淺議中外企業(yè)物資采購(gòu)管理制度的差異

1、淺議中外企業(yè)物資采購(gòu)管理制度的差異大慶油田有限公司審計(jì)處姜小兵物資管理是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，物資管理的關(guān)鍵是物資采購(gòu)的管理。目前，物資采購(gòu)中存在的諸多問題急需解決，本文試就國(guó)外企業(yè)物資采購(gòu)管理的內(nèi)部控制和我們企業(yè)物資采購(gòu)管理的內(nèi)部控制進(jìn)行對(duì)比分析，找出二者的優(yōu)缺點(diǎn)，以便能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短，更好地借鑒國(guó)外企業(yè)物資采購(gòu)管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立一套具有中國(guó)特色的、科學(xué)合理的物資采購(gòu)管理制度。這里所要分析的物資采購(gòu)管理制度，僅指物資采購(gòu)管理工作的核心部分，即物資需求計(jì)劃的提出與確認(rèn)，物資供貨渠道、采購(gòu)價(jià)格的選擇與確認(rèn)這兩點(diǎn)，其余如簽訂采購(gòu)合同、驗(yàn)收、付款等業(yè)務(wù)暫不涉及。一、物資采購(gòu)計(jì)劃的確認(rèn)階段生產(chǎn)部門

2、對(duì)物資的需求，是采購(gòu)計(jì)劃制定的根本依據(jù)。物資采購(gòu)計(jì)劃要從生產(chǎn)需求開始，這一點(diǎn)國(guó)內(nèi)外企業(yè)沒有什么不同，但其后的審核批準(zhǔn)程序，二者卻存在很大差異，因此產(chǎn)生了不同的控制效果。國(guó)外企業(yè)物資采購(gòu)管理制度規(guī)定：首先由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或即將簽發(fā)的生產(chǎn)通知提出請(qǐng)購(gòu)單；第二步，將請(qǐng)購(gòu)單交由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員審核，保管人員根據(jù)庫(kù)存情況核定采購(gòu)數(shù)量，并經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門主管簽字后，傳遞到采購(gòu)部門；第三步，采購(gòu)部門接到請(qǐng)購(gòu)單后，審查是否重復(fù)采購(gòu)，以及是否存在其他不合理請(qǐng)購(gòu)品種或數(shù)量等，審核同意后，根據(jù)已掌握的市場(chǎng)價(jià)格，對(duì)采購(gòu)所需資金做出估算，并將請(qǐng)購(gòu)單交資金預(yù)算管理部門；第四步，資金預(yù)算管理人員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和資金預(yù)算審

3、核請(qǐng)購(gòu)物資是否在預(yù)算之內(nèi)，審核后再交還采購(gòu)部門，采購(gòu)部門方可根據(jù)各部門審核過的請(qǐng)購(gòu)單編制正式采購(gòu)計(jì)劃。相對(duì)而言，我們企業(yè)這方面的制度比較簡(jiǎn)單：首先，也是由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃編制用料申請(qǐng)表，報(bào)送采購(gòu)部門；其次，采購(gòu)部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數(shù)量，并根據(jù)庫(kù)存情況審定采購(gòu)數(shù)量；最后，編制正式采購(gòu)計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。兩種制度的差別在于：首先，業(yè)務(wù)流程不同。國(guó)外企業(yè)的制度相對(duì)復(fù)雜，要經(jīng)過四個(gè)部門審核、批準(zhǔn)，有四個(gè)控制點(diǎn)；而我們的企業(yè)只經(jīng)過兩個(gè)部門，加上主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，有三個(gè)控制點(diǎn)。其次，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不同。對(duì)生產(chǎn)部門請(qǐng)購(gòu)單或用料申請(qǐng)計(jì)劃的審核，國(guó)外企業(yè)增加了倉(cāng)儲(chǔ)部門和資金預(yù)算管理部門的參與，而倉(cāng)

4、儲(chǔ)部門與采購(gòu)部門是完全獨(dú)立的兩個(gè)部門；而我們企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，倉(cāng)儲(chǔ)部門和采購(gòu)部門同屬物資管理部門，是一個(gè)部門內(nèi)的兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立部門，倉(cāng)儲(chǔ)部門一般不直接參與計(jì)劃的審核，明顯處于次要地位。盡管兩種制度的控制目的相同，但這些差異對(duì)內(nèi)控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是，從內(nèi)部控制理論分析，內(nèi)部控制實(shí)質(zhì)就是內(nèi)部牽制，即一項(xiàng)業(yè)務(wù)由二個(gè)或二個(gè)以上的人或部門經(jīng)手，其發(fā)生差錯(cuò)和串謀舞弊的機(jī)率就會(huì)大大降低。因而，在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置上要求將不相容職務(wù)進(jìn)行分離，將一項(xiàng)業(yè)務(wù)分由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門控制。國(guó)外企業(yè)將請(qǐng)購(gòu)單的審核分由倉(cāng)儲(chǔ)部門、采購(gòu)部門、資金預(yù)算部門負(fù)責(zé)，而我們企業(yè)對(duì)物資用料申情計(jì)劃僅由物資管理一個(gè)部門審核，其

