企業(yè)管理信息化論文Access數(shù)據(jù)庫在采購數(shù)據(jù)管理與分析中的應(yīng)用

1、企業(yè)管理信息化論文：Access數(shù)據(jù)庫在采購數(shù)據(jù)管理與分析中的應(yīng)用 摘 要 采購作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),直接影響著整個企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展和經(jīng)濟效益,因此對采購數(shù)據(jù)進行有效管理顯得尤為迫切。本文應(yīng)用Access數(shù)據(jù)庫技術(shù)構(gòu)建采購數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng),系統(tǒng)的使用減輕了業(yè)務(wù)人員的工作強度,提高了企業(yè)的采購管理水平。 關(guān)鍵詞 數(shù)據(jù)庫;信息系統(tǒng);采購管理 doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010. 20. 012 中圖分類號F270.7 文獻標(biāo)識碼A 文章編號1673 - 0194(2010)20- 0034- 04 1 采購在企業(yè)管理中的作用及采

2、購數(shù)據(jù)管理的特點 采購是企業(yè)經(jīng)營管理中的一個核心環(huán)節(jié),也是企業(yè)獲取利潤的重要來源。采購成本作為企業(yè)成本管理的主體,是“最有價值的部分”。據(jù)統(tǒng)計,采購成本每下降1%,平均可以給企業(yè)增加10%的利潤,可見采購在企業(yè)的整個供應(yīng)鏈管理過程中具有舉足輕重的地位。 在采購業(yè)務(wù)活動中,業(yè)務(wù)人員經(jīng)常會與大量數(shù)據(jù)打交道,這些數(shù)據(jù)涵蓋了物料清單(BOM)、原材料價格、供應(yīng)商聯(lián)系信息、運輸費率等諸多內(nèi)容。如何管理并有效利用這些紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù),對于企業(yè)來說是一個很有意義的課題。A公司是一家專業(yè)從事汽車線束零部件生產(chǎn)的外資企業(yè),長期以來,公司對采購信息的管理一般采用以Excel為主的人工管理方式,每天業(yè)務(wù)人員都需要花費

3、大量的時間和精力在數(shù)據(jù)的清理與整合上。雖說是在同一個部門,但每位業(yè)務(wù)人員所擁有的信息并沒有實現(xiàn)共享的最大化,由此造成工作效率的降低,比如對某個供應(yīng)商生產(chǎn)的同一種零件進行重復(fù)詢價,這不僅造成人力資源和時間資源的浪費,還不利于采購企業(yè)建立自身形象。此外,以往粗放型的人工管理方式難以滿足對數(shù)據(jù)及時性、準(zhǔn)確性和綜合性的要求。 對數(shù)據(jù)進行分析挖掘是決策層經(jīng)常提出的一個需求,近幾年物料采購金額的變化趨勢是怎樣的?誰是對我們影響最大的前20大供應(yīng)商?每個項目所需物料的品種有哪些?這些品種各自占比多少?諸如此類問題都是決策人員所感興趣的,一些比較大的分析需要大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來支持,對這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行搜集、清洗和

4、整理往往會占用較多的時間。就以零件單價為例,作為分析時經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)項,由于供應(yīng)商在報價時所基于的貨幣和物流條件不同,對零件單價直接進行比較分析是欠妥當(dāng)?shù)?這就要求先將零件單價統(tǒng)一換算成以人民幣為基準(zhǔn)的到廠價(DDP),而在換算過程中會涉及匯率、運輸費率等多個要素,有些供應(yīng)商針對不同的物料品類還會采用不同的運輸費率,這讓計算過程變得更為復(fù)雜,諸如此類的計算將花費業(yè)務(wù)人員較多的時間和精力。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接決定著分析結(jié)果的質(zhì)量,一份低質(zhì)量的分析報告通常會影響到?jīng)Q策的制定,有時甚至?xí)寷Q策層做出錯誤的判斷。目前A公司所使用的ERP系統(tǒng)還在持續(xù)升級過程中,數(shù)據(jù)管理和分析功能尚不完善。因此,開發(fā)一套

5、采購數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)就變得十分迫切。與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)一般具有信息量大、輸出要求高的特點,一種輸入信息需要按不同的要求加工后作多種輸出(如Excel,PDF等)。經(jīng)過對幾款工具的比較和對企業(yè)自身特點的分析,采購部門最終決定采用Access數(shù)據(jù)庫來開發(fā)系統(tǒng)。 2 Access數(shù)據(jù)庫概述 Access是微軟公司推出的在Windows操作系統(tǒng)環(huán)境下工作的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。它采用了Windows程序設(shè)計理念,擁有設(shè)計查詢、用戶界面、報表等多種數(shù)據(jù)對象,Access作為Office套件的一個成員,具有Office系列軟件的一般特點,如菜單、工具欄等,并能夠?qū)崿F(xiàn)與其他成員(如Excel)之間的數(shù)據(jù)

