檔案管理流程及流程圖

1、檔案管理工作流程具體工作收集各部門、分公司的文書檔案詳細(xì)工作流程流程圖下發(fā)通知 審核 接收 存檔 沒有按時(shí)移交的部門向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)督辦 移交完畢對(duì)于此流程圖的解釋檔案室每年1月份下發(fā)通知，要求各部門、分公司移交前一年的文書類資料，各部門、分公司秘書按照要求填寫移交清單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。檔案室秘書對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，符合要求的進(jìn)行接收，檔案管理員對(duì)接收的文件進(jìn)行整理、立卷。如沒有按時(shí)移交的部門，檔案室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)上報(bào)董事局辦公室，由其再進(jìn)行督辦，直到移交完畢。具體工作對(duì)集團(tuán)所有文書材料進(jìn)行整理詳細(xì)工作流程流程圖收集 分類 組卷 錄入卷內(nèi)目錄 編寫案卷題名裝訂關(guān)于此流程圖的解釋收集集團(tuán)及

2、分公司所有文書材料，按要求進(jìn)行分類、組卷、錄入卷內(nèi)目錄、編寫案卷題名，最后裝訂成冊(cè)。具體工作文件借閱詳細(xì)工作流程借閱人填寫文件借閱申請(qǐng)單寫清文件編號(hào)、文件名稱、原/復(fù)印件、份數(shù)、借閱用途、密級(jí)程度、借閱原因、借閱人、借閱部門、借閱日期、歸還日期借閱部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字持簽字齊全的借閱單到檔案室借閱檔案管理員在文件目錄中查找該文件的編號(hào),將文件編號(hào)寫在借閱單上文件借出后,檔案室依照借閱單在文件借閱登記表上及電子版借閱未歸還目錄中登記已到借閱預(yù)計(jì)歸還日期,檔案室電話通知其歸還或辦理續(xù)借文件歸還時(shí)檢查是否完整無損，完好無損,檔案室在實(shí)際歸還日期中寫明歸還日期,注銷其借閱手續(xù)檔案室將歸還文件整理歸檔 具體

3、工作合同接收詳細(xì)工作流程到董辦接收合同檔案室秘書依據(jù)合同類移交表對(duì)合同進(jìn)行核對(duì)手續(xù)完整簽字接收檔案室對(duì)合同進(jìn)行存檔并下發(fā)相關(guān)部門接收合同要求：1、注意合同及附件、合同轉(zhuǎn)簽文件的完整性；2、走特事特辦的合同在生效后且下發(fā)到各個(gè)部門，但經(jīng)辦部門需后補(bǔ)手續(xù)。具體工作洽商資料接收詳細(xì)工作流程流程圖接收 核對(duì) 錄入 存檔關(guān)于此流程圖的解釋每月由各項(xiàng)目資料員將洽商資料及移交清單移交至檔案室，檔案室秘書將洽商資料逐一核對(duì)、接收，錄入電子目錄，進(jìn)行存檔。具體工作結(jié)算資料接收詳細(xì)工作流程流程圖接收 核對(duì) 錄入 存檔接收合同要求： 1、須有移交部門負(fù)責(zé)人、移交人及監(jiān)察部門相關(guān)人員的簽字；2、應(yīng)按移交部門出具的移交

4、單進(jìn)行一一核對(duì)； 具體工作圖紙檔案接收、整理詳細(xì)工作流程流程圖取圖 登記 審核印章 編號(hào) 錄入 歸檔關(guān)于此流程圖的解釋由總工辦電話通知檔案室秘書取圖紙,檔案室秘書審核圖紙是否有總工辦和設(shè)計(jì)部對(duì)此圖紙的確認(rèn)印章，審核后給圖紙進(jìn)行編號(hào)，加蓋檔案室印章,錄入電子版目錄,按項(xiàng)目類別進(jìn)行存檔。具體工作集團(tuán)營業(yè)執(zhí)照的年檢詳細(xì)工作流程流程圖下載申請(qǐng)表填寫表格網(wǎng)上注冊(cè)年檢 向財(cái)務(wù)部要財(cái)務(wù)報(bào)表 申請(qǐng)蓋章 請(qǐng)款 到工商局辦理年檢關(guān)于此流程圖的解釋根據(jù)工商局規(guī)定，每年3月起，從工商網(wǎng)下載年檢表格，按照營業(yè)執(zhí)照上的內(nèi)容填寫好年檢表,并在網(wǎng)上注冊(cè)年檢，在申請(qǐng)表上加蓋公司的公章、合同章、財(cái)務(wù)章 , 向財(cái)務(wù)請(qǐng)款并并要求提供

