管規(guī)文件管理制度

1、列管文件文件編號：管規(guī)009文保/數(shù)據(jù)籥2i制度分行口甘日.99在12日28擬案單位：管理部文件修訂記錄序日期修訂部門核準(zhǔn)部門申請單編號備注198年11月7日管理部總經(jīng)理室無（尚無申請制度）299年12月28日管理部總經(jīng)理室3456核準(zhǔn)審核擬案曾璟煜曾璟煜傅殿偉朱郁喬除本封面因管理之需要，得加蓋相關(guān)印章及相關(guān)人員之簽章外，任何人不得對文件之內(nèi)容進行涂改或作記號，（如有修改之必要時，應(yīng)按文件/數(shù)據(jù)管理制度之相關(guān)規(guī)定辦理之）。目錄主日L-1=13適用范圍3發(fā)行3修訂3文件/數(shù)據(jù)管理制度概述3文件/數(shù)據(jù)作業(yè)管理辦法4分類4證件4文件4合同5技術(shù)數(shù)據(jù)人事資料55計算機數(shù)據(jù)5其它數(shù)據(jù)5編號說明6責(zé)權(quán)部門

2、代碼6文件類別代碼6非質(zhì)量體系文件編號方式7編號管理8保管權(quán)責(zé)9證件9文 件10合同9技術(shù)數(shù)據(jù)9人事資料9外來文件9其它文檔9文件制作格式規(guī)定10文件制作格式10窗體制作格式11記錄制作格式12文件作業(yè)程序12文件的制訂、修訂12審核、核準(zhǔn)、分發(fā)12廢止、回收、銷毀13歸檔作業(yè)13借閱、補發(fā)14翻印15計算機作業(yè)管理辦法15網(wǎng)絡(luò)維護及相關(guān)規(guī)定15文件的變更16文件的備份16文件的刪除16載體及程序系統(tǒng)管理規(guī)定16附則17附件一：公司檔案管理人員組織結(jié)構(gòu)17檔案文件數(shù)據(jù)管理制度文件類別一般文件密級機密口極機密版本：2擬稿朱郁喬文件編號管規(guī)009發(fā)行日期99年12月28日共頁核準(zhǔn)主旨：為有系統(tǒng)的妥

3、善管理本企業(yè)之各類檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)（含各類文件）.特制定本辦法執(zhí)行之。適用范圍：凡本企業(yè)內(nèi)之各類檔案、文件、數(shù)據(jù)，均適用本辦法.發(fā)行：本辦法經(jīng)執(zhí)行長核準(zhǔn)后發(fā)布實施。修訂：本辦法如有未盡事宜時，得由管理部加以補強并呈總經(jīng)理審核、執(zhí)行長核準(zhǔn)后修訂之。壹、文件/數(shù)據(jù)管理制度概述、文件/數(shù)據(jù)管制是指對企業(yè)內(nèi)所有檔案、文件及數(shù)據(jù)（包括現(xiàn)行運轉(zhuǎn)文件、存盤文件、余存文件和準(zhǔn)備銷毀的文件）的存放、調(diào)閱和銷毀等進行管理之工作二、由各部門助理擔(dān)任日常檔案、文件及數(shù)據(jù)管理工作，在進行各項文管作業(yè)時，應(yīng)遵循以下三個基本原則：（一）.集中管理原則具體情況包括：1. 凡企業(yè)接收之外來函件、資料等，一律應(yīng)由相關(guān)部門之文管人員

