采購(gòu)付款及報(bào)銷管理制度

1、精心打造采購(gòu)付款及報(bào)銷管理制度第一章總則第一條 為規(guī)范工程項(xiàng)目采購(gòu)付款及報(bào)銷流程，確保付款及報(bào)銷規(guī)范、暢順，特 制定本制度。第二條 適用范圍：本制度適用于集團(tuán)總部、各分子公司及各項(xiàng)目部。第二章采購(gòu)合同簽訂的要求第三條 公司工程項(xiàng)目采購(gòu)業(yè)務(wù)均需簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)合同是付款和報(bào)銷的必 備文件。1 .公司工程項(xiàng)目所需的各類材料物資、固定資產(chǎn)、相關(guān)服務(wù)、勞務(wù)分包、工程 分包根據(jù)批準(zhǔn)的相關(guān)文件與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。2 .工程項(xiàng)目所需的材料物資、固定資產(chǎn)、相關(guān)服務(wù)的采購(gòu)合同由采購(gòu)部負(fù)責(zé)簽 訂，勞務(wù)分包、工程分包業(yè)務(wù)的采購(gòu)合同由策控中心負(fù)責(zé)簽訂，對(duì)于特殊情 況下經(jīng)總裁特批的業(yè)務(wù)除外。3 .采購(gòu)合同由公司各分

2、管業(yè)務(wù)責(zé)任人負(fù)責(zé)審批，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后由業(yè)務(wù)經(jīng)辦 人將生效的合同（或合同復(fù)印件）報(bào)送一份到財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)處留存。4 .財(cái)務(wù)部不接受被涂改及未經(jīng)公司總裁或有權(quán)簽字副總簽批的采購(gòu)合同。第四條 采購(gòu)合同文本原則上采用公司編制的標(biāo)準(zhǔn)模版，若相關(guān)條款偏離公司編 制的標(biāo)準(zhǔn)模版，須由采購(gòu)部、法務(wù)部、商務(wù)部等相關(guān)部門協(xié)商一致后方可簽訂。第三章采購(gòu)業(yè)務(wù)取得采購(gòu)憑據(jù)的要求第五條采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后原則上都須取得供應(yīng)商出具的發(fā)票。1 .購(gòu)買工程項(xiàng)目材料、固定資產(chǎn)、可取得增值稅發(fā)票的相關(guān)服務(wù)等采購(gòu)業(yè)務(wù)原 則上均應(yīng)取得供應(yīng)商開具的增值稅發(fā)票，在同等成本條件下須優(yōu)先取得在抵 扣期內(nèi)的增值稅專用發(fā)票。2 .發(fā)生工程分包和勞務(wù)分包

3、的，須取得具有合格資質(zhì)的分包商從稅局代為開出 的工程發(fā)票。3 .發(fā)生項(xiàng)目費(fèi)用的須取得合格的相關(guān)費(fèi)用發(fā)票。4 .采購(gòu)發(fā)票所開具的內(nèi)容須與合同內(nèi)容相符，與實(shí)際業(yè)務(wù)相匹配。第六條 對(duì)于零星采購(gòu)，金額較小確實(shí)無(wú)法取得發(fā)票的，須特別審批。第七條 材料入庫(kù)須開具入庫(kù)單，同時(shí)須取得供應(yīng)商的送（發(fā)）貨單。第四章采購(gòu)付款及報(bào)銷的要求第八條采購(gòu)付款及報(bào)銷須按規(guī)范粘貼合格的憑據(jù)，經(jīng)財(cái)務(wù)審核無(wú)誤后方予辦理。 第九條 工程項(xiàng)目采購(gòu)的原材料辦理付款及報(bào)銷，后附的合格憑據(jù)依次為批準(zhǔn)文 件、采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單、對(duì)方送（發(fā)）貨單、采購(gòu)合同及其它必需附件；工程項(xiàng) 目采購(gòu)的固定資產(chǎn)辦理付款及報(bào)銷時(shí)后附的合格憑據(jù)和次序除了使用驗(yàn)收單替

