記賬憑證的填寫及審核方法(0603定稿)

1、記賬憑證的填寫及審核一、記賬憑證的根本要求根據(jù)?會(huì)計(jì)根底工作標(biāo)準(zhǔn)?第五十一條規(guī)定，記賬憑證的 根本要求是：一記賬憑證的內(nèi)容必須具備：填制憑證的日期；憑證編號(hào)；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要；會(huì)計(jì)科目； 金額；所附原始憑證張數(shù)；填制憑證人員、稽核人員、記賬人 員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或者蓋章。收款和付 款記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或者蓋章。以自制的原始憑證或者原始憑證匯總表代替記賬憑證的， 也必須具備記賬憑證應(yīng)有的工程。二填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證進(jìn)行連續(xù)編號(hào)。 一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要填制兩張以上記賬憑證的，可以采用分?jǐn)?shù)編 號(hào)法編號(hào)。三記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或者根據(jù) 假設(shè)干張同類原始憑證

2、匯總填制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填 制。但不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬 憑證上。四除結(jié)帳和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證 外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如果一張?jiān)紤{證涉及 幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后 面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編 號(hào)或者附原始憑證復(fù)印件。一張復(fù)始憑證所列支出需要幾個(gè)單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)當(dāng)將 其他單位負(fù)擔(dān)的局部，開給對(duì)方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。 原始憑證分割單必須具備原始憑證的根本內(nèi)容：憑證名稱、填 制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽 名或者蓋章、接受憑證單位名稱、 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)

3、容、數(shù)量、單價(jià)、 金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r等。分割單公格式按核算中心原來下發(fā) 的執(zhí)行。五如果在填制記賬憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤時(shí)，可以用 紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬 憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證字樣。如果會(huì)計(jì)科目沒有 錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，也可以將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差 額，另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用 紅字。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張 更正的記賬憑證。六記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額

4、數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處 劃線注銷。說明：此項(xiàng)用于手工做賬。二、記賬憑證摘要的填寫“摘要即摘錄其要點(diǎn)的意思。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核算中，摘要 的用途比擬廣泛，而其中又以記賬憑證摘要的應(yīng)用頻率最高， 因?yàn)樗跁?huì)計(jì)核算中起著承上啟下的作用，十分重要。記賬憑 證摘要就是在記賬憑證中用文字或數(shù)字對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行 簡(jiǎn)要說明，它是看賬、用賬、查賬人員從記賬憑證上了解和反 映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的途徑和手段。一記賬憑證摘要的填寫要求寫好記賬憑證摘要是會(huì)計(jì)的根底工作之一，既是一種記 賬技術(shù)，也是財(cái)務(wù)人員駕馭會(huì)計(jì)語言的表達(dá)，因此，作為一名 合格的會(huì)計(jì)，應(yīng)該認(rèn)真、標(biāo)準(zhǔn)、正確地填寫記賬憑證摘要。其 根本要求包括以下幾個(gè)方

5、面：1. 編寫要“簡(jiǎn)而“明所謂簡(jiǎn)明，即簡(jiǎn)單明了。太過于簡(jiǎn)的摘要，不能把經(jīng)濟(jì)內(nèi) 容表達(dá)清楚。因此要在計(jì)算機(jī)設(shè)定的摘要字?jǐn)?shù)內(nèi)，抓住重點(diǎn)， 將經(jīng)濟(jì)內(nèi)容盡可能全面地表述出來。例如：車間*借購柴油款5000元。摘要為*借購柴油款，而不 能為*借款，更不能為借款。2. 編寫要準(zhǔn)確編寫時(shí)要對(duì)反映不同經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的同一張記賬憑證，每項(xiàng)經(jīng) 濟(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)一個(gè)摘要，不能籠統(tǒng)使用同一個(gè)摘要?，F(xiàn)行的 借貸記賬法和會(huì)計(jì)根底工作標(biāo)準(zhǔn)允許編制一借多貸、一貸多借 以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會(huì) 計(jì)電算化軟件，一般都具有“修改摘要的功能，為準(zhǔn)確編寫記 賬憑證摘要提供了條件。例如：總經(jīng)理王金良借4000元去北