4、負(fù)責(zé)接收、登記和分發(fā)處理，如文管人員不在時，應(yīng)確定臨時接收人員；如文管人員離職時間較長，應(yīng)及時指定人員代為辦理2. 以本公司名義對外下發(fā)或上報之文件，應(yīng)由承辦部門文管助理統(tǒng)一登記、編號，并視文件之等級加蓋公章及經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)后發(fā)放，并將存盤文件、余件歸檔進行妥善保管3. 企業(yè)接收的所有文件、數(shù)據(jù)都應(yīng)由各相關(guān)權(quán)責(zé)部門文管助理集中保管各業(yè)務(wù)職能部門承辦的文件、數(shù)據(jù)，承辦完畢后必須交回，不得長期保存于個人處（二）.科學(xué)管理原則公司各類文件數(shù)據(jù)均應(yīng)按檔案數(shù)據(jù)保管年限一覽表（附件二）之規(guī)定年限進行保存，以便為歸檔立卷創(chuàng)造條件（三）.嚴(yán)格保密原則凡公司員工因職務(wù)及工作之關(guān)系，于文件數(shù)據(jù)之制訂、審核、分發(fā)、

5、傳閱、歸檔及銷毀等作業(yè)流程中涉及公司之機密均應(yīng)負(fù)有保密責(zé)任（參考文件:人事行政管理規(guī)章關(guān)于員工對于本身職務(wù)所涉及之公司機密應(yīng)負(fù)有保密責(zé)任之相關(guān)規(guī)定）貳、文件/數(shù)據(jù)作業(yè)管理辦法一、分類：（一）公司檔案數(shù)據(jù)分：證件、文件、合同、技術(shù)數(shù)據(jù)、人事數(shù)據(jù)及其它文文件數(shù)據(jù)等六類，以便分別進行管理：1 .證件：如公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、IC卡，證件類均由總經(jīng)理室列管之。2 .文件(包括如下):第一階：手冊ISO9002質(zhì)量體系文件初二階：程序文件一第三階：作業(yè)指導(dǎo)書注：上述非質(zhì)量體系文件中之“記錄”第再指:各弱填寫忒窗體經(jīng)填寫內(nèi)容后以便形成的文文件數(shù)據(jù)，各類記錄檔案應(yīng)存于相同窗體名稱之檔案夾,查找及歸檔作業(yè)

6、？(2)非質(zhì)量體系文(3)外來文件3.合同注:各類合同之業(yè)主合同填寫式窗體/記錄非填寫式窗體/記錄口管理辦法類文件公司內(nèi)部公文(如人事命令、公告)一假郵曾揭關(guān)事務(wù)文件社會機關(guān)、組織信函業(yè)主信函請另參閱合同管理辦法之說明.4 .技術(shù)數(shù)據(jù)其它類合同(1)生產(chǎn)技術(shù)資料(2)產(chǎn)品及程序設(shè)計技術(shù)數(shù)據(jù)(3)儀器、設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)(4)工程設(shè)計技術(shù)數(shù)據(jù)(5)內(nèi)部基本建設(shè)數(shù)據(jù)5 .人事資料：如：人事數(shù)據(jù)表獎懲記錄、考勤表、員工考績表6 .計算機數(shù)據(jù)：各類計算機檔案7 .其它數(shù)據(jù)如各類書刊、照片？(二)上述各類文件/數(shù)據(jù)依重要程度及保管方式又可分為：一般文件(2)列管文件4一密級文件機密級文件極機密級文件注：1.列

7、管文件系指涉及公司生產(chǎn)經(jīng)營或內(nèi)部管理運作方面機密或較為重要之各類文文件數(shù)據(jù)(如生產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、規(guī)章制度、財務(wù)報表、研發(fā)資料等)，對于列管文件之復(fù)印、修改或發(fā)放、借閱等，均須由權(quán)責(zé)部門進行管制之.2.合同及技術(shù)數(shù)據(jù)類、財務(wù)報表類文件一律列為列管文件.3.ISO9002質(zhì)量體系范圍內(nèi)之所有文件均為列管文件.(三)上述各類文件/數(shù)據(jù)依存盤方式共分為：(1)書面資料(2)計算機檔案數(shù)據(jù)、編號方式說明：1.編號第一位字符為該份文件/數(shù)據(jù)之權(quán)責(zé)部門代碼(部門代號說明如董：董事會；(2) 執(zhí)：執(zhí)行長室；(3) 總：總經(jīng)理室；財：財務(wù)部；管：管理部；(6) 品：管理部品保課;(7) 生：管理部生管課;(8) 務(wù)