6、共享。與其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相比,它更為簡單易學(xué)。Access的功能比較強大,足以應(yīng)付一般的數(shù)據(jù)管理及分析需要,特別適合于一般的中小規(guī)模企業(yè)。 采用Access開發(fā)管理信息系統(tǒng)需要使用VBA(Visual Basic for Application)語言,它是應(yīng)用程序開發(fā)語言Visual Basic的子集,VBA擁有Visual Basic語言的高效性和專業(yè)性,可以根據(jù)用戶的自身需要進行二次開發(fā)。 Access數(shù)據(jù)庫由“表”、“查詢”、“窗體”、“報表”、“頁”、“宏”和“模塊”7種對象組成。 (1)表(Table) 。表是數(shù)據(jù)庫的基本對象,是創(chuàng)建其他對象的基礎(chǔ),表由記錄組成,記錄由字段組成,表

7、用來存儲數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù),故又稱作數(shù)據(jù)表。 (2)查詢(Query)。查詢可以按索引快速查找到需要的記錄,按要求篩選記錄并能連接若干個表的字段組成新表。 (3)窗體(Form) 。窗體提供了一種方便瀏覽、輸入及更改數(shù)據(jù)的窗口,還可以創(chuàng)建子窗體顯示相關(guān)聯(lián)的表的內(nèi)容,窗體也稱作表單。 (4)報表(Report)。報表的功能是將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)分類匯總,然后打印出來,以便分析。 (5)頁(Page) 。數(shù)據(jù)訪問頁可以查看、更新或分析來自Internet或Intranet的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。 (6)宏(Macro)。宏相當(dāng)于DOS中的批處理,用來自動執(zhí)行一系列操作。 (7)模塊(Module) 。模塊的功能與宏類

8、似,但它定義的操作比宏更復(fù)雜,一般分為類模塊和標(biāo)準(zhǔn)模塊兩種類型。 此外Access為用戶提供了豐富的向?qū)?用戶不需要了解軟件所有細(xì)節(jié)就可以完成一個簡單的管理系統(tǒng)的開發(fā)工作,節(jié)省了許多編程的時間。 3 系統(tǒng)分析設(shè)計與實現(xiàn) 3.1 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流程分析 采購業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)的獲取主要通過兩個途徑:一是ERP系統(tǒng),如物料清單(BOM),采購訂單(PO)等,這些數(shù)據(jù)之前都由相關(guān)業(yè)務(wù)人員輸入系統(tǒng),具有標(biāo)準(zhǔn)化、格式規(guī)整的特點;二是以Word、Excel等格式保存的文件,包括銷售計劃、供應(yīng)商調(diào)研報告等,文件中的數(shù)據(jù)具有非標(biāo)準(zhǔn)化、格式多樣等特點。獲取原始數(shù)據(jù)后還不能對其直接進行分析利用,需要先對數(shù)據(jù)進行清洗,將“臟數(shù)

9、據(jù)”過濾掉,提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。這些所謂的“臟數(shù)據(jù)”由多種原因產(chǎn)生,由于ERP系統(tǒng)在用戶輸入環(huán)節(jié)設(shè)計有一定的約束機制,所以從ERP中獲取的數(shù)據(jù)質(zhì)量一般比較高,而外部文件中的數(shù)據(jù)則是清洗的重點,如供應(yīng)商調(diào)研報告是由供應(yīng)商填寫完畢后發(fā)還給采購部,雖然在調(diào)研之前業(yè)務(wù)人員已與供應(yīng)商進行充分的溝通說明,但還是難免會出現(xiàn)格式不統(tǒng)一、信息無意義或無效(如將“12345678”作為電話號碼)等情況,對這些數(shù)據(jù)需要采用留空、匹配等方法進行清洗加工,以提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。數(shù)據(jù)清洗工作完成后,用戶可以根據(jù)自身需要對數(shù)據(jù)進行查詢與分析,報表需求主要來源于決策層,他們通常希望將分析的結(jié)果以簡潔便攜的方式展現(xiàn),所以報表的格式以PDF

