一天25小時(shí)_用Outlook2007管理時(shí)間

1、.一天25小時(shí) 用Outlook2007管理時(shí)間2007-04-11 09:49:56來(lái)源: it168網(wǎng)友評(píng)論 2 條 進(jìn)入論壇很多人都有這樣的體會(huì)，每天工作緊張而繁忙，卻又常常被指導(dǎo)突然下達(dá)的命令把方案打亂，郵件太多怎么也找不到想要的附件文檔，會(huì)議前的等待無(wú)奈又必須，到了下班時(shí)間才想起來(lái)還有幾項(xiàng)今天必須完成的任務(wù)。今天我就來(lái)幫助您解決這一困境，講解如何使用Outlook2007進(jìn)展有效的時(shí)間管理。一、顏色與后續(xù)標(biāo)記郵件信息快速標(biāo)注每天早晨翻開(kāi)Outlook，我們可能會(huì)收到大量的郵件：有些是指導(dǎo)分配的任務(wù)，有些是朋友發(fā)來(lái)的笑話，有些是同事提的問(wèn)題，有些是親友發(fā)來(lái)的祝福，還有一些是討厭的垃圾郵

2、件。我們是不是應(yīng)該仔細(xì)的閱讀每一封信逐一處理呢？我認(rèn)為不應(yīng)該這樣。我們應(yīng)該先預(yù)覽郵件，判斷郵件的重要程度，刪除垃圾郵件，回復(fù)容易處理的郵件。對(duì)一些需要大量時(shí)間去處理或者需要后續(xù)提醒的郵件，用Outlook 2007的顏色與后續(xù)標(biāo)記功能進(jìn)展標(biāo)記。在Outlook 2003中，顏色標(biāo)記和后續(xù)標(biāo)記是同一個(gè)概念。Outlook 2007中把他們分開(kāi)，變成兩個(gè)功能。其中，顏色標(biāo)記可以對(duì)顏色進(jìn)展選擇、對(duì)名稱(chēng)進(jìn)展修改，同一封郵件可以標(biāo)注多個(gè)顏色標(biāo)記，方便對(duì)郵件進(jìn)展詳細(xì)的規(guī)類(lèi)和管理。我們可以在顏色標(biāo)記的方框上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“所有類(lèi)別，在彈出的窗口中對(duì)顏色進(jìn)展命名。命名完后我們可以右鍵點(diǎn)擊顏色標(biāo)記的方框，選

3、擇合適這封信的顏色標(biāo)記。假如我們還需要對(duì)這封郵件的相關(guān)事件進(jìn)展后續(xù)工作，那么我們還需要添加后續(xù)標(biāo)記。后續(xù)標(biāo)記在Outlook 2007中不再僅僅是一個(gè)標(biāo)記而已，它被賦予了時(shí)間節(jié)點(diǎn)的概念。設(shè)置后續(xù)標(biāo)記的目的是提醒您在限定的時(shí)間內(nèi)完成后續(xù)工作。我們可以看到在對(duì)郵件設(shè)置后續(xù)標(biāo)記以后，“待辦事項(xiàng)欄和“任務(wù)中都相應(yīng)的增加了提醒，提示您在限定的時(shí)間內(nèi)完成該郵件的后續(xù)工作。假如這封郵件是一封會(huì)議的提醒郵件，我們可以直接拖動(dòng)它到待辦事項(xiàng)欄的日期上，選擇好相應(yīng)的時(shí)間，我們就可以看到相應(yīng)的會(huì)議安排，屆時(shí)Outlook會(huì)準(zhǔn)時(shí)提醒您參加。二、日歷合理安排各項(xiàng)時(shí)間預(yù)覽完郵件后我們還需要看一下自己的日歷，看看哪些事情是已

4、經(jīng)安排好的，哪些時(shí)間是空閑時(shí)間，可以用來(lái)處理今天的任務(wù)。在有Exchange效勞器支持的情況下，我們可以將日歷共享給同事，讓同事理解自己的時(shí)間安排，防止時(shí)間上的沖突。在日歷的左邊點(diǎn)擊“共享我的日歷，填寫(xiě)收件人進(jìn)展發(fā)送，就可以將日歷共享給同事。在沒(méi)有Exchange效勞器的環(huán)境下我們可以將日歷發(fā)布到網(wǎng)上，點(diǎn)擊“發(fā)布我的日歷，輸入Microsoft Live ID，選擇相應(yīng)的權(quán)限，將你的日歷信息通過(guò)E-Mail發(fā)送給想要查看的對(duì)象，即可完成日歷的發(fā)布。你還可以直接通過(guò)E-Mail將日歷發(fā)送給你的同事。點(diǎn)擊“通過(guò)電子郵件發(fā)送日歷，選擇要發(fā)送的日歷，再輸入接收人的郵件地址，點(diǎn)擊發(fā)送即可。為了防止在發(fā)布

5、和共享日歷中出現(xiàn)為難，我們可以通過(guò)建立多個(gè)日歷來(lái)進(jìn)展日程管理，比方我們可以建立一個(gè)公司日歷，建立一個(gè)私人日歷，將公私分開(kāi)進(jìn)展管理。新建日歷的方法很簡(jiǎn)單，只要在左側(cè)日歷上點(diǎn)擊鼠標(biāo)郵件，選擇“新建文件夾，彈出的窗口中命名為“私人日歷即可。日歷默認(rèn)是以并排形式顯示的，我們可以在右側(cè)的日歷選項(xiàng)卡上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“以重疊形式查看。這種形式下我們可以看到其它日歷以半透明的方式顯示在上面，便于我們安排合理的時(shí)間以防止沖突。三、任務(wù)今日事今日畢看完日歷后我們需要再看一下今天有什么任務(wù)需要完成，還有什么任務(wù)沒(méi)有添加上去，完善今天的任務(wù)列表。需要注意的是任務(wù)只能以天為單位，不能以小時(shí)為單位。假如要限定某時(shí)之前

6、完成需要使用日歷。在任務(wù)列表的空白欄中我們點(diǎn)擊右鍵，選擇新建任務(wù)，輸入主題、內(nèi)容和開(kāi)場(chǎng)完成時(shí)間即可。在Exchange的支持下，我們還可以跟同事共享我的任務(wù)列表。點(diǎn)擊“共享我的任務(wù)文件夾，在彈出的窗口中填入收件人，點(diǎn)擊發(fā)送即可。四、待辦事項(xiàng)欄工作信息一目了然做完這些時(shí)間僅僅過(guò)去半小時(shí)，這時(shí)我們就可以有條不紊的處理自己的郵件和任務(wù)了。Outlook 2007新增了待辦事項(xiàng)欄，處理郵件的同時(shí)能在右邊顯示日歷和任務(wù)，非常方便。五、郵件搜索即時(shí)搜索省時(shí)省力處理郵件時(shí)我們經(jīng)常會(huì)面臨找不到想要的附件的為難。Outlook 2007基于Windows Vista核心搜索技術(shù)的Windows Desktop Search，可以利用系統(tǒng)空閑時(shí)間對(duì)郵件進(jìn)展索引，實(shí)現(xiàn)即輸即搜特性，另外它還可以對(duì)附件的內(nèi)容進(jìn)展搜索。我們只要點(diǎn)擊搜索右邊的小雙箭頭，點(diǎn)擊“添加條件，選擇“附件內(nèi)