5、集團(tuán)12月份的財(cái)務(wù)報(bào)表, 帶著年檢表、營業(yè)執(zhí)照副本、財(cái)務(wù)報(bào)表、公司公章到相應(yīng)的工商局進(jìn)行年檢。具體工作辦理營業(yè)執(zhí)照有效期變更詳細(xì)工作流程流程圖到工商局領(lǐng)取變更表 填寫表格 修改公司章程、股東會(huì)決議 申請(qǐng)蓋章 到工商所審核 變更完成關(guān)于此流程圖的解釋到領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照的工商所領(lǐng)取變更表并進(jìn)行填寫，準(zhǔn)備好修改后的公司章程和股東會(huì)決議，申請(qǐng)變更表、公司章程、股東會(huì)決議蓋公章，到工商所進(jìn)行審核，審核通過后將營業(yè)執(zhí)照放在工商所進(jìn)行變更。具體工作借閱圖書詳細(xì)工作流程流程圖查閱 登記 錄入 借出 歸還 歸檔關(guān)于此流程圖的解釋借閱人在檔案室進(jìn)行查閱，找到需要的圖書后在借書證上登記，填寫姓名和借書時(shí)間，檔案室秘書根

6、據(jù)借書卡內(nèi)容在電腦上登記，審核無誤后將圖書借出。借閱人歸還圖書時(shí)在借書卡上寫明還書時(shí)間，檢查圖書是否完好無損，核對(duì)無誤后歸檔。具體工作刻錄光盤詳細(xì)工作流程流程圖登記(申請(qǐng)) 刻錄 檢查下發(fā) 關(guān)于此流程圖的解釋(1) 刻錄光盤必須在刻錄光盤登記表中登記，注明部門、文件內(nèi)容、分?jǐn)?shù)等要求，檔案管理員根據(jù)登記要求進(jìn)行刻錄，完畢后檢查刻錄內(nèi)容，最后下發(fā)給所需部門。 (2) 申請(qǐng)刻錄檔案室存檔光盤必須填寫文件借閱單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，檔案管理員進(jìn)行刻錄，完畢后檢查刻錄內(nèi)容，最后下發(fā)給所需部門。 具體工作對(duì)各部各項(xiàng)專兼職資料員進(jìn)行定期指導(dǎo)培訓(xùn)詳細(xì)工作流程流程圖確定資料員名單 擬定培訓(xùn)日期 擬定培訓(xùn)內(nèi)容

7、通知相關(guān)資料員 詳細(xì)講解培訓(xùn)內(nèi)容 作專業(yè)指導(dǎo)關(guān)于此流程圖的解釋對(duì)集團(tuán)所屬各部及各項(xiàng)目公司專兼職資料員進(jìn)行名單確定，不定期的培訓(xùn)并擬定培訓(xùn)內(nèi)容，利用OA系統(tǒng)或電話進(jìn)行通知，針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目、資料員的特點(diǎn)進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后下現(xiàn)場了解檔案管理的狀況并給予專業(yè)指導(dǎo)。主流程項(xiàng)目注解責(zé)任人4、人事副檔建立的權(quán)限3、人事副檔建立的時(shí)限（1.3）2、建立人事副檔（1.2）1、人事副檔的含義(1.1)(1.1) 人事副檔的含義：人事副檔是指在公司人事管理工作中形成的，記載和反映員工個(gè)人經(jīng)歷、基本情況、資歷證明及在公司中工作業(yè)績、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等文件材料，以個(gè)人為單位集中保存以備查考的文字、表格及其他形式的歷史

