秘書的角色意識

1、秘書的角色意識陳敏偉內(nèi)容摘要當前，隨著經(jīng)濟社會及現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，秘書人 員所面臨的挑戰(zhàn)越來越多。新形勢，我們秘書怎么樣才能更好地承擔 起參與處理事務和為領導提供服務的職能，真正起到秘書的作用？我 認為很重要的一個方面就是要具備正確的角色意識。 秘書的角色意識 是做好秘書工作的重要保證，在秘書工作中，把握秘書的角色特征， 調(diào)整秘書的角色定位，注重秘書角色意識的培養(yǎng)，才能更好地開展秘 書工作。關鍵詞秘書、角色、角色意識、秘書工作引言“秘書”是人們非常熟悉的一個名詞。在中國古代，秘書最早是 指“宮中秘藏之書”。東漢桓帝時設管理秘藏之書的機構(gòu)一一秘書監(jiān)。 在現(xiàn)代語言中，對秘書的解釋是多種多樣的。

2、現(xiàn)代漢語詞典對秘 書的解釋是：掌管文書并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人 員。在現(xiàn)代社會，秘書是一種行政職位，我國各級政府機關、企事業(yè) 單位普遍設有秘書職位。秘書是行政首長的助手，是直接協(xié)助各級領 導機構(gòu)、領導個人及私人撰制和掌管文件、 輔助決策、處理日常事務 的執(zhí)行和承辦人員。在世界范圍內(nèi)，秘書已經(jīng)演變成一種社會職業(yè)， 它屬于第三產(chǎn)業(yè)，即服務性行業(yè)。它是一種智力服務，是以處理文書、 事務工作的知識與能力為領導者、職能機構(gòu)和群眾服務的工作。秘書工作是以領導決策和領導工作運轉(zhuǎn)為中心，通過辦文、辦會、 辦事等工作為領導者擔當參謀和助手的活動。秘書由于領導的需求而產(chǎn)生，秘書的活動伴隨領導的活動而

3、開 展，沒有領導就沒有秘書；相反的，領導也需要秘書做他的直接助手， 沒有秘書，領導就失去了直接的助手，進而影響領導的活動開展。角色意識，是生物個體或團體根據(jù)自己的身份所折射出來的能夠 感知的特征總和以及相關的感知處理活動，這是百度詞條作的解釋。 我個人認為，角色意識就是人們對自己的職業(yè)， 身份和地位的一種認 識和看法。也就是說，每個角色都應該有個定位。教師的角色定位應 該是“為人師表、教書育人”。那么作為秘書這種職業(yè)，我們應該怎 么給它定位呢？一個秘書能否經(jīng)常意識到自己是“秘書”，意識到社會對秘書角 色的期待，是能否進入秘書角色、適應崗位的關鍵。因此，秘書的角 色意識是秘書人員對秘書角色的心理

4、體驗， 是秘書工作活動中的心理 活動，淡化和削弱了這種心理活動，秘書人員就無法發(fā)揮秘書自身的 主觀能動作用，只能做一個機械履行秘書職能的“機器”，不可能成為一個優(yōu)秀乃至卓越的秘書。例如人家說秘書是領導的“高級保姆” 這就貶低了秘書工作；人家說秘書是“花瓶擺設”這就輕視了秘書工 作。因此，一名優(yōu)秀的秘書人員，不僅就具備良好的業(yè)務素質(zhì)，擁有熟練的操作技巧，正確的角色意識更是有助于秘書在工作中獲得 “事 半功倍”的效果。因為秘書每天要處理的事情很多，只有端正了態(tài)度， 擺正了位置，才不至于犯“角色錯位”的錯誤，才能在紛繁復雜的人 和事中做到忙而不亂、從容應付，才能更好地為領導提供及時、準確、高效的服務

