公路竣工資料編制指南

1、第一章編 制 依 據(jù)編制公路工程竣工文件涉及到許多方面，其法律、法規(guī)文件較多。公路工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各方面的資料均應(yīng)有序地編入竣工文件中，竣工文件的歸檔、移交又將涉及到檔案方面的問(wèn)題。因此， 編制依據(jù)較多，以下為截止至2000年 7 月的現(xiàn)有編制依據(jù)。1、 中華人民共和國(guó)檔案法2、 中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法3、 中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法4、 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822-89 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求5、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11821-89照片檔案管理規(guī)范6、交通部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委關(guān)于印發(fā)建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收辦法的通知的通知（1990廳工字67

2、 號(hào)）7、交通部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法的通知的通知（廳檔案字199221 號(hào)）8、交通部、國(guó)家檔案局關(guān)于發(fā)布交通檔案管理辦法的通知（ 1992 年 1 月 9 日交辦發(fā)199289 號(hào)）9、 交通部關(guān)于發(fā)布交通文件材料立卷歸檔辦法的通知 （ 1992年 1 月 9 日交辦發(fā)1992120 號(hào)）10、交通部關(guān)于印發(fā)交通檔案管理和交通文件材料立卷歸檔統(tǒng)一表格式樣的通知（交辦發(fā)1992121 號(hào)）11、交通部關(guān)于發(fā)布公路工程竣工驗(yàn)收辦法的通知（1995 年11月15日交通部交公路發(fā)19951081號(hào)）12、交通部關(guān)于加強(qiáng)公路工程項(xiàng)目驗(yàn)收工作的通知（1998年2月 1

3、1 日交公路發(fā)199861 號(hào)）13、 建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例（ 2000 年 1 月 30 日國(guó)務(wù)院第279號(hào)令）14、 交通部關(guān)于印發(fā)交通基本建設(shè)項(xiàng)目竣工決算報(bào)告編制辦法的通知（交財(cái)發(fā)2000 207 號(hào)）15、湖南省交通廳關(guān)于發(fā)布湖南省交通基建工程質(zhì)量監(jiān)督實(shí)施辦法 （試行）的通知（1995 年 2 月 10 日湘交計(jì)基字199548 號(hào)）16 、湖南省交通廳文件：湖南省公路工程竣工文件編制及檔案管理辦法（ 2000 年）17、現(xiàn)行公路工程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程（不一一列舉）第二章范 本 說(shuō) 明湖南省高速公路工程竣工文件編制范本是根據(jù)第一章所述的“編制依據(jù)”進(jìn)行編寫的。然而，法規(guī)文件在不斷地更新，

4、如果有新的法規(guī)文件（或原有法規(guī)文件作了修改），而“范本”中的內(nèi)容與新的法規(guī)文件有沖突的話，應(yīng)以新的法規(guī)文件的規(guī)定或要求為準(zhǔn)。范本由五大部分組成，這五大部分是：A. “目錄清單”； B.“編制指南”；C. “竣工文件編制范本及附件” ；D. “規(guī)范化表格及使 用說(shuō)明”；E. “竣工文件編制依據(jù)的重要文件”。范本有兩種不同 的載體： 其一是紙張（A、 B、 C、 D、 E 部分） ， 其二為軟盤（F 部分） 。2.1 “竣工文件編制范本及附件（C） ”“竣工文件編制范本”將竣工文件劃分成 5 部分（簡(jiǎn)稱部）32 冊(cè)48 分冊(cè)，部、冊(cè)、分冊(cè)內(nèi)容固定不變。也就是說(shuō)當(dāng)某一部?jī)?nèi)無(wú)某一冊(cè)時(shí)，其它冊(cè)的冊(cè)號(hào)不變

5、；當(dāng)某一冊(cè)內(nèi)無(wú)某一分冊(cè)時(shí)，其它分冊(cè)的分冊(cè)號(hào)也不變。而某冊(cè)（或某分冊(cè)）超過(guò)規(guī)定的裝訂厚度（見(jiàn)第四章）時(shí)，可以劃分成若干本（請(qǐng)注意：某冊(cè)內(nèi)規(guī)定沒(méi)有分冊(cè)號(hào)，且該冊(cè)厚度超過(guò)規(guī)定的裝訂厚度而劃分成若干本時(shí)， “本”不能稱為“分冊(cè)”） 。因此竣工文件中一部分是以部、冊(cè)、 本的形式出現(xiàn)，另一部分是部、冊(cè)、分冊(cè)、本的形式。公路工程竣工驗(yàn)收辦法（交通部交公路發(fā)19951081 號(hào)文件）中附錄 A 將竣工文件劃分成四部分，并分甲、乙組兩種文件。甲種文件包括第一、二部分，乙種文件包括第一、二、三、四部分。也就是說(shuō)，乙種文件包括甲種文件。而“竣工文件編制范本”中第一、二、三、四部分與公路工程竣工驗(yàn)收辦法中竣工文件的第

