公司公務(wù)接待流程細(xì)則

1、公司公務(wù)接待流程細(xì)那么第一條 前期準(zhǔn)備工作一、接待任務(wù)下達(dá)后， 由總經(jīng)理選定接待組具體成員， 并部署相關(guān)接待任務(wù)；二、由辦公室接待人員負(fù)責(zé)收集、核對(duì)以下信息：一來(lái)賓單位、人數(shù)、性別、職務(wù)、住宿天數(shù)、抵達(dá)時(shí)間；二主賓飲食忌口及生活習(xí)慣；三會(huì)務(wù)是否公開(kāi)是否需要拍照或錄像 ；四與各部門(mén)做好溝通， 要求各部門(mén)做好配合 包括在接待期間減少噪音、 走動(dòng)等方面。三、由辦公室接待人員負(fù)責(zé)根據(jù)來(lái)賓情況制作公司 PPT匯報(bào)材料并收集相關(guān) 數(shù)據(jù)，匯報(bào)材料選擇：一對(duì)外披露型材料及數(shù)據(jù)；二開(kāi)展預(yù)測(cè)型材料及數(shù)據(jù)。 相關(guān)材料必須送分管副總審核、 主要接待領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)；四、由辦公室接待人員負(fù)責(zé)制作如下材料：一 來(lái)訪客人行程單，

2、包括會(huì)務(wù)、用餐、住宿、參觀、歡迎等方面的具 體時(shí)間安排及接待保障人員的通訊方式；二接機(jī)/車地的迎接牌，正面為“XX單位XX領(lǐng)導(dǎo)等一行或者“XXX, 反面為來(lái)賓的航班號(hào)、車次及聯(lián)系 ；三會(huì)議席卡；四制作歡迎詞標(biāo)牌五準(zhǔn)備好公司宣傳冊(cè)五、由辦公室接待人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、采購(gòu)以下方面的內(nèi)容：一按照要求預(yù)訂用餐點(diǎn)、餐標(biāo)；二預(yù)訂住宿酒店客房；三預(yù)訂會(huì)議室或接待室；四根據(jù)需求采購(gòu)酒水、香煙、水果、糕點(diǎn)、糖果、鮮花、茶葉、飲用水 等；五根據(jù)需求準(zhǔn)備好餐具、茶具等接待保障用品；六準(zhǔn)備好日常用藥品及急救包；七按要求采購(gòu)禮品。六、由辦公室駕駛員負(fù)責(zé)保障好接送車輛：一車輛清洗；二車輛狀況檢測(cè)；三車輛加油；四接送點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)及線路

3、踏勘。七、由辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司大樓進(jìn)行清潔。八、由辦公室接待人員做好工作餐的各項(xiàng)準(zhǔn)備， 包括采購(gòu)和餐具、 熱毛巾等 方面的準(zhǔn)備，包房清潔、燈光及設(shè)備檢查等。第二條 接機(jī) / 接車一、由辦公室主任牽頭組織好現(xiàn)場(chǎng)接機(jī) / 接車的領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員；二、全體接待人員統(tǒng)一按要求著裝：一相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)著正裝；辦公室接待人員著工作服；二駕駛員著西服、系領(lǐng)帶、黑色皮鞋、帶白手套。、駕駛員及接待車輛的要求：一來(lái)賓攜帶隨從的，應(yīng)當(dāng)派遣 2 輛以上車輛迎接；二公司中高檔車輛應(yīng)當(dāng)服從調(diào)遣和調(diào)配；三駕駛員不得在車內(nèi)吸煙或做無(wú)關(guān)事宜，車輛音響音量不得超過(guò) 10 標(biāo) 刻；四根據(jù)來(lái)賓的人數(shù)備好飲用水，其中， 10月份至次年 4 月期間