8、記錄。人事檔案應(yīng)真實(shí)全面地反映個(gè)人全貌，人力資源部門要經(jīng)常通過相關(guān)部門，收集全公司員工的崗位調(diào)配、職務(wù)任免、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的，反映個(gè)人德、能、勤、績等方面的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。（1.2）建立人事副檔：A. 新員工入職 按照員工入職年、月進(jìn)行編號(hào)、排序建檔。B. 人員調(diào)配（分部與分部、分部與大區(qū)、分部與總部）將原有的人事副檔按照分部的編號(hào)重新建立并存檔。A. 對(duì)于新入職員工的招聘資料和入職資料，人力資源部門應(yīng)在員工入職之日起七個(gè)工作日內(nèi)，將與員工個(gè)人有關(guān)的材料，整理、編號(hào)、裝訂，進(jìn)行建檔。B. 其它建檔的資料，由人力資源部門相關(guān)人員在該事項(xiàng)完成后的七個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)

9、材料裝訂，存入該員工的人事副檔。以發(fā)文形式生成的資料，應(yīng)在發(fā)文日期后的十個(gè)工作日內(nèi)存入人事副檔。C. 新入職的經(jīng)理級(jí)（含部門第一負(fù)責(zé)人）及以上人員的副檔，應(yīng)在該員工入職之日起十五個(gè)工作日內(nèi)，將該員工副檔送至總部人力資源中心，人力資源部門留存復(fù)印件以備查考。D. 對(duì)于異動(dòng)員工，在員工異動(dòng)交接手續(xù)完成之日起，由原部門或門店將異動(dòng)員工資料交至人力資源部人力資源部檔案管理員在三個(gè)工作日內(nèi)將異動(dòng)資料存入副檔。E. 離職人員在做好離職審批、離職交接和離職審計(jì)工作并清理個(gè)人欠款后，將所形成的文件送至人力資源部，進(jìn)行歸檔。（1.3）人事副檔建立的時(shí)限：檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理專員檔案管理流

10、程檔案管理流程主流程項(xiàng)目注解責(zé)任人5.2招聘資料（5.2.1）5.1卷內(nèi)目錄（5.1.1）4、人事副檔建立的權(quán)限（1.4）u 不同職級(jí)，檔案存放處不同：A. 分部總監(jiān)級(jí)以上（含總監(jiān)）的副檔由總部人力資源中心統(tǒng)一保管。分部經(jīng)理級(jí)、分部副經(jīng)理級(jí)及分部副經(jīng)理級(jí)以下人員人事副檔存放在分部人力資源部。B. 門店店長、門店副店長及門店副店長及一下人員人事副檔存放在分部人力資源部。（1.4）人事副檔建立的權(quán)限：（1.5）建立人事副檔所需資料：A. 卷內(nèi)目錄B. 招聘資料C. 入職資料D. 在職資料E. 調(diào)職調(diào)薪資料F. 職務(wù)任命文件G. 異動(dòng)文件H. 考核、評(píng)定工作中形成的有關(guān)材料I. 獎(jiǎng)懲材料J. 離職資

11、料K. 其他應(yīng)歸檔的資料（5.1.1）卷內(nèi)目錄：見附件1：員工人事副檔明細(xì)面試評(píng)審表、應(yīng)聘登記表、簡歷、學(xué)歷證明、身份證、資格證書及其他經(jīng)歷及資歷證明等資料復(fù)印件。（5.2.1）招聘資料：檔案管理專員檔案管理專員檔案管理流程主流程項(xiàng)目注解責(zé)任人5.5調(diào)職調(diào)薪資料（5.5.1）5.4在職資料（5.4.1）5.3入職資料（5.3.1）A. 員工登記表；B. 一寸免冠照片4張（其中一張粘貼在員工登記表相應(yīng)位置上）；C. 查詢函或離職證明或個(gè)人聲明；D. 擔(dān)保證明文件（需要提供此證明的相關(guān)崗位）；E. 背景調(diào)查（經(jīng)理級(jí)及以上人員）；F. 經(jīng)員工本人簽字確認(rèn)的員工手冊(cè)確認(rèn)書；G. 錄用通知書；H. 崗位