6、一、二、三、四部分是基本上一一對(duì)應(yīng)的；第五部分是工程監(jiān)理文件，是將公路工程竣工驗(yàn)收辦法中竣工文件內(nèi)部分有關(guān)監(jiān)理方面的文件抽出來(lái)，再增加一些相關(guān)資料而單獨(dú)成一部的，相當(dāng)于（交通部規(guī)定的）乙種文件中增加第五部分。2.1.1 綜合文件（第一部分）綜合文件是甲種文件（當(dāng)然也是乙種文件的一部分），共有 6 冊(cè)，規(guī)定無(wú)分冊(cè)號(hào)。它與交通部規(guī)定的竣工文件目錄中第一部分對(duì)應(yīng)，只是去掉了“竣工文件縮圖”；因?yàn)椤翱⒐の募s圖”與第三部（竣工圖表）中第一冊(cè)（路線平面、縱斷面竣工圖表，比例1 : 2000）基本上相同。綜合文件不按合同號(hào)分開來(lái)裝訂。某冊(cè)分成幾本時(shí)，請(qǐng)注意，同類文件不能跨“本”裝訂，但一本裝訂不下時(shí)可以分

7、成幾本。也就是說(shuō)，幾種不同類型的文件（每類文件較少時(shí)）可以合在一本中，一種類型的文件（較多時(shí)）可占一本或幾本，但同類文件不能一部分在一本上與另一種類文件合訂。例如：第二冊(cè)（工程總結(jié)）中“監(jiān)理工作總結(jié)”不能一部分與“施工總結(jié)”合在一本中，而另一部分“監(jiān)理工作總結(jié)”與“設(shè)計(jì)總結(jié)”合在一本中。其它部中的冊(cè)與分冊(cè)內(nèi)同類文件的裝訂同理。2.1.2 竣工決算（第二部分）竣工決算是甲種文件（也是乙種文件的一部分），共 2 冊(cè)，規(guī)定無(wú)分冊(cè)號(hào)。同第一部一樣，不按合同號(hào)分開來(lái)裝訂。2.1.3 竣工圖表（第三部分）竣工圖表屬乙種文件，共有8 冊(cè) 17 分冊(cè)。一般情況下，高速公路工程項(xiàng)目的承包合同段較長(zhǎng)（1020 公

8、里 ）， 故原則上應(yīng)按承包合同段分開來(lái)裝訂（即每個(gè)合同段均有8 冊(cè) 17 分冊(cè)）；若承包合同段較短，則宜按監(jiān)理合同段分開來(lái)裝訂；若項(xiàng)目規(guī)模?。ū热缧∮?0 公里），可不按合同段分開來(lái)裝訂。具體情況可由項(xiàng)目管理者在開工之前決定。冊(cè)（或分冊(cè)）內(nèi)文件材料總的排序是文字說(shuō)明（或概況）、竣工工程匯總表、工程竣工圖。匯總表內(nèi)項(xiàng)目及竣工圖按里程先后順序排列?？⒐D號(hào)可由原設(shè)計(jì)圖號(hào)后面加“竣”字構(gòu)成；也可以是“竣工文件范本”中設(shè)置的分類代號(hào)、承包合同號(hào)、合同段內(nèi)同一類工程按里程的排序號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成。如 11 合同內(nèi)第3 座大中橋中第5 張竣工圖，其竣工圖號(hào)按后者可以編為“TQ-11-3-5”。第二冊(cè)中第一分冊(cè)

