淺談秘書角色的定位-

1、淺談秘書的角色定位摘要進(jìn)入21世紀(jì),隨著我國改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的更加深入和信息化時代的到來,秘書工作者的角色也由傳統(tǒng)向多樣化轉(zhuǎn)變,文章從秘書一詞的定義而引出秘書的角色定位問題,了解社會對秘書工作者職業(yè)道德、工作倫理、社交禮儀及辦文、辦事能力的要求以及秘書工作者在與領(lǐng)導(dǎo)相處過程中產(chǎn)生的心理問題作出分析,以便更好的實現(xiàn)其角色的轉(zhuǎn)化,更好的融入工作環(huán)境,成為一名專業(yè)而成熟的秘書工作者。 關(guān)鍵詞 秘書;角色;定位進(jìn)入21世紀(jì),特別是中國假如WTO后,我國的改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的更加深入和信息化時代的到來,社會對秘書工作者的要求也隨之提高,而如何成為一名專業(yè)而成熟的秘書人員所需的第一步就是

2、做好秘書的角色定位工作。在社會中,有相當(dāng)大一部分人對秘書的角色存在著錯誤的理解,認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)的高級保姆,認(rèn)為其不需要專業(yè)的技能,學(xué)會察言觀色即可,而在現(xiàn)代社會中,方國雄教授曾經(jīng)在秘書學(xué)一書中提到:秘書是領(lǐng)導(dǎo)者,主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員,他們以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文、辦事等為主要這能,是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手。因此,秘書作為一種特定的社會角色,不僅有自己重要的工作內(nèi)容,而且有自己獨立的人格,秘書人員是依靠自己的知識、能力和勤奮的工作塑造自己的人格形象的,而秘書人員由于處在一個單位中的中樞位置,要參與單位的許多重要活動,秘書人員對外要聯(lián)系工作,接受文電處理信息等,對內(nèi)要

3、溝通、協(xié)調(diào)、組織會議、開展調(diào)研、也可以說是處在一種復(fù)雜的人際關(guān)系的樞紐中,因此有人形容秘書人員應(yīng)該是“眼觀六路,耳聽八方”的這并不是一種夸張,而是秘書工作的真實寫照,因此如何定位秘書角色成為其關(guān)鍵。而秘書的角色定位要從做人和做事做起。一、做人做人首先強調(diào)兩個方面,分別是人品和人樣,所謂人品就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng),俗話說:要做事先學(xué)做人,而在職場上強調(diào)的做人的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是職業(yè)道德。秘書人員的職業(yè)道德則顯得尤為重要,秘書是公司服務(wù)的辦公室人員,最關(guān)鍵的是要以公司為榮,為公司效力,為公司盡力,即所謂的“盡仁”、“盡義”、“盡禮”、“盡智”、“盡信”。有了這個態(tài)度秘書在本職崗位上將是兢兢業(yè)業(yè),任勞任怨

4、。在這個社會中,一旦走上崗位,去扮演一名秘書的角色,就必須民明白自己作為公司的一員,要遵守公司的職業(yè)道德,俗話說:“做一天和尚撞一天鐘”,一個負(fù)責(zé)任的和尚即使中午要還俗,早上該撞的鐘也不該漏,這就是職業(yè)道德、職業(yè)倫理,也是秘書人員所必須遵守的。如果你是賣瓜的,即便賣的是老板的瓜,既然拿了老板的薪水為他工作,就應(yīng)當(dāng)盡量說瓜甜,即便瓜不甜,也不該當(dāng)著顧客的面說“別買這瓜,其淡如水”。這么說,不是希望每個人都幫老板去賺不義之財,也不鼓勵大家去參加騙人的行當(dāng),“道不同,不相為謀”“君子絕交,不出惡聲”。你可以因為理念不同而求去,最少不能穿著人家的制服,站在人家的屋里,吃這人家的飯,卻砸人家的鍋,也許不

