文秘基礎(chǔ)知識一

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上文秘基礎(chǔ)知識（一）1、應(yīng)用文書包括行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書 2、行政公文13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要 黨的機(jī)關(guān)14種 行政無：指示（取消）、決議、公報、條例、規(guī)定 黨機(jī)關(guān)無：命令、公告、通告、議案 行政增加（新）：意見 3、制發(fā)程序次序不能打亂，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā) 4、草擬：引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。成文日期如二八年 5、審核重點(diǎn)：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合辦法的規(guī)定等。 6、上行文：由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)

2、 下行文：由主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 7、復(fù)核重點(diǎn)：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 8、應(yīng)用文四要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)與語言 材料是血肉，主題是靈魂、結(jié)構(gòu)是骨骼，語言是細(xì)胞 9、占有材料的要求：時間不分古今；地域不分中外；性質(zhì)不分正反；類別不分點(diǎn)面。 10、選擇材料原則：圍繞主題選擇材料；選擇典型材料；選擇真實準(zhǔn)確的材料；選擇生動新穎的材料。 11、使用材料注意：恰當(dāng)安排材料的先后順序；確定材料的詳略程度 12、確立主題的依據(jù)：寫作目的；材料本身的意義 13、對主題的要求：正確；深刻；新穎（舉措、例證、詞語）；集中。 14、應(yīng)用文書標(biāo)題基本模式

3、有二：公文式、一般文章式 公文標(biāo)題構(gòu)成“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種” 請示不得兩項式；張貼時省略事由；規(guī)范性公文不用“關(guān)于”（如辦法、條例等） 15、開頭方式4種：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式 目的式：常用“為了”、“為”等介詞構(gòu)成的短語表明行文目的；也常用“根據(jù)”等句式表明行為依據(jù)。（通告、通知、計劃、招標(biāo)書、投標(biāo)書） 引述來文式這種寫法多用于函、批復(fù)等回復(fù)性公文 16、三段式是公文常常采用的3層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由、事項、尾語。 17、文題照應(yīng)多種形式：文章內(nèi)容與標(biāo)題照應(yīng)；文章主題與標(biāo)題照應(yīng)；開頭與標(biāo)題；結(jié)尾與標(biāo)題18、結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式（表彰、批評）、說明式、禿尾 19、

4、對結(jié)構(gòu)的要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一 20、運(yùn)用語言的標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、簡潔、平實（質(zhì)樸） 21、用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)決定，根據(jù)特通告如下，依據(jù)公告如下；為了現(xiàn)決定；為通告如下，現(xiàn)就問題請示如下；現(xiàn)將（情況）報告如下，現(xiàn)就問題請示如下； 現(xiàn)將（情況）報告如下，現(xiàn)就問題提出如下意見，經(jīng)批準(zhǔn)（同意）將有關(guān)事項通知如下； 擬采取如下措施；經(jīng)研究，答復(fù)如下 22、稱為用語： 我（部），貴（局）公函平級尊稱對方，你（省），本（部門），該（處） 23、結(jié)尾用語： 用于請示。如 當(dāng)否，請批示。（當(dāng)否，請批準(zhǔn)×）；如無不妥，請批準(zhǔn)各地執(zhí)行；妥否，請批復(fù)。 用于函。如：

5、 請研究函復(fù)；盼復(fù)；請予復(fù)函；不知尊意如何，盼函告；望協(xié)助辦理，并盡快見復(fù) 用于報告。如： 請指正；請審閱 批復(fù)、復(fù)函：此復(fù)；特此專復(fù)；特函復(fù) 知照性公文：特此公告（通告、知、報） 24、應(yīng)用文書表達(dá)方式：說明>敘述>議論 25、敘述方式：順序（主要）、倒敘 26、議論三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證 議論兩大類：立論與反駁 立論就是從正面闡述自己觀點(diǎn)的正確性，從而把論點(diǎn)建立起來的說理方法。立論，又叫證明。 反駁：反駁論據(jù)、論證、論點(diǎn)。 27、論證方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法 28、常用說明方法：定義和表述、分類和比較、數(shù)字和圖表 29、計算機(jī)系統(tǒng)：硬件（hardware）

