醫(yī)藥公司信息管理系統(tǒng)設(shè)計方案

1、企業(yè)信息管理課程課題名稱：醫(yī)藥公司信息管理系統(tǒng)設(shè)計方案課題組長：專業(yè):03 秋工商管理時間:2004 年 11 月 12 日醫(yī)藥公司信息管理系統(tǒng)開發(fā)本課程設(shè)計是以一個醫(yī)藥公司的信息化為研究、設(shè)計對象，對醫(yī)藥公司信息系統(tǒng)的建設(shè)進行了可行性分析，并對庫存管理子系統(tǒng)進行了調(diào)研和用戶需求分析，并以企業(yè)信息部門的身份編寫本文。1 可行性分析報告1.1 項目背景信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)涉及各個領(lǐng)域，企業(yè)信息化是大勢所趨。作為有一定規(guī)模的醫(yī)藥公司，我公司能否適應(yīng)新時期的發(fā)展，信息化建設(shè)水平將起重要作用。通過企業(yè)信息系統(tǒng)，有效進行客戶關(guān)系管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、財務(wù)管理等，挖掘客戶、及時了解市場動向，為

2、企業(yè)高層領(lǐng)導決策提供數(shù)據(jù)。目前，我公司各個部門都配備了電腦，并使用一些管理信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)在過去的幾年中確實發(fā)揮了較大作用，但是相對落后，存在一些不足：1、各部門的管理系統(tǒng)都是獨立的，數(shù)據(jù)無法共享。2、技術(shù)相對落后，設(shè)計存在缺陷，難于維護。3、隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，相當多的功能已經(jīng)不能滿足業(yè)務(wù)處理需要。因此，公司領(lǐng)導和信息管理部門經(jīng)過討論分析，認為有必要重新對公司的管理信息系統(tǒng)進行設(shè)計和開發(fā)，以滿足業(yè)務(wù)處理需求。1.2 項目目標本項目目標是：整體規(guī)劃公司的信息化建設(shè)，整合各個部門的信息，用 8個月左右的時間，建立基于 WEB 醫(yī)藥公司管理信息系統(tǒng)，使之滿足當前業(yè)務(wù)處理和公司管理需求的信息系統(tǒng)，

3、考慮今后幾年的變化，系統(tǒng)必須具有較好的可擴展性和靈活性。實現(xiàn)各部門的信息共享、向整個企業(yè)提供一致的信息、各部門業(yè)務(wù)辦理的電腦化，為領(lǐng)導決策提供綜合查詢和統(tǒng)計。 從而提高辦事效率，提高經(jīng)濟效益，提高企業(yè)發(fā)展后勁，提高企業(yè)競爭力。1.3 可行性分析本項目建設(shè)是根據(jù)公司領(lǐng)導關(guān)于企業(yè)信息化的要求立項，作為本年度公司信息系統(tǒng)建設(shè)的重要任務(wù)，為了保證項目的順利建成，減少風險，在項目進行之前進行可行性分析。1.3.1 項目建設(shè)必要性從目前公司的情況看，現(xiàn)有系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足業(yè)務(wù)需要。按照公司的規(guī)劃，公司將加強合同跟蹤、庫存管理和進行銷售統(tǒng)計分析市場，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，因此有必要重新規(guī)劃公司的信息系統(tǒng)，這也是

4、整個行業(yè)的發(fā)展趨勢，是企業(yè)發(fā)展的機遇，通過建立有效的信息系統(tǒng)，增強企業(yè)競爭力。在信息化方面，公司領(lǐng)導和信息部門層考慮過購買商品化產(chǎn)品，但是經(jīng)過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)市場上的商品化軟件難于滿足公司的所有業(yè)務(wù)，需要開發(fā)定制軟件系統(tǒng)。1.3.2 總體需求分析總的來說，本次信息化的主要需求如下：1、建立統(tǒng)一的客戶資料檔案，包括供應(yīng)商和客戶，對客戶檔案進行管理。2、建立客戶信用檔案，包括合同執(zhí)行情況、回款情況、退貨情況、供貨及時性等。3、建立藥品目錄，進行統(tǒng)一編碼，藥品編碼參考有關(guān)國家或國際標準。4、對公司的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實現(xiàn)電腦管理，包括庫存管理、銷售管理、采購管理、財務(wù)管理，各業(yè)務(wù)部門共享基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