5、控制效果必然要弱。從另一個(gè)角度分析，雖然我們企業(yè)的物資管理部門內(nèi)部，采購(gòu)部門和存儲(chǔ)部門也是分開的，具有相對(duì)獨(dú)立性，但他們同由一個(gè)部門管理，接觸機(jī)會(huì)較多，有共同的部門利益，很難避免人際關(guān)系和部門利益等因素的影響。總之，由于機(jī)構(gòu)設(shè)置上的差異，國(guó)外企業(yè)的內(nèi)部控制效果明顯優(yōu)于我們企業(yè)的內(nèi)部控制。這一點(diǎn)在實(shí)際工作中已經(jīng)非常明了。另外，參與部門不同，對(duì)控制效果產(chǎn)生的影響也不相同。國(guó)外企業(yè)規(guī)定，生產(chǎn)部門的請(qǐng)購(gòu)單首先經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員審核，相當(dāng)于我們企業(yè)要求采購(gòu)人員做的“庫(kù)平”工作。不同的是，國(guó)外企業(yè)是由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員來完成，而我們是由采購(gòu)人員根據(jù)保管人員提供的庫(kù)存資料來完成。由倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員直接負(fù)責(zé)和由

6、采購(gòu)人員間接負(fù)責(zé)，最終效果差別很大。如我們的企業(yè)庫(kù)存一般都存在令人頭痛積壓?jiǎn)栴}，對(duì)積壓物資的使用、處理，應(yīng)是采購(gòu)計(jì)劃中必須考慮的重要因素，但因物資積壓與保管人員關(guān)系不大，所以保管人員并不會(huì)積極主動(dòng)地去清理，而國(guó)外企業(yè)要求倉(cāng)儲(chǔ)部門保管人員參與采購(gòu)計(jì)劃審核，對(duì)物資積壓就負(fù)有直接責(zé)任，因而會(huì)積極主動(dòng)地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資的產(chǎn)生，這一點(diǎn)很值得我們借鑒。二、選擇采購(gòu)渠道，確定采購(gòu)價(jià)格階段采購(gòu)渠道和采購(gòu)價(jià)格的確認(rèn)，是物資采購(gòu)控制的重中之重。它直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因而無論中外企業(yè)都將其作為關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。國(guó)外企業(yè)規(guī)定：采購(gòu)部門應(yīng)該根據(jù)市場(chǎng)情況和以往的業(yè)務(wù)往來，建立供應(yīng)商資信

7、情況信息庫(kù)，或通過中介機(jī)構(gòu)查詢有關(guān)供貨商的資信情況，然后向兩家以上供應(yīng)商索取采購(gòu)物資的價(jià)格和質(zhì)量指標(biāo)，比較不同供應(yīng)商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價(jià)格最合理的供應(yīng)商。對(duì)于評(píng)選供應(yīng)商，多數(shù)企業(yè)還會(huì)成立一個(gè)專門委員會(huì)，集體研究決定。選定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格后，采購(gòu)部門就可填制正式訂貨單或采購(gòu)合同，但還須將定貨單副本交由請(qǐng)購(gòu)部門（生產(chǎn)部門），證實(shí)定單內(nèi)容符合他們的要求，同時(shí)還要將定貨單副本送收it部門，以便驗(yàn)收時(shí)使用。而我們企業(yè)在采購(gòu)渠道及價(jià)格確定方面，雖然一般也要求進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo)，一些單位也設(shè)置了專門的崗位或部門負(fù)責(zé)監(jiān)督，但實(shí)際上還是主要由采購(gòu)人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審定，比價(jià)或招標(biāo)對(duì)多數(shù)單位來說還只是一種

8、形式。兩種制度相比，最大的不同之處就在于，國(guó)外企業(yè)強(qiáng)調(diào)集體決策，弱化了管理者的個(gè)人作用，也更易避免決策中的個(gè)人行為。而我們企業(yè)選定采購(gòu)渠道和價(jià)格的決策中，強(qiáng)調(diào)主管領(lǐng)導(dǎo)的作用。兩種制度體現(xiàn)了管理理念上的差別，反映出我們企業(yè)人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產(chǎn)生個(gè)人行為。當(dāng)然，這種觀念也有其客觀因素，就是我們的市場(chǎng)不規(guī)范，依賴采購(gòu)人員和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)較多等。另外，國(guó)外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購(gòu)管理制度還存在其他方面的差別，如對(duì)業(yè)務(wù)記錄資料的要求，國(guó)外企業(yè)很嚴(yán)格很規(guī)范，要?dú)w檔備查。而我們企業(yè)對(duì)這方面很不重視，記錄資料是為應(yīng)付檢查而準(zhǔn)備，雖然規(guī)范但不真實(shí)。綜上所述，筆者認(rèn)為，我們企業(yè)物資采購(gòu)管理制度與國(guó)