5、。補償意識從某種意義上說，秘書就是對領導的一種補償，主要包括精力補 償、智力補償和心理補償。一、精力補償領導的能力一般來說是毋庸置疑的，但領導的精力畢竟是有限 的。很多瑣碎的事情是不值得領導去完成的，這就需要秘書出面解決掉，從而讓領導有精力去完成更重要的工作。例如接打電話、收發(fā)文 件、安排日程和時間表、準備會議等等，這些秘書要完成的工作也是 對領導最大的精力補償。據(jù)一項國外對決策活動的調(diào)查發(fā)現(xiàn)， 決策者用于思考和決斷的時 間只占16%左右，而84%的時間用于非決策活動，即打電話、談 話、找資料、干雜活等?？梢娨粋€決策的產(chǎn)生，大部分時間是被 調(diào)研”和 雜活”所占。秘書為領導者事先安排好時間，可保

6、證領導活動 有節(jié)奏、高效率，也可以使領導者能適當?shù)男菹?。合理安排時間，區(qū)分輕重緩急安排領導活動日程。 意大利經(jīng)濟學 家帕累托提出了著名的 二八”原則：他認為，20%的目標具有80% 的價值，而剩余80%的目標只有20%的價值。領導者的工作精力主 要放在帶有方向性的大事上，一些具體的事情往往不在視線以內(nèi)。 秘 書可以根據(jù)領導工作中心與辦事風格， 事先準備一些必要的材料、工 具，幫助領導者把日程安排的更好，什么事重要，什么事必須先處理， 什么事可以順帶做，都安排清清楚楚，井然有序，無可挑剔。合理運籌時間，使領導者集中精力 攻一役”一些學者認為，秘 書每天所做的100%都是老板的工作，而老板所做的有

7、30%是秘書的 工作”為了有效地利用時間，提高領導的決策效率，秘書應在完成 份內(nèi)之事的同時，應根據(jù)領導授權(quán)來適當為領導排憂解難， 恰到好處 的分擔部分事務與參與政務，使其可以從繁文縟節(jié)的事件中解脫出 來，把時間投入到有較大意義的目標中去。過濾領導事務與文件，為領導者留出更多的空余時間以備它用。 只要是日常的事情，秘書都應有權(quán)代領導處理，只需事后對領導作簡 要匯報即可。現(xiàn)代管理免不了文山堆積”作為領導的得力助手，秘 書應在成堆的文件中通過篩選過濾， 分出輕重緩急，說明情況，分門 別類的交由領導審閱；或作重點符號，以便作提示；或提出自己的看 法，幫領導把握文件精神。這樣不僅可以減輕領導看文件的壓力

8、， 還 多了一個人的智慧，也可以在不影響計劃的實際進程的情況下，為領導適當留一點可以自由靈活支配的時間，反而更能確保有備無患。二、智力補償領導作為普通的人，其智力、能力水平不可能十全十美，自然有 需要補償?shù)牡胤?。秘書作為領導的智力補償，是為領導決策拾大遺、 補大缺，是 出點主意，想點辦法”從總體上來說，智力補償主要涵 蓋了對領導知識上的、能力上的補償。知識補充層面上講，共同的工 作內(nèi)容要求秘書與領導有部分相同的知識結(jié)構(gòu)，但絕不是全部相同，還要有不同側(cè)重的知識面。秘書某方面的知識側(cè)重點，將是領導這方面知識不足的補充。秘書要多注意信息積累，多參與領導決策活動， 善于更新自己的知識結(jié)構(gòu)，尤其是要集中

9、精力專攻與領導工作緊密 相關，但領導卻無暇顧及的知識。通過不同途徑，不斷充實知識的廣 度與寬度，創(chuàng)造的知識優(yōu)勢，為領導者提供必要的知識咨詢。另外， 就能力補償層面而言，不同領導者能力結(jié)構(gòu)趨向各異，性格氣質(zhì)各具 特色，這樣勢必會在某些方面有所欠缺 ，需要秘書予以補償。加之無 暇顧及一些具體事件的辦理，從而也導致了領導者通常在這些方面 能力相對較弱的事實。相反，秘書對領導智力最顯明的補償無外乎三 個方面：一是寫作能力的補償；二是辦事能力的補償；三是公關和協(xié) 調(diào)能力的補償。熟練寫作是秘書的看家本領 ，辦事干練是秘書的行為 特征，較高的公關能力和協(xié)調(diào)能力是秘書的內(nèi)在素質(zhì)，而這些方面也正是領導者賞識秘書