5、。5、按月統(tǒng)計銷售情況，及時了解各種藥品的銷售和利潤，掌握市場動向以及藥品隨季節(jié)變化的需求變化。6、控制采購成本，按月統(tǒng)計采購費用，并與銷售利潤做比較。7、對庫存量進行管理，設(shè)置預警機制，庫存量不足則提示采購，并根據(jù)前3 個月的銷量和前 2 年同期的銷售情況初步計算進貨數(shù)量，作為采購參考；庫存超過上限則提示積壓警戒。8、數(shù)據(jù)分析，能夠?qū)δ骋粫r期的銷售情況進行分類統(tǒng)計，并與歷史同期進行比較，為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。1.3.3技術(shù)可行性分析目前此類系統(tǒng)的發(fā)展趨勢是：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)正從 C/S 結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)向 B/S 結(jié)構(gòu)?；?web 的應(yīng)用已經(jīng)很成熟，實現(xiàn)這種系統(tǒng)的技術(shù)包括 java 技術(shù)的 jsp 和基于微軟

6、技術(shù)的 asp，任何一種技術(shù)在國內(nèi)外都有很多的成功案例?；?web 的系統(tǒng)有以下好處：1、采用瀏覽器作為標準客戶端，實現(xiàn)客戶端的零安裝和零維護，減少了大量的維護工作。2、務(wù)處理都在服務(wù)器進行，業(yè)務(wù)邏輯的變化不影響客戶端，系統(tǒng)容易升級。只要系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計合理，系統(tǒng)具有良好的可擴展性。3、據(jù)安全性更好。在基于 C/S 的結(jié)構(gòu)，每個客戶端都必須建立一個數(shù)據(jù)庫連接，而在 B/S 結(jié)構(gòu)下，客戶端不能直接連接到數(shù)據(jù)庫，而是直接登陸到應(yīng)用服務(wù)器，由應(yīng)用服務(wù)器管理數(shù)據(jù)庫連接，因此數(shù)據(jù)更加安全。許多人認為 web 系統(tǒng)的安全性不足，研究表明，其實系統(tǒng)安全的 70%來自管理制度的缺陷，而對系統(tǒng)的攻擊 80%來自企

7、業(yè)內(nèi)部，也就是說，嚴格的管理和內(nèi)部安全控制可以較少大部分的安全問題。在外部安全上，通過安裝防火墻、漏洞掃描和入侵檢測系統(tǒng)，保證系統(tǒng)不受外部攻擊。在內(nèi)部安全上，加強管理、規(guī)范操作，對每次登陸、業(yè)務(wù)操作記錄日志，防止內(nèi)部攻擊和破壞。對于重要的數(shù)據(jù)，采用 SSL 加密傳輸。管理信息系統(tǒng)的建立需要很大的工作量，公司的信息部門沒有足夠的人力去實施，必須通過社會上專業(yè)的公司幫助我們建立，可以通過招標的方式選擇承建單位。1.3.4經(jīng)濟可行性分析建立管理信息系統(tǒng)，必須有足夠的資金保證。在這方面，公司領(lǐng)導和信息部門已經(jīng)進行了多次討論，制定了預算，并列入了今年的總預算，項目在實施之前，還要制定更為詳細的費用使用計

8、劃，包括設(shè)備采購、軟件開發(fā)、系統(tǒng)實施等費用。從預算看，在整個公司預算比例不大，不會對公司財務(wù)造成太大影響，從投資分析看，這種預算是可行的，具體的投資回報分析將在后面詳細分析。1.3.5 公司管理可行性分析本項目是公司本年度的重要項目之一，公司已經(jīng)安排一名副總經(jīng)理直接負責人，并組建了項目組，成員包括信息部門的人員、各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)人員等，從組織上保證項目的順利實施。另外各業(yè)務(wù)部門在使用了原先的信息系統(tǒng)后，已經(jīng)認識信息系統(tǒng)的重要作用，各部門均表示支持本項目的建設(shè)。但是在系統(tǒng)的建設(shè)過程中，會對正常的業(yè)務(wù)開展有一定的影響，包括業(yè)務(wù)調(diào)研、部分流程改造、系統(tǒng)測試和試運行等，都會給業(yè)務(wù)人員增加一定的工作量，

