集團檔案管理制度

1、XX集團檔案管理制度1 目的為了進一步規(guī)范公司各種文件檔案管理， 建立健全文件檔案管理制度理， 順文件檔案管理程序，明確職責(zé)，有效控制文件檔案的保密性、時效性、適宜性、永久性，根據(jù)中華人民共和國檔案法和中華人民共和國公司法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本檔案管理制度。2 適用范圍2.1 公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。2.2 公司的請求與政府部門的批復(fù)文件，各部門請求公司的批復(fù)文件；2.3 公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告；2.4 公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；2.5 公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報，從外

2、單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；2.6 公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、 廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在其他單位重要講話的稿本；2.7 反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料， 如實業(yè)投資項目、 資本運營項方案、 貿(mào)易、 證券、信貸、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；2.8 公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；2.9 公司及各部門成立、組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；2.10 公司及各部門制定的規(guī)章制度等；2.11 公司的歷史沿革（包括公司簡介） 、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料， 榮譽獎勵證書， 有紀(jì)念意義和憑證性的實物

3、及展覽照片、 錄音、 錄像等文件材料；2.12 公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；2.13 公司及各部門、各專業(yè)公司通知、任命書、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、福利、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；2.14 公司領(lǐng)導(dǎo)、工人、黨員、團員名冊及報表；2.15 公司領(lǐng)導(dǎo)、工人轉(zhuǎn)移黨、團關(guān)系的介紹信、福利待遇遷移等存根；2.16 公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；2.17 公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；2.18

4、 公司或各部門與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；2.19 公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證；2.30 公司購置大型機器設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。3 文件檔案分類3.1 科技檔案類凡是屬公司生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營活動而形成具有保存使用價值，且按照一定的歸檔制度集中保管的科技文件材料都是科技檔案。3.2 證照類公司在經(jīng)營活動中，依國家有關(guān)法律法規(guī)及公司發(fā)展的需要承辦的各種有效證照（正副本） ：營業(yè)執(zhí)照； 銀行開戶許可證； 貸款卡； 企業(yè)代碼證土地使用證； 房屋所有權(quán)證；稅務(wù)登記證；統(tǒng)計證；財政登記證；商標(biāo)注冊證；（11）車輛購置證；（11）用水許可證

5、；專利證書；消防產(chǎn)品許可證；（14）協(xié)會證書；（15）產(chǎn)品證書；（16）所有公司榮譽證書正本;（17）產(chǎn)品鑒定證書。3.3 產(chǎn)品檢驗報告3.4 生產(chǎn)資料類：公司在生產(chǎn)制造過程中形成的具有保存使用價值的生產(chǎn)管理、工藝技術(shù)資料。3.5 文書檔案類：凡是公司在生產(chǎn)、科研、基建、業(yè)務(wù)和經(jīng)營活動中形成的有關(guān)行政事務(wù)和企業(yè)管理方面的具有保存使用價值，且按一定歸檔制度集中保管的文件材料均屬文書檔案。3.6 書刊類：公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中因工作需要而訂閱、購置配備的，具有一定保存和使用參考價值的各類書藉、雜志、報刊、且按歸檔制度集中分類保管造冊的均屬書刊類。3.7 合同協(xié)議類：凡是公司在經(jīng)營活動過程中，與外

6、單位（或個人）簽訂的各種合同、協(xié)議等文件，均屬合同協(xié)議類。3.8 管理資料類：公司在各項管理工作中形成具有一定保存使用價值的，且按歸檔制度集中保管的文件材料（含各種管理制度等） 。3.9 人事檔案類：公司人力部門在工作中形成具有一定保存使用價值的，且按歸檔制度集中保管的文件材料（含人事制度、人事檔案、各類擔(dān)保書等） 。3.10 財務(wù)資料類： 公司財務(wù)部門在工作中形成具有一定保存使用價值的， 且按歸檔制度集中保管的文件材料（含財務(wù)帳目、憑證、各類報表等） 。4 公司文件材料的形成、收集、整理、分類和歸檔工作4.1 為確保歸檔的公司文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和提供可靠依據(jù)，各部門根據(jù)具體情況應(yīng)健全

7、公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，嚴(yán)格控制文件檔案管理工作。4.2 各部門應(yīng)高度重視文件材料歸檔前的整理工作，指定專人整理，使整理的文件材料系統(tǒng)化、程序化。4.3 歸檔的公司文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.4 對各項文件材料的立卷要求，應(yīng)根據(jù)文書檔案的立卷原則。各類整理收集齊全，使文件材料形成自然的有機聯(lián)系。4.5 每個立卷必須定好案卷內(nèi)封面，包括案卷題名、編制部門、歸檔日期、保管期限、檔案號等并應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表。4.6 所有文件檔案應(yīng)制訂目錄清單，以便檢索。4.7 歸檔的公司文件材料一般為原件，各部門如有使用一般為復(fù)印件。4.8 對產(chǎn)品科研成果、工程、設(shè)備安裝或其它技術(shù)項目進