8、：管理部總務(wù)課;(9) 采：管理部采購課;(10) 人：管理部人事課;(11) 資：信息部；(12)業(yè)：業(yè)務(wù)部；(13)營：營服部；(14)工：工務(wù)部；(15)廠：廠務(wù)部;(16)卷：卷門部；2 .編號第二位為文件/數(shù)據(jù)之類別指示碼.(1) “證”指各類證件；(2) “表S”指各類制式填寫式窗體；(3) “表P”指各類制式非填寫式窗體(4) “質(zhì)”指各類質(zhì)量體系之文件(5) “外”指各類外來文件(政府機關(guān)之公函除外)(6) “政”指各類政府機關(guān)所發(fā)之公函(7) “公”指各類公司內(nèi)部所發(fā)之公文、行政命令等(如人事命令、公告等)(8) “規(guī)”指各類規(guī)章、制度及管理辦法(9) “技”指各類技術(shù)數(shù)據(jù)(

9、10) “事”指各部門承辦事務(wù)之相關(guān)文件(11) “人”指各類人事資料(12) “圖”指各類圖面資料(13) “書”指各類書刊3 .編號代碼之第三位起因文件/數(shù)據(jù)之不同，共分為以下二種方式進行編號：(1)非質(zhì)量體系之文件/數(shù)據(jù)：“非質(zhì)量體系之文件/數(shù)據(jù)之編號第三位起為該文件/數(shù)據(jù)之流水編號，以阿拉伯?dāng)?shù)字記錄，共為三位數(shù)(自001號開始，如編至999號則自動上升一碼為第1000號)？范例:管理部制訂的第一份管理辦法類文件之具體編號方式如下：管T001|一管理辦法藏解碼?試實卜階段中的和儒B/T肉體/數(shù)據(jù)，應(yīng)于上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為2碼。目01-*試實行階段中的

10、規(guī)章制度類文件流水編號（第一份）f-試實行階段之代碼規(guī)章制度類文件代碼（2） .質(zhì)量體系范氤蠅建山俅刈數(shù)據(jù)：編號之第三位代碼代表該文件/數(shù)據(jù)之質(zhì)量文件級別，共分以4種：“1”為第一階質(zhì)量文件代碼，即指質(zhì)量手冊；“2”為第二階質(zhì)量文件代碼，指各類程序文件；“3”為第三階質(zhì)量文件代碼，指各類作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書、管理辦法；“4”為第四階質(zhì)量文件代碼，指各類質(zhì)量記錄窗體；?文件編號第四位第六位為當(dāng)前文件在ISO9002質(zhì)量體系中所對應(yīng)的要素編號，從401420.（參考文件：附件質(zhì)量體系要素一覽表）?文件編號中最后兩位（第七、八位）代碼為所對應(yīng)的要素下窗體或文件之流水編號.注：質(zhì)量體系中之文件/數(shù)據(jù)編號之第三碼

11、及第六碼后應(yīng)加“-”號分隔。范例：“質(zhì)量2-410-01”代表為：由品保課主導(dǎo)的“進料檢驗程序”（為二階質(zhì)量文件，質(zhì)量體系編號第410要素下之第一份文件）。|本文件所對應(yīng)白41輯集瓢裂為份年用書二階程序文件代碼質(zhì)量文件代碼權(quán)責(zé)部門（品保課）之代碼?質(zhì)量體系文件中記錄窗體之編號方式請參閱非質(zhì)量體系記錄窗體的編號方式。4.若文件或窗體屬性同屬于質(zhì)量體系與非質(zhì)量體系范籌時，均作為非質(zhì)量體系文件進行編號。三、文件編號的管理:1 .文件、窗體編號由各部門文管人員依照本辦法進行統(tǒng)一編制；2 .各部門須建立本部門內(nèi)所有文件數(shù)據(jù)編號對照表；每有新文件產(chǎn)生時,應(yīng)實時登錄其流水號碼以備查找；3 .對于本部門之文件

