房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理辦法

1、第一條管理部門：集團(tuán)人力及公共事務(wù)中心或各城市公司均設(shè)立檔案室，由專人/檔案管理員負(fù)責(zé)檔案工作。第二條歸檔范圍：包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料（簡稱文件） ：1、管理文件：集團(tuán)各單位在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括各類公文。2、立項(xiàng)文件：包括可行性報(bào)告、合作合同、章程等文件及政府部門關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的各種批復(fù)文件等。3、證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照文件等。4、資信文件：驗(yàn)資、審計(jì)、評估、權(quán)屬等報(bào)告文件等。5、合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同文件等。6、征地建設(shè)文件7、規(guī)劃報(bào)建文件8、竣工驗(yàn)收文件9、聲像信息類：集團(tuán)具有重要價值的照片、錄音、錄像、電子文件等。

2、第三條 收集歸檔：1、堅(jiān)持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合的原則。2、凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦人員應(yīng)在辦理完畢一個工作日內(nèi)將原件及時歸檔，不得私自留存。3、工程項(xiàng)目文件在各階段形成過程中，有關(guān)人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集整理，不遺漏，不丟失，保證全套資料能夠真實(shí)、完整齊全地向檔案管理部門移交歸檔4、一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的重要的有價值的文件資料， 由主辦部門收集存檔，會議文件由會議主辦部門收集存檔。5、歸檔的文件材料必須完整，層次分明，符合其自然形成規(guī)律，保持文件之間的聯(lián) 系，科學(xué)分類、立卷和編目，便于查找和利用。在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間系統(tǒng)排列，一般批復(fù)

3、在前，請示在后；正本在前，副本在后；如有大型圖表或大于十六開的張頁時，要進(jìn)行技術(shù)折疊成A4大小。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)在復(fù)文年立 卷，沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；跨 年度總結(jié)放在最后一年立卷；跨年度規(guī)劃放在第一年立卷；案件文件放在結(jié)案年 立卷。擬定案卷標(biāo)題要簡明、扼要，結(jié)構(gòu)完整，準(zhǔn)確反映出案卷的主要內(nèi)容，一般由責(zé) 任者、問題、名稱三部分組成。整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（15年-50年）、短期（15年以下）三種。確定檔案保管的基本原則是：對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔 案應(yīng)永久保存；對公司在一定時期內(nèi)

4、有利用價值的檔案分別為長期或短期保存， 介于兩種保管期限之間的檔案，具保管期限一律從長。6、密級的確定：絕密、機(jī)密、秘密集團(tuán)經(jīng)營發(fā)展中，直接影響集團(tuán)權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；集團(tuán)的規(guī)劃、集團(tuán)經(jīng)營情況、重要會議記錄為機(jī)密級；集團(tuán)人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、合同、協(xié)議、職員工資性收入、場或尚未 公開的各類信息及其它為秘密級。7、組卷:組具：封皮、封底、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案盒。封面填寫：案卷題名、編制單位。頁號打?。阂话阍谟蚁陆?，反面標(biāo)在左下角，照片檔案背面編號。卷內(nèi)目錄（附件一）的填寫：一般應(yīng)按時間順序排列、編號應(yīng)按文件實(shí)際編號填寫。備考表的填寫：注意使用碳素筆填寫。第四條檔案分類編號：

5、1、檔案管理部門應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類整理，編目歸檔，保證檔案利 用工作的順利進(jìn)行，分類原則如下：按項(xiàng)目分類按專業(yè)性質(zhì)分類按組織機(jī)構(gòu)分類按時間分類2、檔案分類編號詳見*檔案歸檔明細(xì)，任何新增/刪除/變更檔案分類編目等建議, 須經(jīng)集團(tuán)編閱后發(fā)布為執(zhí)行版本。為保持系統(tǒng)一致性，各城市公司不可各自制定編目。第五條檔案保存：1、檔案室須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現(xiàn)險情， 須立即向人力行政部報(bào)告。2、禁止無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。3、資料檔案發(fā)生損毀丟失時，根據(jù)給公司所造成的損失大小按公司獎懲規(guī)定對責(zé)任 人進(jìn)行處罰。4、檔案管理人員應(yīng)及時做好電子檔案備份工作，所有備份須于

6、每月底最后一個工作日電郵人力行政部，待該部統(tǒng)一更新存檔。第六條 檔案借閱：1、借閱任何文件資料，辦理審批及借閱登記手續(xù)，填寫檔案借閱審批表， （附件二） ，并編制檔案借閱登記簿（附件三）歸還存檔時，必須逐卷、逐頁清點(diǎn)和檢查，經(jīng)雙方核準(zhǔn)后，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。2、借閱非機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借出原件（密件），須報(bào)城市公司總經(jīng)理/ 主管運(yùn)營總監(jiān)審批，借閱者要妥善保管所借資料，如發(fā)生泄密情況，借閱者承擔(dān)全部責(zé)任。3、辦理銀行貸款按揭所需的項(xiàng)目報(bào)建文件，證照文件及報(bào)建圖、報(bào)建審核書、辦理產(chǎn)權(quán)所需項(xiàng)目資料，須經(jīng)城市公司總經(jīng)理審批。4、所有合同、證照、規(guī)劃設(shè)計(jì)批復(fù)、批準(zhǔn)

