在Word中正確設(shè)置2012黨政機關(guān)公文格式

1、在Word中正確設(shè)置2012黨政機關(guān)公文格式本文的Word操作以O(shè)ffice2003為例，格式規(guī)定的引用和解釋以GB/T 97042012黨政機關(guān)公文格式及中國質(zhì)檢出版社和中國標準出版社配套的國家標準應用指南為準。目前，不少單位在Word中設(shè)置公文格式的通行作法是：頁邊距上3.7厘米、下3.5厘米，左2.8厘米、右2.6厘米，公文主體“行距”采用“固定值”28磅、正文三號字仿宋_GB2312，雖然大體上實現(xiàn)了每面22行，每行28個字的要求，但較2012版國家標準還有不少差距。一、版面的設(shè)置12012版國家標準的格式規(guī)定A4型紙、尺寸297 mm×210 mm（高×寬），版心

2、尺寸為225 mm×156 mm（高×寬），版心上邊緣距離紙張上邊緣（稱為天頭或上白邊）為37 mm，下白邊為35 mm，版心左邊緣距離紙張左邊緣（稱為訂口或左白邊）為28 mm，右白邊為26 mm無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。一般每面22行，每行28個字，并撐滿版心。2012版國家標準中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。3號字的字高約為5.54 mm，3號字的一行就約等于10.39 mm。注：1磅0.35277783 mm ，1 mm2.8346磅，10.39 mm29.4515磅。2Word中設(shè)置版面的注意事項要在Word中正確設(shè)置20

3、12版國家標準的公文版面，必須注意兩個問題：一是公文格式中撐滿版心的含義是公文第一行頂格編排在版心左上角，公文最后一行必須沉底到版心下邊緣，因此確切地講，每面公文應該是由22行3號仿宋字加21個行間距組成。二是Word中的行距，當使用“固定值”時，文字位于行距垂直方向的下端，距離下邊緣有很窄一段的空白；行距垂直方向上端的空白高度較大，設(shè)為3號字、28磅時，下端空白約1 mm、上端空白約3 mm。因此，在Word中設(shè)置公文格式時如果不考慮這兩個問題，而簡單地設(shè)為：上3.7厘米、下3.5厘米，行距固定值28磅，就會使實際版心下移，且版心高度小于標準值225 mm，在這樣的版心里放置22行正文，每一

4、行的高度就會小于標準值10.39 mm，并且最后一行文字不能沉底貼緊版心下邊緣。3Word中公文格式版面的設(shè)置打開Office Word2003，點擊“文件-頁面設(shè)置”，在“頁邊距”頁簽里，將頁邊距調(diào)整為：上3.3厘米、下3.3厘米，左2.8厘米、右2.6厘米。點擊“格式-字體”，在“字體”頁簽里，將“中文字體”設(shè)為仿宋_GB2312、“西文字體”設(shè)為“(使用中文字體)”，將“字號”設(shè)為三號；點選“字符間距”頁簽，將“間距”選為“緊縮”磅值設(shè)為0.2磅。點擊“格式-段落”，在“縮進和間距”頁簽，將“行距”選用“固定值”并設(shè)為29.5磅（或者設(shè)為29.45磅）。4.設(shè)置效果驗證輸入文字，驗證是否

5、每面22行、每行28個字。設(shè)置完成后，第1行輸入“壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，不要回車，第2行輸入“貳二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，以此類推，第10行輸入“拾二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八”。復制這10行，粘貼幾次，使之超過1頁。注意復制時，不要將段落標記符復制上。注：如果看不見段落標記符，點擊“工具-選項”，在“視圖”頁簽里，將“段落標記”勾選上。畫一個高×寬225 mm×156 mm的文本框，來驗證版心位置是否符合標準。點擊“插入-文本框-橫排”，在出現(xiàn)的“在此創(chuàng)建圖形”虛框里點一下鼠標

6、，會出現(xiàn)一個小文本框，鼠標指向文本框的邊框，出現(xiàn)實心十字箭頭后，按住鼠標左鍵拖動鼠標，將文本框拖出“在此創(chuàng)建圖形”虛框，然后在原位置再點出“在此創(chuàng)建圖形”虛框，按Delete鍵將其刪除即可。鼠標指向文本框邊框，出現(xiàn)實心十字箭頭時，右擊鼠標，選擇“設(shè)置文本框格式”，彈出窗口里點選“大小”頁簽，將文本框的高度和寬度設(shè)置為22.5厘米和15.6厘米；再點選“版式”頁簽，“環(huán)繞方式”選“襯于文字下方”，最后點擊“確定”退出文本框的設(shè)置。選中文本框，用鼠標拖動，或用箭頭鍵移動文本框，使文本框的上邊框貼緊第1行文字的上邊緣；使左右邊框與左右邊距線對齊。注：用Ctrl鍵+箭頭鍵對文本框的位置可以進行微調(diào)。現(xiàn)

