信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法(討論稿)

1、長(zhǎng)興諾力小額貸款有限責(zé)任公司信貸檔案管理實(shí)施辦法(討論稿為規(guī)范信貸檔案管理,做到妥善歸卷、資料完整,調(diào)閱方便,查 找快捷,每筆貸款都能有據(jù)可查、責(zé)任明確,使信貸檔案管理做到制 度化、規(guī)范化,從檔案管理上保證信貸資產(chǎn)的安全性,經(jīng)公司研究, 特制定本辦法。一、信貸檔案的概念信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié) 束全過(guò)程的信貸管理行為所有記錄的總和。二、信貸檔案管理的基本要求1、信貸檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、逐級(jí)建檔的管理原則。2、信貸檔案要設(shè)專人或兼職人員管理3、信貸員要建立一戶一檔,包括客戶基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、信 用全過(guò)程的所有記錄復(fù)印件、 辦理?yè)?dān)保保全措施的復(fù)印件、 還貸

2、收息記錄憑證復(fù)印件等相關(guān)資料進(jìn)行編號(hào)歸檔。 按月將當(dāng)月已結(jié)清貸 款本息的客戶檔案移交部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理4、 部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理收集保管信用全過(guò)程中的原始記錄, 主要包括借款合同、 客戶借款的確定件和權(quán)利證書原件等; 保管信貸 人員移交的已結(jié)清貸款本息的檔案資料; 保管信貸文件; 保管信貸報(bào) 表等資料。5、信貸檔案要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一收集,集中保管的辦法。6、信貸檔案要在本公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,同時(shí)接受上級(jí)管理 部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。7、按照信貸檔案歸卷要求,對(duì)每筆貸款要求做到資料完整,裝 訂前仔細(xì)審查。8、各類資料要按月裝訂,當(dāng)月資料較多的,可裝訂多卷。對(duì)卷 內(nèi)的資料要逐頁(yè)編寫順序頁(yè)碼, 位置

3、在每頁(yè)的右上角, 同時(shí)填寫每卷 的封面目錄和封底, 填寫時(shí)須用藍(lán)色或黑色墨水書寫或打印, 不得使 用圓珠筆填寫。三、信貸檔案的內(nèi)容1、文件類:各類金融法律、法規(guī),信貸管理制度、辦法,競(jìng)賽 通知,領(lǐng)導(dǎo)講話等。2、申請(qǐng)書類:各類借款的申請(qǐng)、審批表,貸款展期申請(qǐng)書及審 批表、借款人、擔(dān)保人身份證件(復(fù)印件 。3、合同類:各類借款合同,擔(dān)保合同,抵(質(zhì)押清單、房產(chǎn) 土地、船泊、他項(xiàng)權(quán)利證書復(fù)印件等。4、 、報(bào)表類:期限管理類報(bào)表,再貸款管理類報(bào)表、貸款質(zhì)量分 析類報(bào)表、貸款信息咨詢類報(bào)表、五級(jí)分類報(bào)表、不良貸款監(jiān)測(cè)類報(bào) 表等5、臺(tái)帳類:貸款期限類管理臺(tái)帳,五級(jí)分類臺(tái)帳,不良貸款管 理類臺(tái)帳,抵債資產(chǎn)類

4、等臺(tái)帳。6、其它類:客戶經(jīng)理的貸款調(diào)查報(bào)告,會(huì)議記錄薄,貸后檢查 報(bào)告、催收通知書,五級(jí)分類分析表、認(rèn)定表,企業(yè)基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表,訴訟保全類資料,抵債資產(chǎn)資料,已核銷呆帳貸款臺(tái)帳、房產(chǎn) 承租協(xié)議等。四、信貸檔案的裝訂1、裝訂的信貸檔案,每卷要以 A4紙面為標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)寬,凡合同書、 申請(qǐng)審批書等均應(yīng)將有文字的面向外,對(duì)折后裝訂要求每卷加裝封 面、 目錄和封底, 左邊和下邊雙邊整齊, 于左邊采用三孔一線法裝訂, 裝訂要牢固、整齊、美觀,不丟頁(yè),不壓字,不破損,不妨礙閱讀。 2、一份文件如果既屬于信貸檔案范圍,又屬于文書檔案范圍, 其原件首先滿足文書檔案的需要, 信貸檔案可采用復(fù)印件或摘錄主要 內(nèi)容、

5、文號(hào)的方法收集歸案。3、屬于國(guó)家秘密或本公司商業(yè)秘密的文件,信貸員、信貸業(yè)務(wù) 部門信貸檔案管理員應(yīng)在檔案目錄 “備注” 欄內(nèi)注明密級(jí)或保密期限, 以免造成泄密、失密現(xiàn)象。4、案卷封面及案卷脊背各項(xiàng)應(yīng)逐項(xiàng)填寫清楚。5、當(dāng)月的信貸檔案應(yīng)于下月的上旬前裝訂完畢。五、信貸檔案的期限管理1、永久保管檔案。主要包括:貸款核銷審批資料及清單、信貸 檔案銷毀核準(zhǔn)書及清單、未收清貸款的借款申請(qǐng)書、合同書及清單、 貸款審查委員會(huì)決策記錄。2、長(zhǎng)期保管檔案,保管期限為 15年。主要包括:借款合同、擔(dān) 保合同等。六、信貸檔案的調(diào)閱1、內(nèi)部調(diào)閱檔案的控制:應(yīng)由調(diào)閱人出具檔案調(diào)閱單 、經(jīng)總 經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn),并登記檔案

6、調(diào)閱登記簿 、借閱的信貸檔案 不得傳閱、 涂改或拆散等, 并按借閱期限歸還。 信貸檔案的借閱時(shí)間、 借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)管人員必須在檔案調(diào)閱登記簿上登記。 2、外部調(diào)閱檔案的控制:公安、稅務(wù)、工商、司法等部門在查 處案件需要查閱檔案時(shí), 必須持有縣級(jí)以上司法機(jī)關(guān)的正式公文或文 書方可查閱。經(jīng)核準(zhǔn)查閱的檔案,由檔案管理人員登記檔案調(diào)閱登 記簿 ,查閱時(shí)檔案管理人員必須在場(chǎng)陪同,不準(zhǔn)將信貸檔案交給調(diào) 閱人帶走,未經(jīng)批準(zhǔn)不得在檔案資料上復(fù)制、照像、圈劃。查閱檔案 介紹信、 檔案調(diào)閱單和檔案調(diào)閱登記簿一并保管。七、信貸檔案的銷毀信貸檔案的銷毀工作由公司統(tǒng)一辦理,公司檔案管理人員登記 檔案銷毀登記簿 ,將已核準(zhǔn)銷毀的信貸檔案整理裝箱后,報(bào)送公 司主管部門進(jìn)行銷毀, 銷毀工作必須由三人以上參加, 監(jiān)銷人員要認(rèn) 真清點(diǎn)檔案數(shù)量,并在檔案銷毀核準(zhǔn)單上簽名后,到指定地點(diǎn)進(jìn) 行銷毀。凡需銷毀的信貸檔案一律不得作為廢紙出售。八、 本實(shí)施細(xì)則由長(zhǎng)興諾力小額貸款有限責(zé)任公司制訂, 解釋權(quán) 亦同。九、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件 11信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱單調(diào)閱單位調(diào)閱人調(diào)閱日期