和暫估入庫設(shè)計思路

1、什么是 GR/IR?GR/IR 英文全稱是Goods Receipt/Invoice Receipt, 和中國的物資采購|材料采購科目類似, 看看國內(nèi)對類似科目的相關(guān)描述: 原企業(yè)會計制度設(shè)置“物資采購”會計科目核算企業(yè)購入材料、商品等的采購成本，無論企業(yè)采用實際成本還是采用計劃成本進行材料、商品的日常核算，均可以使用本科目。1.對于工業(yè)企業(yè)可以將本科目改為“材料采購”科目來進行材料的日常核算.。2.對于商品流通企業(yè)因采購商品而在期末發(fā)生的在途商品，以及采用實際成本核算材料、商品的企業(yè),可以將本科目改為“在途物資”科目核算.。3.新準則似乎取消了“物資采購”科目的使用，并明確區(qū)分了“材料采購”

2、和“在途物資”兩個科目的核算內(nèi)容。“材料采購”科目核算企業(yè)采用計劃成本進行材料日常核算而購入材料的采購成本，本科目應當按照供應單位和物資品種進行明細核算；“在途物資”科目核算企業(yè)采用實際成本（或進價）進行材料（或商品）日常核算，貨款已付尚未驗收入庫的購入材料或商品的采購成本，本科目應當按照供應單位進行明細核算。“物資采購”和“材料采購”倆科目核算內(nèi)容實際一樣,只是科目描述不同而已。一GR/IR科目配置1設(shè)置GR/IR科目(Tcode: OBYC->WRX)在OBYC->WRX中設(shè)置該科目通常就E文就叫”GR/IR”，中文名稱國內(nèi)有用”材料采購”或直接使用”應付帳款-應付暫估”科目，

3、直接使用“應付帳款-應付暫估”科目的企業(yè)通常是不允許票到貨未到的業(yè)務發(fā)生，確定應付帳款是非常謹慎的，畢竟將錢從腰包掏出去是件難受的事情，所以一般要求起碼3單（3單通常指供應商的送貨單，企業(yè)的收貨單和供應商發(fā)票，或更多單）匹配，如果不是壟斷性的強勢供應商貨未到先送發(fā)票過來門都沒有。期末國內(nèi)是要求GR/IR科目(材料采購)科目在月末重分類到”在途物資”和”應付帳款-應付暫估”科目分別列在資產(chǎn)負債表的在資產(chǎn)和負債兩邊,采用的Tcode:F.19進行分類,做F.19的企業(yè)通常同時會有”票到貨未到”和”貨到票未到”的業(yè)務。如果企業(yè)是基本不存在”票到貨未到”的業(yè)務，GR/IR科目就是“應付帳款-應付暫估”

4、，實際上F.19重分類也就沒有必要折騰,如果這樣GR/IR直接就掛負債項。特別地,在跨國集團項目中,由于涉及多個會計科目表,可以使用增強LMR1M002(Tcode:SMOD|CMOD)增強GR/IR科目。2. 現(xiàn)在對比國內(nèi)外GR/IR處理的設(shè)計思路：1 國外ERP統(tǒng)一使用GR/IR中間科目,在材料入庫和發(fā)票校驗時除非確實有量差,原則上要求兩者數(shù)量,如果數(shù)量相等,系統(tǒng)會絕對將GR/IR清平在各貨幣類別自動清平，為了說明情況，列一個表格：采購入庫和發(fā)票校驗業(yè)務場景:采購入庫:采購價10元/個，數(shù)量1000個，假設(shè)使用了USD做附加本位幣，USD/RMB=7.6入庫憑證：Dr:原料10000(RM