4、的接待， 應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及熱飲， 7至 9月應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及冰飲；五主要來(lái)賓應(yīng)乘坐于駕駛員后排位置， 主陪領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐于副駕駛座后排位 置，辦公室接待人員應(yīng)坐于副駕駛位置；六迎接客人上車時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能將車的左側(cè)面對(duì)客人，以便客人上車；七客人上車時(shí)，駕駛員應(yīng)當(dāng)下車為客人開(kāi)啟車門(mén)并防止客人進(jìn)車時(shí)撞頭；八因道路原因車輛右側(cè)面對(duì)客人時(shí)， 駕駛員應(yīng)當(dāng)下車引導(dǎo)車人從車輛后 側(cè)繞到上車位置；九辦公室接待人員要負(fù)責(zé)將來(lái)賓行李放至車輛后備箱內(nèi)；十兩輛以上車輛接送客人的， 首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速， 照應(yīng)后車距離， 盡可能形成車隊(duì)行駛。1、后車不得超越首車行駛；2、凡遇紅燈，首車駕駛員預(yù)估后車無(wú)法通過(guò)的，應(yīng)當(dāng)在停車

5、線等候；3、一旦后車落伍，首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速，等候后車跟上；4、凡遇交通擁阻，駕駛員不得隨意插檔、變換車位，應(yīng)當(dāng)保證車輛行駛平 穩(wěn)及車隊(duì)隊(duì)形完好。四、現(xiàn)場(chǎng)接機(jī) / 接車時(shí)的工作標(biāo)準(zhǔn)：一由辦公室接待人員持迎接牌在旅客出口等候客人， 接待員站立位置應(yīng) 當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)右后側(cè) 1 步距離；二賓客抵達(dá)時(shí)，迎接領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)上前握手并作自我介紹，標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)是：“XX領(lǐng)導(dǎo)，歡迎來(lái)到XX我是XXXX職務(wù)XX您一路旅途辛苦了，請(qǐng)?jiān)试S我為 您此次行程效勞。；三辦公室接待人員應(yīng)主動(dòng)上前幫助來(lái)賓拿行李，并尾隨領(lǐng)導(dǎo)步行；四上車后，辦公室接待人員應(yīng)在自我介紹后，向來(lái)賓遞交行程單；五車隊(duì)從機(jī)場(chǎng) / 車站出發(fā)后， 由辦公室接待人員通

6、過(guò) 短信將來(lái)賓情況 報(bào)告公司總經(jīng)理。第三條 迎接來(lái)賓進(jìn)入公司一、由辦公室接待人員負(fù)責(zé)對(duì)大院車輛進(jìn)行清場(chǎng)， 嚴(yán)禁一切車輛不按規(guī)定停 放，公司大門(mén)口不得停放機(jī)動(dòng)車和非機(jī)動(dòng)車； 要事先對(duì)樓梯、 走道及會(huì)議室全部 檢查一遍；二、由辦公室接待人員將歡迎詞板放置于公司 1 樓大門(mén)口；三、接待接機(jī) / 車人員反應(yīng)的信息后，辦公室通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)迎接：一根據(jù)賓客規(guī)格，相關(guān)迎接人員應(yīng)當(dāng)著正裝在一樓等候來(lái)賓車輛；二來(lái)賓車輛?？亢螅?由駕駛員負(fù)責(zé)為來(lái)賓開(kāi)車門(mén)， 并防止客人下車時(shí)撞 頭；三公司主要接待領(lǐng)導(dǎo)上前與來(lái)賓打招呼， 特別重要的來(lái)賓由辦公室接待 人員負(fù)責(zé)上前送花；四公司接待領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在在來(lái)賓右后側(cè)方位， 距來(lái)賓