9、需要進行有效組織協(xié)調(diào)。部分業(yè)務(wù)流程的調(diào)整可能設(shè)計崗位的調(diào)整，但這種情況很少，應(yīng)該不會造成沖擊。按照分析，項目周期為 8 個月，實施計劃參考了專家建議，按照項目管理方法進行管理減少工期和管理上的風險。任何項目都存在風險，以下是本項目的風險分析：序號風險說明概率降低風險的策略1需求風險很高采用建模及原型迭代方法增加有效溝通，業(yè)務(wù)人員參與需求獲取和定義2時間風險較高軟件項目管理不好經(jīng)常延期，采用合理開發(fā)體系和成熟技術(shù)，降低開發(fā)復雜度，保證資源按時到位3成本風險中等利用現(xiàn)有成果，開發(fā)隊伍少而精，提高溝通效率和開發(fā)效率4技術(shù)風險較低評審開發(fā)技術(shù)架構(gòu)；培訓開發(fā)人員5管理風險較低明確項目制度，爭取公司管理層

10、的大力支持6人力資源中等清晰項目和任務(wù)管理，明確職責，提高效率；合作，穩(wěn)定團隊7質(zhì)量風險較低加強 SQA 活動，重視階段評審1.4 平臺和設(shè)備選擇系統(tǒng)運行平臺是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)和環(huán)境，是系統(tǒng)的重要組成部分。必須認真選擇系統(tǒng)平臺，讓系統(tǒng)發(fā)揮最佳效益。1.4.1 系統(tǒng)平臺的選擇原則1、實用性：系統(tǒng)基于目前的需求，也要考慮未來幾年的發(fā)展變化和需求，但也不能只追求先進和超前，必須符合實用性的原則。2、擴展性：公司這幾年的發(fā)展比較快，系統(tǒng)要易于擴展，便于升級。3、維護性：隨著系統(tǒng)規(guī)模的增大，其復雜程度也將增加，系統(tǒng)要易于維護，可選擇的維護工具要比較多。4、總體價格適中，充分利用現(xiàn)有設(shè)備。1.4.2 產(chǎn)

11、品選型1、主機選擇按照公司業(yè)務(wù)規(guī)模，服務(wù)器主機可以采用小型機或者高檔 PC Server，為了能夠利用現(xiàn)有的設(shè)備，選擇 PC Server 更好一些，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，可以進行集群，擴大規(guī)模。對于操作系統(tǒng)，可以選擇 Unix、Linux 和 Windows，考慮到信息部門的技術(shù)力量和 Window 平臺的管理維護工具較多，建議選擇 Windows 2000 Server，作為主機操作系統(tǒng)。公司原先有 2 臺服務(wù)器，可以再購買 2 臺服務(wù)器，作為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器主機，另一臺可以作為內(nèi)部 Web 服務(wù)器主機（內(nèi)網(wǎng)），運行公司內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，原先的一臺服務(wù)器作為數(shù)據(jù)庫備份機，另外一臺作為外部 Web 服務(wù)

12、器（外網(wǎng)），用于運行公司網(wǎng)站系統(tǒng)。2、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器選擇在 windows 操作系統(tǒng)上，可選擇的數(shù)據(jù)庫也較多。包括 Oracle、微軟的 SQL Server 以及IBM 的 DB2 for Windows 等。原先系統(tǒng)一直使用 SQL Server ，信息部門的技術(shù)人員都很熟悉 SQL Server，按照我們的系統(tǒng)規(guī)模，SQL Server 2000也能勝任，因此可以選擇 SQL Server 2000 作為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。3、web 服務(wù)器選擇Windows 2000 Server 的 IIS 是一個支持 Asp 的 web 服務(wù)器，與操作系統(tǒng)結(jié)合得很好，可以充分利用系統(tǒng)資源。1.5 ROI