10、的重要因素。2僅有助于領導者 能量”的增加, 而且還有助于和諧與領導者的關系，從而使其他各種補償能夠建立在 一個更堅實的基礎之上。我國隋唐時期的大書法家虞世南，曾經(jīng)給隋煬帝做過10年秘書郎，后又給唐太宗李世民做咼級秘書兼顧問。唐太宗對他有“五絕” 的評價。所謂“五絕”，一是德行，二是忠直，三是博學，四是文詞， 五是書法。據(jù)說，唐太宗遠出巡幸，官員請示要帶何種書籍，太宗說： “不用了，有虞世南這個活書柜跟著就行了。 ”三、心理補償人都有需要他人承認的心理要求， 領導也不例外，領導也需要足 夠的心理補償來使自己的權(quán)威得到確認。秘書可以使領導的權(quán)威心理、自信心理，心理距離、非理性心理等諸多方面得到滿

11、足和補償。四、思維上的補償由于秘書與領導在工作中分擔不同的角色， 所以秘書與領導的思 維方式、思維取向和思維重點總是存在一定的差異：領導的思維是從大處著眼，高瞻遠矚，敢于取舍，敢于承擔風險，而秘書的思維相 比較而言較為細密、周到。秘書思維是領導思維的補充和擴展，與領 導的思維應在總體目標一致的基礎上切磋磨合，從不同的思維角度、 思維取向、思維重點和思維方法，同領導的思維相互碰撞、取長補短。 從而實現(xiàn)思維的互啟互補， 通力配合推進領導工作。智者千慮，必有 一失，當領導者失去心理平衡時，秘書應著意謀求領導者恢復心理平 衡、鼓勵信心；當領導采取順向思維時，秘書應采取逆向思維查漏補 缺，如果領導確實考

12、慮不周，要及時指出；當領導全神貫注于某一種 傾向時，秘書應當善于發(fā)現(xiàn)并思考被掩蓋或被忽視的另一種傾向，及時提醒領導；在大是大非面前，秘書應堅持原則立場，仔細鑒別、反復權(quán)衡，幫助領導走出誤區(qū)。參謀和助手意識要想做一個優(yōu)秀的秘書，最重要的當然就是做好本職工作，那么， 秘書的本職工作又是什么呢？秘書工作是以領導決策和領導工作運 轉(zhuǎn)為中心，通過辦文、辦會、辦事等工作為領導者擔當參謀和助手的 活動。所以我們一般這樣給秘書定義：“秘書是為領導工作服務的辦 公室人員，是領導的參謀和助手?！庇纱宋覀兛梢钥闯?，秘書的主要 工作都是以領導為核心的，既為領導服務，又要成為領導的參謀和助 手。做好自己的本職工作，也就

13、是做好領導的服務工作。一、當好領導的參謀俗話說：“一個好漢三個幫”，“三個臭皮匠，頂個諸葛亮”，這生 動地說明眾人的智慧要遠遠勝過一個人單打獨斗。同樣的道理，作為秘書，少不了要給領導出主意、想辦法、提建議。這種參謀助手的作 用，也是領導者做好工作不可缺少的條件。作為領導者大腦的補充和外延，秘書的主要職能之一就是協(xié)助領 導者“出主意”。高明的領導者不僅自己善于出主意，而且善于對出 主意的秘書格外器重。作為秘書，要為領導當好“智囊”，其中的功夫不可不練，這從 下面的例子中就可以得到啟發(fā)。美國的經(jīng)濟學家、總統(tǒng)羅斯福的私人 顧問亞力山大薩克斯，在 佃39年受愛因斯坦等科學家的委托下， 企圖說服羅斯福總