7、半步距離， 并負(fù)責(zé)引導(dǎo) 來(lái)賓進(jìn)入公司；五公司前臺(tái)應(yīng)在客人來(lái)訪前將大廳中的燈光翻開(kāi)， 調(diào)節(jié)空調(diào)的溫度， 營(yíng) 造光亮舒適的環(huán)境； 當(dāng)賓客進(jìn)入大門(mén)時(shí)， 要站立向來(lái)賓鞠躬致意， 并使用標(biāo)準(zhǔn)用 語(yǔ)：“歡迎蒞臨XX公司！ 六接待來(lái)賓期間， 總部各部門(mén)職工應(yīng)當(dāng)減少樓道內(nèi)走動(dòng)， 正面遇到來(lái)賓 時(shí)，應(yīng)主動(dòng)為來(lái)賓讓路，并侍立向來(lái)賓半鞠躬，同時(shí)使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)： “歡迎光臨 XX公司；七辦公室接待人員在來(lái)賓下車時(shí)應(yīng)當(dāng)提前進(jìn)入大樓， 以提前一層的速度 為來(lái)賓開(kāi)路、開(kāi)門(mén)；八進(jìn)入會(huì)場(chǎng)或貴賓室時(shí)，應(yīng)當(dāng)指引來(lái)賓進(jìn)入主座。主座應(yīng)面對(duì)大門(mén)。第四條 會(huì)務(wù)接待一、由辦公室接待人員負(fù)責(zé)在客人來(lái)訪前將鮮花、 席卡、水果、糖果、糕點(diǎn)、 熱毛巾

8、、香煙、飲用純水、茶葉茶杯以及公司宣傳冊(cè)等準(zhǔn)備好。相關(guān)物品的擺放 要整齊統(tǒng)一。賓客未到前應(yīng)準(zhǔn)備茶頭，茶水到至杯子七分之一位置左右。此外， 要提醒我方領(lǐng)導(dǎo)攜帶的名片。二、來(lái)賓入座時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)倒茶，茶水倒至 7 分滿。行政部接待人員根據(jù)來(lái)賓規(guī) 格予以現(xiàn)場(chǎng)茶水保障，原那么上首次 5 分鐘續(xù)水， 1 小時(shí)內(nèi)每 15 分鐘續(xù)水，加水 實(shí)際情況根據(jù)來(lái)賓飲水習(xí)慣作適當(dāng)調(diào)整。加水人員應(yīng)當(dāng)站立于賓客的左手位置。 重要貴賓，辦公室應(yīng)派 2 名接待員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)侍立保障，侍立位置為會(huì)場(chǎng)對(duì)角線， 1 人保障來(lái)賓， 1 人保障公司領(lǐng)導(dǎo)。三、辦公室器材保障人員應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和領(lǐng)導(dǎo)要求， 做好現(xiàn)場(chǎng)器材的管理 及攝錄工作。四、辦公室秘

9、書(shū)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求負(fù)責(zé)匯報(bào)材料的點(diǎn)擊。第五條 接待用餐一、根據(jù)行程確認(rèn)單確定用餐標(biāo)準(zhǔn)、用餐地點(diǎn)公司餐廳 / 外部餐廳、用餐 時(shí)間、用餐人數(shù)、酒水和飲料數(shù)量、香煙數(shù)量等；二、提前預(yù)定餐廳包房，如就餐人員較多，包房盡量選擇緊鄰的位置，方便 席間走動(dòng)溝通；三、菜單確定根據(jù)來(lái)賓不同口味、 風(fēng)俗習(xí)慣、 生活忌諱和特殊需要進(jìn)行菜品 選擇；四、接待人員在來(lái)賓入席前半小時(shí)檢查用餐用品是否準(zhǔn)備齊全： 餐具、水杯、 紅酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、煙缸、牙簽筒，以及酒水飲料、煙、茶等五、用餐期間注意環(huán)節(jié)一來(lái)賓入席1、當(dāng)來(lái)賓進(jìn)入餐廳時(shí)，接待人員主動(dòng)協(xié)助迎賓員安排訪客入座；2、接待人員協(xié)助迎賓員掛來(lái)賓衣帽；3、提醒來(lái)賓保管