4、 代入庫(kù)單外，其他與原材料同。第十條對(duì)于預(yù)付款，辦理付款時(shí)后附的合格憑據(jù)依次為批準(zhǔn)文件、采購(gòu)合同及 其它必需附件。無(wú)特殊情況，除采購(gòu)生產(chǎn)急需材料業(yè)務(wù)外，其他預(yù)付款業(yè)務(wù)在未 結(jié)算總貨款或工程款前，不得預(yù)付全部?jī)r(jià)款。第十一條工程分包和勞務(wù)分包辦理付款及報(bào)銷，后附的合格憑據(jù)依次為批準(zhǔn)文件、采購(gòu)發(fā)票、分包合同及其它必需附件。第十二條 財(cái)務(wù)本著“給誰(shuí)付款、誰(shuí)開發(fā)票”的原則辦理付款及報(bào)銷手續(xù)，貨、 款、票、合同須彼此銜接一致。第十三條 對(duì)一次簽訂合同、多次進(jìn)貨的，在第一次進(jìn)貨后報(bào)銷時(shí)要附合同，在 以后報(bào)銷時(shí)可不附合同，但須標(biāo)注采購(gòu)合同號(hào)及項(xiàng)目名稱。如果根據(jù)采購(gòu)合同采 購(gòu)價(jià)格發(fā)生變化，須后附經(jīng)我司簽批同意的

5、供貨方的調(diào)價(jià)函。第十四條 付款方式主要有轉(zhuǎn)帳支票、銀行電匯、銀行承兌匯票、現(xiàn)金等，為了規(guī)范付款管理，防止產(chǎn)生不必要的損失和糾紛，款項(xiàng)的支付主要以銀行付款或銀 行承兌匯票付款為主，原則上超過(guò)1萬(wàn)元的業(yè)務(wù)或經(jīng)常性的供應(yīng)商款項(xiàng)均以銀行 電匯、轉(zhuǎn)帳支票或承兌匯票支付，無(wú)特殊情況的均不能支付現(xiàn)金。第十五條向供應(yīng)商支付貨款原則上應(yīng)取得收款收據(jù)，支付現(xiàn)金的必須及時(shí)取得 收款收據(jù)。第十六條 采購(gòu)的報(bào)銷時(shí)限為一個(gè)月，自收到貨物或服務(wù)后一個(gè)月內(nèi)，在此期限內(nèi)，采購(gòu)部或策控中心須及時(shí)取得相應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票等合格憑據(jù)辦結(jié)報(bào)銷手續(xù)。 超 過(guò)報(bào)銷期而不及時(shí)報(bào)銷者，公司將予以處罰，有借款掛賬者，財(cái)務(wù)直接從其工資 中扣除。第五章對(duì)

6、零星采購(gòu)的特殊規(guī)定第十七條公司資產(chǎn)采購(gòu)以集團(tuán)集中采購(gòu)方式為主，零星采購(gòu)方式為輔。第十八條 零星采購(gòu)分為正常業(yè)務(wù)和例外業(yè)務(wù)。正常業(yè)務(wù)適用于品種繁雜、單價(jià) 較低、單次采購(gòu)的金額較小、不適于集團(tuán)集中采購(gòu)的輔材或低值易耗品的采購(gòu)。例外業(yè)務(wù)適用于因不易購(gòu)買、偶然情形、特殊原因等發(fā)生的單次采購(gòu)的數(shù)量較小、 單次采購(gòu)金額較小、不適于集團(tuán)集中采購(gòu)的主材或固定資產(chǎn)的采購(gòu)以及其他特殊 情形的采購(gòu)，例外業(yè)務(wù)須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。第十九條 一個(gè)項(xiàng)目所需一種材料預(yù)算在人民幣 3萬(wàn)元以上（含本數(shù)）的，原則 上須由集團(tuán)集中采購(gòu)，不得零星采購(gòu)，特殊情況除外。第二十條 零星采購(gòu)原則上須與供應(yīng)商簽訂合同，無(wú)法簽訂的可予以豁免。第

7、二十一條 零星采購(gòu)向供應(yīng)商付款，原則上單次購(gòu)買人民幣2000元以上須通過(guò) 銀行轉(zhuǎn)賬，確實(shí)無(wú)法采用銀行結(jié)算的，才可以現(xiàn)金結(jié)算。第二十二條 嚴(yán)禁相關(guān)部門編造理由化整為零，以零星采購(gòu)程序替代集團(tuán)集中采購(gòu)程序，從而規(guī)避集團(tuán)集中采購(gòu)的相關(guān)規(guī)定，若有發(fā)現(xiàn)將予以處罰。第二十三條 零星采購(gòu)的申購(gòu)：每月初，由各工程項(xiàng)目部根據(jù)施工進(jìn)度或?qū)嶋H需 求估算每月需零星采購(gòu)的材料品種、規(guī)格、數(shù)量，向公司材料采購(gòu)部提出申請(qǐng)， 說(shuō)明采取零星采購(gòu)方式的原因，并分別附列擬實(shí)施采購(gòu)的材料的供應(yīng)商或采購(gòu) 地。低值易耗品和固定資產(chǎn)的零星采購(gòu)由相關(guān)單位比照前述材料申購(gòu)辦理。第二十四條零星采購(gòu)的材料、低值易耗品或固定資產(chǎn)的入庫(kù)或驗(yàn)收手續(xù)同集