6、、軟件（software）系統(tǒng) 外觀：主機(jī)箱、外部設(shè)備 功能：運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備 30、CPU是計算機(jī) 核心部件，對微機(jī)整體性能起決定性作用。衡量CPU性能的指標(biāo)：一是主頻（主頻越高，CPU速度越快）；二字長。 31、內(nèi)存儲器：  隨機(jī)（RAM）斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會丟失 只讀（ROM）不因斷電丟失數(shù)據(jù) 32、外存儲器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動存儲設(shè)備， 33、硬盤使用注意事項： 注意保護(hù)0磁道。0磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的系統(tǒng)信息，一旦被破壞，硬盤就無法使用。 盡量避免對硬盤進(jìn)行格式化，格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用

7、壽命。 34、常用光盤三類：只讀型光盤（CD-ROM）、一次寫入型光盤（寫入重要數(shù)據(jù)）和可擦寫光盤 35、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器（CRT）和液晶顯示器（LCD） 維護(hù)、保養(yǎng)和防護(hù)： 注意防磁 注意使用屏幕保護(hù)程序（時間間隔以短為宜，設(shè)密碼） 顯示器窗口不得朝向門窗 36、計算機(jī)軟件系統(tǒng) 系統(tǒng)軟件 應(yīng)用軟件 操作系統(tǒng)（OS）:DOS、Windows操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)、Net Ware、Windows NT。 37、開關(guān)機(jī)：關(guān)閉計算機(jī)后一般至少要間隔10秒以后才能再次接通電源，最好間隔3分鐘以上。 熱啟動：“Ctrl+Alt+Del”鍵；按主機(jī)箱面板上

8、“Reset”鍵 38、“死機(jī)”處理：唯一的恢復(fù)辦法是重新啟動系統(tǒng)（熱啟動）。造成“死機(jī)”的原因主要有二：操作系統(tǒng)本身存在缺陷；是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資源嚴(yán)重匱乏并導(dǎo)致操作系統(tǒng)崩潰。 39、清理磁盤步驟：操作時，在Windows開始菜單中選擇“所有程序”“附件”“系統(tǒng)工具”“磁盤清理”，程序啟動后出現(xiàn)一個驅(qū)動器選擇窗口，通過下拉列表選擇要清理的驅(qū)動器，選好單擊“確定”按鈕。 40、在Windows開始菜單中選擇“程序”“附件” “系統(tǒng)工具”“磁盤碎片整理程序”，會出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對話框，選擇要整理的硬盤，單擊“碎片整理”，程序就會開始整理所選擇的硬盤。 41、計算機(jī)

9、病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性 42、病毒防治：不濫用磁盤，盡量專機(jī)專用、專盤專用；不用來路不明的軟件；安裝防病毒軟件；不要打開來歷不明的郵件；對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份（異地存放；雙軌質(zhì)紙質(zhì)文件）。43、菜單的約定： 命令后“”。當(dāng)選用這類命令，將彈出一個對話框，要求用戶輸入必要的信息或做進(jìn)一步的選擇。 命令后帶“”。表示在它下面有級聯(lián)菜單，應(yīng)繼續(xù)做進(jìn)一步的選擇。 命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命令。 命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接兼下該字母即可執(zhí)行該命令。 44、選取文件或文件夾： 要選取多個連續(xù)對象，可

10、以用鼠標(biāo)單擊第一個對象，再按下“Shift”鍵單擊最后的對象；也可以自第一個對象單個拖動鼠標(biāo)到最后對象；如果要使用鍵盤，可以按下“Shift”鍵連續(xù)移動光標(biāo)，則光標(biāo)所經(jīng)過區(qū)間的所有對象都被選中。 45、用鼠標(biāo)直接拖動的方法復(fù)制或移動對象： 當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在同一磁盤上時，按住鼠標(biāo)左鍵直接拖動對象可以完成對象的移動，如果按下“Ctrl”鍵再拖動對象可以完成對象的復(fù)制。 當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在不同的磁盤上時，按住鼠標(biāo)左鍵將對象從一個磁盤直接拖動到另一磁盤上完成對象的復(fù)制，如果按下“Shift”鍵再拖動，再完成對象的移動。 46、永久刪除：清空回收站；按“Shift+Del”組合鍵；按住“Shift”鍵，再選擇刪除。47、Windows XP支持星號（*）和問號（？）兩個通配符，星號表示多個字符，問號一個字符。 48、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀3種屬性的任意組合。只讀屬性文件通常不易誤刪。 49、資源管理器采用雙窗格顯示結(jié)構(gòu)，其窗口分為兩個區(qū)域。左窗格顯示器整個系統(tǒng)的文件夾樹。 50、具體設(shè)置方法： 在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