10、好貴重物品。二席間督辦1、待來(lái)賓坐定后，效勞員撤去多余餐具，取出餐巾展開(kāi)鋪在客人膝上并脫 去筷套；2、根據(jù)來(lái)賓要求斟倒酒水或飲料；3、用餐期間上菜的速度事宜，上菜順序冷菜、熱菜、湯、點(diǎn)心、水果；如 有外國(guó)客人，可在冷菜之后上湯，多道點(diǎn)心安排在菜與菜之間；4、待來(lái)賓杯中酒水只剩 1/3 時(shí)及時(shí)斟倒，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)需要開(kāi)啟酒水或飲料；5客人餐碟中骨渣或雜物堆集較多時(shí)及時(shí)抽換；6煙灰缸有兩個(gè)以上煙頭時(shí)及時(shí)撤換；7當(dāng)來(lái)賓不慎將餐具掉地上或弄翻酒水杯時(shí)及時(shí)處理；8上菜過(guò)程中假設(shè)不小心把湯汁灑在餐桌或來(lái)賓身上上，迅速用干凈餐巾 墊上或擦干凈； 以上幾點(diǎn)在用餐餐廳效勞未及時(shí)到位時(shí)，接待人員應(yīng)催促效勞 人員及時(shí)處理

11、。三離席1、接待人員在用餐即將完成時(shí)，一般在上水果的時(shí)間段至餐廳柜臺(tái)結(jié)賬， 收集好財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù) , 并安排車輛等待來(lái)賓離席；2、來(lái)賓走出餐廳時(shí)，接待人員協(xié)助效勞員及時(shí)準(zhǔn)確地將衣帽取遞給本人；3、接待人員在離席的同時(shí)檢查有無(wú)來(lái)賓遺留的物品，如有應(yīng)及時(shí)歸還；4、接待人員引領(lǐng)來(lái)賓上車至下一目的地；5如有醉酒的來(lái)賓，根據(jù)性別安排臨時(shí)接待人員送至住宿酒店安置。第六條來(lái)賓住宿一、住宿前期工作準(zhǔn)備一根據(jù)行程確認(rèn)單確定酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)、具體入住日期、天數(shù)等；二行政部提前為賓客預(yù)訂好酒店房間等待賓客入住三一級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)需提前在房間內(nèi)放好如：水果、鮮花、香煙等物品。二、入住一接待人員迎接或陪同來(lái)賓至預(yù)定酒店，主動(dòng)

12、幫來(lái)賓提行李；二接待人員將訪客引領(lǐng)至酒店大廳座位休息等待；三接待人員收集賓客的有效證件到酒店總臺(tái)辦理入住手續(xù)；四接待人員辦理好入住手續(xù)后，記錄訪客對(duì)應(yīng)的房間號(hào)以便行程時(shí)間安 排及時(shí)溝通；五接待人員將賓客的有效證件及房間鑰匙交至本人手中，引領(lǐng)至入住房間；六接待人員告訴客人：有無(wú)保險(xiǎn)箱，飲水方式，早餐時(shí)間，餐廳位置等, 并詢問(wèn)是否還有其他需要；七接待人員確認(rèn)賓客第二天的叫醒時(shí)間八接待人員再次留下自己的聯(lián)系方式以備訪客在行程中及時(shí)溝通；九確認(rèn)訪客的行李已送到訪客的房間；十接待人員至酒店總臺(tái)落實(shí)第二天叫醒時(shí)間。三、退房一訪客行程結(jié)束離開(kāi)酒店時(shí)，接待人員提醒并檢查訪客行李是否有遺漏， 主要是 ，充電器，有效證件等二接待人員主動(dòng)幫訪客提行李至接待車輛放置；三接待人員邀訪客上車入座并隨行至機(jī)場(chǎng)、 車站，視情況準(zhǔn)備相應(yīng)的禮 品，并請(qǐng)賓客對(duì)此次接待工作提出意見(jiàn)或建議本條適用于一級(jí)接待；四接待人員至酒店柜臺(tái)結(jié)賬，收集好本次接待工作的各類單據(jù)憑證。第七條參觀接待一、至公司廠部參觀一事先告知相關(guān)廠部做好接待工作；二重要貴賓派員至現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、協(xié)助；三賓客從總部出發(fā)時(shí)，通知相關(guān)