9、“路基橫斷面竣工圖”的比例可同原設(shè)計(jì)圖的比例。2.1.4 設(shè)計(jì)、施工文件（第四部分）設(shè)計(jì)、施工文件屬乙種文件，共有12 冊(cè) 24 分冊(cè)。第一冊(cè)中第一分冊(cè)不按合同號(hào)分開來(lái)裝訂，其它均按合同號(hào)分開來(lái)裝訂。第十二冊(cè)中照片、錄音、錄像材料與本冊(cè)內(nèi)其它文字圖表材料不能混裝。第四、五、六、七、八、九冊(cè)中開工報(bào)告的附件資料，如果與第三冊(cè)中的編制內(nèi)容有重復(fù)的話，應(yīng)去掉重復(fù)部分。2.1.5 工程監(jiān)理文件（第五部分）工程監(jiān)理文件屬乙種文件，共4 冊(cè) 7 分冊(cè)。全部按監(jiān)理合同號(hào)分開來(lái)裝訂，即每個(gè)監(jiān)理單位均有4 冊(cè) 7 分冊(cè)（若總監(jiān)辦與高級(jí)駐地辦是分開來(lái)招標(biāo)的，則總監(jiān)辦可無(wú)第一冊(cè)中第七分冊(cè)及第四冊(cè)）。2.1.6 “范

10、本 ”的附件“范本”的附件對(duì)竣工文件的封面、副頁(yè)、總目錄、冊(cè)與分冊(cè)目錄、竣工圖標(biāo)準(zhǔn)圖框、工程交接表等格式作了統(tǒng)一規(guī)定。同時(shí)，對(duì)工程交工驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收和工程質(zhì)量鑒定證書、各類總結(jié)的格式與內(nèi)容作出了規(guī)定或提示，可以避免上述文件中遺漏重要的內(nèi)容。附件中“監(jiān)理單位”是指與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同的單位，填寫時(shí)應(yīng)填其營(yíng)業(yè)執(zhí)照上的單位全稱。2.2 “規(guī)范化表格及使用說(shuō)明（D） ”使用表格前，首先應(yīng)認(rèn)真閱讀“表格使用說(shuō)明”，且應(yīng)從頭至尾全面閱讀。因?yàn)樵S多表格具有共同性，有時(shí)前面的作了解釋或說(shuō)明，后面的也就省略了。絕大部分表格是要編入竣工文件中的，所以，其填表、簽述意見(jiàn)及簽名應(yīng)符合檔案管理的要求?！耙?guī)范化表格”共

11、分為十二大類，分別是： 施工監(jiān)理用表（SJ） ；計(jì)量支付用表（ ZF） ； 質(zhì)量檢驗(yàn)用表（ ZJ） ； 測(cè)量與試驗(yàn)用表（ CS） ；監(jiān)理測(cè)試抽驗(yàn)用表（CY）;交工驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)分表（JY）;竣工 驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)定表（ JP） ； 工程監(jiān)理月報(bào)（ YB） ； 附屬房建用表（ FJ） ；竣工工程匯總表（JH）; （11）竣工決算用表（JS）; （12）工程質(zhì)量責(zé)任備 查用表（ZR） 。匯編的表格雖然已能滿足一般的高速公路編制竣工文件及工程施工監(jiān)理的需要，但并不十分齊全，尤其是試驗(yàn)方面的表格。公路工程中有些試驗(yàn)（或檢測(cè)），承包人工地試驗(yàn)室和監(jiān)理單位駐地試驗(yàn)室無(wú)法做（或者沒(méi)有資質(zhì)去做），這些試驗(yàn)（或檢測(cè)）一般

12、需要委托有能力、有資質(zhì)的單位去做，而被委托的單位一般有自已固有（或特有）的專用試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告單，所以相應(yīng)的表格沒(méi)有收集（或編制）；有些表格不常用，故也未收集；有些則因?yàn)榱?xí)慣性使用紅頭文件（如總開工令），所以不便統(tǒng)一規(guī)定；對(duì)于政府派出監(jiān)督機(jī)關(guān)所使用的表格，也不便統(tǒng)一規(guī)定?？傊?“規(guī)范化表格”只是公路工程施工和監(jiān)理過(guò)程中及編制竣工文件時(shí)所常用的一些表格?！氨砀袷褂谜f(shuō)明”是通用說(shuō)明，項(xiàng)目管理者可根據(jù)實(shí)際情況編寫項(xiàng)目表格專用說(shuō)明，作為必要的補(bǔ)充。因項(xiàng)目管理組織（包括監(jiān)理組織）機(jī)構(gòu)不盡相同，為方便操作，管理者可對(duì)表格（主要是指SJ類、ZF類表格）的簽字檔次作適當(dāng)?shù)?調(diào)整，并加以詳細(xì)規(guī)定。第三章編 制 指

