質(zhì)量管理體系文件編寫導則

1、1.0目的規(guī)定各部門編寫質(zhì)量管理體系文件的程序格式和內(nèi)容，確保其規(guī)范性和協(xié)調(diào)性。2.0適用范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系文件的編寫。3.0職責3.1 辦公室負責協(xié)調(diào)質(zhì)量管理體系文件的編寫工作。3.2 責任部門負責組織本部門質(zhì)量管理組成人員進行文件編寫工作。4.0編寫要求4.1 質(zhì)量管理體系文件的所有規(guī)定應與公司的其它管理規(guī)定相協(xié)調(diào)，各級體系文件之間也要相互協(xié)調(diào)。4.2 質(zhì)量管理體系文件編寫時力求“表達清楚、準確、全面、簡單扼要”，實現(xiàn)唯一理解，不能針對某一事項有相互矛盾的不同文件同時出現(xiàn)和使用。4.3 遵循“現(xiàn)場、現(xiàn)實、現(xiàn)物”的原則編寫各類文件。所有文件的規(guī)定都應保證在實際工作中能完全做到，一旦

2、發(fā)現(xiàn)文件的不適用（合），應立即報擬制部門或人員按規(guī)定程序修改。5.1 文件編寫程序和格式5.2 文件編寫流程圖5.3 文件內(nèi)容與格式5.3.1 版面：一般采用16開版面，便于保管和使用。5.3.2 文件面頁a）質(zhì)量手冊公司|蘇州今日物業(yè)管理有限公司徽記質(zhì)量手冊文件編碼：總頁數(shù):（含本頁）擬制人：審核人：批準人：版本號：生效日期：年月日擬制日期：年月日審核日期：年月日批準日期：年月日（蓋受控文件章）b）程序文件蘇州今日物業(yè)管理有限公司程序文件文件名稱:文件編碼:總頁數(shù)擬制人審核人批準人版本號（含本頁）生效日期年月日擬制日期年月日審核日期年月日批準日期年月日（蓋受控文件章）c)工作規(guī)程單份工作規(guī)程

3、一般沒有面頁，部門工作規(guī)程的集合可增加一面頁、一目錄頁。5.2.3 內(nèi)頁文件的內(nèi)頁一般使用公司統(tǒng)一印制的專用紙，文件頭和文件尾格式見示意圖，文件的每頁均需有該文件的連續(xù)頁碼。a) 文件頭示意圖公司標示文件編碼：文件名稱版本號：修改狀態(tài):(文件內(nèi)容)b) 文件尾示意圖(文件內(nèi)容)受控文件未經(jīng)批準不得復印第頁共頁生效日期：年月日每份工作規(guī)程在其最后一頁的頁尾前增加以下格式:(文件內(nèi)容)編制人：審核人：批準人:受控文件未經(jīng)批準不得復印第頁共頁生效日期：年月日5.2.4 章節(jié)編號a) 文件章節(jié)編寫采用阿拉伯數(shù)字編排，如1.0；1.1；1.1.1；依次表示第一章；第一章第一節(jié)；第一章第一節(jié)第一條。b)

4、章節(jié)以下內(nèi)容是并列的關(guān)系時，可采用英文的小寫加半括號編排如a);b);c);表示。c) 在a)、b)、c)中如仍需分段述敘，則用“一一”；、表示。5.2.5 文件架構(gòu)和內(nèi)容a)質(zhì)量手冊：按選定的GB/T190012000ISO9001:2000標準描述質(zhì)量管理體系，章節(jié)與所依據(jù)的質(zhì)量管理體系標準的章節(jié)內(nèi)容一一對應，其結(jié)構(gòu)如下：批準頁 目錄 頒布令 公司概況 質(zhì)量管理體系 管理職責 資源管理 產(chǎn)品實現(xiàn)質(zhì)量手冊編寫說明定義及縮略語測量、分析和改進附件b） 程序文件：標題應說明開展活動的內(nèi)容及其特點，一般由管理對象和業(yè)務特性兩部分組成。如“不合格品的控制程序”，對象是“不合格品”，業(yè)務特性是“控制程

5、序”。具體形式可參照下例：1.0目的一般簡要地說明為什么要開展這項活動（即描述為什么要制定此程序）。2.0適用范圍此程序適用于哪些范圍的活動，指出開展此項活動所涉及的有關(guān)部門、相關(guān)人員、產(chǎn)品等，必要時應說明禁止事項。3.0木語和定義一般是指本公司專用的或特殊（行業(yè)）的術(shù)語或?qū)δ承┮装l(fā)生歧義的詞語等的特別定義。4.0職責規(guī)定負責實施該項程序的部門或人員的責任和權(quán)限（包括哪個部門協(xié)調(diào)配合）。5.0工作程序按活動開展的順序一步一步地列出開展此項活動的具體步驟，明確規(guī)定5W1H：Why：要達到什么效果；What：做什么；Who：由誰來執(zhí)行：When：在什么時候做；Where：在什么地方做；How：具體怎樣做；應采用的材料、設(shè)備、文件等；如何進行控制：應保留的記錄；應注意的例外特殊情況。（必要時輔以流程圖）6.07.0相關(guān)文件與此項活動有關(guān)的其它質(zhì)量管理體系文件。相關(guān)記錄開展此項活動應形成的報告、必須應用的記錄、表格等，可附上表樣或只注明其編碼和名稱。c） 工作規(guī)程及部門工作手冊：是對程序文件的補充，編寫時應堅持“最實際，最有效”的原則，使其具有良好的可操作性，內(nèi)容上應滿足5W1H原則，可用不同方式組織，實現(xiàn)“唯一理解”表達出：WhyWhatWhoWhenWhereHow：此項工作的目的是什么；：此項工作的名稱是什么；：什么樣的人使用該文件