9、外企業(yè)內(nèi)部控制相比，還有明顯差距，國(guó)外企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更科學(xué)合理，其控制理念、控制方法、控制手段等先進(jìn)做法，值得我們認(rèn)真借鑒。希望能將其與我們的實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合,建立一套具有中國(guó)特色的物資采購(gòu)內(nèi)部控制體系。淺談中小企業(yè)采購(gòu)管理伍玉東本文背景某公司，深圳注冊(cè)之外資企業(yè)，發(fā)展中中小規(guī)模，通過了ISO9001認(rèn)證,財(cái)務(wù)部監(jiān)控公司全盤采購(gòu)工作.關(guān)鍵詞采購(gòu)管理；財(cái)務(wù)監(jiān)控；降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本，減少人為欺詐.采購(gòu)是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護(hù)正常運(yùn)作而必須消耗的物品及必須配置的設(shè)施之購(gòu)入活動(dòng)白總稱，是公司成本控制的重點(diǎn).無論是公司管理者還是財(cái)務(wù)部門，對(duì)采購(gòu)工作存在的風(fēng)險(xiǎn)都有著非常強(qiáng)的敏感,這不僅因?yàn)椴少?gòu)是直接影響牛

10、產(chǎn)成本的豐要因素，而且有著很高的人為欺詐的可能.在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)管理模式中,公司管理當(dāng)局越來越注重財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)運(yùn)作的有效性，那么，作為中小企業(yè)，怎樣進(jìn)行采購(gòu)管理才能達(dá)到預(yù)期的效果呢？以筆者所在公司的經(jīng)歷表明，以財(cái)務(wù)職能控制采購(gòu)無論是在理論上還是在實(shí)務(wù)中都是直接可行而且行之有效的途徑筆者曾任職深圳某公司財(cái)務(wù)經(jīng)理.上任后，經(jīng)對(duì)公司的全盤財(cái)務(wù)運(yùn)作及利潤(rùn)分析，筆者發(fā)現(xiàn)公司的成本管理松弛，有降低成本的空間.經(jīng)進(jìn)一步分析得出，導(dǎo)致公司成本松弛的原因,很大一個(gè)方面為采購(gòu)管理工作的薄弱和不到位,綜合后主要存在以下幾方面問題:1.沒有專門的職能部門對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全盤控制.2.沒有有效的采購(gòu)控制制度對(duì)公

11、司采購(gòu)工作進(jìn)行規(guī)范和約束3.沒有相應(yīng)的事前控制措施,即未經(jīng)批準(zhǔn)即可辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)或采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生后辦理補(bǔ)批手續(xù).4.采購(gòu)單價(jià)與市場(chǎng)行情不盡相符,正面評(píng)價(jià)有議價(jià)不力情形,負(fù)面評(píng)價(jià)有人為欺詐可能.5.采購(gòu)員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn),且未進(jìn)行清結(jié)（其中一人一次借支5萬元采購(gòu)工程物資,后來采取多種措施都未有有效的憑據(jù)平衡此帳）,財(cái)務(wù)上隱藏著很大的風(fēng)險(xiǎn).6.采購(gòu)員有跨月或跨數(shù)月的采購(gòu)報(bào)帳（有的采購(gòu)單據(jù)兩三個(gè)月后才報(bào)帳）,月結(jié)供應(yīng)商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等.如何徹底解決以上問題呢?結(jié)合公司的實(shí)際情況,筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個(gè)方面.將公司的采購(gòu)管理作為成本控制的

12、一個(gè)專項(xiàng)進(jìn)行籌劃,并形成了一套系統(tǒng)的運(yùn)作流程進(jìn)行貫徹執(zhí)行,下面對(duì)此進(jìn)行綜合簡(jiǎn)述.一.設(shè)立采購(gòu)監(jiān)管部門.針對(duì)沒有專門的職能部門對(duì)公司所有的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行控制,作為綜合性的管理部門,筆者認(rèn)為,財(cái)務(wù)部具有包括生產(chǎn)物料、工模材料、總務(wù)維護(hù)、設(shè)備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦?nèi)的所有采購(gòu)活動(dòng)的全面管理的涵蓋面,因?yàn)楣救魏位顒?dòng)都以資金作為介質(zhì),所以,以財(cái)務(wù)職能來控制公司的全盤采購(gòu)是再合適不過了.作為采購(gòu)管理工作的開始,首先對(duì)財(cái)務(wù)部在采購(gòu)管理中扮演的角色進(jìn)行合適的定位.在其位,謀其職,只有名正了,才能言順,才能有人信服和認(rèn)可.公司管理當(dāng)局在公司組織架構(gòu)上賦予財(cái)務(wù)部為公司之采購(gòu)監(jiān)控部門的職能,即財(cái)務(wù)部