6、京開會(huì)，回來報(bào)賬時(shí)， 差旅費(fèi)開支1500元；會(huì)務(wù)費(fèi)開支500元；購經(jīng)營方面圖書用 去1500元；退回余款 500元。其摘要應(yīng)按每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄分別編寫為：王金良報(bào)北京開會(huì)差旅費(fèi)； 王金良報(bào)會(huì)務(wù)費(fèi)；王金良報(bào)資料費(fèi)； 王金良還借差旅款。 特別強(qiáng)調(diào)的是，用銀行存款開支的經(jīng)濟(jì)業(yè) 務(wù)，對(duì)應(yīng)銀行存款科目的摘要，必須反映收款單位名稱，便于 銀行存款賬同銀行對(duì)賬單的核對(duì)。3.更正錯(cuò)賬摘要標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)?會(huì)計(jì)根底工作標(biāo)準(zhǔn)? 的要求，對(duì)記賬后的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤串戶、串行，用紅字沖銷原錯(cuò)誤憑證 時(shí)的摘要為“注 銷某月某日某號(hào)憑證，同時(shí)，用藍(lán)字編寫正確的記賬憑證 時(shí)摘 要為“訂正某月某日某號(hào)憑證。對(duì)只有金額錯(cuò)誤

7、的會(huì)計(jì)分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時(shí) 摘要為“調(diào)整某月某日某號(hào)憑證。如果所修改的是往年的錯(cuò)誤憑 證，那么，在“某月某日前務(wù)必加上“某年字樣。在此說明一點(diǎn)， 在注銷、訂正或調(diào)整某張錯(cuò)誤憑證的同時(shí)，應(yīng)在被修改的記賬憑證摘要的下面須注明“該憑證在某月某 日某號(hào)憑證已更正的標(biāo)記，表示該憑證已被修改完畢。二記賬憑證摘要的填寫方法針對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，記賬憑證的摘要內(nèi)容應(yīng)突出說 明對(duì)本項(xiàng)業(yè)務(wù)較為重要因素，處理不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)強(qiáng)調(diào)不同 的要素單項(xiàng)或要素組合，具體可以概括為五個(gè)要素：1摘要要突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體。2摘要內(nèi)容應(yīng)相應(yīng)強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為實(shí)施對(duì)象。3摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間。4摘要內(nèi)容應(yīng)突

8、出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生地點(diǎn)。5摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原因。除上述外，書寫憑證摘要時(shí)，同時(shí)還應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：1. 強(qiáng)調(diào)單項(xiàng)要素選擇的同時(shí)，又要注意多個(gè)要素的組合針對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，書寫記賬憑證摘要時(shí)應(yīng)突出說 明相對(duì)本項(xiàng)業(yè)務(wù)較為重的要素，即強(qiáng)調(diào)單項(xiàng)要素。日常會(huì)計(jì)工 作中，記賬憑證的“摘要描述上容易出現(xiàn)文字過于簡(jiǎn)單、表述 不清的情況，這主要是由于忽略了單項(xiàng)要素的重要性。例1 :車間技術(shù)員張某出差返回公司報(bào)銷差旅費(fèi)480元。不完整的寫法為：“差旅費(fèi)報(bào)銷這種寫法過于簡(jiǎn)單，忽略 了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體車間技術(shù)員張某，容易造成會(huì)計(jì)科目使 用上的混淆。在這里 點(diǎn)明行為主體，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在核算時(shí)是記 入“制