10、、PPT為主。 3.2 系統(tǒng)設(shè)計 我們首先需要建立一個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,包括物料清單(BOM)、供應(yīng)商聯(lián)系信息和原材料價格等與采購業(yè)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù),再設(shè)計采購數(shù)據(jù)管理模塊、采購數(shù)據(jù)分析模塊和供應(yīng)商信息管理模塊,使它們與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進行關(guān)聯(lián)。3個模塊中的數(shù)據(jù)及分析內(nèi)容均是基于前面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并通過采用SQL語句來實現(xiàn)的。 在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊,采購業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)維護本人所屬項目下的采購數(shù)據(jù)信息,其他業(yè)務(wù)人員只擁有查看的權(quán)限,這樣既保證了數(shù)據(jù)的安全性,也提高了數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。本系統(tǒng)主要功能模塊如圖2所示。 3.3 系統(tǒng)實現(xiàn) 系統(tǒng)登錄 考慮到用戶名的唯一性和用戶登錄的便利性,采用計算機用戶名來作ID號。當(dāng)用戶

11、輸入ID號和初始密碼后,點擊密碼框右側(cè)鑰匙圖標(biāo)的按鈕對密碼進行修改。修改完成后,輸入新密碼并點擊“Login”按鈕即可進入主菜單界面。 主菜單 主菜單界面上方為項目選擇框,界面中間是四個模塊的入口,分別是“Master Data”(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊),“Master BOM”(采購數(shù)據(jù)管理模塊),“Analysis Report”(采購數(shù)據(jù)分析模塊)和“Supplier Management”“物料清單(BOM)”(見圖5),“物料采購清單”,“銷售預(yù)測表”,“物料價格表”,“運輸費率表”和“匯率表”“采購歷史分析”,“采購預(yù)測分析”和“月度/年度績效分析”3個子模塊.其中,通過“采購歷史分析

12、”子模塊,用戶可以對過去5年的零件采購信息進行查詢,還能從歷史年份、供應(yīng)商、物料種類和生產(chǎn)工廠等4個維度進行單向/交叉分析;“采購預(yù)測分析”子模塊提供了對未來5年零件采購預(yù)測信息的查詢功能,用戶也可對預(yù)測年份、供應(yīng)商、生產(chǎn)項目、物料種類和生產(chǎn)工廠作單向/交叉分析,圖7是對某項目所作的項目-物料種類交叉分析;“月度/年度績效分析”“心中有數(shù)”。 4 系統(tǒng)改進后的效果 采購數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)上線后,給A公司帶來了很好的效果,主要包括以下幾個方面: (1) 提高工作效率。線束主要有車門線束,車身線束,發(fā)動機線束等多個種類,一套線束一般由上百種子零件組成,這些子零件涵蓋了端子、橡膠件、膠帶、電線等多個

13、物料品類,A公司目前承接有多個整車廠車用線束項目,所涉及的原材料有幾千種,如果決策層需要某個項目的國產(chǎn)化率、采購金額等統(tǒng)計信息,業(yè)務(wù)人員一般需要2天左右的時間才能提供,不但及時性難以保證,而且最后計算得到數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也不高。而使用該系統(tǒng),用戶只要輕點鼠標(biāo),幾分鐘內(nèi)就可以將所需的數(shù)據(jù)統(tǒng)計并打印出來,這樣業(yè)務(wù)人員能投入更多的時間和精力到與供應(yīng)商談判等工作重點中去。 (2) 降低原材料采購成本。系統(tǒng)的建立使得業(yè)務(wù)人員能更為有效地管理價格,通過系統(tǒng)提供的分析功能讓業(yè)務(wù)人員及時了解原材料價格的變動情況,這對于控制采購成本具有十分重要的意義。 (3) 對供應(yīng)商進行量化管理。供應(yīng)商管理是企業(yè)采購管理中的一項關(guān)鍵內(nèi)容,供應(yīng)商在很大程度上影響著產(chǎn)品質(zhì)量的可靠性。該系統(tǒng)可以對供應(yīng)商的配送及時率、產(chǎn)品退貨率等進行量化考核,為采購人員科學(xué)地選擇合格供應(yīng)商奠定了基礎(chǔ)。 (4) 提升數(shù)據(jù)處理能力。目前物料清單(BOM)的記錄數(shù)量已經(jīng)達(dá)到了十萬級以上,運用Excel來處理這些數(shù)據(jù)是比較困難的,況且隨著業(yè)務(wù)量的逐漸增加,數(shù)據(jù)量也會急劇上升,在一段時期內(nèi)Access可以充分發(fā)揮其優(yōu)秀的數(shù)據(jù)處理和分析能力。 5 結(jié) 語 采購數(shù)據(jù)管理與分析系統(tǒng)采用了企業(yè)供應(yīng)鏈管理的思想,以Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為平臺進行搭建,結(jié)合企業(yè)自身情況進行業(yè)務(wù)流程再造,提高了工作效率和采購管理水平。后續(xù)的工作還有許多,比如說如何最大程