13、負(fù)責(zé)有關(guān)采購(gòu)政策的制訂和采購(gòu)實(shí)務(wù)的監(jiān)控工作.管理當(dāng)局明確授權(quán):財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)公司任何采購(gòu)事宜進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參予，并對(duì)不合理或不利于公司利益之采購(gòu)事項(xiàng)否決或終止（有必要時(shí),報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理或管理委員會(huì)決定）.財(cái)務(wù)部設(shè)專職（本文中取名采購(gòu)管理會(huì)計(jì)）分管采購(gòu)控制工作,此職位亦可由相應(yīng)崗位兼任并直接向財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé).財(cái)務(wù)部之采購(gòu)監(jiān)控工作直接向總經(jīng)理負(fù)責(zé).二.建立和實(shí)施制度化的采購(gòu)管理程序.建立和實(shí)施制度化的采購(gòu)管理程序,這是采購(gòu)管理工作有效進(jìn)行的根本保證.有法必依,違法必究,這是制度能切實(shí)貫徹執(zhí)行的保證.只有制度化了,才能在公司中用法治,而不是人治.采購(gòu)管理程序主要包括以下方面:規(guī)定采購(gòu)條件.明確

14、采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任,并明確采購(gòu)主管人對(duì)下屬的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)、采購(gòu)物品必須是必需的不可或缺的,而且經(jīng)查對(duì)無庫(kù)存或庫(kù)存不足以滿足需要者.采購(gòu)物品必須適量,不得超標(biāo)積壓或不可用或根本不需用、采購(gòu)物品的單價(jià)須為掌握內(nèi)的合適單價(jià),而且力求是最低的單價(jià).執(zhí)行價(jià)格不得高于公司核定價(jià)格或掌握的現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格.大數(shù)量或高單價(jià)的物品采購(gòu)必須有三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)選擇,并在采購(gòu)事項(xiàng)未確定前傳送財(cái)務(wù)部、采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)之供應(yīng)商處購(gòu)買,即不適宜隨意變更供應(yīng)商.已有之供應(yīng)商處沒有所需采購(gòu)之物品,或因單價(jià)及質(zhì)量或因其他原因等因素,可變更

15、或選擇新的供應(yīng)商,但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項(xiàng)告知財(cái)務(wù)部并征得財(cái)務(wù)部認(rèn)可,同時(shí)向財(cái)務(wù)部提供新增供應(yīng)商資料卡片、采購(gòu)物品必須保證物有所值且物有所用,即相同質(zhì)量下的價(jià)格最優(yōu)化是采購(gòu)的前提.明確分工.公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機(jī)械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購(gòu)部門，為明確采購(gòu)員的權(quán)利和責(zé)任,使各采購(gòu)活動(dòng)有條不紊并將責(zé)任歸落到人,必須對(duì)公司的所有采購(gòu)活動(dòng)按類別進(jìn)行明確分工并落實(shí)到相應(yīng)采購(gòu)人員.采購(gòu)人員必須是該種采購(gòu)的內(nèi)行者,如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購(gòu)部負(fù)責(zé),工程物資由總

16、務(wù)部負(fù)責(zé),設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負(fù)責(zé),工模材料由工模部負(fù)責(zé),電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等由使用部門或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé).采購(gòu)審批權(quán)限.所有采購(gòu)報(bào)價(jià)、采購(gòu)合同、采購(gòu)辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行,有效批準(zhǔn)者是總經(jīng)理.禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)事宜,但突發(fā)性或臨時(shí)性急需物品（如工作中的機(jī)械突損部件、臨時(shí)特采等）可以由財(cái)務(wù)部確認(rèn)后即由采購(gòu)負(fù)責(zé)部門采購(gòu),但請(qǐng)購(gòu)單上須注明急購(gòu)字樣并說明理由,請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理補(bǔ)批.驗(yàn)收職能.任何物品購(gòu)入后須經(jīng)非采購(gòu)者本人驗(yàn)收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實(shí).驗(yàn)收人員由財(cái)務(wù)部指定或確認(rèn).驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符,對(duì)經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購(gòu)發(fā)票或采購(gòu)約定所載之要