13、 導(dǎo)公路工程竣工文件并非工程竣工后編造的文件，而是公路項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、交工驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、表格、照片、音像等資料，應(yīng)能正確地反映工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)情況。有了范本后，編制竣工文件是將公路建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程中形成的資料按“竣工文件編制范本”的具體規(guī)定（或方法）組卷成冊(cè)（或分冊(cè)或本）。3.1 竣工圖編制指導(dǎo)竣工圖是公路項(xiàng)目建設(shè)最終情況的真實(shí)反映,是公路工程建成后投入使用及維修時(shí)必不可少的憑證和依據(jù)。其規(guī)定如下：（ 1） 竣 工圖一般用計(jì)算機(jī)繪制，且宜用激光打印機(jī)打印，然后曬成藍(lán)圖或者用檔案管理部門認(rèn)可的其它方法進(jìn)行復(fù)制，不宜手工繪制；（ 2）

14、 竣 工圖中文字應(yīng)使用長(zhǎng)仿宋體，字體大小可參考設(shè)計(jì)圖；（ 3） 簽 名嚴(yán)禁打印，必須手工草簽（即本人的手寫體）；（ 4） 竣 工圖應(yīng)將設(shè)計(jì)通用標(biāo)準(zhǔn)圖中不需要的部分去掉（例如：斜交蓋板鋼筋尺寸數(shù)量通用圖中可能有0°、5°、10°、15°等不同角度的尺寸，那么具體某個(gè)蓋板涵時(shí)則只有一種尺寸，故應(yīng)去掉不需的部分） ；（ 5） 重 新繪制的竣工圖，一律使用 “竣工文件編制范本及附件 （ C）中的標(biāo)準(zhǔn)圖框；（ 6） 凡 按圖施工沒(méi)有變動(dòng)的（包括圖內(nèi)文字說(shuō)明及圖中工程數(shù)量表） ，可在施工設(shè)計(jì)圖背面的左下角逐張加蓋竣工圖章（竣工圖章尺寸樣式見(jiàn)附件一）；（7）竣工圖一般

15、使用A3紙（297X 420mm）,其它規(guī)格的竣工圖應(yīng) 按 297X 420mm 折疊。工程中間交工計(jì)量時(shí)，承包人應(yīng)遞交相應(yīng)的竣工圖供監(jiān)理審查。監(jiān)理單位應(yīng)加強(qiáng)督促與指導(dǎo)，審查合格（并簽名）后，監(jiān)理單位保留一份原稿（一般情況下，承包單位首先提交一份原稿，監(jiān)理修改或提出意見(jiàn)后退承包單位，然后承包人在計(jì)算機(jī)上按要求修改好，并認(rèn)真復(fù)查，最后再次向監(jiān)理遞交修正無(wú)誤的原稿數(shù)份及原修改稿，監(jiān)理再次核對(duì)，無(wú)誤后簽名），其余退承包單位。施工過(guò)程中完成的竣工圖，應(yīng)按“竣工文件編制范本”中規(guī)定的部、冊(cè)、分冊(cè)要求裝入臨時(shí)檔案盒內(nèi)。監(jiān)理應(yīng)定期檢查承包人的臨時(shí)歸檔工作。3.2 竣工文件質(zhì)量要求及編制指導(dǎo)3.2.1 質(zhì)量要

16、求竣工圖的部分質(zhì)量要求見(jiàn)3.1 節(jié)中竣工圖的編制規(guī)定，竣工文件中“規(guī)范化表格”的部分質(zhì)量要求見(jiàn)范本中（ D）部分的“表格 使用說(shuō)明”中第四章的內(nèi)容，其它部分的質(zhì)量要求如下：1）字跡清晰、工整，資料齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字手續(xù)完備；2）驗(yàn)收或鑒定證書、各類總結(jié)、工程概況、編制說(shuō)明等非工地現(xiàn)場(chǎng)填報(bào)的文字材料或圖表均要求打印，字體以印刷體為宜，高速公路工程建設(shè)中三大主體（業(yè)主、監(jiān)理、承包商）各自負(fù)責(zé)的文字材料或圖表宜使用激光打印機(jī)打??；3）不允許用涂改液修正；4）簽述意見(jiàn)及簽名時(shí)應(yīng)使用不易褪色的藍(lán)黑墨水、黑墨水，嚴(yán)禁使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆書寫，簽述意見(jiàn)可以打印，但簽名不能打印，