7、在打印出來看看效果：每頁22行、每行28字，并且文字上下、左右撐滿了文本框，用尺子量一下，文本框的邊框距離紙張的邊緣也符合2012版國家標準。二、頁碼的設(shè)置12012版國家標準的格式規(guī)定用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在版心下邊緣之下，頁碼左右兩邊各空1個半角空格，放一條“”字線；“”字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。2頁碼設(shè)置的注意事項頁碼數(shù)字左右兩邊各空1個半角空格，放一條“”字線，這個“”字線是一個漢字的字寬，而不是半角“-”字符。3Word中公文格式頁碼的設(shè)置方法繼續(xù)使用版面設(shè)置時創(chuàng)建的文檔，打開該文檔后，點擊“文件-頁面設(shè)置”，點選“版式”頁簽，“頁眉和頁

8、腳”部分中，將“奇偶頁不同”勾選上，將頁眉設(shè)為1.5厘米、頁腳設(shè)為2.8厘米，其它保持默認選項，點擊“確定”退出設(shè)置。點擊“插入-頁碼”，保持默認選項，即，位置：頁面底端(頁腳)、對齊方式：外側(cè)，勾選首頁顯示頁碼，點擊“確定”插入頁碼。點擊“視圖-頁眉頁腳”，使頁眉頁腳處于編輯狀態(tài)，點擊第1頁右下角的頁碼，出現(xiàn)可編輯的圖文框，涂黑選中頁碼，將其字體設(shè)為宋體、字號設(shè)為四號，頁碼兩側(cè)各放一條“”字線，頁碼與“”字線之間分別用1個半角空格隔開。接著點擊“格式-段落”，“縮進”部分中，將“右”縮進改為2字符。注意：這里的縮進2字符就是1個漢字。同樣的操作方法，將第2頁左下角的頁碼設(shè)置成2012版國家公

9、文格式。這樣，奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁碼都設(shè)置成功。三、將設(shè)置好的公文格式存為Word模板將設(shè)置好的公文格式保存為Word模板，替換Word自帶的模板，這樣每次新建的Word文檔，都是公文格式。1. 創(chuàng)建公文格式的Word模板打開前面設(shè)置好的文檔，將所有文字和文本框全部刪除，點擊“文件-另存為”，將“保存類型”選為“文檔模板(*.dot)”，輸入一個文件名，如Normalnew，點擊保存。2. 替換Word自帶的模板關(guān)閉當前所有已打開的Word文檔，找到并打開 C:Documents and Settings Administrator Application Data Microsoft Temp

10、lates 文件夾，將Word自帶模板文件Normal.dot，重命名為Normalold.dot，將新創(chuàng)建的Normalnew .dot重命名為Normal.dot。完成替換，啟用新的公文格式模板Administrator 是登錄 Windows 的用戶名，如有不同，請選擇與你用戶名相同的文件夾Application Data 文件夾默認是隱藏的，予以顯示的方法：依次點擊“工具-文件夾選項”，打開“文件夾選項”窗口，點擊“查看”頁簽，拖動“高級設(shè)置”的滾動條，找到并點擊“顯示所有文件和文件夾”，點擊“確定”按鈕后，即可看到 Application Data 文件夾。四、版頭的設(shè)置12012版

11、國家標準的格式規(guī)定份號、密級和期限、緊急程度：一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第一行，三部分依序自上而下分行排列。發(fā)文機關(guān)標志：由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以只使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。2012版國家標準不再規(guī)定發(fā)文機關(guān)標志的字號，以不大于上級機關(guān)為原則自行酌定；1999版標準中規(guī)定“國務院文件”五

12、個字是22 mm×18 mm，所以以此為高限。發(fā)文字號、簽發(fā)人：發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。版頭中的分隔線：發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。分隔線的高度推薦使用0.35 mm0.5 mm，具體高度

13、可根據(jù)發(fā)文機關(guān)標志字體字號酌定。2Word中公文格式版頭的設(shè)置方法通過公文格式的Word模板，新建一個Word文檔，敲擊回車鍵15次，增加15個空行。第13行用于份號、密級和期限、緊急程度三個要素，設(shè)為三號黑體字，行距設(shè)為固定值29.5磅。注：即使無需標注這三個要素，也不能刪除空行。第4行用于發(fā)文機關(guān)標志。字號64磅、字體方正小標宋_GBK、字體顏色紅色，行距設(shè)為固定值94磅。根據(jù)發(fā)文機關(guān)標志字數(shù)的多少，點擊“格式-字體”，在“字符間距”頁簽里，通過“縮放”百分比調(diào)整字寬、通過“間距”磅值調(diào)整字間距，使之醒目、美觀、莊重。第5、6行用于調(diào)整發(fā)文機關(guān)標志與發(fā)文字號、簽發(fā)人之間的間距，行距設(shè)為固定