17、求的相符性負(fù)責(zé).只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收入庫(kù).驗(yàn)收無誤后,填制材料入庫(kù)單,連同供應(yīng)商送貨單分送財(cái)務(wù)部作為結(jié)算貨款的憑據(jù).為明確責(zé)任,結(jié)算憑據(jù)必須由采購(gòu)員簽名作實(shí).退貨與索賠.為避免損失，采購(gòu)回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符,采購(gòu)部門須立即辦理退貨,無論貨品是否退還給了供應(yīng)商,均須立即書面通知財(cái)務(wù)部及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng).凡檢驗(yàn)結(jié)果為不良品的來料檢驗(yàn)報(bào)告,品管部應(yīng)分發(fā)至采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部,以有效追蹤,不致有遺漏退貨扣款事項(xiàng)的發(fā)生.采購(gòu)約定中必須明確索賠條款,對(duì)因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其他損失,應(yīng)由采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際應(yīng)由

18、供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財(cái)務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項(xiàng)或收取現(xiàn)款.采購(gòu)部門不能解決的,公司可以采用不排除以法律形式解決的措施,以及時(shí)保護(hù)公司的利益.貨款結(jié)付政策.所有采購(gòu)除零散性或不常用無法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外,均為月結(jié)付款方式.不能使用月結(jié)的,除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來公司收款而由采購(gòu)人員購(gòu)買時(shí)直接付款外,均由供應(yīng)商直接到公司財(cái)務(wù)部收款.禁止采購(gòu)人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜.月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi)（每月5日前）提供對(duì)帳單至財(cái)務(wù)部對(duì)帳,此政策采購(gòu)部門須明確知會(huì)供應(yīng)商.貨款由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付.為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量

19、等原因而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失,采購(gòu)部門應(yīng)盡量避免即時(shí)結(jié)付現(xiàn)金,即對(duì)非月結(jié)的大金額的采購(gòu)保留一周或半月等一定的付款期間.在不影響公司商譽(yù)的前提下,適度延長(zhǎng)付款時(shí)間是公司進(jìn)行信用融資的財(cái)務(wù)政策.三.加強(qiáng)和完善采購(gòu)的環(huán)境管理工作.1. 加強(qiáng)采購(gòu)的事前管理,建立完善的材料價(jià)格信息檔案.為了有效地控制和降低采購(gòu)成本,并保證采購(gòu)材料的質(zhì)量,公司采購(gòu)員應(yīng)作好材料采購(gòu)市場(chǎng)的有關(guān)價(jià)格信息的收集和整理,及時(shí)地了解市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài),并與已在采用的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較和分析,同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新.調(diào)整和更新后的價(jià)格檔案應(yīng)同時(shí)分發(fā)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)確認(rèn)并留存.如有必要,采購(gòu)管理會(huì)計(jì)可直接通過各種渠道收集采購(gòu)價(jià)格信息,同時(shí)知會(huì)采購(gòu)

20、員,由采購(gòu)員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行.2. 建立健全的供應(yīng)商檔案.為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況,并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評(píng),應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案.所謂重要性供應(yīng)商,即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時(shí)性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商.當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來,且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后,應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理.供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行.供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號(hào)、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行

21、帳號(hào)等，并定期或不定期更新，由專人負(fù)責(zé)管理,同時(shí)由財(cái)務(wù)部留存副本.原則上公司采購(gòu)只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行.如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題，公司可考慮對(duì)其酌情處理，嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利.3. 對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行考核、激勵(lì)和約束,這是防范采購(gòu)中人為欺詐的有效方法.采購(gòu)員是采購(gòu)的實(shí)際實(shí)施者,在采購(gòu)過程中起著至為重要的作用,經(jīng)歷表明,采購(gòu)員以與供應(yīng)商串通抬價(jià)、采購(gòu)的實(shí)物與約定不符、采購(gòu)?fù)任锪峡梢缘蛢r(jià)但不選擇低價(jià)采購(gòu)等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣,這是采購(gòu)中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐,而這則在很大程度上取決于采購(gòu)人員的職業(yè)道德、誠(chéng)信敬業(yè)和行為操守，

22、因此,一要注重考核采購(gòu)員的職業(yè)素養(yǎng),以公司制度約束其行為操守,能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生.二是注重考核采購(gòu)員的專業(yè)能力,一個(gè)合格的采購(gòu)員既要熟悉公司的生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲(chǔ),又要了解物料的本身屬性、市場(chǎng)行情等,這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購(gòu)回不適用或根本不可用的材料,使公司不會(huì)蒙受不必要的損失.公司對(duì)采購(gòu)員的考核應(yīng)定期舉行,一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購(gòu)部聯(lián)合進(jìn)行，財(cái)務(wù)部同時(shí)參予.對(duì)考核結(jié)果優(yōu)良,完成或降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)員按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),以提高采購(gòu)員的積極性,事實(shí)表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻(xiàn)和抑制貪污的主因.而對(duì)于考核結(jié)果不合格