8、中采購(gòu)的對(duì)應(yīng)物資。第二十五條零星采購(gòu)業(yè)務(wù)可以申請(qǐng)備用金，以備現(xiàn)金結(jié)算之需。除了備用金之外，公司不批準(zhǔn)項(xiàng)目人員個(gè)人借款。 備用金須每月與財(cái)務(wù)結(jié)算一次，憑合格的憑 據(jù)報(bào)賬，未用完的及時(shí)辦理退還再借手續(xù)。第二十六條零星采購(gòu)的材料、低值易耗品或固定資產(chǎn)，報(bào)銷手續(xù)同集中采購(gòu)的 對(duì)應(yīng)物資。第二十七條 一個(gè)工程項(xiàng)目或一個(gè)部門一個(gè)月內(nèi)發(fā)生多次零星采購(gòu)行為的，可合 并報(bào)銷結(jié)算或沖賬，但每張報(bào)銷單據(jù)須注明購(gòu)買人，相同項(xiàng)目或部門的相同購(gòu)買 人的報(bào)銷單據(jù)整理到一起，從最遲一筆報(bào)銷單據(jù)的時(shí)間算起，報(bào)銷期限不超過(guò)一 個(gè)月，超期者不予報(bào)銷，特殊情況除外。第六章定期對(duì)賬制度第二十八條 為確保各類業(yè)務(wù)單據(jù)按時(shí)取得及保證與供應(yīng)商

9、賬目相符，財(cái)務(wù)部將 實(shí)行定期對(duì)帳制度：與公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人備查帳核對(duì)時(shí)間周期為每月一次，時(shí)間為次月5-15日；與供應(yīng)商對(duì)賬每季一次，核對(duì)范圍為當(dāng)季季內(nèi)與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè) 務(wù)往來(lái)的單位，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與相應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)調(diào)取得對(duì)方業(yè)務(wù)往來(lái)賬單（需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務(wù)或業(yè)務(wù)公章），并最遲于次月10日前交財(cái)務(wù)部往來(lái)會(huì) 計(jì)處，由往來(lái)會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)核對(duì)并作核對(duì)情況備查記錄。第二十九條 凡業(yè)務(wù)經(jīng)辦人未設(shè)立業(yè)務(wù)備查賬或賬目不清，導(dǎo)致公司與供應(yīng)商未 能按時(shí)完成對(duì)賬工作的，公司將予以處罰；特殊情況經(jīng)當(dāng)事業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出申請(qǐng)， 財(cái)務(wù)部確認(rèn)的除外。第七章附則第三十條 本制度由材料采購(gòu)部、工程運(yùn)營(yíng)中心、財(cái)務(wù)管理中心聯(lián)合解釋 第三十一

10、條 本制度經(jīng)總裁簽發(fā)之日起執(zhí)行。附件一：公司的工程物資分類表:材料 類別序 號(hào)材料子類核算范圍備注工程主 材01板材附飾類石材、陶瓷、玻璃、墻紙、地毯、布 藝等價(jià)值低的放輔材核算02鋼材龍骨類鋼筋、龍骨等03家具類門、窗、沙發(fā)、床、柜子等04粘合材料類石膏、油漆、涂料、水泥、石灰等05電子電器電氣類電視、冰箱、空調(diào)、電梯；燈具、管 線、開關(guān)、插座等06潔具類馬桶、浴缸等07管道材料給、排水管道。配件08其他主材特定材料工程輔 材01緊固件類各類螺絲、墻釘、在工程施工中起到 緊固做用的（除主材、周轉(zhuǎn)）以外的 各種材料02輔助五金電器項(xiàng)目臨時(shí)用水、用電產(chǎn)生的各種五金、 電器材料03其他輔助材料除五金、電器以外的價(jià)值低廉的材料、低值易 耗品01工器具鉗子、螺絲刀、工程檢測(cè)尺等各類儀 器器具02辦公家具辦公桌、椅子、電話、文件柜等各類 辦公用品設(shè)施此辦公家具是在項(xiàng)目部辦公 所用而非工程施工中所需的 家具材料，一定要切記分開03勞保用品安全貓、口罩、手套、滅火器、安全 防護(hù)用品、設(shè)施等各項(xiàng)在工程中