14、值20磅。第7行用于發(fā)文字號、簽發(fā)人兩個要素，行距設(shè)為固定值仍為29.5磅?？梢园锤袷揭?guī)定預置“青黃財字000000號”、“簽發(fā)人：局領(lǐng)導”字樣。第7行與第8行之間，畫一條分隔線。點擊“視圖-工具欄”，勾選“繪圖”，調(diào)出繪圖工具欄。點擊繪圖工具欄上的直線按鈕，此時鼠標變?yōu)槭中螤?，按Delete鍵刪除“在此創(chuàng)建圖形”的虛框，按下鼠標左鍵，橫向拖動鼠標，畫一條分隔線。鼠標指向分隔線出現(xiàn)實心十字箭頭形狀時，右擊鼠標，選“設(shè)置自選圖形格式”，在“顏色與線條”頁簽里，將線條顏色設(shè)為紅色、粗細設(shè)為1.25磅（或1.35磅），在“大小”頁簽里，將寬度設(shè)為15.6厘米。拖動分隔線（操作同文本框），使之橫向與

15、左右頁邊距對齊，縱向位于發(fā)文字號、簽發(fā)人兩個要素之下4 mm。該步操作需要打印出來，通過實際測量不斷調(diào)試。第8、9行用于紅色分隔線與標題的間隔，行距仍設(shè)為固定值29.5磅。第10行用于公文主體的標題，二號方正小標宋_GBK、行距設(shè)為固定值29.5磅。可以輸入“發(fā)文標題”字樣，以提醒該行用作標題行。第11行用于標題與主送機關(guān)的間隔，行距設(shè)為固定值16磅。第12行可以輸入“主送機關(guān)：”字樣，以提醒該行用作主送機關(guān)行；第13行可以點擊“格式-段落”提前將“特殊格式”設(shè)為“首行縮進”2字符，以提醒該行開始用于正文。3.版頭設(shè)置效果驗證。驗證方法還是通過畫文本框的方式來驗證，文本框的畫法請參照版面設(shè)置效

16、果驗證部分。文本框可以復制，移動文本框并調(diào)整大小使之上下套住相關(guān)要素，共需要5個文本框：模擬的版心、套住發(fā)文機關(guān)標志的文本框、套住發(fā)文字號和簽發(fā)人的文本框、套住標題的文本框、套住主送機關(guān)的文本框。文本框畫好后，打印出來，用尺子測量一下，看看效果吧！五、版記的設(shè)置12012版國家標準的格式規(guī)定版記中的分隔線與版心等寬（156 mm），首條分隔線和末條分隔線用粗線（高度0. 35 mm），中間的分隔線用細線（高度0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。各要素用4號仿宋體字，左空一字，右空一字。由于2012版國家標準規(guī)定公文雙面印刷，要求版記

17、置于最后一面，所以版記一定在偶數(shù)頁上。即使公文很短，首頁可以放下版記內(nèi)容，版記也必須移至第2頁上。2Word中公文格式版記的設(shè)置方法公文各項要素完成后，按回車鍵添加空行，使段落標記符至偶數(shù)頁的最后一行。將最后兩行設(shè)為仿宋四號、首行縮進1字符、行距為單倍行距，倒數(shù)第3行，設(shè)為行距固定值22磅。倒數(shù)第2行輸入“抄送：”字樣備用，倒數(shù)第1行輸入“青島市黃島區(qū)財政局辦公室2000年0月00日印發(fā)”字樣備用，印發(fā)單位和日期之間用空格，使“發(fā)”字距右邊距空1字。畫三條直線（可以將版頭的紅色分隔線復制過來），作為版記的三條分隔線，全部設(shè)為黑色，寬度仍為15.6厘米，上下兩條線粗細設(shè)為1磅，中間一條設(shè)為0.7磅。分別拖動三條分隔線，使之與左右邊距對齊，并使版記的兩行文字分別縱向居于三條分隔線所形成兩行的中間位置?？梢詫尚形淖诌x中涂黑目測調(diào)整，打印出來，用尺子測量一下，只要最下一條分隔線與頁碼的“”字線距離為7 mm即可。將帶版頭、版記的文件設(shè)置完成后保存，作為紅頭文件的模板備用。（以下兩頁是設(shè)計好的版頭、版記示例）000001無此要素時空行不能刪除機 密無此要素時空行不能刪除加 急無此要素時空行不能刪除青島市黃島區(qū)財政局文件青黃財字000000號 簽發(fā)人：局領(lǐng)導 區(qū)財政局發(fā)文