文件收發(fā)管理制度

1、山東益康集團（藥業(yè)）公司文件收發(fā)管理規(guī)定一、目的為進一步加強公司各類文件資料的收發(fā)管理工作，提高工作效率，并明確管理職責；結合公司實際情況，制定本管理規(guī)定。二、適用范圍公司所有文件資料，包括工程資料、圖紙、內外部文件、函件等。三、職責公司所有文件資料，由公司各職能部門專人負責擬發(fā)、收集、整理后，統(tǒng)一交公司辦公室檔案室歸檔保管，具體操作根據檔案管理規(guī)定標準執(zhí)行；四、發(fā)文管理規(guī)定及流程 （一）發(fā)文規(guī)定各類文件擬稿后進行審核簽發(fā)。公司各類發(fā)文均由所屬部門負責擬稿排版及校對，送公司主管領導核稿。以公司名義對外文件由行政副總經理核稿；各部門對外文件由分管經理核稿；公司各部門間的往來文件由行政副總經理核稿

2、；公司各種一般事務性文件，由下發(fā)部門負責人核稿；公司各種規(guī)章制度由相關部門負責人、分管副總經理會審，總經理定稿。其次進行會簽、發(fā)送。文稿審核會簽后，分別呈送相關領導審定批準簽發(fā)。公司行政公文、規(guī)章制度，在行政副總經理、總經理署意見后，由總經理或董事長簽發(fā)；公司一般事務性文件由分管領導簽發(fā)，重要文件由副總經理以上領導簽發(fā)。經各位領導審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送辦公室存檔。發(fā)文日期以領導簽發(fā)日期為準。發(fā)文編號由辦公室文員按年份依流水號碼一文一號編列。（二）發(fā)文字號編排 1.以公司名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號統(tǒng)一編排為以下格式：（1）公司簡稱的大寫英文縮寫（YK）+發(fā)布年號（四

3、位數）+順序號（三位數）；（2）以公司名義發(fā)文，統(tǒng)一由辦公室負責擬文及編號，經相關部門領導審核，董事長批準后發(fā)出；（3）以部門名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號統(tǒng)一編排為以下格式：發(fā)文部門名稱發(fā)文字號編排備注技術部YKJS+（發(fā)布年號）（四位數）+文件分類+順序號（三位數）質量部YKZL+（發(fā)布年號)（四位數）+文件分類+順序號（三位數）財務部YKCW+（發(fā)布年號）（四位數）+文件分類+順序號（三位數）經營部YKJY+（發(fā)布年號）（四位數）+文件分類+順序號（三位數）外貿部YKWM+（發(fā)布年號）（四位數）+文件分類+順序號（三位數）行政部YKXZ+（發(fā)布年號）（四位數）+文件分類+順序號（三位數）生

4、產部YKSC+（發(fā)布年號）（四位數）+文件分類+順序號（三位數）工程部YKGC+（發(fā)布年號）（四位數）+文件分類+順序號（三位數）（三）文件分類1.制度、規(guī)定：根據公司經營管理的實際需要，由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規(guī)章制度；2.決定：對重大事項做出的決定按排；3.通知：發(fā)布或公布公司各項制度，傳達相關部門、人員或單位需要周知的事項；4.通報：表彰先進，批評錯誤，借以教育員工；傳達重要精神或情況；5.通告：在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項；6.報告：下級向上級匯報工作，反映情況、提出建議意見或答復上級的詢問；7.請示：向上級部門請求請示、批準；8.批復：答復相關部門（單位）的請

5、示；9.意見：對相關問題提出意見或處理辦法；10.函：相關部門（單位）之間的相互商洽工作、詢問和答復問題或相關部門（單位）的請求批準和審批事項；11.會議紀要：記載和傳達會議情況。（四）發(fā)文格式發(fā)文格式參照山東益康集團（藥業(yè)）公司公文規(guī)范及管理辦法執(zhí)行。五、收文管理規(guī)定文件的接收，應依如下原則接收：5.1檢查文件的文本及附件是否完整，做好簽收登記；5.2文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦；5.3登記接收文件時應注意記錄清楚來文單位，接收時間，主送部門等；5.4文件接收后應及時送達相關人員傳閱或辦理；5.5將最后處理過的文件分類、整理、及時歸檔保管。附表3：文件收發(fā)登記表六、附則本規(guī)定由辦公室負責擬訂及相關解析。山東益康集團（藥業(yè)）公司文件呈批表發(fā)文部門單位文件編號發(fā)文日期擬稿人文件標題【內容摘要】【部門審核意見】【分管領導意見】總經理審批呈批經辦： 存檔部門：附