13、分析1、投入預算按照預算，公司投入的設(shè)備采購大約 25 萬元，包括主機、交換機、打印機等。在軟件開發(fā)方面，需要投入 30 萬元，在操作系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件上，需要投入 10 萬元，還有項目管理和實施費用，需要 10 萬元，風險預備金15 萬元。除了直接投入，項目建設(shè)也會增加業(yè)務(wù)人員的額外工作，員工需要一定的加班，估計費用在 10 萬左右，因此，總預算 100 萬元。2、效益分析盡管項目建設(shè)的費用比較高，但是系統(tǒng)建成投入運行后，預期效益也是明顯的。直接效益：（1） 減少人工操作，減少差錯，加快開單、出貨、配送速度，提高效率，減少浪費。（2） 有效管理客戶和商品，使銷售部門更加及時了解市場，方便與客戶簽

14、訂合同、跟蹤合同。（3） 庫存更加合理，減少商品占有庫存的時間，提高庫存利用率，減少缺貨情況的出現(xiàn)，增加銷售額。綜合各部門的討論和相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如果系統(tǒng)達到計劃的要求，系統(tǒng)使用后 1 年可以增加利潤（包括提高銷售額和降低成本）58，即 30 50 萬。間接效益：（1） 規(guī)范了業(yè)務(wù)和操作。（2） 提高公司市場形象，有利于品牌的形成。（3） 公司領(lǐng)導及時了解營業(yè)情況和市場情況，有利于組織公司經(jīng)營。從直接經(jīng)濟效益和間接效益看，本項目在 ROI 方面是可接受的。1.6可行性分析結(jié)論和建議本項目經(jīng)過上述可行性研究，可以得出以下結(jié)論：1、本項目可以實現(xiàn)公司內(nèi)部的資源共享，建立統(tǒng)一的客戶檔案和藥品檔案，實現(xiàn)

15、業(yè)務(wù)處理電子化、規(guī)范和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，加快出單能力，為各業(yè)務(wù)部門和公司領(lǐng)導提供綜合查詢和統(tǒng)計報表，為決策提供數(shù)據(jù)支持，提高企業(yè)競爭力。2、基于 web 的管理信息系統(tǒng)是可行的，與 C/S 結(jié)構(gòu)相比，這種結(jié)構(gòu)可以擴展性和維護行更好，減少了大量的維護工作。3、公司領(lǐng)導和業(yè)務(wù)部門都支持本項目，并組建了項目組，項目在管理上已經(jīng)基本做好準備。所以，本項目在經(jīng)濟上、技術(shù)上和管理上是可行的，建議進行招標，選擇承建單位，制定項目實施計劃，同時組織好需求調(diào)研和需求分析、爭取業(yè)務(wù)部門更多的參與。2 需求分析說明書本需求說明書主要描述了醫(yī)藥公司庫存管理的系統(tǒng)需求。2.1 系統(tǒng)的功能劃分庫存管理子系統(tǒng)功能

16、結(jié)構(gòu)如下圖：倉庫入庫出庫庫存配送商品統(tǒng) 計和庫管理管理量管管理養(yǎng)護查 詢位管理量管理理2.2 目前業(yè)務(wù)流程圖及說明經(jīng)過調(diào)研，本節(jié)描述現(xiàn)有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程。1、進庫流程：2、出庫流程其他流程相對簡單，屬基本信息登記類，在此沒有流出流程，在功能說明中直接描述。2.3 新的業(yè)務(wù)流程圖及說明在新的系統(tǒng)下，各部門的數(shù)據(jù)是互連互通的，保證數(shù)據(jù)的一致性，因此需要對部分業(yè)務(wù)流程進行調(diào)整。1、進庫流程2、出庫流程2.4 系統(tǒng)功能說明本節(jié)描述庫存管理的各個功能，對于用戶管理、商品代碼管理、客戶管理等系統(tǒng)基本管理功能，作為整個醫(yī)藥公司管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是公用的部分，本節(jié)不進行描述。2.4.1 倉庫和庫位管理1、倉庫