17、復(fù)制件不允許使用復(fù)寫紙復(fù)寫；5）傳真件應(yīng)及時(shí)復(fù)印，竣工文件中不能出現(xiàn)傳真件；3.2.2 文件用紙規(guī)格1 ）與竣工圖合訂在一起的文字材料及表格一律使用A3 紙；2）第一、二、四、五部分（除照片、音像資料及上級(jí)紅頭文件外）一般使用A4紙，如使用A3紙，則折疊成A4紙大?。?97X 210mmj）3.2.3 編制指導(dǎo)1 ）竣工圖編制指導(dǎo)見(jiàn)3.1 節(jié)內(nèi)容。2）合同、協(xié)議、上級(jí)指示、上級(jí)批準(zhǔn)文件、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、變更令、停工令、復(fù)工令、工作指令、進(jìn)度計(jì)劃、月報(bào)、開工報(bào)告、索賠、事故處理等文件應(yīng)及時(shí)整理并檢查，定期按“竣工文件編制范本”中部、冊(cè)、分冊(cè)的要求分類裝入臨時(shí)檔案盒中，并編寫臨時(shí)歸檔文件的臨時(shí)

18、流水目錄，以便核對(duì)與查閱。各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)經(jīng)常督促臨時(shí)歸檔工作的落實(shí)。3）各類測(cè)試資料（CS、CY 類表格） 、質(zhì)檢記錄（ZJ 類表格） 、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)分（JY 類表格）應(yīng)按月臨時(shí)歸檔，分類要求見(jiàn)“竣工文件編制范本”，每月計(jì)量時(shí)監(jiān)理應(yīng)檢查承包單位的質(zhì)檢及測(cè)試資料是否齊全，是否符合要求。4）凡“范本”中規(guī)定的其它資料可以收集整理或編寫時(shí)就應(yīng)及時(shí)整理或編寫。5）將平時(shí)積累的臨時(shí)歸檔資料按第四章“檔案組卷”的要求立卷成冊(cè)即成了竣工文件。3.3 竣工文件的編制、歸檔、接收單位竣工文件的成文、編制單位見(jiàn)表3.3-1。這里的“成文單位”是指文件、材料的原形成單位或主要責(zé)任者；其“編制單位”是指公路工程建設(shè)

19、中“三大主體”中的某一主體，是將竣工文件、材料按“范本”要求組卷成冊(cè)的主要責(zé)任者。編制好的竣工文件由項(xiàng)目業(yè)主統(tǒng)一歸檔，歸檔后其接收單位如下：（ 1）第一、第二部分，一式五份，接收單位有交通部（需要時(shí)）、省交通廳、省高速管理局、管養(yǎng)單位、城建檔案館（需要時(shí)）；（ 2）第三部分，一式三份，接收單位有省高速公路管理局、管養(yǎng)單位、城建檔案館（需要時(shí)）；（ 3）第四、五部分，一式二份，接收單位有省高速公路管理局、管養(yǎng)單位。以上不包括編制單位自存的份數(shù)（需要時(shí)）?？⒐の募男纬伞⒕幹茊挝灰挥[表表 3.3-1組名部?jī)?cè)分冊(cè)文件名成文單位編制單位甲、乙1 1竣工驗(yàn)收鑒定證書 父工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告唆，交，驗(yàn)收組 （或驗(yàn)收

20、委員會(huì)）業(yè)主父工驗(yàn)收申請(qǐng)承包商父工驗(yàn)收批準(zhǔn)監(jiān)理、業(yè)主竣工驗(yàn)收申請(qǐng)業(yè)主竣工驗(yàn)收批準(zhǔn)交通部或交通廳1 - 2各類總結(jié)各自編寫業(yè)主1 - 3征地拆遷資料業(yè)主業(yè)主1 , 4上級(jí)批準(zhǔn)文件及有美 指標(biāo)業(yè)主1 - 5承發(fā)包合同或協(xié)議業(yè)主1 - 6工程交接及肩關(guān)資料業(yè)主2 - 1竣工決算報(bào)告業(yè)主業(yè)主2 - 2橋梁、隧道、互通工程 竣工決算承包商承包冏或 監(jiān)理乙3竣工圖表承包商承包冏或 監(jiān)理4 11技術(shù)設(shè)計(jì)綜合文件業(yè)主4 12變更文件監(jiān)理監(jiān)理4 - 2工程質(zhì)量文件承包商、監(jiān)理監(jiān)理4 其它承包商承包商5工程監(jiān)理文件監(jiān)理監(jiān)理第四章檔 案 組 卷高速公路竣工驗(yàn)收時(shí)，按 建設(shè)項(xiàng)目（工程） 檔案驗(yàn)收辦法（交通部廳檔字19