5、少剛走上工作崗位的年輕人年輕氣盛,接受不了這樣的結(jié)果,那么即便是選擇離開也要在位一天,遵守一天,職業(yè)道德是你作為一名秘書人人員走上工作崗位要遵守的第一條游戲規(guī)則,要遵守職業(yè)道德必須做到以下兩個方面:(一要遵守職業(yè)道德,必須時刻維護公司的利益和顧客的權(quán)益。(二要盡忠職守,維護工作崗位和工作伙伴的權(quán)益,不能吃里扒外,資奸通敵。其次,在人事問題上我們必須面白自己的身份,秘書職業(yè)只是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助人員,我們不能代替領(lǐng)導(dǎo)作出決策,這是很容易被忽視也是領(lǐng)導(dǎo)很忌諱的問題,所以不掛把你認(rèn)為你的決策是多么正確,領(lǐng)導(dǎo)的決定是多么的荒謬,我們能做的最多的只是在領(lǐng)導(dǎo)作出決策之前盡最大努力的提醒他,而不是你帶他作出決定

6、,即便事實證明你是對的,那你也休想再在他身邊待下去了。劉墉曾在其作品中提到這樣一則例子,張小姐是王經(jīng)理的一名秘書,張經(jīng)理遙望小姐發(fā)一封信給某公司,將其罵一頓,并稱其為騙子,后來張經(jīng)理發(fā)現(xiàn)使自己誤會了此家公司,要親自過去道歉,王小姐卻說不用了,那封信她沒寄,王經(jīng)理如釋重負(fù)的松了口氣,半晌,突然說“我當(dāng)時不是叫你立刻發(fā)的嗎?”張小姐淺笑:“是啊!但我才到您會后悔,所以壓下了?！薄皦毫巳齻€禮拜?”“對啊,您沒想到吧?“我是沒想到,可是我叫你發(fā),你怎么能壓,那么我叫你發(fā)南美的那封你也壓了?”“我沒壓,我知道什么該發(fā)什么不該發(fā)”“你做主,還是我做主?”王經(jīng)理沉聲問,后來,張小姐被記了一過,后到孫經(jīng)理的辦

7、公室訴苦,希望調(diào)到他的部門,“不急,不急!”孫經(jīng)理笑笑“我會處理?！备袅藘商?張小姐被開除了。我們肯定會說:明明張秘書挽救了公司,他們非但不感激,還恩將仇報,對不對,那么你錯了,正如王經(jīng)理所說-“你做主還是我做主”假使一個秘書,可以不聽命令,自由心證的把主管要他發(fā)出去的信壓了三個禮拜不發(fā),她豈不是成了主管?如果有這樣的“黑箱作業(yè)”以后交代他做事誰還可以放心?再進(jìn)一步說,自己部門的事,跑去跟別的主管抱怨,工作的忠誠又在哪里?如果孫經(jīng)理收了她。會不會跟王經(jīng)理對上,孫經(jīng)理會不會想“那天她會不會有倒伐,跟別人告我一狀?”所以,你必須明白,在不該佐助的時候做主,就得付出代價,還有你無論幫老板管了多少事情

8、,也不論老板多糊涂,甚至依賴你,到了沒你在,他連電話都不會博的地步,但他畢竟還是你老板,也早該他做主。此外,老板永遠(yuǎn)向著老板,就算工作上對立,你的魅力也不會大到讓他為了你與別的老板翻臉,因為老板在立場上也一致,正所謂一個不忠于自己老板的職員也不會得到別的老板的欣賞。所謂人樣,也就是職場禮儀。職場禮儀包括儀容、儀表、儀態(tài)。從你走進(jìn)公司的那天起,你的角色就發(fā)生了轉(zhuǎn)變,你已經(jīng)不再是每天素面朝天T恤、牛仔、運動鞋的學(xué)生,也不是每天濃妝艷抹、頭發(fā)五顏六色、大耳環(huán)、穿著暴露隨便的時髦女郎。作為一名秘書人員,往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份與外界接觸,秘書的整體形象象征了企業(yè)的形象,因此,塑造一個良好的秘