23、,不能完成規(guī)定任務(wù),或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購(gòu)員,應(yīng)按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)視不同情節(jié)懲罰,如有必要,應(yīng)毫不猶豫地辭退并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利.考核和獎(jiǎng)懲結(jié)果歸入個(gè)人檔案.在對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行考核和激勵(lì)的同時(shí)，應(yīng)對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行操守約束.沒有約束的權(quán)力最易產(chǎn)生貪污和腐敗,這是屢已驗(yàn)證的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn).為保證公司的合法利益不受侵害,也保護(hù)供應(yīng)商的合法利益不受侵害,在對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行制度約束的同時(shí),應(yīng)對(duì)其進(jìn)行道德約束,以降低人為欺詐動(dòng)機(jī).公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進(jìn)行操守承諾,總經(jīng)理應(yīng)向供應(yīng)商頒發(fā)操守承諾書,以公司制度和法律責(zé)任明確禁止采購(gòu)人員向供應(yīng)商收受和索取任何形式的不正當(dāng)利益,同時(shí)禁止供應(yīng)商向采購(gòu)員

24、以任何形式送贈(zèng)有損公司利益的不正當(dāng)利益.4. 選擇合理的采購(gòu)方式.根據(jù)不同資質(zhì)不同類型的材料,選擇合適的采購(gòu)方式,這是降低采購(gòu)價(jià)格的良好途徑.公開競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo).對(duì)于大宗材料采購(gòu),實(shí)行公開競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式,往往能通過供應(yīng)商的相互比價(jià),達(dá)到采購(gòu)成本最低質(zhì)量最好的目的.采購(gòu)員應(yīng)聯(lián)系三家或三家以上的供應(yīng)商,并遞交供應(yīng)商報(bào)價(jià)、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購(gòu)定價(jià)由市場(chǎng)供求關(guān)系確定，采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)與批量折扣相結(jié)合的價(jià)格政策.合同采購(gòu).對(duì)于持常性的材料采購(gòu),可選擇信譽(yù)佳配合能力好的供應(yīng)商,與之訂立長(zhǎng)期合同.與誠(chéng)實(shí)、信譽(yù)佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價(jià)格等方面的關(guān)照.供應(yīng)商為了維護(hù)

25、自己的商業(yè)信譽(yù)和利益,建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會(huì)摻假,并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié)最低價(jià)格采購(gòu).為了以最低的價(jià)格取得最優(yōu)質(zhì)的材料,在價(jià)格確定前,采購(gòu)員必須先調(diào)查市場(chǎng)行情.所有采購(gòu),應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià),并與供應(yīng)商價(jià)格檔案進(jìn)行比較核實(shí),而且經(jīng)財(cái)務(wù)部認(rèn)可.公司得到各供應(yīng)商對(duì)各種材料的報(bào)價(jià)后,不一定完全選擇最低價(jià)格,因?yàn)椴⒉皇亲畹偷膬r(jià)格就是最可取的,應(yīng)考慮價(jià)格對(duì)應(yīng)的質(zhì)量,并同時(shí)考慮與供應(yīng)商的長(zhǎng)遠(yuǎn)合作關(guān)系和其他材料的總體價(jià)格等因素,選擇多數(shù)材料價(jià)格最低的供應(yīng)商,并與之協(xié)商,使總體材料的采購(gòu)價(jià)格達(dá)到最低最優(yōu)水平.四.對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行嚴(yán)格的日?？刂?1. 事前批準(zhǔn),并嚴(yán)格按采購(gòu)審批權(quán)限執(zhí)行.所有采

26、購(gòu),必須事前獲得批準(zhǔn).未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn),不得采購(gòu).采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)需求計(jì)劃選擇供應(yīng)商和報(bào)價(jià).報(bào)價(jià)單必須經(jīng)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)審核簽名并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理認(rèn)可后送總經(jīng)理審批,審批后的報(bào)價(jià)單作為依據(jù)由采購(gòu)員填制正式采購(gòu)訂單,同時(shí)分發(fā)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)留存?zhèn)洳?采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)審核無誤并簽字后由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字認(rèn)可,然后送總經(jīng)理批準(zhǔn).總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購(gòu)訂單才為執(zhí)行采購(gòu)的有效憑據(jù),由財(cái)務(wù)部分發(fā)至采購(gòu)部門及需求部門和倉(cāng)存部門.所有采購(gòu)的審批,必須按權(quán)限和明確分工進(jìn)行.2. 規(guī)定各種采購(gòu)及時(shí)結(jié)算.釷對(duì)采購(gòu)員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)且未進(jìn)行清結(jié)的情況,規(guī)定所有采購(gòu)員經(jīng)手的現(xiàn)金采購(gòu),必須于采購(gòu)發(fā)票日起5日內(nèi)到財(cái)務(wù)部報(bào)帳結(jié)算并進(jìn)行款