12、檔案編號，各部門文管助理應(yīng)每月進行一次核對；發(fā)現(xiàn)異常情況后，應(yīng)及時進行更正并交管理部備案.4 .各類編號之流水號，不論原為二碼（二位數(shù)最大值為99）或三碼（最大值為999）,如額滿后即自動上升一碼.5 .各類文件（含窗體）如有更新版本時，新版本之文件（或窗體）應(yīng)注明為第二版或第X版。四、各類檔案的保管權(quán)責(zé)：（一）公司各類證件：除各權(quán)責(zé)部門專用、常用且重要性較低之證件（如手機之IC卡）得由權(quán)責(zé)部門保管外，其余較重要之證件一律由總經(jīng)理室列管.（二）各類文件：1.ISO質(zhì)量體系文件及其它各類規(guī)章、辦法類文件、公司各類空白窗體等均由管理部及各權(quán)責(zé)部門列管之.2.各部門內(nèi)部使用記錄文件、窗體，由各權(quán)責(zé)部

13、門保管之.（三）合同：由財務(wù)部合同管理員參照公司合同管理辦法進行管理存檔.（四）技術(shù)數(shù)據(jù)：1.各類生產(chǎn)技術(shù)數(shù)據(jù)、儀器設(shè)備數(shù)據(jù)、工程技術(shù)數(shù)據(jù)等由各權(quán)責(zé)部門主管保管.2 .內(nèi)部基本建設(shè)檔案數(shù)據(jù)由工程部門列管之.3 .公司內(nèi)部規(guī)范之技術(shù)數(shù)據(jù)由總經(jīng)理室列管之.4 .各類程序設(shè)計數(shù)據(jù)由信息部門列管之.（五）人事資料：包括人事檔案及各部門人員轉(zhuǎn)證測評試卷，由公司人事部門按機密文件進行列管.（六）外來文件、信函：1.由警衛(wèi)室接收，送至總務(wù)助理處登記、分發(fā)；2.登記內(nèi)容須包括：:收件日期:發(fā)函單位.如：業(yè)主、政府、社會機關(guān)組織等；:郵遞方式.如：掛號、EMS包裹等；:分發(fā)部門（即收函單位）及日期.（七）各部門

14、須自行備妥一套窗體，如須新增及修改時，應(yīng)通知信息部統(tǒng)一進行制作之。（八）其它類文文件數(shù)據(jù)：1 .公司各類圖書：由管理部總務(wù)課進行保存與借閱管理.2 .各類工程照片：統(tǒng)一由信息部按相關(guān)管理辦法進行列管.3 .各類公告、人事命令均由人事部門負(fù)責(zé)列管。4 .各類舊版或經(jīng)廢止使用之文件檔案或數(shù)據(jù)均應(yīng)由管理部進行書面存盤備查（計算機檔案則由信息部負(fù)責(zé)）直到安全保存期限過后，始得予以銷毀之。五、文件格式制作規(guī)定：（一）文字文件制作格式規(guī)定：文件制作格式一律套用同類文件之固定模板形式，文字內(nèi)容原則上均采用從左至右橫向書寫之方式制作；（必須以直式書寫之特殊文件格式須呈管理部核準(zhǔn)后始得進行制作）文件格式之.具體