21、92 21號(hào)，轉(zhuǎn)發(fā)“國(guó)檔發(fā)1992 8號(hào)文件”）的規(guī)定，“檔案部門派員參加驗(yàn)收委員會(huì)或驗(yàn)收組”， “著重抽查項(xiàng)目檔案的歸檔情況”， “評(píng)價(jià)檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性情況以后，寫出初驗(yàn)意見(jiàn)，對(duì)存在問(wèn)題提出改進(jìn)要求，限期解決”。因此，竣工文件必須符合科技檔案的歸檔要求。各單位應(yīng)重視資料管理，平時(shí)加強(qiáng)歸檔的指導(dǎo)與檢查工作。工程開工之前，應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)竣工文件的編制 與歸檔要求。4.1 名詞解釋考慮到編制竣工文件的人在檔案方面不一定十分熟悉，因此，將 部分名詞作必要的解釋或說(shuō)明。（ 1）案卷：由互相聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。當(dāng)竣工文件的冊(cè)中無(wú)分冊(cè)且只有一本時(shí)，該冊(cè)即為一案卷；某分

22、冊(cè)只有一本時(shí)，該分冊(cè)為一案卷；冊(cè)或分冊(cè)中的某一本為一案卷。（ 2）卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文件材料及其排列次序的目錄。（ 3）卷內(nèi)備考表：說(shuō)明案卷內(nèi)文件材料狀況的表。（ 4）檔號(hào)：由分類號(hào)、案卷號(hào)等組成，是存取檔案的標(biāo)記。（ 5）保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（十六至五十年左右）和短期 （十五年以下，含十五年）三種。4.2 案卷的組成內(nèi)容、順序及要求案卷（冊(cè)或分冊(cè)或本）各部分的排列格式是：案卷封面卷內(nèi) 文件目錄文件材料備考表封底。4.2.1 卷皮1 ） 卷皮為本案卷（冊(cè)或分冊(cè)或本）的封面 、 封底， 是一張寬297mm的紙，長(zhǎng)度為2X210（420）mm+案卷厚度+富余值（最后內(nèi)折或切除）。 同一公路項(xiàng)

23、目?jī)?nèi)的卷皮應(yīng)使用同一品牌、名稱及顏色的紙。封面內(nèi)容見(jiàn)“范本（C） ”的附件 1 與附件7。2）封面填寫：a）部、冊(cè)、分冊(cè)號(hào)按“范本”的目錄填寫，冊(cè)（或分冊(cè)）有幾本時(shí)， “冊(cè)”字后加“本”的流水號(hào)（例如，第四分冊(cè)有三本，第二本可如此填寫： “第四分冊(cè)（二） ： （文件名）”） ；b）部的“文件名稱”、有分冊(cè)時(shí)冊(cè)的“文件名稱”按“范本”的目錄填寫；c）無(wú)分冊(cè)時(shí)冊(cè)的“文件名稱”、分冊(cè)的“文件名稱”、本的“文件名稱”即是該案卷的題名，因此，要求以短語(yǔ)形式簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、全面揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，不應(yīng)超過(guò)50 個(gè)字，字多時(shí)可分幾行；d）編制單位：見(jiàn)3.3節(jié)內(nèi)容；e）編制日期：填寫完成組卷的日期，可以省

24、略“年、月、日”字樣，在表示年、月的數(shù)字右下角加“.”號(hào)；f）封面的填寫要求打印。3）封面右上角加檔號(hào)，封面舉例見(jiàn)附件二。4.2.2 卷內(nèi)目錄1 ）卷內(nèi)目錄不編頁(yè)號(hào)，放在案卷內(nèi)文件材料之前，目錄要求打印，字號(hào)、字體前后要統(tǒng)一。樣式見(jiàn)附件四。2）序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 起依次標(biāo)注。3）文件編號(hào)（或文號(hào)）：發(fā)文機(jī)關(guān)文書部門的發(fā)文號(hào)或圖樣的圖號(hào)?？⒐の募械氖┕の募缀趺宽?yè)都有編號(hào)，所以，文件編號(hào)可不填寫。4）責(zé)任者：填寫科技文件材料的直接編制（編寫）部門或主要責(zé)任者，一般填單位。5）文件題名：a）原文上有標(biāo)題的，可以照錄下來(lái)；b）原文上的標(biāo)題太簡(jiǎn)單或者沒(méi)有，應(yīng)重新擬寫一個(gè)符合文件材料內(nèi)容的標(biāo)題，外