5、B) 1315.79USDCr:GR/IR 10000(RMB) 1315.79USD發(fā)票校驗情形一:匯率變化: USD/RMB=7.5,發(fā)票上數(shù)量1000.發(fā)票憑證對應的會計憑證:Dr: GR/IR 10000(RMB) 1315.79(USD)匯兌損失 0(RMB) 17.54 (USD)Cr: 10000(RMB) 1333.33(USD)匯兌損失這行有點意思,RMB為0,卻有USD數(shù),因為系統(tǒng)一定保證清平GR/IR科目.發(fā)票校驗情形二:匯率使用當天即時匯率7.5,由于某種原因,供應商決定給價格優(yōu)惠,9.5元/個,發(fā)票數(shù)量1000.發(fā)票憑證對應的會計憑證:Dr: GR/IR 10000(

6、RMB) 1315.79(USD)匯兌損失 0(RMB) 17.55 (USD)Cr: 9500(RMB) 1266.67(USD)原材料(使用移動平均價)|材料采購差異(使用計劃價) 500(RMB) 66.67(USD) 同樣, 因為系統(tǒng)一定保證入庫和發(fā)票校驗后清平中間GR/IR科目.發(fā)票校驗情形三:匯率使用當天即時匯率7.5,50個在生產(chǎn)環(huán)節(jié)才知道質(zhì)量問題,供應商發(fā)票數(shù)量950.如果發(fā)票校驗時輸入950,則GR/IR只清Dr: GR/IR 10000* 950/1000 (RMB) 1315.79*950/1000(USD)如果沒啟動物料分類帳可以在發(fā)票校驗時輸入1000,將GR/IR沖

7、平,否則輸入950后此PO項將造成GR/IR不平,此時可使用MR11搞定。2 國內(nèi)使用單到?jīng)_回應該會造成大量紅藍沖憑證，如果供應商多次送貨后隔幾個月才送來發(fā)票估計處理更麻煩，大概看了一下處理過程，感覺業(yè)務邏輯含混霉?jié)幌伦与y于理解. 前面說過, GR/IR的處理使用F.19只集中產(chǎn)生4個憑證, 本期的”應付暫估”和”在途物資”調(diào)整兩個憑證,同時在月初沖回,非常方便，這種處理方法簡潔明了。共同缺點:實際上這種業(yè)務比較少,即材料入庫和發(fā)票校驗差異較大并且發(fā)票是跨月,則巨大差異拋在發(fā)票當月對損益造成一定影響,這種情況跨期間實際上怎么都難于避免。設(shè)置GR/IR調(diào)整科目(Tcode:OBYP|OBL1

8、)OBYP中GR/IR調(diào)整科目配置一般推薦的配置方法是使用4科目, 其中調(diào)整科目專門設(shè)置一個中間科目比如叫”GR/IR調(diào)整”,GNB(貨到票未到)|BNG(票到貨未到)分別調(diào)整到”應付帳款-應付暫估 ”和”在途物資”,和”GR/IR”科目本身共涉及4個科目,這樣,在做F.19對系統(tǒng)讀取所有的GR/IR數(shù)據(jù)處理后后產(chǎn)生的憑證如下:Dr:GR/IR調(diào)整 Cr: 應付帳款-應付暫估（貨到票未到）Dr:在途物資 Cr: GR/IR調(diào)整（票到貨未到）強調(diào):對于”貨到票未到”業(yè)務,ERP將GR/IR科目重分類到”應付帳款-應付暫估”是匯總數(shù),并不區(qū)分供應商,這樣應付帳款帳齡明細就缺少這塊,通常需要認為編寫

9、程序抓去數(shù)據(jù)。這樣設(shè)置的好處在于F.19時GR/IR重分類不直接使用GR/IR科目，有專門的GR/IR分析報表的企業(yè)這樣做比較合適，這就是GR/IR科目的月末重分類。注意：重分類分錄在下月初會沖回,滿足了資產(chǎn)負債表的需求。下面介紹一種OBYC配置GR/IR科目的實例,如圖1。 圖1中科目:2121970000(應付帳款-應付暫估),1205000000(在途物資)。其中“統(tǒng)馭科目”表示OBYC-WRX中設(shè)置的“GR/IR”科目，“調(diào)整科目“是中間科目，”目標科目“為調(diào)整后的目標科目，前面說過，采用4科目比較方便，而圖1中實際上只用了2個科目，GR/IR科目和調(diào)整科目設(shè)置的都是”應付帳款-應付暫