9、書形象,不僅給人于好感,而且有助于你的工作和提升公司的信用度。(一、儀容作為一名文秘人員一般不素面朝天,化妝是為了對自己容貌上的某些缺陷加以彌補,以期揚長避短,使自己更加美麗,更為光彩照人。經(jīng)過化妝之后,人們大多可以擁有良好的自我感覺,身心愉快,振奮精神,緩解來自外界的種種壓力,而且可以在人際交往中表現(xiàn)得更加放松,更為自尊、自信,更加瀟灑自如。在社交場合中,通過恰到好處的化妝,可以充分展示自己容貌上的優(yōu)點,維護自己的形象,反映一個人對某種活動的重視,因其他人好感,對他人表示尊重,而優(yōu)雅清淡的淡妝會增加你的自信心與親和力,更好的與對方溝通。(二、儀表儀表多指穿衣。服裝被稱為人的“第二肌膚”,其可

10、美化人體,揚長避短,展示個性,反映精神面貌,體現(xiàn)生活情趣,發(fā)揮多種裝飾性功能?？鬃釉?jīng)說過:“人,不可不飾,不飾無貌,無貌不敬,不敬無禮,無禮不立。”其“飾”則指服裝,而在一般生活中,別人對你的第一印象取決于你的服裝,在企業(yè)中,尤其作為一名代表上司與公司形象的秘書人員,在服飾上的要求則更加嚴(yán)格,它是社交取得成功的重要前提,因此,在公司或與外界溝通適應(yīng)船公司規(guī)定的制服、套裝、套裙、工作服等。注重著裝的系統(tǒng)性,整體考慮精心搭配。著裝是整個部分應(yīng)各個部分相呼應(yīng)、配合。在整體上盡可能的完美和諧,恪守服裝本身約定俗成的搭配,并且好的職業(yè)服飾應(yīng)具有實用性、審美性和象征性等職業(yè)服飾的基本特征,能體現(xiàn)人的責(zé)任

11、與義務(wù),使人產(chǎn)生莊重、自尊的心理,并且利落、大方、干練,更一波的客戶的信任。但此時必須注意一點,在服裝上也有禁忌,風(fēng)頭切不可蓋過老板,遵守自己的秘書角色。(三、儀態(tài)儀態(tài),強調(diào)的是坐姿、站姿、及走姿的問題,要做到站有站相,坐有坐姿,行有風(fēng)度,因為儀態(tài)是一個人意識的直接顯露的直接反映,也是外界對一個人的形象、氣質(zhì)、修養(yǎng)判斷的一大方面。因此,作為一名秘書人員,并且是時時帶邊上司與公司形象的職業(yè)秘書來說,優(yōu)雅的儀態(tài)顯得尤為重要,在很多時候,它甚至?xí)且还P生意成敗的決定因素,收起你自以為?？?、另類、帥氣的姿態(tài)將肆無忌憚的大笑變成優(yōu)雅的微笑,優(yōu)雅的儀態(tài)會讓你在與外界的溝通和社交上大大提分,增加你的魅力與親

12、和力,增加你業(yè)務(wù)成功的幾率。二、做事做事即在企業(yè)中的辦事能力,隨著時代發(fā)展的要求,對秘書要求掌握的技能也越來越嚴(yán)格,因此一名合格的秘書人員必須具備以下基本能力:(一、寫作能力(辦文能力辦文在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運行及保管利用,因此寫作成了秘書工作極為重要的內(nèi)容,即使在信息化時代的今天。并且要求秘書在撰文的基礎(chǔ)上學(xué)會網(wǎng)絡(luò)化的文字處理技術(shù),采用以計算機為主要工具的秘書辦文也是領(lǐng)導(dǎo)和管理者不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。秘書撰文應(yīng)注意以下幾點:1、明卻自己代筆者的地位,明確表明組織或領(lǐng)導(dǎo)意圖,不摻雜個人情感。2、準(zhǔn)確使用規(guī)范文種,選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類并嚴(yán)格按照其格式要求草擬成文。3、要選用準(zhǔn)確莊重的語言表