15、制作要求如下：1 .頁首：a.均須有公司商標(biāo)（一律為藍色）及“長誠浪板（昆山）有限公司”之藍色字樣.b.公司抬頭置于文件上中央，字體為22號、新細(xì)明體加粗，長誠標(biāo)志應(yīng)為字的兩倍大小.2 .標(biāo)題：a.均須有文件標(biāo)題名稱.字體為18號、新細(xì)明體加粗.b.如為管理辦法類文件（含質(zhì)量體系手冊）須于標(biāo)題下方附表格（如下），并須對相應(yīng)內(nèi)容予以標(biāo)示.文件類別口一般文件密級口機密極機密版本：擬稿文件編號發(fā)行日期共頁核準(zhǔn)3.內(nèi)容排序及文字大?。簝?nèi)容排序及文字大小一律按下列標(biāo)準(zhǔn)進行制作?壹：號新細(xì)明體?一：號新細(xì)明體?（一）：號新細(xì)明體?1：號新細(xì)明體?（1）：號新細(xì)明體?：號新細(xì)明體?a:號新細(xì)明體4.頁尾：凡

16、二頁以上文件，均應(yīng)于頁尾中央處標(biāo)注頁碼，各類文件/數(shù)據(jù)頁碼之標(biāo)示方法及注意事項如下：?各類窗體之頁碼：一律以“共?頁第?頁”（頁碼之總數(shù)不應(yīng)包含窗體使用說明之頁數(shù)）之方式標(biāo)注。文件之頁碼：a.對于總頁數(shù)10頁以下之頁碼可按上述窗體頁碼之編碼方式進行編碼（如：第1頁共10頁）b.對于總頁數(shù)超過10頁以上之頁碼可于頁尾中央直接標(biāo)示頁碼符號（如：“第一頁”），但須于頁首處標(biāo)明總頁數(shù)。c.對于各部門規(guī)章、管理辦法類等總頁數(shù)及章節(jié)較多之文件/數(shù)據(jù)應(yīng)按各章節(jié)進行頁碼之編碼。（如第一章之第二頁編號方式：1/2）（二）窗體制作格式規(guī)定：1 .凡本公司之窗體于頁首處均須有公司商標(biāo)及“長誠浪板（昆山）有限公司”之

17、字樣（視窗體之格式，置于左上角或中央.2 .窗體之頁首處，須有窗體主題名稱之標(biāo)示，如“干部會議工作報告表”.3 .必須于窗體之右上角處注明窗體編號、版本及制訂日期.4 .窗體按格式之不同，于適當(dāng)位置處預(yù)留裝訂位置，視實際需要以虛線劃出并注明“裝訂線”.5 .窗體預(yù)留空間：左2公分、上、下邊界1.5公分；右邊界1公分距離.6 .標(biāo)題注意事項：（1）公司標(biāo)題：列高60,字形為24號字加粗，單元格靠下方.（2）內(nèi)容頭：列高40,字形22號字加粗，單元格靠下方.（3）文件編號：列高同內(nèi)容文件，字形12號字加粗，單元格靠下方.7 .窗體按格式及用途之不同，須于適當(dāng)位置（一般于窗體右或頁尾處）注明窗體使用

18、注意事項及窗體流程（如：附注：本窗體于會簽后送交合同管理員存檔；）8 .如須各部門會簽之窗體，均須于窗體適當(dāng)位置處備有會簽欄（會簽字段之大小，直式文件至少應(yīng)為2cm借）2.5cm（寬），橫式文件至少應(yīng)為3.5cm（高）？3cm（寬）為原則）.9 .窗體格式之制作，應(yīng)采用恰當(dāng)?shù)淖煮w及字型比例，力求整齊、美觀、便于填寫.（三）計算機制作之記錄，文件編號相關(guān)規(guī)定：1 .凡計算機打印的窗體記錄，均須在原空白窗體編號下，再加入一項記錄編號，編號方式請參照前述.2 .所打印的記錄在計算機中存盤時，須確保將記錄存于所屬部門目錄下同一窗體名稱文件夾中.六、文件作業(yè)程序：（一）文件的制訂、修訂1 .文件的制訂：