10、估“科目，這種設(shè)置通常假設(shè)的是企業(yè)一般不允許”票到貨未到“的業(yè)務，即使有此等業(yè)務，比如某些壟斷供應商你得叫他大爺排好長對才能買到貨, 企業(yè)也可走”預付請求和預付帳款流程“。注：GR/IR中間科目實際上除了用在正常的材料采購交易上，對于成本中心的費用采購，服務采購等也使用該中間科目。二選擇基于收貨的發(fā)票校驗通常,企業(yè)是收到供應商貨物并成功質(zhì)檢后才進行發(fā)票校驗(Tcode:MIRO),MIRO要求供應商的送貨單,倉庫的收貨單和供應商發(fā)票相匹配才確定應付,此時，可以在供應商主數(shù)據(jù)的采購數(shù)據(jù)->控制數(shù)據(jù)->基于收貨的發(fā)票校驗選上此標志,意味著一定要收貨才能發(fā)票校驗,系統(tǒng)可設(shè)置錯誤消息禁止”

11、票到貨未到”的業(yè)務,如圖2。 后勤模塊提供了相當數(shù)量的用戶控制消息，現(xiàn)在只要將M8 081/504設(shè)置的消息類別設(shè)置為”E”就禁止了”票到貨未到”業(yè)務, 圖2中只是警告。三GR/IR科目查詢和清帳(Tcode:MB5S|F.13|MR11|MR11SHOW)MB5S:GR/IR余額分析F.13:自動清帳,清帳即國內(nèi)所謂的”核銷”, 請參考詳細清參考本書期末清帳付款小節(jié)，清帳通常可以根據(jù)PO+PO Item號自動清帳,這功能有時也非常不好使。MR11|MR11SHOW：原則上,GR/IR在收貨和發(fā)票校驗時應該在數(shù)量和金額上完全Match，但是差異通常也是難于避免的，從而產(chǎn)生所謂的量差和價差。比如

12、，運送的貨物如果是液體,會有水分蒸發(fā)帶來的差異,掛在容器壁上的損失；某煉油工廠采購原油時可能采購訂單上數(shù)量暫時是1500噸，企業(yè)收貨時計量為1499.05噸,商檢報告為1499.03噸,供應商發(fā)票上1500.05噸等,這些差異量差可使用MR11清掉,過帳在”材料采購差異”科目。出現(xiàn)價格差異也很常見，企業(yè)以1.2元/個的價格收進1000個某原料,由于價格上漲/下跌原因,發(fā)票上可能是1.25或1.15元,由此產(chǎn)生價格差異。還有一些特殊情況,收貨100個,入庫檢驗沒問題,在生產(chǎn)過程中發(fā)生10個質(zhì)量問題,于是供應商同意只開90個的發(fā)票,也可使用MR11整一整。四GR/IR處理的不同方式國內(nèi)對GR/IR

13、采用了另一種方式,將材料采購入庫核算分成3種情況，大致如下:1. 貨票當期全到2. 票到貨未到不做任何處理,等貨物真正入庫才進行鉤稽核銷。3. 貨到票未到在存貨核算系統(tǒng)中，分外購入庫核算和存貨暫估入帳兩種方式，暫估計方式又分兩種：手工暫估和使用計劃價/最新出入庫價暫估。暫估入帳處理方法分：單到?jīng)_回和月初一次沖回，單到?jīng)_回業(yè)務流程相對清楚，對帳方便，但會計制度上是要求使用月初沖回的，兩種方式已經(jīng)確定，不得隨意修改。1,采購的an incoming invoice當被過帳時，必須參照（refer to）  (1). a purchase order  (2). a good r

