加強(qiáng)企業(yè)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的途徑

1、Legal Sys t em A n d Soc i e t yi 蓋 籀 . j 占 毒 土 金 己 008. 1口 (中 略 搽 力 口 強(qiáng) 企 業(yè) 會 計(jì) 電 算 化 內(nèi) 部 控 制 昀 途 徑潘華摘要會計(jì)電算化內(nèi)部控制建設(shè)是隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運(yùn)用而逐漸發(fā)展起來的,對其深入 研究,將使電算化會計(jì)獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展,也使得電算化會計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、完善。本文探討了加 強(qiáng)企業(yè)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的具體途徑。關(guān)鍵詞企業(yè)會計(jì)電算化內(nèi)部控制中圖分類號 :F 232文獻(xiàn)標(biāo)識:A 文章編號:1009. 0592(200810-26001會計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)

2、技術(shù)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技 術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱。內(nèi)部控制是單位為了保證其資產(chǎn)的安 全、完整,提高會計(jì)信息質(zhì)量,提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管 理方針而制定和實(shí) 施的一系列方法、措施和程序。電 算化會計(jì)信息系 統(tǒng)環(huán)境 下的內(nèi)部控制 是內(nèi)部會計(jì)控 制的特殊形式 。企業(yè)在建立 了電 算化 會計(jì)系統(tǒng) 后,由于 會計(jì)電算 化具有工 作的自動(dòng) 化、程序 化特點(diǎn), 各 種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理統(tǒng)一執(zhí) 行,會計(jì)基本數(shù)據(jù)的來源和處理方 式、會計(jì)管理操作形式以及會計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限等都發(fā)生 了變化,使傳統(tǒng)職 權(quán)分割的控制作用近于消失,信息 載體的改變及其 共享程度的 提高,又使手工系統(tǒng)以

3、記賬規(guī)則為核心的控制 體系失效, 如不及時(shí)調(diào)整將形 成內(nèi)部控制隱患。因此,必須順應(yīng) 會計(jì)電算化的發(fā) 展潮流,進(jìn)一步完善企業(yè)的內(nèi)部控制 制度,才能充分發(fā)揮會計(jì)電算化 的高效性 及準(zhǔn)確性,為 企業(yè)經(jīng)營決策 提供高質(zhì)量的 信息。一、 確立預(yù)防為 主、重點(diǎn) 突出的內(nèi) 部控制原 則目前我國 已經(jīng)頒布的有關(guān) 會計(jì)電算化國 家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主 要有財(cái) 政部 1994年頒布執(zhí)行的會計(jì)電算化管理辦法、會計(jì)核算軟件基本 功能 規(guī)范、 會計(jì)電 算化工作 規(guī)范和 商品化 會計(jì)核算 軟件評審 規(guī) 則等 。企事業(yè)單位 必須遵循財(cái)政 部或各省財(cái)政 廳制訂的標(biāo)準(zhǔn) 和規(guī) 范,深入調(diào)查研究,制定科學(xué)、全面的內(nèi)部控制制度體系,包括符合

4、標(biāo) 準(zhǔn)和規(guī)范的開發(fā)和 審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件 制造商、系統(tǒng)的 文件資料和流程圖 、系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計(jì)等等。各 種制度的安排應(yīng) 以預(yù)防為主,盡量 減少各種事故和舞弊發(fā)生的可能性 。同時(shí),會計(jì)電 算化環(huán) 境下內(nèi)部控制 的重點(diǎn)應(yīng)為職 能部門與計(jì)算 機(jī)數(shù)據(jù)處理部 門并 重。二、嚴(yán)格控制會計(jì)核算質(zhì)量以確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確會計(jì)核 算控制是電算 化系統(tǒng)內(nèi)部 控制中的重 要內(nèi)容,是會 計(jì)預(yù) 測、決策、分析的基礎(chǔ)。因此,必須保證賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性、真 實(shí)性。原始憑證在 錄入前,其相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須經(jīng) 過審查,通過審 查的憑證要簡明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入;不正確的業(yè)務(wù)要更正或刪 除。所有業(yè)務(wù)都必 須

5、嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度,充分保證計(jì) 算機(jī)賬務(wù)處理不 錯(cuò)不亂。會計(jì)數(shù)據(jù)輸出必須核對輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì) 業(yè)務(wù)是否一致。同 時(shí),要認(rèn)真做好會計(jì)數(shù)據(jù)日備份和 月末備份的雙重 備份制度。嚴(yán)格控制會計(jì)核算質(zhì)量是防范和化解企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重 要環(huán)節(jié),必須引起高度重視。三、嚴(yán)格對機(jī)構(gòu)和人 員的管理與控制制定相應(yīng)的組織和管理控制制度,明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制。 對系統(tǒng)所有崗位職 責(zé)范圍要清楚,做到不相容職務(wù)的 分離,各崗位間 要有一 定的內(nèi)部牽制 作保障。會計(jì) 系統(tǒng)中不相容 的職務(wù)指系統(tǒng) 開發(fā) 與系統(tǒng)操作:數(shù)據(jù)維護(hù)管理與電算審核:數(shù)據(jù)錄入與系統(tǒng)檔案管理等。 會計(jì)電算化工作崗位可分為基本會計(jì) 崗位和電算化會