13、達(dá),并且充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)的個人風(fēng)格及現(xiàn)場氛圍。4、要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求反復(fù)修改。5、要一據(jù)可靠,禁止違法。只有這樣,才能不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)與組織對執(zhí)筆秘書的信任。(二、執(zhí)行能力執(zhí)行能力在秘書的工作中主要表現(xiàn)為辦事與辦會能力。1、辦會辦會是秘書的一項經(jīng)常性工作,不僅要求能夠操辦具體的會務(wù)工作,而且還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖擬定大中型會議的籌備計劃,具有組織會務(wù)工作有序進(jìn)行的管理和協(xié)調(diào)能力,作為一名剛走上工作崗位的秘書人員,應(yīng)虛心向本單位的老職工學(xué)習(xí),掌握會務(wù)管理技巧,諸如會前擬定會議籌辦方案和應(yīng)急方案;檢查審核會議狀況并及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通;匯中隊會議進(jìn)展、經(jīng)費使用的監(jiān)督及對突發(fā)事件的處理;會后對會議的總結(jié)等等。2、辦事辦事是

14、秘書的重要任務(wù),要高效周密的按程序辦理日常辦公事務(wù)。如:辦公室環(huán)境管理、辦公室日常事務(wù)管理、辦公用品和設(shè)備管理及信息管理。還要忠誠可靠、不折不扣的完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種突發(fā)事件。領(lǐng)導(dǎo)活動安排往往是秘書的重要工作內(nèi)容,此項工作需要較強的組織協(xié)調(diào)能力和總結(jié)工作的經(jīng)驗。在管理信息網(wǎng)絡(luò)中,秘書往往處于樞紐位置,需要敏銳的洞察和敏捷的分析綜合能力,是上司得到一手的有效信息,便與其做出正確的決策,要有效的進(jìn)行人機配合具體操作管理信息系統(tǒng)的運作。在秘書辦事過程中,秘書人員要隨時接受指派去完成臨時交辦的工作,這就要求其準(zhǔn)確、規(guī)范、有序的完成交辦事項,并且積極、靈活、機敏、準(zhǔn)確把握辦事原則和領(lǐng)導(dǎo)意

15、圖。此外,秘書必須具有綜合性管理知識和綜合辦公能力,熟練掌握打字、速記、電腦操作、辦公室軟件、音響設(shè)備等專門技術(shù),只有這樣秘書在組織運轉(zhuǎn)中才能發(fā)揮應(yīng)有作用。從執(zhí)行能力看,其共組內(nèi)容都是具體而瑣細(xì)的,其作用在于減輕領(lǐng)導(dǎo)者的事務(wù)工作負(fù)擔(dān),要有熟練的辦公技巧,接待、應(yīng)對電話等方面的技巧,還要有良好的服務(wù)態(tài)度和敬業(yè)精神,注重禮儀,善于處理人際關(guān)系。(三、溝通能力成功溝通是秘書開展工作的基礎(chǔ),是人際環(huán)境產(chǎn)生活力的源泉,也是形成企業(yè)凝聚力的根本。而秘書的輔助性工作大多涉及辦文、辦事辦會,其具體的工作必須從有效的溝通開始,由此看來,秘書的溝通對象不外乎三種:上司、同事和客戶。秘書以上司溝通時應(yīng)在日常工作中摸清領(lǐng)導(dǎo)的脾氣、性格,尋找拾到的溝通方法,投其所好,但必須尊重領(lǐng)導(dǎo)的身份,尊重但不吹捧,請示但不過分依賴,主動但不越權(quán)。秘書與同時溝通有助于營造公司同事之間真的有好和諧信賴