jì)劃能力。對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)的能力；在預(yù)測(cè)基礎(chǔ)上制定有效目標(biāo)的能力；分步驟有效實(shí)施目標(biāo)的能力。l 組織能力。挖掘資源的能力；統(tǒng)籌安排，提高資源綜合利用的效率的能力。l 控制能力。面對(duì)各種局面，考慮并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝著自己期望的方向發(fā)展的能力；緊急情況下，能利用各種有效的方法，穩(wěn)定局面，使事情正常而有序地發(fā)展的能力。l 執(zhí)行能力。領(lǐng)會(huì)目標(biāo)要求，完成任務(wù)的能力；執(zhí)行過程中應(yīng)變的能力。舉例：人力資源部主管的能力要求是：較強(qiáng)的計(jì)劃能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、培養(yǎng)下屬的能力。市場(chǎng)策劃人員的能力要求是：較強(qiáng)的分析判斷能力、創(chuàng)新能力、溝通能力，極強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。銷售人

15、員的能力要求是：極強(qiáng)的適應(yīng)能力、溝通能力，較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、執(zhí)行能力。事務(wù)類人員只需要較強(qiáng)的執(zhí)行能力。素質(zhì)的要求。如心理承受力、忠誠(chéng)、團(tuán)隊(duì)合作精神、全局意識(shí)、人際敏感性、責(zé)任心、原則性、成就動(dòng)機(jī)、主動(dòng)性、自制力、自信心、服務(wù)意識(shí)、靈活性、認(rèn)真細(xì)致等。其規(guī)范的寫法是“程度”“素質(zhì)”，例如：有極強(qiáng)的責(zé)任感。程度一般可以分為一般、較強(qiáng)、極強(qiáng)三個(gè)層次。素質(zhì)項(xiàng)參考如下幾個(gè)方面。l 心理承受力。坦然面對(duì)困難、壓力、挫折和復(fù)雜局面，積極采取措施去適應(yīng)、解決它；百折不撓，永不言??；心胸開闊，“宰相肚里能撐船”。l 忠誠(chéng)。對(duì)組織、事業(yè)、職責(zé)感情真摯，忠心耿耿，忠實(shí)可靠，為組織發(fā)展不遺余力地貢獻(xiàn)自己的力量；無(wú)論遇到

16、多大困難，絕不放棄，全力以赴地幫助組織渡過難關(guān)；不遺余力維護(hù)組織聲譽(yù)。 l 團(tuán)隊(duì)合作精神。對(duì)團(tuán)隊(duì)共同的目標(biāo)、價(jià)值觀有深刻的理解和認(rèn)同；愿意為實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)而盡自己最大的努力，明確自己在團(tuán)隊(duì)中的角色，承認(rèn)并尊重其他工作伙伴的工作對(duì)自己的工作以及團(tuán)隊(duì)的重要性，開誠(chéng)布公，愿意、善于與團(tuán)隊(duì)成員交流問題，分享經(jīng)驗(yàn)。l 全局意識(shí)。能全盤考慮問題，清楚哪些東西對(duì)于整個(gè)大局是重要的，哪些東西則是不重要的，不會(huì)為了小事而誤大局；為了顧全大局，能犧牲局部利益，大局利益受到損害時(shí)，挺身而出維護(hù)大局利益。l 人際敏感性。能敏銳、準(zhǔn)確地覺察他人對(duì)自己的態(tài)度和需求；能正確判斷某個(gè)群體內(nèi)部的人際氣氛及其細(xì)微變化。l 責(zé)任心。

17、非常清楚自己的責(zé)任，對(duì)本職工作一絲不茍，精益求精；遇到困難時(shí)，能堅(jiān)韌不拔地克服困難；工作第一，有奉獻(xiàn)精神；出現(xiàn)失誤，敢于承擔(dān)責(zé)任，并千方百計(jì)加以補(bǔ)救。l 原則性。原則明確，是非分明，實(shí)事求是；隨時(shí)用自己言行維護(hù)原則，即使碰到困難，也會(huì)堅(jiān)持原則；對(duì)于有違反原則的事情，會(huì)堅(jiān)決與之作斗爭(zhēng)。l 成就動(dòng)機(jī)。：不滿足于已取得的成就，不斷為自己提出更高的目標(biāo)，或是對(duì)工作的完成情況提出進(jìn)一步的要求；對(duì)自己的要求很嚴(yán)格，在工作中總是以很高的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求自己；相信事情總是可以而且應(yīng)該做得更好。舉例：銷售人員需要較強(qiáng)的心理承受能力；掌握公司核心商業(yè)機(jī)密的崗位需要極強(qiáng)的忠誠(chéng)度；一般研發(fā)人員都需要有較強(qiáng)的成就動(dòng)機(jī)；中高層

18、管理者需要有較強(qiáng)的全局意識(shí)；一般財(cái)務(wù)人員應(yīng)具備較強(qiáng)的原則性。其他要求。是指對(duì)于該崗位的其他方面的任職資格要求，例如職稱、個(gè)性特征、需要掌握的政策法規(guī)、規(guī)章制度；等等。需要掌握的政策法規(guī)。描寫等級(jí)：“了解、掌握、熟悉、精通”，如：薪酬管理人員應(yīng)該要求熟悉國(guó)家級(jí)地方有關(guān)勞動(dòng)法規(guī)及政策。 需要掌握的工作規(guī)章，如：技術(shù)規(guī)程、工作手冊(cè)、業(yè)務(wù)流程、企業(yè)有關(guān)規(guī)章制。7.工作條件。如表2-13所示。表2-13 崗位說(shuō)明書工作條件表工作環(huán)境場(chǎng)地環(huán)境： ¨較好 ¨一般 ¨艱苦噪聲環(huán)境： ¨較好 ¨一般 ¨艱苦高溫環(huán)境： ¨較好 ¨一般 ¨艱苦塵毒環(huán)境： ¨較好 ¨一般 ¨艱苦工作時(shí)間特征正常工作時(shí)間： 小時(shí)/周平均加班時(shí)間： 小時(shí)/周平均出差時(shí)間： 小時(shí)/周班制形式： ¨長(zhǎng)白班 ¨長(zhǎng)夜班 ¨兩班倒 ¨其他使用工具/設(shè)備備注工作環(huán)境。工作環(huán)境主要用來(lái)描述該崗位所處的工作環(huán)境的艱苦程度。