7、書、報(bào)建圖、報(bào)建審核書等資料原件未經(jīng)城市公司總經(jīng)理批準(zhǔn)不得借出5、任何人借閱檔案原件，不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)在文件上作記號、涂改、污損、轉(zhuǎn)借等。7、借閱檔案者必須嚴(yán)守集團(tuán)機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給集團(tuán)造成損失者，將對其進(jìn)行處罰直致追究其法律責(zé)任。第七條借閱期限：短期使用資料借閱期不超過一周，長期使用資料不超過15 天，如確需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，必須經(jīng)原審批人批準(zhǔn)。第八條檔案移交：1、 如檔案需向政府部門如向城建檔案館移交，需將有關(guān)規(guī)定及檔案材料報(bào)城市公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案轉(zhuǎn)移交由人力行政部負(fù)責(zé)，各相關(guān)部門配合。2、 各部門每年度形成的檔案應(yīng)于下年度三月份以

8、前移交檔案室，填寫 檔案交接表（附件四） 。3、工程項(xiàng)目于項(xiàng)目結(jié)束移交檔案室。4、各城市公司與集團(tuán)各職能中心對接，集團(tuán)各職能中心與集團(tuán)檔案室對接。第九條 檔案銷毀：1、檔案在歸檔一定時期后，由城市公司總經(jīng)理/COO/CFO 組成的檔案鑒定小組對其中失去保存價值或超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。2、銷毀檔案應(yīng)填寫檔案銷毀審批表（附件五），經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)方可銷毀，并編制檔案銷毀清冊（附件六），3、銷毀檔案時必須到指定地點(diǎn)，由相關(guān)部門人員及人力行政部經(jīng)理同時在場監(jiān)督，以防檔案遺失和泄密。銷毀后，參與銷毀人員需在銷毀清冊上簽字蓋章。4、 會計(jì)檔案保管期限滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的

9、原始憑證不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。第十條 檔案室管理：1、集團(tuán)檔案室由專人進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)借閱、保管等管理工作。2、錄音帶、錄像帶、磁盤等要采取防磁措施，防止資料遭到破壞。3、對超期存檔的資料，由檔案室提出銷毀報(bào)告，經(jīng)有關(guān)部門審核和執(zhí)行總裁批準(zhǔn)，在有效監(jiān)督的情況下進(jìn)行銷毀。4、 各種檔案應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，檔案室應(yīng)通風(fēng)良好、切實(shí)做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。5、檔案

10、室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或有明火作業(yè)及電加熱設(shè)備的使用，防止火災(zāi)發(fā)生。第十一條違規(guī)責(zé)任1、對于不能履行崗位職責(zé)的檔案工作人員，兩次以上者予以通報(bào)批評。2、對于因工作失誤造成檔案腐蝕、缺損、丟失，為公司造成重大損失的檔案工作人員予以 500元至1000元的經(jīng)濟(jì)處罰。3、 對于由于部門負(fù)責(zé)人重視不夠引起的檔案工作失誤給公司造成重大損失的，直接其進(jìn)行警告處分及1000元至2000元的經(jīng)濟(jì)處罰。4、 如檔案借出后因保管不慎將文件遺失則調(diào)卷人負(fù)全部責(zé)任。檔案管理人員有義務(wù)協(xié)助其責(zé)成相關(guān)負(fù)責(zé)人盡快對該文件進(jìn)行補(bǔ)辦，同時對調(diào)卷人處以500元至1000元以內(nèi)的罰款。5、 、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使

11、用，按期返還，對于借閱期滿未辦理續(xù)借手續(xù)的，對當(dāng)事人處以500至 1000元的罰款。6、 對于不能按照規(guī)定及時將報(bào)送城建檔案館的檔案移交給檔案室的相關(guān)部門檔案工作人員，根據(jù)其對工程規(guī)劃驗(yàn)收、備案及入住進(jìn)度的影響程度處以200至 500元的處罰。7、 對于嚴(yán)格保密的檔案如出現(xiàn)泄密情況，則視其情節(jié)輕重程度追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。第十二條日常運(yùn)作所需之工作檔案，由各職能部門各自負(fù)責(zé)。具體內(nèi)容參照以下附表：附表1：檔案卷內(nèi)目錄附表2：檔案借閱審批表附表3：檔案借閱登記簿附表4：檔案交接表附表5：檔案銷毀審批表附表6:檔案銷毀清冊 附表7:檔案案卷目錄附表8:檔案跟蹤檢查表檔案卷內(nèi)目錄（附表一）第 頁

12、共 頁案卷號案卷題名保管期限起止日期卷內(nèi)頁數(shù)柜號順序號文件編號文件題名日期份數(shù)頁數(shù)備注1234567891011121314151617181920檔案借閱審批表（附表二）編號借閱人案卷密級件數(shù)借閱時間借閱周期最遲歸還時間借閱用途案卷檔號案卷內(nèi)容借閱人簽字借出經(jīng)辦人審批人簽字歸還人簽字歸還經(jīng)辦人檔案借閱審批表（附表二）編號借閱人案卷密級件數(shù)借閱時間借閱周期最遲歸還時間借閱用途案卷檔號案卷內(nèi)容借閱人簽字借出經(jīng)辦人審批人簽字歸還人簽字歸還經(jīng)辦人檔案借閱登記簿（附表三）廳P日期部門借閱人簽字審批人案卷案卷用途歸還人歸還續(xù)借備注題名簽字日期日期檔案交接表（附表四）廳P交接日期案卷名稱張數(shù)份數(shù)起至日期密級保管期限移交部門移交 人簽 字接受 人簽 字檔案銷毀審批表（附表五）銷毀編號銷毀數(shù)量保管期限銷毀申請人銷毀申請時間銷毀內(nèi)容及原因申請銷毀部門部門領(lǐng)導(dǎo)意見審批說明審批人鑒定小組意見審批說明審批人是否銷毀銷毀批準(zhǔn)時間監(jiān)毀人銷毀人備注檔案銷毀清冊（附表六）銷毀檔 案名稱檔案檔案