14、eceipt(沒收貨就沒有the good receipt) 如果收到發(fā)票，但是貨物尚未到達：2,invoice verification被過賬的結(jié)果  發(fā)票校驗時：Dr：GR/IR科目 (在途物資, 收到某張訂單的發(fā)票)                Cr：應付帳款 （the vendor account is credited.）如果已經(jīng)收到貨物，但是發(fā)票沒有到達：3,goods receipt被過賬的結(jié)果  收貨時：&#

15、160;   Dr：存貨 (存貨暫估入賬)               Cr：GR/IR科目 (應付暫估, 收到某張訂單的貨物) 4,當一個訂單的貨物和發(fā)票都結(jié)算完畢時，該訂單的GR/IR科目余額應為零。 5,GR/IR是個過渡性科目，用于記錄在途物資和應付暫估，為什么要如此做呢,是為了出財務報表。因為GR/IR非資產(chǎn)也非負債科目（期末出報表時必清零，下一期初轉(zhuǎn)回）.通常定義兩個科目在途物資-到資產(chǎn), BNG（Billing No Go

16、ods）;應付暫估-到負債, GNB(Goods No Billing)SAP會自動產(chǎn)生會計憑證并通常是月結(jié)后第一天又沖回來. 而且通常GR/IR科目會做open item management, 自己慢慢體會吧. 6,月結(jié)時，如果某張訂單的GR/IR科目有借方余額，轉(zhuǎn)入在途物資,只是月結(jié)用,月結(jié)后又要轉(zhuǎn)回來的    本月末 月結(jié)時：Dr：在途物資（資產(chǎn)類）                 

17、60;  Cr：GR/IR科目    次月初 轉(zhuǎn)回時：Dr：GR/IR科目                    Cr：在途物資 7,月結(jié)時，如果某張訂單的GR/IR科目有貸方余額，轉(zhuǎn)入應付暫估,只是月結(jié)用,月結(jié)后又要轉(zhuǎn)回來的    本月末 月結(jié)時：Dr：GR/IR科目      

18、;              Cr：應付暫估（負債類）    次月初 轉(zhuǎn)回時：Dr：應付暫估                    Cr：GR/IR科目 計算同一GR/IR科目，同一應付帳款統(tǒng)馭科目數(shù)據(jù)的合計結(jié)果： 借方余額計算值(票到貨未到) =

19、同一訂單中的借方合計 - 同一訂單中可清帳的行項目余額貸方余額計算值(貨到票未到) = 同一訂單中的貸方合計 - 同一訂單中可清帳的行項目余額 本月底記帳    借方余額計算值：  Dr：在途物資   Cr：GR/IR換算調(diào)整貸方余額計算值  Dr：GR/IR換算調(diào)整               Cr：應付暫估        下

20、月初沖銷借方余額計算值  Dr：GR/IR換算調(diào)整     Cr：在途物資貸方余額計算值  Dr：應付暫估    Cr：GR/IR換算調(diào)整 8,SAP FI/CO在途物資,應付暫估的例子：  一般企業(yè)不應做BNG(Billing no goods),然而在SAP中是先做BNG時回自動對應到GR/IR的,等你收貨后會自動清掉.   比如PO qty 100, price 10 total 1000,不同的企業(yè)配置可能不同.   1.如是新PO, 沒做任何收貨,一般你是先MIRO不了(如果

21、vendor主數(shù)據(jù)是GR based inv. verification)的,    因沒有reference doc, 如此Po的相關(guān)Item已經(jīng)收貨了,可先做發(fā)票校驗. 各企業(yè)可能會有所不同.   2.如果以前收了10個, 比如MIGO產(chǎn)生的mat doc是4500000111.     dr: material 100 +      cr: Gr/IR 100 -     miro時你對reference doc 為4500000111的校驗, 比如發(fā)票上是100.     將qty change 成100, amount 1000.     產(chǎn)生的會計憑證是:       dr: GR/IR 1000 +(自動產(chǎn)生GR/IR 10