備件出口業(yè)務(wù)工作程序管理辦法

1、濱海進(jìn)出口有限公司管理文件編號(hào)： 批準(zhǔn)：備件出口業(yè)務(wù)管理辦法2007 年 月 日發(fā)布 2007 年 月 日實(shí)施、尸、 亠前言本制度是濱海進(jìn)出口有限公司管理體系文件之一，自發(fā)布之日起實(shí) 施。本制度由海外服務(wù)部提出并歸口管理。本制度由海外服務(wù)部起草。備件出口業(yè)務(wù)工作程序 -1海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部接收外商或集團(tuán)進(jìn)岀口備件岀口訂單分析、整理訂單 V+ Y備件訂貨單報(bào)海外服務(wù)部 LY編制米購(gòu)計(jì)劃單*采購(gòu)計(jì)劃單報(bào)銷售公司接收銷售公司回復(fù)回復(fù)海外商務(wù)各部回復(fù)客戶與客戶確認(rèn)最終訂單與客戶簽訂合同A

2、 ）正常訂單（海 運(yùn)）：在接到客戶訂 單的7日內(nèi)完成報(bào)送；B ）緊急訂單（空 運(yùn)、快遞）：在接到 客戶訂單的2個(gè)工作日 內(nèi)完成報(bào)送。A ）正常訂單：需在 收到需求單的5個(gè)工作 日內(nèi)給予回復(fù)。B ）緊急訂單：需在 收到需求單的2個(gè)工作 日內(nèi)給予回復(fù)。備件出口業(yè)務(wù)工作程序 -2給付備件供應(yīng)商通過(guò)銷售公司TDS系統(tǒng)維護(hù)銷售訂單隨時(shí)關(guān)注訂單采購(gòu) 進(jìn)度，如有缺項(xiàng)需 與銷售公司、海外 商務(wù)部門相關(guān)人員 積極協(xié)調(diào)解決海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部 室主任海外商務(wù)各部 部長(zhǎng)海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財(cái)務(wù)管理部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外服務(wù)部

3、海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部財(cái)務(wù)管理部 海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外商務(wù)各部海外服務(wù)部海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門海外服務(wù)部海外商務(wù)相關(guān)部門外運(yùn)公司海外商務(wù)各部備件出口業(yè)務(wù)工作程序-3包裝確認(rèn)具備發(fā)運(yùn)條件書(shū)面通知海外商務(wù)相 關(guān)部門“可發(fā)運(yùn)”集港、報(bào)關(guān)、裝船, 現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)問(wèn)題解決取回岀口報(bào)關(guān)單、 外匯核銷單開(kāi)發(fā)票二工二取得提單- /寄送裝運(yùn)單據(jù)發(fā)運(yùn)前15天完成發(fā)運(yùn)前8天開(kāi)始辦理發(fā)運(yùn)前3天發(fā)運(yùn)后3天發(fā)運(yùn)后30天發(fā)運(yùn)后5天1 目的和適用范圍 目的：為做好公司備件出口各項(xiàng)工作，做好備件出口各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜 接，明確各部門、各崗位職責(zé)，特制定本辦法。適用范圍：濱海進(jìn)出口有限公司各相關(guān)部門

4、。2 術(shù)語(yǔ) 正常訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過(guò)非空運(yùn)方式實(shí)現(xiàn)發(fā)運(yùn)交貨的備件訂 單。緊急訂單：在規(guī)定交貨期內(nèi)，通過(guò)空運(yùn)方式實(shí)現(xiàn)發(fā)運(yùn)交貨的備件訂單。 正常可供備件：包含在海外服務(wù)部提供的價(jià)格清單上的備件。 非正常備件：未包含在海外服務(wù)部提供的價(jià)格清單上的備件。3 職責(zé)海外商務(wù)各部3.1.1 負(fù)責(zé)接收外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司出口備件訂單。3.1.2 負(fù)責(zé)整理、確認(rèn)訂單。 負(fù)責(zé)監(jiān)督外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司的備件貨款到帳。3.1.4 負(fù)責(zé)與外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司簽訂購(gòu)銷合同。3.1.5 負(fù)責(zé)與外商或集團(tuán)進(jìn)出口確認(rèn)發(fā)運(yùn)信息。3.1.6 負(fù)責(zé)跟蹤、監(jiān)控出口備件的采購(gòu)、包裝。3.1.7 負(fù)責(zé)跟蹤、監(jiān)控出口備件的集港，發(fā)運(yùn)。