27、項(xiàng)清結(jié),報(bào)帳程序按財(cái)務(wù)部報(bào)帳規(guī)定辦理.禁止采購(gòu)員自行墊支和預(yù)付訂金,用款時(shí)可憑已獲批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單向財(cái)務(wù)部辦理借支,借支經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后送總經(jīng)理批準(zhǔn).釷對(duì)月結(jié)供應(yīng)商貨款有跨月或遺漏入帳情況,規(guī)定月結(jié)供應(yīng)商的送貨單經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)后,由采購(gòu)員分類整理并于翌日10時(shí)前送采購(gòu)管理會(huì)計(jì).月結(jié)供應(yīng)商帳單由采購(gòu)管理會(huì)計(jì)整理并進(jìn)行會(huì)計(jì)處理,月末統(tǒng)一編制應(yīng)付帳款明細(xì)表,并送財(cái)務(wù)經(jīng)理審核認(rèn)可.為清晰債權(quán)債務(wù),不使支付貨款時(shí)雙方有異議,每月中旬和下旬,采購(gòu)管理會(huì)計(jì)對(duì)每個(gè)供應(yīng)商上個(gè)月貨款分別編制供應(yīng)商貨款確認(rèn)表,經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后,作為結(jié)付貨款的憑據(jù)傳達(dá)至供應(yīng)商,如有不符及時(shí)解決,避免日后糾紛.3. 召開采購(gòu)管理會(huì)議.針對(duì)采

28、購(gòu)工作中存在的問題、有關(guān)采購(gòu)管理的政策修改或更新、重大的采購(gòu)事項(xiàng)等，財(cái)務(wù)部定期或不定期主持召開采購(gòu)管理會(huì)議,采購(gòu)管理會(huì)議可以固定在每個(gè)月月末舉行,也可以根據(jù)需要臨時(shí)性地召開,一般由財(cái)務(wù)經(jīng)理主持,各采購(gòu)部門參加,有必要時(shí)請(qǐng)總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參加.各部門可以在會(huì)議上提出在采購(gòu)工作中遇到的自己無法解決或決定的問題,大家通過相互協(xié)調(diào)相互理解,在達(dá)成公司利益目標(biāo)的軌道上研究出可行的解決方案.會(huì)議上通過的事項(xiàng)或決定各部門必須切實(shí)執(zhí)行,不得形式化和兩面化,對(duì)不切實(shí)執(zhí)行的部門,在責(zé)令改正的同時(shí),不排除以行政手段追究相應(yīng)人員責(zé)任.作為工作執(zhí)行和糾正措施的追溯依據(jù),采購(gòu)管理會(huì)議必須有會(huì)議記錄存檔并以文件形式下發(fā)

29、各相關(guān)部門.經(jīng)過兩個(gè)月的籌劃、研究、形成文件，財(cái)務(wù)部于同年8月正式下發(fā)采購(gòu)管理辦法,作為公司采購(gòu)管理工作的準(zhǔn)繩和采購(gòu)工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),財(cái)務(wù)部同時(shí)作為公司所有采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)控部門正式進(jìn)入采購(gòu)管理角色.經(jīng)過兩年多的運(yùn)行,公司的采購(gòu)工作在公司制度的控制和引導(dǎo)下逐漸走入了規(guī)范化的正軌,采購(gòu)工作基本上按筆者的設(shè)想和思路進(jìn)行,且基本上解決了筆者剛上任時(shí)公司采購(gòu)工作中存在的那些問題通過有關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)反應(yīng),公司的成本水平比兩年前有了明顯的下降.通過對(duì)采購(gòu)管理工作的進(jìn)一步思考和探索,筆者認(rèn)為,采購(gòu)管理是一項(xiàng)圍繞降低成本和風(fēng)險(xiǎn)而進(jìn)行的管理工作,是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)之一,具有長(zhǎng)期性、持續(xù)性、系統(tǒng)性和過程性,不可操