14、統(tǒng)重視原子能研究，以便在納粹德國前面制造原子 彈。盡管有科學家們的信件和備忘錄，但羅斯福反應冷淡，他說：“這 些都很有趣，不過政府苦在現(xiàn)階段干預此事，看來為時過早。 ”但他 為了表示歉意，還是決定邀請薩克斯于第二天共進早餐。早餐開始前，羅斯福就提出，今天不許再談愛因斯坦的信。但是，薩克斯含笑望著總統(tǒng)，說：“我想談一點歷史，英法戰(zhàn)爭 期間，在歐洲大陸上不可一世的拿破侖在海上卻屢戰(zhàn)屢敗。這時，一位年輕的美國發(fā)明家富爾頓來到了這法國皇帝面前， 建議把法國戰(zhàn)艦 上的桅桿砍掉，撤去風帆裝上蒸氣機，把木板換成鋼板。但是，拿破侖卻想，船若沒有帆就不能航行，木板換成鋼板就會沉沒。他嘲笑富 爾頓：“軍艦不用帆？

15、靠你發(fā)明的蒸氣機？哈哈，這簡直就是想入非 非，不可思議！”結(jié)果，富爾頓被轟了出去。歷史學家們在評論這段 歷史時認為，如果當初拿破侖采納了富爾頓的建議，19世紀的歷史就得重寫。薩克斯說完后，目光深沉地注視著總統(tǒng)。羅斯福沉思了幾分鐘，然后斟滿一杯酒，遞給薩克斯，說道：“你 勝利了！”薩克斯終于說服了總統(tǒng)，揭開了美國制造原子彈的第一頁。后來的歷史證明，羅斯?？偨y(tǒng)的這個決定是多么的正確！由此我們可以看出，一個好的秘書對于領導而言是多么的重要。從某種意義上說，秘書就是領導的另一個身影，其參謀直接關系著領 導的決策，起著領導智囊的作用。好的主意是為領導者統(tǒng)攬全局、 運籌定奪提供妙計良策的，因而 就要求出主

16、意者要拋棄個人恩怨， 摒棄私利得失，顧全大局，以整體 的利益為重。好的主意，并不完全是順著領導者的心思爬出來的。 領導者并不 是超凡脫俗的神仙，他在謀劃決策的時候很難不帶一點兒偏見和局限 性。這個時候給領導者出主意，需要的是補遺拾漏、糾偏校正。作為部屬，你的參謀作用發(fā)揮得好，毫無疑問會加深領導對你的 認識，增進相互間的了解與友誼，你工作起來一定會感到得心應手。二、做好領導的助理領導一般都很常識聰明、機靈、有頭腦、有創(chuàng)造性的秘書，這樣 的人往往能出色地完成任務。有能力做好本職工作是使領導者滿意的 前提。一旦被人認為是無能無識之輩，既愚蠢又懶惰，便很危險了。雖然每位領導對秘書的工作期望不相同，然而

17、只要掌握以下訣 竅，必能成為稱職的左右手。第一，無論何時與領導在一起，都要隨身攜帶筆、紙。 這等于向 他保證，你將會一字不漏地遵守指示。第二，整理組織環(huán)境，以便領導需要某些東西時，你能立即知道 要去哪里尋找。第三，不要以傳真和推銷電話之類的小細節(jié)打擾領導的時間，自行處理這些瑣事。第四，正確、清晰地寫下電話留言，適時拿給領導。第五，記下領導給你的每一個姓名、電話號碼、傳真、電子郵件、 地址等，以備未來查詢，他必然會再次需要它們。如果是一個不熟悉 的信息資料，試著依照性質(zhì)將它們歸檔。第六，利用約會簿記下領導的所有約會，包括私人約會。第七，建立備忘檔案。這對歸類你或領導日后要回復的信件特別 有幫助。

18、第八，了解你的領導正在從事的工作，以便在他分身乏術(shù)時，能 協(xié)助服務對方。第九，仔細復查你的工作。許多領導忙得沒有時間修改和校對。 仔細檢查信件上的姓名和地址，不要因為文法上的錯誤打擾你的領導。在現(xiàn)代社會中， 只要有領導和組織的地方，就少不了秘書這個 職業(yè)。有人認為秘書不過是領導身邊的“花瓶”，她們的工作不過是 發(fā)發(fā)文件、接接電話而已，是吃“青春飯”的。實際上，這種看法是 錯誤的。我們先來看看美國微軟公司董事長比爾此外，好的秘書是領導和員工之間的一座橋梁，他可以正確、及時、適時地反映公司內(nèi)存在問題及員工的要求， 還可以將領導的管理 思想有效地傳達給員工。全局意識和服務意識秘書工作的范圍是隨領導工