9、造費(fèi)用賬戶還是“管理費(fèi)用賬戶的關(guān)鍵。正確的寫法應(yīng)為：“車間技術(shù)員張某差旅費(fèi)，顯而易見，該項(xiàng)經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要突出了行為主體Wh-車間技術(shù)員。例2: 3月份第8號(hào)憑證誤將300元應(yīng)記入“原材料賬戶 記入了“周轉(zhuǎn)材料賬戶，現(xiàn)予以更正。不完整的寫法為：3月份第8號(hào)憑證有誤，現(xiàn)予以更正。 該摘要是對(duì)錯(cuò)誤憑證作出更證的記錄，如能突出錯(cuò)賬的原因， 即強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原因，那么會(huì)更完整。因此正確的寫法應(yīng)為：3月份第8號(hào)憑證科目用錯(cuò)，現(xiàn)予以更正。注重多要素的組合。在一些較為復(fù)雜或特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，強(qiáng) 調(diào)兩個(gè)或兩個(gè)以上要素組合顯得尤為重要。例3:收到工商銀行根本存款賬戶第四季度存款利息100元，已存入銀

10、行賬戶。不完整的寫法為：“收銀行存款利息。這種寫法存的問題是： 一是企業(yè)的存款賬戶一般不至一個(gè)，因此有必要說是明是哪家 銀行；二是利息有不同的時(shí)間段， 有必要說明其屬于哪個(gè)期間。 根據(jù)“經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生時(shí)間的組合，正確的寫法為：收到*賬戶第四季度利息。2. 用好代寫符號(hào)和縮略用語，練就遣詞造句的能力為書寫便捷，提高效率，在書寫摘要中通?？梢圆捎靡恍?代用符號(hào)或縮略用語，如：?jiǎn)蝺r(jià)可以用 表示，噸、千克等計(jì) 量單位可用“T Kg 等代替。單位名稱在不影響表達(dá)和正確理解 的前提下，也可采用縮略語，如：“中國銀行可縮寫為“中行從語文的角度來說，書寫摘要就是造句。因此作為摘要書 寫的造

11、句，必須符合邏輯標(biāo)準(zhǔn)和語法習(xí)慣，否那么，容易產(chǎn)生缺 主語、缺謂語、缺賓語、主謂搭配不當(dāng)、動(dòng)賓搭配不當(dāng)、主賓搭配不當(dāng)?shù)日Z法錯(cuò)誤。例4:某公司向本公司投入設(shè)備一臺(tái)，價(jià)值38000元。錯(cuò)誤書寫：“設(shè)備一臺(tái)。這種書寫缺少主語和謂語，應(yīng)將形 成一臺(tái)設(shè)備的原因在摘要中指出，陳述的對(duì)象，即主語，在此 句中不可省略。同時(shí)，設(shè)備是如何取得的，應(yīng)增加謂語動(dòng)詞“投 入。正確的寫法為：“某公司投入調(diào)設(shè)備一臺(tái)。例5:公司向某文化用品商店購入賬簿、紙張等辦公用品計(jì)480元，以現(xiàn)金支付。錯(cuò)誤的寫法：“付辦公用品。這種寫法動(dòng)賓搭配不當(dāng)， 付款 的只能是錢，不能是實(shí)務(wù)。正確的寫法：付辦公用品款。3. 考慮登記明細(xì)的需要手工賬會(huì)

12、計(jì)核算中，如記賬憑證的摘要，如果文字過于簡(jiǎn)單，工程填寫不齊全，不僅不能全面反映該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來 龍去脈，而且也會(huì)給明細(xì)賬的登記帶來不便。因此，在書寫記 賬憑證摘要時(shí)還應(yīng)考慮登記明細(xì)的需要，針對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù) 和不同性質(zhì)的科目，摘要書寫也應(yīng)有所側(cè)重，不能機(jī)械地平等 對(duì)待。例6:生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用 A材料1200公斤，單位本錢80元， 金額96000元；生產(chǎn)乙產(chǎn)品領(lǐng)用 B材料700公斤，單位本錢 50元，金額3500元。不完整寫法：生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用材料。雖然該摘要也簡(jiǎn)單的概括了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，但給原材料明細(xì)賬的登記帶來了不便， 因?yàn)樵牧厦骷?xì)的格式為數(shù)量金額式，不僅要記總金額，還要 登記數(shù)量和單價(jià)，如果此