6、計(jì)崗位,各崗位 人員應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)工作,比如出納不得兼任錄入、記賬、審核、 檔案保 管等工作:審 核人員對其他 操作人員錄入 的會計(jì) 的 準(zhǔn)確作者簡介:潘華,中國電信股 份有限公司恩施分 公司。260 性、合法性、合理 性進(jìn)行審核,但無權(quán)修改數(shù)據(jù)等。 通過內(nèi)部職責(zé)分 工,實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為,補(bǔ)救不相 容職能集中化的不足。四、采取有效措施確保會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全目前,企業(yè) 在會計(jì)電算化進(jìn)程中主 要存在的問題是數(shù)據(jù) 的安全保 密性差,這也正是 企業(yè)內(nèi)控制度中最薄弱的環(huán)節(jié)。會 計(jì)電算化中數(shù)據(jù) 的安全受到的威脅主要有:不可控制的自然災(zāi)害;非預(yù)期的、不正常的 程序結(jié)

7、束操作造成 的故障;存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì) (如磁盤 部分或全部 遭到破壞;用戶非法讀取、執(zhí)行、修改、刪除、擴(kuò)充和遷移各種數(shù)據(jù)、索 引、模式、子模式和程序等,從而使數(shù)據(jù)遭到破壞、篡改或泄露;使用、 維護(hù)人員的錯(cuò)誤或疏忽;利用計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪:計(jì)算機(jī)病毒侵入等。 因此,必須確保會 計(jì)信息系統(tǒng)的安全,采用各種方法 保護(hù)數(shù)據(jù)和計(jì)算 機(jī)程序,以防止數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞。主要包括:實(shí)體安全控制、硬 件安全 控制、軟件 安全控制、 網(wǎng)絡(luò)安全控 制和病毒的 防范與控制 等。 五、建立健全電算化 會計(jì)檔案管理制度為更有效地做好 電算化會計(jì)檔案管理工作,必須根 據(jù)電算化會計(jì) 檔案特點(diǎn),分別做好會計(jì)檔案的收集、保存、

8、利用等方面的工作。一是 按會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定,對實(shí)行會計(jì)電算化后的會計(jì)檔案以計(jì) 算機(jī)打印的書面形式并經(jīng)會計(jì)主管 和系統(tǒng)管理員簽章后予以保存。 二是建立會計(jì)信息 資料的各份制度,對重要會計(jì)信息 資料實(shí)行多級備 份。三 是妥善保管存 有會計(jì)信息的 磁性 (光 介質(zhì) 。做到定期檢 查和 復(fù)制,防止 由于磁性介質(zhì)損壞使會計(jì) 檔案丟失。四是嚴(yán)格 查閱制度, 對確因工作需要調(diào) 用會汁檔案的,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批 ,由會計(jì)主管監(jiān) 閱。六、充分 發(fā)揮審計(jì)人員的功 能作用查錯(cuò)防 弊一直是審計(jì) 工作的一項(xiàng) 重要職能。 審計(jì)人員對付 計(jì)算 機(jī)舞弊可以在兩個(gè) 方面發(fā)揮作用:一是在審計(jì)中直接 查出計(jì)算機(jī)舞弊 案;二是在審核和 評估內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點(diǎn),提請被 審計(jì)單位改善內(nèi) 部控制制度,通過 完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來預(yù)防、查出和 處理計(jì)算機(jī)舞弊 活動(dòng)。前一種是直 接作用,后一種是間接作用,即預(yù) 防作用。由于現(xiàn) 代審計(jì)是以內(nèi)部控 制系統(tǒng)為基礎(chǔ)的,在評價(jià)內(nèi)部控制 基礎(chǔ)上進(jìn)行抽樣 審計(jì),加之計(jì)算機(jī) 審計(jì)水平的限制,計(jì)算機(jī)舞弊有可 能從審計(jì)人員手 中漏掉,因而預(yù)防作用遠(yuǎn)比直接作用更大。會計(jì)電算化內(nèi)部控制建設(shè)是隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化 信息系統(tǒng)的普及運(yùn) 用而出現(xiàn)發(fā)展起來的,對其深入研 究,將使電算化 會計(jì)獲得進(jìn)一步完 善和發(fā)展,也使得電算化會計(jì)環(huán)境 下的內(nèi)部控制制 度不斷地調(diào)整、完 善。采取