12、薪資確認(rèn)單；I. 保險(xiǎn)通知函；J. 健康檢查材料；要求：各種表格內(nèi)容應(yīng)填寫完整、字跡清晰，其中家庭地址、聯(lián)系方式等重要資料必須詳細(xì)完備。入職培訓(xùn)后進(jìn)行的考試和規(guī)章制度學(xué)習(xí)確認(rèn)單。（5.3.1）入職資料：A. 員工本人簽字確認(rèn)后的勞動(dòng)合同文本；B. 員工轉(zhuǎn)正、結(jié)束代理期審批表及相關(guān)材料；（5.4.1）在職資料：A. 工資變動(dòng)審批表及通知書；B. 提職晉級(jí)審批及考核、批復(fù)等材料。C. 獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表、批復(fù)等材料。D. 各種待遇審批表、批復(fù)等材料。（5.5.1）調(diào)職調(diào)薪資料：檔案管理流程主流程項(xiàng)目注解責(zé)任人5.10離職材料（5.9.1）5.9獎(jiǎng)懲材料5.8考核、評(píng)定工作中形成的有關(guān)材料（5.7.1）

13、5.6異動(dòng)文件（5.6.1）5.7異動(dòng)文件（5.6.1）5.6職務(wù)任命文件（5.5.1）A. 員工離職審批表；B. 員工離職面談表；C. 解雇申請(qǐng)單；D. 離職通知書/解雇通知書；E. 離職/解雇交接單；（有資產(chǎn)清冊(cè)的要將資產(chǎn)清冊(cè)后附一并歸檔）A. 任命審批文件；B. 任命考核文件；C. 任命通知文件；（5.6.1）職務(wù)任命文件：（5.7.1）異動(dòng)文件： 申請(qǐng)文件（公司或個(gè)人）、異動(dòng)審批、異動(dòng)交接單（含高管人員詳細(xì)的“工作交接單”）。A. 試用期考核、評(píng)定；B. 代理期考核、評(píng)定；C. 晉升考核、評(píng)定；D. 年度評(píng)優(yōu)考核、評(píng)定；（5.8.1）考核、評(píng)定工作中形成的有關(guān)材料：（5.10.1）離職

14、材料：特別說明：第5.10項(xiàng)：離職資料必須是所有相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽批完成的的完整資料方可歸檔。離職/解雇交接單如有資產(chǎn)，需附“資產(chǎn)交接明細(xì)”并歸檔。檔案管理流程主流程項(xiàng)目注解責(zé)任人8、借閱人事副檔手續(xù)（8.1）7、歸檔流程結(jié)束6、人事副檔歸檔要求（6.1）5.11其它應(yīng)歸檔的資料（5.9.1）（5.11.1）其它應(yīng)歸檔的資料：績效、薪酬檔案；人力資源部相關(guān)制度及流程存檔；A. 檔案管理員應(yīng)詳細(xì)審核人事副檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備，歸檔材料應(yīng)做到完整齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確。B. 檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應(yīng)能夠反映事件的來龍去脈，應(yīng)涵蓋申請(qǐng)、報(bào)批、審批及回復(fù)等整個(gè)流程，以備查考。C. 檔案管理員應(yīng)做好對(duì)人事副檔的歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與轉(zhuǎn)遞工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。D. 對(duì)符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)詳細(xì)登記歸檔；對(duì)不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門修訂或補(bǔ)辦，限期報(bào)送；定期核查所管理的副檔，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時(shí)登記、補(bǔ)充。E. 紙張要求：應(yīng)使用A4復(fù)印紙。寬幅大于A4紙時(shí)，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時(shí)，應(yīng)將其粘貼在A4紙上；原件如為熱敏紙質(zhì)傳真件，請(qǐng)勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應(yīng)復(fù)印后再在復(fù)印后的文件上批示及存檔。F. 字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及