19、由提案部門指定人員以各類檔案標(biāo)準(zhǔn)格式擬案，并要填寫文件制訂、修訂/廢止申請單.對于新制訂之窗體，同時還應(yīng)制作一份空白窗體填寫格式范例及窗體功能使用流程說明等，一并送審.2 .文件的修訂：文件若有不合使用需予以修改、增訂者，由申請單位填具文件制訂、修訂/廢止申請單，提出變更原因，由原擬案單位議定修改.文件修改后，版本號亦應(yīng)隨之變更.原版本應(yīng)列入修訂記錄中由管理部進行存檔之.（二）文件之審查、核準(zhǔn)、分發(fā)1 .文件之審查作業(yè)：由擬案人員將草案或文件制訂、修訂/廢止申請單等送直屬主管審查，并圈選相關(guān)會簽部門，草案經(jīng)審查會簽后呈送權(quán)限主管核準(zhǔn).2 .文件之核準(zhǔn)作業(yè)：(1)各擬案部門內(nèi)部使用(不涉及對外或

20、跨部門會簽)之文件或窗體，由直屬部門主管進行核準(zhǔn)；各部門制訂之跨部門使用之窗體或文件，須呈總經(jīng)理室核準(zhǔn).(2)各部門、單位涉及本公司章程、制度、考核等方面的規(guī)定、條例、辦法等文件，均須參照公司統(tǒng)一頒布之制度進行制訂，并經(jīng)管理部核稿、總經(jīng)理室核準(zhǔn)并敬會執(zhí)行長同意后始得生效.3 .分發(fā)作業(yè)：(1)由擬案部門根據(jù)文件傳達范圍，對文件資料進行復(fù)印、分發(fā)，并由接收人員予以簽收？(2)對內(nèi)發(fā)行文件若為列管文件時，應(yīng)加蓋“列管文件”章，并根據(jù)其機密性注明“嚴(yán)禁復(fù)印”及機密等級；(3)各部門新增制訂(修訂)的窗體、會議記錄及制度方面的文件均須送交管理部一份備案之？(4)進行文件分發(fā)時，須填制文件發(fā)放/回收記錄

21、，請各收文單位主管或文管助理簽名接收.(三)檔案的廢止、回收、銷毀1. 檔案的廢止：由申請廢止的單位填具文件制訂、修訂/廢止申請單，提出廢止原因.經(jīng)核準(zhǔn)后，于文件上用紅筆注記，退出執(zhí)行過程.并按對照所規(guī)定的廢止文件保存期限進行保存，到期銷毀之.2. 舊資料的回收：對已確認(rèn)失效或因有誤須重新修正之文件，擬案部門提出文件制訂、修訂/廢止申請單，由文管中心人員對照文件發(fā)放/回收記錄將下發(fā)文件全部收回，并請各單位經(jīng)手人簽字確認(rèn).3. 文件的銷毀：(1)對于收回之作廢文件或超過保存期限之檔案數(shù)據(jù)，經(jīng)核準(zhǔn)后進行統(tǒng)一銷毀.(2)檔案銷毀須實行雙人監(jiān)銷之原則.(3)文件數(shù)據(jù)銷毀記錄應(yīng)予以存盤、備查？(四)歸檔

22、作業(yè)1 .保存期限：公司各類文件/數(shù)據(jù)之保存年限詳見檔案數(shù)據(jù)保存年限一覽表.2 .歸檔時間：每年度12月中、下旬；或?qū)τ诔Ｓ么绑w，每三個月進行一次歸檔.3 .歸檔責(zé)任人：各部門、單位文管人員.4 .文件/數(shù)據(jù)保管之相關(guān)要求及規(guī)定：文件管理被納為內(nèi)部稽核項目之一，定期實行稽核檢查，以確保數(shù)據(jù)之正確使用.在文件的保管中應(yīng)做到：(1)不得于原件上書寫不相關(guān)之文字、符號或擅加標(biāo)記.(2)文件、質(zhì)量記錄之計算機檔案由專人負(fù)責(zé)管制，不得任意拷貝.(3)文件的保管應(yīng)注意其安全性，并要防毒、防潮.(4)歸檔文件應(yīng)盡量為原件，并按同一文件只存盤一份之原則？(5)文管中心須于每一檔案冊建目錄索引，其中應(yīng)包括文件編