5、 負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)相關(guān)單證的傳遞及報(bào)關(guān)工作。 負(fù)責(zé)向外商或集團(tuán)進(jìn)出口寄送裝運(yùn)單據(jù)。海外服務(wù)部 負(fù)責(zé)備件出口庫(kù)的管理。負(fù)責(zé)備件出口庫(kù)的庫(kù)存?zhèn)浼芾怼Ｘ?fù)責(zé)出口備件的采購(gòu)、包裝。負(fù)責(zé)出口備件的集港發(fā)運(yùn)工作。財(cái)務(wù)管理部3.3.1 負(fù)責(zé)收取出口備件貨款。海外物流部負(fù)責(zé)出口備件的商檢工作。4備件出口業(yè)務(wù)工作程序： 海外商務(wù)各部接收外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司以掃描簽字版或電子版形式 的備件訂貨單海外商務(wù)各部對(duì)接收到的訂單進(jìn)行整理、分析，并與外商或集團(tuán)進(jìn)出 口核對(duì)、確認(rèn)。海外商務(wù)各部將確認(rèn)好的訂單，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通過(guò)電子版方式報(bào)送至 海外服務(wù)部指定人員。正常訂單（海運(yùn)）：在接到客戶訂單的 7 日內(nèi)完成報(bào)送； 緊急訂單（空運(yùn)、

6、快遞） ：在接到客戶訂單的 2 個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)送 海外服務(wù)部對(duì)接收到的訂單進(jìn)行分析，對(duì)有疑義的訂貨內(nèi)容可要求海 外商務(wù)部門再確認(rèn)。海外服務(wù)部依據(jù)客戶訂貨單編制采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)銷售公司備件部。 海外服務(wù)部依據(jù)銷售公司備件部的回復(fù)、及掌握的采購(gòu)周期，對(duì)訂貨 單向各商務(wù)部門進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容包括：供貨時(shí)間、特殊備件的訂貨說(shuō) 明等。對(duì)正?？晒﹤浼嗀）正常訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的 5個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)。B）緊急訂單：需在收到海外商務(wù)各部訂貨單的2個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)。 對(duì)非正常備件海外商務(wù)各部對(duì)接收到的非正常備件，要在 2個(gè)工作日內(nèi)以書(shū)面形式 報(bào)送至海外服務(wù)部。海外服務(wù)部聯(lián)系、協(xié)調(diào)公司及其它供應(yīng)

7、渠道，并將協(xié)調(diào)結(jié)果在5個(gè)工作日內(nèi)反饋回海外商務(wù)相關(guān)部門（回復(fù)原則：盡量滿足用戶需求）。海外商務(wù)各部依據(jù)海外服務(wù)部提供的訂單確認(rèn)情況，要在收到回復(fù)后的2個(gè)工作日內(nèi)對(duì)外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司進(jìn)行回復(fù)。外商或集團(tuán)進(jìn)出口公司依據(jù)我方回復(fù)中提供的可供備件，貨款金額及 供貨周期，確定最終訂貨單。訂單確認(rèn)后，海外商務(wù)各部與客戶簽訂合同（固定格式），并雙方簽字、 蓋章、各自留存。海外商務(wù)各部依據(jù)簽訂的合同出具形式發(fā)票給客戶。客戶按合同要求準(zhǔn)備貨款，由海外商務(wù)各部聯(lián)系貨代公司，訂艙（簽訂 合同）；我方訂艙規(guī)定，一般為：大宗貨物海運(yùn)貨代：海外商務(wù)各部依據(jù)合同規(guī)定，通知財(cái)務(wù)管理部及時(shí)查收貨款，確認(rèn)貨 款到帳后及時(shí)通知海

8、外商務(wù)各相關(guān)部門。付款審批權(quán)限：備貨發(fā)貨付款審批T/TL/CD/P審批權(quán)限100%®付后備 貨30%® 付后備貨余款70%付清后發(fā) 貨100%®付后備 貨余款70%付清后發(fā) 貨商務(wù)師部長(zhǎng)主管經(jīng) 理海外商務(wù)各部確認(rèn) 收到客戶的預(yù)付款或信用證后，以書(shū)面形式通知海外服務(wù)部備貨，同時(shí)將預(yù)計(jì)船期通知海外服務(wù)部。海外服務(wù)部依據(jù)合同備件明細(xì)，制定下月備件采購(gòu)用款計(jì)劃，并據(jù)此向 財(cái)物管理部支取采購(gòu)款，并支付給銷售公司（或其他供應(yīng)商）。海外服務(wù)部通過(guò)銷售公司TDS系統(tǒng)維護(hù)銷售訂單采購(gòu)備件（銷售公司 不能提供的備件，經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后，可從汽工貿(mào)或指定配套廠外采），并隨時(shí)關(guān)注訂單采購(gòu)進(jìn)