25、加“ ”號(hào)；c） 幾乎每頁(yè)都是一個(gè)文件的情況下，且案卷內(nèi)頁(yè)數(shù)很多，那么，若干個(gè)有聯(lián)系的文件而與別的文件相比相對(duì)獨(dú)立時(shí)可以考慮合起來(lái)題名（例如：壓實(shí)度檢測(cè)報(bào)告，可以將某一段的下路堤的壓實(shí)度試驗(yàn)報(bào)告合起來(lái)題名為：“X X起止樁號(hào)段下路堤壓實(shí)度檢測(cè)報(bào)告”），合 并應(yīng)以簡(jiǎn)明、清晰及便于借卷者查閱為度（合并單位太細(xì)則卷內(nèi)目錄過(guò)長(zhǎng)，太粗，則查閱不便）；d） 一橫欄內(nèi)題名書寫不下，可將該處橫欄加寬，書寫成兩行或三行。6）日期：填寫文件的形成時(shí)間，同4.2.1 小節(jié)中的 “編制日期 ”的填寫方法、方式。7）備注：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明用等。另外如果有與該科技文件材料內(nèi)容相關(guān)的特殊載體的檔案（比例照片、音像

26、材料），要求在此欄標(biāo)注具體載體的檔號(hào)（或編號(hào)、代號(hào)）。8）頁(yè)次：填寫每份文件首頁(yè)上的頁(yè)號(hào)，最終件填寫起止頁(yè)號(hào)。4.2.3 備考表1 ）卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)科技文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。頁(yè)數(shù)要求填寫卷內(nèi)每件頁(yè)數(shù)相加之總和。2）立卷人：負(fù)責(zé)整理、檢查、裝訂的人，負(fù)責(zé)立卷者應(yīng)簽名，并填寫完成立卷的日期。3）備考表格式見(jiàn)附件五，要求打印（除簽名外）。4.2.4 文件內(nèi)容文件材料放在卷內(nèi)目錄之后，每?jī)?cè)（或分冊(cè)）內(nèi)容見(jiàn)“范本”。要求編寫頁(yè)號(hào)，從文件內(nèi)容的每一頁(yè)開始，用鉛筆在右下角編寫頁(yè)號(hào)，雙面書寫的文件內(nèi)容，正面在右下角、背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。4.3 照片與聲像檔案照片與

27、聲像屬乙種文件，歸入“范本”中第四、五部分內(nèi)，所以，應(yīng)為一式二套，其接收單位有省高速公路管理局、管養(yǎng)單位。照片檔案應(yīng)符合GB/T11821-89照片檔案管理規(guī)范的要求。4.3.1 照片檔案1 ）照片不能貼在紙上與其它文字材料混合裝訂，應(yīng)直接裝在符合GB/T11821-89要求的相冊(cè)中。2）照片檔案分照片和底片。照片和底片的案卷頁(yè)號(hào)，正面編在右上角，背面編在左上角。3）照片應(yīng)題名，題名不宜超過(guò)50 個(gè)字。在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下將下面述及到的“照片文字說(shuō)明”改寫成照片名稱。4）應(yīng)填寫本張照片內(nèi)容相關(guān)的紙質(zhì)文字（圖表）材料檔案的檔號(hào)（即相冊(cè)內(nèi)應(yīng)有“參見(jiàn)號(hào)”一欄） 。5）照片文字說(shuō)明：文字

28、說(shuō)明的內(nèi)容應(yīng)具有事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素。要求文字簡(jiǎn)練，一般不超過(guò)200個(gè)字。6）分組說(shuō)明：由若干張聯(lián)系密切的照片組成的一組的總體說(shuō)明。7）案卷題名：一個(gè)相冊(cè)要擬寫一個(gè)案卷題名，寫在封面上。案卷題名應(yīng)概括本冊(cè)內(nèi)全部照片的基本主題。8）底片號(hào)：底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面的邊處。底片要裝入袋內(nèi)，底片裝右上方標(biāo)明底片號(hào)，然后按底片順序號(hào)插入底片冊(cè)中。9）要求編寫案卷目錄。4.3.2 音像檔案1 ）聲像資料要有文字說(shuō)明（包括錄制說(shuō)明、錄制單位、錄制人及年、月、日等）聲音清楚，圖像清晰，不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌及其他有害物質(zhì)。宜將磁帶、錄像帶改制成光盤，以延長(zhǎng)保質(zhì)期。