23、號、文件名稱、版次、歸檔日期等要項.(6)文件/數(shù)據(jù)之存盤位置應(yīng)正確并符合分類要求.(五)文件/數(shù)據(jù)的借閱、補發(fā)1 .借閱范圍及審核權(quán)限：(1)檔案數(shù)據(jù)僅限本公司員工在文管處借閱，如因抄錄或復(fù)印需帶出文管處者，必須辦理登記手續(xù)？(2)借閱本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)一般文件時，不需進行審批程序？(3)借閱密級或機密級文件者，由部門主管審核后，須轉(zhuǎn)至管理部核準(zhǔn)？(4)極機密級文件之借閱須進行書面申請，寫明借閱用途及借閱期限后，按部門主管一管理部一總經(jīng)理室之順序進行簽核？2 .登記：借閱文件必須履行登記手續(xù).文管和借閱人員必須當(dāng)面查點所借文件類別、份數(shù)，并在借閱簿上登記簽字；退還文件時，文管人員要根據(jù)借閱登記簿

24、檢查核對所借文件，確認(rèn)無誤后予以銷賬.并履行簽字手續(xù).3 .催退：借出去的文件應(yīng)限定借閱時限.過期不還者，應(yīng)及時催退回收，以免文件散失或影響他人借閱.對確需延長借閱時間的，須重新辦理借閱手續(xù).4 .借閱人員須注意的問題：(1)對借閱件要加強保密和保管工作，如需復(fù)印或抄錄者，須經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn).(2)借閱文件只限本人閱讀，不得轉(zhuǎn)借他人，并按時退還，嚴(yán)禁拍照、抽頁、剪裁和涂改.5 .文件的補發(fā)是指收文單位將原文件丟失，并要求再次補發(fā).補發(fā)文件須視文件的機密性，提交補發(fā)申請以說明原因，經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)后，文管中心始得重新打印，并做好記錄.(六)文件的翻印1 .擬案部門翻印文件時，對于列管性文件要嚴(yán)格控制

25、翻印份數(shù)，不得隨意擴大閱讀和傳達范圍，并須做到：(1)復(fù)印文件須經(jīng)發(fā)文單位同意，未經(jīng)許可，任何單位和個人不得私自復(fù)印.（2） 復(fù)印文件要確保準(zhǔn)確無誤，并對翻印時間、份數(shù)及發(fā)放范圍等予以備案2. 對于非列管性文件，可視實際需要進行復(fù)印3. 文件的翻印需由經(jīng)管理部核準(zhǔn)進行復(fù)印工作之人員確實按照文件復(fù)印有關(guān)規(guī)定及要求進行復(fù)印之參、計算機檔案作業(yè)管理辦法一、公司信息網(wǎng)絡(luò)由信息部統(tǒng)一進行設(shè)計、規(guī)劃、管理與維護事宜二、各部門均通過本部門微機操作人員專用網(wǎng)絡(luò)密碼登錄上網(wǎng)，并將文件檔案存入服務(wù)器中本部門子目錄下3、 存于服務(wù)器中較重要之執(zhí)行生效文件，應(yīng)設(shè)為只讀文件4、 信息部應(yīng)每月不定期對公司所有計算機進行抽查,是否有未按規(guī)定操作之情況，并予以要求改善五、屬于公司列管文件的計算機檔案之變更、調(diào)用、打印，一律須經(jīng)權(quán)責(zé)部門權(quán)限主管核準(zhǔn)后，由信息部協(xié)助完成六、其它相關(guān)規(guī)定：各部門自行制作之文件（一）文件制訂并經(jīng)核準(zhǔn)使用后之計算機存盤：1. 由制訂部門提出文件制訂、修訂、廢止申請單，并附上擬訂之文件原稿經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)、文件頒準(zhǔn)生效后，擬