30、之過急,也不可能一步到位,只有持之以恒毫不松懈地進(jìn)行才能取得應(yīng)有的績(jī)效.在財(cái)務(wù)監(jiān)控的模式下,一步步培養(yǎng)各采購(gòu)部門自我約束和自我管理的工作意識(shí)和工作風(fēng)格,是達(dá)到公司管理最佳效果的目標(biāo)之一,也是財(cái)務(wù)管理希望達(dá)到的理想目標(biāo)之一,而要達(dá)到這個(gè)層面,良好的公司文化、健全而嚴(yán)密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的保證。（2003年10月深圳）工作程序：合格供方的選擇和評(píng)定：在選擇供方之前，物資公司應(yīng)廣泛搜集供方資料，了解其綜合狀況，提供可供選擇的供方。品管部根據(jù)技術(shù)中心下發(fā)的圖樣的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，組織物資公司、技術(shù)中心、檢測(cè)中心對(duì)其進(jìn)行評(píng)審，進(jìn)行供方的初選工作。對(duì)供方的初選評(píng)審可就以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

31、a. 社會(huì)類別，經(jīng)營(yíng)規(guī)模。b. 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康保證體系及組織管理。c. 原材料來源，質(zhì)量保證及主要供應(yīng)商。d. 產(chǎn)品范圍，銷售組織，銷售服務(wù)中心及主要客戶。e. 產(chǎn)品價(jià)格，交貨時(shí)間及付款條件。.主要生產(chǎn)設(shè)備及生產(chǎn)能力。初選供方必須提供下列資料：a. 供方企業(yè)簡(jiǎn)介；b. 國(guó)家認(rèn)可審計(jì)部門頒發(fā)的計(jì)量合格證；c. 國(guó)家認(rèn)可檢驗(yàn)部門提供的檢驗(yàn)報(bào)告（A類物資廠家必須）；各部門根據(jù)以上內(nèi)容對(duì)初選供方進(jìn)行評(píng)審，填寫供方評(píng)審表，根據(jù)評(píng)審情況確定是否通過初評(píng)。物資根據(jù)其重要程度分為A、B、C三類，見進(jìn)貨物資重要程度分類表。若供方在上述項(xiàng)目中滿足我方條件，則初選供方根據(jù)圖樣要求在確定時(shí)間內(nèi)提供必要數(shù)量樣

32、品。檢測(cè)中心對(duì)初選供方提供的樣品進(jìn)行檢測(cè)，若檢測(cè)不合格，可追加送樣，若連續(xù)三次送樣不合格，由物資公司收回所發(fā)圖樣，重新進(jìn)行供方的初選，樣品合格后，由檢測(cè)中心出具樣品檢測(cè)報(bào)告。樣品合格后，A、B類物資要由技術(shù)中心、檢測(cè)中心及生產(chǎn)部組織小批量試用，經(jīng)驗(yàn)證合格后，可與C類物資相同，由物資公司填寫新合格供方審批表，連同樣品檢測(cè)報(bào)告經(jīng)技術(shù)中心認(rèn)可后進(jìn)行審批。（分管技術(shù)、品管的副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。）經(jīng)審批后，該供方即成為我公司的合格供方（小批量數(shù)量范圍附后）。若供方對(duì)本程序的（）中條件有一項(xiàng)不符合，則令其限期整改后繼續(xù)評(píng)定或重新選擇供方。物資公司將新合格供方審批表歸入合格供方檔案，根據(jù)審批后的新合格

33、供方審批表編制年度合格供方清單。批量送貨：1a.合格供方在批量送貨前，必須與我公司檢測(cè)中心簽定質(zhì)量保證協(xié)議。檢測(cè)中心將簽定好的質(zhì)量保證協(xié)議提報(bào)品管部一份備案。b. 合格供方根據(jù)物資公司的采購(gòu)訂單送貨，材料到廠后，外檢人員和倉(cāng)庫(kù)保管員分別負(fù)責(zé)質(zhì)量和數(shù)量的檢驗(yàn)，并將檢驗(yàn)結(jié)果填寫在驗(yàn)收通知單上。c. 物資公司將檢測(cè)中心及其他部門反饋的信息，反饋至供方，限期整改；品管部、物資公司及檢測(cè)中心根據(jù)下一批材料或樣品的驗(yàn)收情況來評(píng)價(jià)更改的有效性。d物資公司應(yīng)積極保持與供方的信息交流，對(duì)其意見、建議及時(shí)處理和答復(fù)。對(duì)供方的活動(dòng)和服務(wù)進(jìn)行檢查，及時(shí)糾正出現(xiàn)的問題。對(duì)違反公司有關(guān)要求的通知品管部，由品管部組織處罰，嚴(yán)重的應(yīng)終止合同。e材料驗(yàn)收合格入庫(kù)后，如檢測(cè)中心或生產(chǎn)部在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)其對(duì)質(zhì)量有影響的問題，應(yīng)限期整改后重新執(zhí)行（）程序。建立合格供方的檔案：a. 物資公司對(duì)每