8、行鑒定，驗收時必須有總經(jīng)辦人員參加，檢查應(yīng)歸檔的科技文件材料是否齊全（含保修卡、說明書等） 。4.9 總經(jīng)辦有權(quán)檢查和協(xié)助各職能部門做好公司文件材料的立卷歸檔工作。4.10 檔案的鑒定工作，應(yīng)成立由總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)辦秘書參加的鑒定小組，直接對已過保管期限的檔案按保管部門逐一進行詳細(xì)的鑒定，寫成鑒定報告。4.11 鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確，應(yīng)及時責(zé)成有部門和相關(guān)人員限期修改補交。4.12 檔案的鑒定銷毀工作，一般規(guī)定每年一次。4.13 銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握、慎重從事，銷毀前要登記注冊，填報銷毀申請單報上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)執(zhí)行。4.14 檔案室應(yīng)對接收、保管、借閱、鑒定、銷毀的檔案及檔案利用和

9、效果進行登記統(tǒng)計，以便掌握情況，改進工作。5 公司檔案的管理5.1 管理方法5.1.1 檔案在接收后應(yīng)及時進行登記和必要的加工整理。5.1.2 檔案的整理分類， 應(yīng)按公司統(tǒng)一的分類大綱進行。 合同協(xié)議類文件應(yīng)由簽訂部門統(tǒng)一編號由專人整理分類移交總經(jīng)辦保管。5.1.3 借出或收回的檔案， 必須當(dāng)面逐頁點清并詳細(xì)檢查， 如發(fā)現(xiàn)有污損、 遺失等情況應(yīng)及時報告上級處理并作記錄。5.1.4 除特殊情況外， 借出的檔案資料應(yīng)要一周內(nèi)歸還， 發(fā)現(xiàn)任意轉(zhuǎn)借、 泄密等情況及時報告上級處理。5.1.5 各部門保管的檔案應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔和借閱制度。5.1.6 離職人員辦理離職手續(xù)時應(yīng)經(jīng)過檔案室查明有無未還的檔案資

10、料， 并在離職單上簽字方可。5.1.7 檔案資料一年進行一次全面檢查或不定期的重點抽查， 破損或變質(zhì)的檔案資料， 要及時修補和復(fù)制，庫存檔案資料因移交、作廢、遺失等在注銷帳卡時，應(yīng)查明原因，保存好依據(jù)。5.1.8 總經(jīng)辦秘書離職時應(yīng)按冊點清資料，辦理移交。5.1.9 檔案保管期限分為永久、長期（ 10年）和短期（ 5年）三種，具體保管期原則為：A、凡是在公司經(jīng)營發(fā)展中具有長遠(yuǎn)利用價值的工作備考經(jīng)驗總結(jié)、方針政策、科研技術(shù)等方面的檔案應(yīng)永久保存。日在一定時期內(nèi)有利用價值的，分別為長期或短期保存。C介于兩種保管期限之間的，其保管期限一律從長。5.2 檔案管理歸屬范圍5.2.1 公司證照類、文書檔案

11、類、管理資料類由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)整理分類保管。5.2.2 公司科研、科技檔案類及書刊類、由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理分類保管。5.2.3 公司生產(chǎn)制造、工藝技術(shù)資料類由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)保管。5.2.4 涉及到以公司名義簽訂的合協(xié)議類， 除銷售部、 采購科簽訂的由本部門負(fù)責(zé)保管執(zhí)行外，其他合同協(xié)議均送總經(jīng)辦負(fù)責(zé)保管。5.2.5 人事檔案類的各種資料由行政人力資源部負(fù)責(zé)保管。5.2.6 財務(wù)資料類的各種財務(wù)資料、檔案由計財部負(fù)責(zé)保管。5.2.7 產(chǎn)品檢驗報告類由質(zhì)檢科負(fù)責(zé)保管。5.2.8 其他相關(guān)部門的文件資料及檔案由各部門自行負(fù)責(zé)保管。6 公司文件檔案資料的借閱制度6.1 各部門人員如因工作需要向檔案室借閱檔案資料，應(yīng)

12、辦妥借閱手續(xù)方可。6.2 凡屬借閱公司重要檔案資料 （如證照類、 合同類、技術(shù)檔案等） ，須經(jīng)總經(jīng)理助理及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。6.3 借閱的檔案資料不得中途轉(zhuǎn)借給他人。6.4 證照原件借出期限應(yīng)限于實際使用所需時限范圍，到期應(yīng)及時歸還。如因工作需要需續(xù)期，應(yīng)由借用人或其委托人補辦續(xù)借手續(xù)。未辦續(xù)借手續(xù)到期未歸還的，予以警告處分。6.5 檔案保管人員負(fù)有對借出檔案的及時催還和檢查所借用檔案是否損壞的責(zé)任。6.6 借出的檔案、資料要注意保管、保密、愛惜使用，不得亂劃、亂涂、復(fù)印、剪裁和拆毀，違者按公司規(guī)章制度條款追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重，追究其法律責(zé)任。6.7 檔案資料閱完，應(yīng)及時送還，一般檔案以一周為限，圖書資料以一個月為限，如有個別部門因工作需要，須長期借用工具書等，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理助理及以上批準(zhǔn)方可。6.8 如有外單位來公司協(xié)助工作人員，需借閱檔案資料時應(yīng)由接待人員辦理借閱手續(xù)。6.9 所有員工如離職、調(diào)職或長期離廠時，應(yīng)將所借檔案資料還清。6.10 一般圖書資料借出后遺失者按書價5 倍賠償，重要文件資料遺失（根據(jù)具體情況）呈