9、度，如有缺項(xiàng)需與銷售公司、海外商務(wù)部門相關(guān)人 員積極協(xié)調(diào)解決（海外商務(wù)各部相關(guān)人員每周詢問(wèn)一次訂單進(jìn)度情況）。海外服務(wù)部將采購(gòu)好的備件按公司制訂的 標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行包裝（外方有特殊 要求的，雙方另行商定）。海外商務(wù)各部對(duì)包裝過(guò)程進(jìn)行跟蹤，監(jiān)控包裝質(zhì)量。海外服務(wù)部確認(rèn)在庫(kù)出口備件具備發(fā)運(yùn)條件后，以書(shū)面形式通知海外 商務(wù)各相關(guān)部門。海外商務(wù)各部根據(jù)可發(fā)運(yùn)通知，以書(shū)面形式通知客戶可發(fā)運(yùn)時(shí)間、及 相關(guān)定艙信息，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)要求對(duì)方交齊全款。海外商務(wù)各部通知財(cái)務(wù)管理部及時(shí)查收貨款，財(cái)務(wù)管理部確認(rèn)貨款到帳后及時(shí)通知海外商務(wù)各相關(guān)部門。海外商務(wù)各部將確定的船期在發(fā)運(yùn)前（提前 10天）通知海外服務(wù)部， 出現(xiàn)變化及時(shí)

10、通知。海外服務(wù)部在完成國(guó)內(nèi)采購(gòu)后，依據(jù)實(shí)際發(fā)貨情況，要求供貨方開(kāi)具 發(fā)票。相關(guān)部門依據(jù)海外服務(wù)部提供的包裝信息，做好相關(guān)報(bào)檢、報(bào)關(guān)工作。 海外商務(wù)各部在集港前的 8 個(gè)工作日，書(shū)面通知海外物流部進(jìn)行商檢，并向海外物流部提供商檢所需單據(jù)，商檢單據(jù)包括：外銷發(fā)票，箱單，外 銷合同（復(fù)印件即可） 。海外物流部組織、辦理商檢事宜。海外物流部將商檢后的通關(guān)單據(jù)在集港前 3 個(gè)工作日，交海外商務(wù)各 部。海外商務(wù)各部協(xié)調(diào)、辦理報(bào)關(guān)事宜，并及時(shí)將報(bào)關(guān)所需全部單據(jù)提供 給貨貸公司，報(bào)關(guān)單據(jù)包括以下內(nèi)容：報(bào)關(guān)委托書(shū)、報(bào)關(guān)單、外銷發(fā)票， 裝箱單，外銷合同，外匯核銷單，商檢單（通關(guān)單、換證憑單或換證憑條 等）。海外商

11、務(wù)各部在集港前 3 個(gè)工作日，書(shū)面通知海外服務(wù)部發(fā)運(yùn)、集港 信息（包括：收貨時(shí)間、收貨聯(lián)系人、收貨地址、收貨單位及其他要求）海外服務(wù)部依據(jù)通知協(xié)調(diào)包裝公司做好發(fā)運(yùn)準(zhǔn)備（完成包裝箱編號(hào) 等），全部準(zhǔn)備內(nèi)容應(yīng)在集港日的前 1 天辦理完。海外服務(wù)部負(fù)責(zé)聯(lián)系包裝公司根據(jù)發(fā)運(yùn)通知和發(fā)運(yùn)指令將備件運(yùn)至指 定地點(diǎn)（港口堆場(chǎng)或倉(cāng)庫(kù)） ，并監(jiān)督集港過(guò)程。海外商務(wù)各部門負(fù)責(zé)跟蹤集港過(guò)程，并監(jiān)督裝箱。海外服務(wù)部主要負(fù)責(zé)集港過(guò)程的跟蹤， 海外商務(wù)各部門主要負(fù)責(zé)裝箱過(guò) 程的跟蹤。海外服務(wù)部負(fù)責(zé)及時(shí)解決、處理貨物集港運(yùn)輸過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況， 并明確責(zé)任方。海外商務(wù)部負(fù)責(zé)及時(shí)解決、處理裝箱過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況，并明確責(zé)任方。海外服務(wù)部負(fù)責(zé)與包裝公司做好費(fèi)用結(jié)算工作。海外商務(wù)各部 在通關(guān)、裝船工作完畢后與貨代公司做好港雜費(fèi)用及其 它相關(guān)費(fèi)用的結(jié)算工作。海外物流部在通關(guān)、裝船工作完畢后做好商檢費(fèi)用結(jié)算工作。海外商務(wù)各部在備件出口后（開(kāi)船后）的 7 日內(nèi)向貨代公司取得提單。海外商務(wù)各部在備件出口后（開(kāi)船后）的 30 日內(nèi)向貨貸