19、作的需要而延展的，而領導決策都是 從全局著眼的，全局意識的有無與強弱，直接反映著秘書思想水平的 高低，具備了全局意識才能抓住事物的本質(zhì)，才能避免認識的片面性 和狹隘性，這對輔助決策來說是十分重要的。因此秘書補償領導時必 須樹立全局意識。在參與決策的過程中，秘書人員要把本組織與系統(tǒng) 內(nèi)外乃至整個社會聯(lián)系起來，把組織內(nèi)各個方面綜合起來，把現(xiàn)實、 歷史與未來趨勢結(jié)合起來，進行全面的分析思考和籌劃。這樣的參謀 意見，才符合客觀現(xiàn)實情況及其發(fā)展規(guī)律，才是正確的、有益的。另一方面，秘書與領導是服務與被服務的關系。 領導的主要職能 是決策，秘書的任務就是為領導決策前、 決策中、決策后提供多方面 的服務。在現(xiàn)

20、代社會，一個重大的決策，往往不是單憑領導者個人經(jīng) 驗和知識所能形成的，而是要經(jīng)過認真的調(diào)查、論證、預測等前期工 作，靠集體的經(jīng)驗和智慧，有時甚至還要借助現(xiàn)代化手段才能完成。 秘書要正確把握自己在為領導工作服務過程中的特殊位置，努力做 到：提建議要從領導的角度出發(fā)，辦事情要以部屬的角色行動，強化 服務觀念，使秘書的輔助作用得到更好的發(fā)揮， 從而獲得領導的支持 與欣賞。因此，秘書人員如果缺乏遠見卓識，就不可能立足客觀實際、 緊跟時代發(fā)展潮流創(chuàng)造性地做好輔助工作，也不可能為領導提供高質(zhì) 量、高效率的服務。被動中求主動，準確定位意識被動性是秘書工作的一大特點，因此，秘書在為領導者提倡補償 功能的同時，

21、必須在被動中求得主動，要善于 沒事找事”。在領導作 出指示前，秘書時刻想到領導的需要，工作走在前面，有前瞻性。善 于將領導的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、 立 嘰 明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細運 行圖。秘書工作的廣度與深度一般都受到領導授權(quán)的限制，程序和方法也不允許自由選定。在指導思想上，秘書必須在主動與被動兩者之 間把握分寸，掌握好客觀的尺度，被動過分便是失職，主動過頭便是 越權(quán)。鑒于此，秘書應做好四方面的工作：一是爭取同領導者一樣了 解和掌握全局性工作；二是爭取同領導者一樣了解和掌握一個時期的 中心工作，分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作

22、的事項；三是 研究領導工作的思路，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實；四 是深入調(diào)查、集思廣益，積累和儲存有關工作資料 ，該記住的要記熟, 該保存的要保存。有了這四個方面的基礎 ，工作中才能與領導者有一 致的認識，才有共同情感和語言，才能真正補償?shù)近c子上。10 這里需要指出的是，秘書必須把握好主動性的度。在具體工作 中，秘書只能輔助決策，而不能代替領導決策，主從不能顛倒；要參 之有方，謀之有度，握好參謀的火候，不越俎代庖、反客為主，自覺做 到參而不決，參而不干預，分憂而不分權(quán)。什么是份內(nèi)，什么是份外； 什么該做，怎樣做，什么時候做，都要清清楚楚，時時處處擺正自己 的位置，找準自己的 坐標點”守本份而不濫用權(quán)，到位而又不能越 位；不將自己的意見或建議強加到領導身上 ，有意無意干擾領導的決 斷行動；領導下決心后，秘書部門及秘書人員必須堅決貫徹執(zhí)行。準備充分，善于靈活創(chuàng)新意識秘書向領導提交的決策方案不是秘書自己拍腦門想出來的，它需要一系列有說服力的文字和數(shù)據(jù)來證明。 這也就是說，秘書只有先深 入調(diào)查掌握活動原材料，做好充分的參謀準備，方能確保決策方案的 有效性和組織的工作進度。因而，做好準備工作不僅要求