29、保管期限，可根據(jù)科技文件材料中相關(guān)的內(nèi)容來(lái)確定。2）音像材料檔案，要按形成順序排列，分別編寫流水編號(hào)。3）要求編寫案卷目錄。4.4 檔號(hào)（臨時(shí)）（ 1）每?jī)?cè)（或分冊(cè)或本）均要求編制檔號(hào)，由于存在不同的接收單位，所以每?jī)?cè)（或分冊(cè)或本）只編制一個(gè)臨時(shí)檔號(hào)，用鉛筆（B型）書寫。正式檔號(hào)由項(xiàng)目業(yè)主根據(jù)檔案部門的要求統(tǒng)一填寫。（ 2）臨時(shí)檔號(hào)根據(jù)高速公路工程的特點(diǎn)用字母或數(shù)字的形式表示該案卷所代表的工程類別、項(xiàng)目名、合同段、部、冊(cè)、分冊(cè)、本。（ 3）工程類別為公路（GL） ；項(xiàng)目名取兩個(gè)漢語(yǔ)拼音，當(dāng)不同的兩個(gè)項(xiàng)目的兩個(gè)漢語(yǔ)拼音字母完全相同時(shí)，其中一個(gè)項(xiàng)目可取三個(gè)字母，三個(gè)字母中一個(gè)字母小寫；合同段取合同

30、代號(hào)；部、冊(cè)、分冊(cè)、本用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。不按合同段分開來(lái)裝訂時(shí)，合同號(hào)用“0”代替。工程類別、項(xiàng)目名、合同段、部、冊(cè)、分冊(cè)（如果有分冊(cè)）的代號(hào)之間用“ ”隔開，冊(cè)（或分冊(cè)）與本（如果有幾本時(shí)）之間用“”隔開，本的阿拉伯?dāng)?shù)字順序號(hào)外加圓括號(hào)。（ 4）舉例說(shuō)明：a） 臨 長(zhǎng) 路 第 一 部 第 二 冊(cè) （ 只 有 一 本 時(shí) ） ， 臨 時(shí) 檔 號(hào) 為 ： “GL LC 0 1 2”；b）潭邵路05合同段第三部第二冊(cè)第四分冊(cè)第三本，臨時(shí)檔號(hào)為：“GL TS 05 3-2-4 （3）”；c）衡棗路11合同段第四部第十二冊(cè)第二本，臨時(shí)檔號(hào)為：“GL HZ 11 4 12 （2）” ;d）臨長(zhǎng)路第五監(jiān)理

31、處（監(jiān)理合同代號(hào)為“E”）第五部第一冊(cè)第四分冊(cè)（只有一本時(shí)），其臨時(shí)檔號(hào)為：GL LC E 5 1 4。4.5 文件裝訂4.5.1 裝訂準(zhǔn)備1 ）分兩種卷面規(guī)格裝訂（照片、音像材料除外，照片、音像檔案見(jiàn)4.3節(jié)內(nèi)容），即A4、A3規(guī)格（見(jiàn)3.2.2小節(jié)要求）。A4 （297X210）為豎式，A3 （297X420）為橫式。2）對(duì)于破損資料，應(yīng)進(jìn)行托裱。對(duì)批語(yǔ)、簽注意見(jiàn)寫在文件裝訂線上的，應(yīng)予以粘貼補(bǔ)寬。3）去掉文件上的金屬物，以免銹蝕文件。4）取案卷底邊、裝訂邊整齊，以免文件散失。5）每本厚度不宜超過(guò)2.5cm。6）原件與復(fù)制件不宜混裝，一式幾套的竣工文件中應(yīng)有一套原件。4.5.2 裝訂1 ） 該裝訂的文件采用線裝訂，裝訂線與左側(cè)邊緣的距離為10mm。2）薄本采用縫紉機(jī)裝訂。超過(guò)縫紉機(jī)的裝訂厚度時(shí)采用三孔一線的方法手工裝訂（孔距為8c