17、管理：對各倉庫的信息進行登記、管理維護。包括增加、修改、查詢和刪除。庫房種類包括：冷庫，陰涼庫，常溫庫。倉庫信息包括：倉庫編號、倉庫名稱、倉庫類型、倉庫用途、倉庫地址、倉庫負責人、倉庫說明。2、庫位管理：對各倉庫的貨位進行管理，便于更有效的進行藥品入庫和分揀配送。庫位編號規(guī)則為：樓（東、西）à 堆位（n）à 樓層（n）à貨位（n）（n=1,2）。2.4.2 入庫管理入庫管理功能包括：查詢采購合同（單）以核對貨物清單、入庫登記、修改合同到貨情況。1、 查詢采購合同：按照供應(yīng)商、合同編號查詢采購合同，用于核對當前到貨的清單是否一致。2、 入庫登記：登記本次入庫內(nèi)容，修

18、改各倉庫各庫位庫存量，如果某商品庫存數(shù)量超過庫存上限，則提示采購部、銷售部和倉管部該商品有積壓的風險。如果需要轉(zhuǎn)倉，需要進行轉(zhuǎn)倉登記。3、 入庫完畢，應(yīng)修改合同到貨情況、記錄到貨時間和數(shù)量，如果合同規(guī)定的商品全部到貨，則做好標志，便于進行跟蹤和統(tǒng)計。2.4.3 出庫管理出庫管理功能包括：訂單查詢、出庫登記、修改訂單狀態(tài)。1、 訂單查詢：根據(jù)客戶和訂單號查詢訂單狀態(tài)和商品數(shù)量，以確認是否允許進行配送、出庫。2、 出庫登記：登記本次出庫的商品，同時修改各庫位的商品數(shù)量，如果某庫存量已經(jīng)低于庫存下限，則提示采購部門和倉管部門及時訂貨。3、 修改訂單狀態(tài)：修改合同執(zhí)行情況，減少未送貨數(shù)量，如果全部貨品

19、已經(jīng)送出，則將合同置為全部送出狀態(tài)，便于銷售部門進行統(tǒng)計查詢。2.4.4 庫存量管理庫存量管理功能包括：庫存上限和下限設(shè)置，超限預警。1、 庫存上下限設(shè)置：計算機根據(jù)前 3 個月的銷售情況和前 2 年同期的銷售情況，計算出商品庫存的上下限初步值，作為設(shè)置的依據(jù)，公司市場研究人員再根據(jù)市場研究結(jié)果最終設(shè)置各種商品的庫存上下限。2、 超限預警：當某種商品的庫存數(shù)量不在其上限和下限之間，則系統(tǒng)必須進行提示。用戶也可以查詢當前所有處于預警的商品。2.4.5 配送管理為了充分利用運輸力量，要求進行合理配送，配送管理功能包括：送貨登記，送貨反饋登記。1、 送貨登記：每次送貨前，進行登記，記錄所送區(qū)域、費用

20、、商品價值、客戶等。2、 送貨反饋：貨物送達客戶，需要客戶簽收和反饋，反饋單回到倉管部門，進行登記，記錄貨物是否全部送達客戶，如果全部送到，則置本次送貨狀態(tài)為完成，如果該合同的全部貨物全部送達，則置本合同處于完成狀態(tài)。2.4.6 商品養(yǎng)護管理倉庫的商品需要養(yǎng)護，養(yǎng)護管理功能包括：盤點登記，損溢登記審批，轉(zhuǎn)倉登記，商品過期預警。1、 盤點登記：倉管部門不定期進行盤點，記錄各種倉品在庫數(shù)量、盤點日期、盤點人，損溢情況等。2、 損溢登記審批：商品盤點后，可能會出現(xiàn)損溢，為了保證數(shù)據(jù)與實際情況的一致性，需要進行損溢登記，并報有關(guān)部門進行審批。3、 轉(zhuǎn)倉：為了合理有效利用庫位，有時需要進行轉(zhuǎn)倉，需要進行轉(zhuǎn)倉登記，記錄轉(zhuǎn)倉目的、商品原庫位、商品新庫位、原庫位放置的商品等。4、 商品過期預警：藥品是有保質(zhì)期和有效期。當庫存的某種商品達到保質(zhì)期或有效期，則