13、摘要，登記明細(xì)賬時(shí)只能查原始憑證， 費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。標(biāo)準(zhǔn)的寫法：生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用 A料1200Kg ,80; 乙產(chǎn)品領(lǐng)用 B材料700Kg，50。當(dāng)然，“摘要書寫時(shí)考慮登記明細(xì)的需要，不是說對(duì)每項(xiàng) 經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的描述都要面面具到，這樣只會(huì)浪費(fèi)不必要的人力， 加大核算工作量，不利于提高會(huì)計(jì)工作的效率。例7 :售給某公司A產(chǎn)品200件，單價(jià)500元，增值稅額 17000元，貨款共計(jì) 117000元，尚未收到。不恰當(dāng)?shù)膶懛ǎ菏劢o某公司 A產(chǎn)品200件，500元， 貨款未收到。這樣的書寫顯然考慮登記明細(xì)的需要，但是與原 材料明細(xì)賬不同的是，收入明細(xì)賬只需要登記總金額，不需要 登記數(shù)量和單價(jià)，該書寫顯得有些多此一

14、舉。標(biāo)準(zhǔn)的書寫為：售給某公司A產(chǎn)品一批，貨款未收。三記賬憑證摘要填寫所使用的句型1. 適用于個(gè)人或代表個(gè)人單位完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，記賬憑證摘要有：某某購或賒購某材料；某某購入設(shè)備無形資產(chǎn)； 某某報(bào)銷某地差旅費(fèi)；某某領(lǐng)取某月份補(bǔ)助費(fèi)；某某借某地差 旅費(fèi)；某某報(bào)銷培訓(xùn)費(fèi)用。2. 適用于會(huì)計(jì)人員辦理的會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，記賬憑證摘要有：提現(xiàn)金備用；提現(xiàn)發(fā)某月工資；支付 xx款項(xiàng)貨款；支 付XX費(fèi)用；歸還某單位 XX款材料款；預(yù)付單位XX貨 款；收XX公司預(yù)付款；上繳XX費(fèi)用；支付某月份稅金企業(yè)所得稅、營業(yè)稅、增值稅、城建稅、資源稅、消費(fèi)稅等； 結(jié)轉(zhuǎn)某某類賬戶余額；存現(xiàn)金 ；收到某單位款；交各種稅金； 交五險(xiǎn)一

15、金；交撥工會(huì)經(jīng)費(fèi)；預(yù)提借款利息；計(jì)算應(yīng)付利息。2. 本單位完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要有：銷售某產(chǎn)品原材料、周轉(zhuǎn)材料收入 ；讓售某設(shè)備或某項(xiàng)無形資產(chǎn)收入；某產(chǎn)品、某商品驗(yàn)收入庫；某原材料、某周轉(zhuǎn)材料驗(yàn)收 入庫；從XX銀行取得借款；還乂火銀行借款；向某基金會(huì)或 某組織捐款。3. 更正錯(cuò)帳需要正確填寫記賬憑證根據(jù)?會(huì)計(jì)工作根底標(biāo)準(zhǔn)?的要求，對(duì)記賬后的記賬憑證 有更正時(shí)：1 發(fā)現(xiàn)科目錯(cuò)誤，用紅字沖銷原記賬憑證時(shí)的摘要為：“注銷X月X 日 X號(hào)憑證同時(shí)用藍(lán)字編寫正確的記賬憑證時(shí)摘要 為“訂正X月X 日 X號(hào)憑證2對(duì)只有金額存在錯(cuò)誤的記賬憑證，在編制或調(diào)整數(shù) 字差額的憑證時(shí)摘要為“調(diào)整X月X 日 X號(hào)憑證3 如果修改的是往年的錯(cuò)誤憑證，那么在“X月X日 前務(wù)必加上“X年字樣。值得注意的是： 在注銷、訂正或調(diào)整某張錯(cuò)誤憑證的同 時(shí)，應(yīng)在被修改記賬憑證的摘要下面手工注明“該憑證在日X號(hào)憑證已更正的標(biāo)記，表示該憑證已被更正完畢。三、記賬憑證的審核記賬憑證填制后，必須經(jīng)過審核無誤后，才能據(jù)以登記賬簿。記賬憑證審核的主要內(nèi)容有