信息和檔案管理

1、銀川市全球基金艾滋病項目銀川市全球基金艾滋病項目信息和檔案管理要求信息和檔案管理要求銀川市疾病預防控制中心銀川市疾病預防控制中心全球基金艾滋病項目辦全球基金艾滋病項目辦苗志峰苗志峰2010年年5月月13日日主要內容主要內容l信息管理信息管理u 工作通訊u 工作簡報u 項目文件l檔案管理檔案管理u 歸檔資料u 歸檔形式u 歸檔要求一、信息管理一、信息管理信息發(fā)布信息發(fā)布基本要求基本要求l建立信息審核發(fā)布制度、明確分工和職責建立信息審核發(fā)布制度、明確分工和職責。 省、市和縣級信息聯(lián)絡員和信息審核人。l聯(lián)絡員信息逐級上報備案。聯(lián)絡員信息逐級上報備案。 縣級信息聯(lián)絡員名單報市級備案；4月1日前 市級信

2、息聯(lián)絡員名單報省級備案；4月1日前 省級信息聯(lián)絡員名單報國家級備案。 4月1日前l(fā)縣、區(qū)（市）級項目執(zhí)行機構：縣、區(qū)（市）級項目執(zhí)行機構：每月結束后5日內，挑選項目工作通訊，經編輯、審核后，發(fā)至銀川市項目辦。郵件標題為縣、區(qū)（市）項目通訊。郵箱地址：l市級項目執(zhí)行機構：市級項目執(zhí)行機構：活動結束后3個工作日內完成，經本級審核人審核后，根據需要發(fā)布于網站、報紙、廣播等媒體，并反饋給本級相關單位和人員。工作通訊要求工作通訊要求工作簡報要求工作簡報要求l市和縣級項目執(zhí)行機構：市和縣級項目執(zhí)行機構： 每季度制作一期電子版工作簡報，用以全面反映本級項目工作進展，篇幅不限。u縣級：縣級： 每季度后的5個工

3、作日內，編寫上季度項目電子版工作簡報，報市級項目執(zhí)行機構，并同時反饋至本級有關部門和人員。u市級：市級： 每季度后的7個工作日內，編寫上季度項目工作簡報電子版，報自治區(qū)項目辦，并同時反饋至本級有關部門和人員。有條件者，上傳至市級相關機構網站。項目文件要求項目文件要求根據自治區(qū)項目辦制定的相關工作規(guī)范。根據自治區(qū)項目辦制定的相關工作規(guī)范。 各類技術方案、會議資料和培訓課件，根據各類技術方案、會議資料和培訓課件，根據轄區(qū)情況，經編輯、審核后，供學習與交流。轄區(qū)情況，經編輯、審核后，供學習與交流。 每年每年11月，各級項目執(zhí)行機構，編寫本級艾月，各級項目執(zhí)行機構，編寫本級艾滋病防治進展報告（滋病防治

4、進展報告（3-4頁），提交本級艾滋病頁），提交本級艾滋病防治工作委員會防治工作委員會/艾滋病防治領導小組，供相關艾滋病防治領導小組，供相關成員參閱。成員參閱。二、檔案管理二、檔案管理p歸檔資料分類歸檔資料分類l常規(guī)資料：常規(guī)資料：管理制度、收文、發(fā)文、工作計劃和總結、報表、財務管理資料、設備供應品管理資料、項目工作動態(tài)/簡報/通訊、項目協(xié)議、會議記錄等。l項目活動資料：項目活動資料：會議、培訓、專題活動、招標、參加上級或其它部門或單位組織的活動、督導評估。l業(yè)務資料：業(yè)務資料：感染者/病人個人檔案、各業(yè)務領域管理和技術操作流程相關資料、技術指導方案、培訓教材和其它參考資料。l宣傳材料宣傳材料歸

5、檔資料歸檔資料常規(guī)資料常規(guī)資料l管理制度：管理制度：組織管理、財務管理及經費使用、設備供應品管理、請示報告、定期例會、檔案管理、信息管理和督導評估以及項目官員工作職責及分工等。l收文：收文：上級單位或其它部門的文件和公函（包括重要的電子郵件函）。及時登記，轉交相關人員傳閱、批示、簽字后歸檔。收文可以按照發(fā)文部門分類，每類按收到的時間排序。l發(fā)文：發(fā)文：本級發(fā)出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等。按發(fā)文時間排序。歸檔資料歸檔資料常規(guī)資料常規(guī)資料l工作計劃和總結工作計劃和總結：項目季度和年度工作計劃、總結，各類項目進展報告?？砂吹貐^(qū)分類，每類按時間排序。l項目報表：項目報表：包括季度和年度

6、要求上報的項目進展報告和財務報表?？梢园凑盏貐^(qū)分類，每類按時間排序。l財務管理資料：財務管理資料：財務報告、審計報告等，按相關會計制度歸檔。l設備供應品管理資料：設備供應品管理資料：出入庫記錄、庫存報告等，按時間排序。歸檔資料歸檔資料常規(guī)資料常規(guī)資料l項目工作通訊項目工作通訊/簡報：簡報：國家、省、市和縣各級項目管理單位編寫的項目工作信息報道?？梢园凑站帉憜挝环诸?，每類按時間排序。l項目協(xié)議：項目協(xié)議：與項目執(zhí)行單位簽署的協(xié)議。l會議記錄會議記錄/紀要：紀要：包括上級下發(fā)的會議紀要，本級例會的會議記錄和項目執(zhí)行機構其他重要會議的會議記錄。歸檔資料歸檔資料活動資料活動資料l歸檔原則：歸檔原則：按

7、領域分類，集中保存。按領域分類，集中保存。l會議、培訓班資料：會議、培訓班資料：請示報告、通知、會議日程、簽到冊、講話稿、講義、總結（時間、地點、參與人員、主要目的、內容、效果評價等）、預算和決算等其它相關資料。l專題活動資料：專題活動資料：請示報告、項目活動計劃和實施方案、實施過程材料、督導評估、活動總結、預算和決算以及聲像資料、新聞報道等。歸檔資料歸檔資料活動資料活動資料l招標項目資料：招標項目資料：項目計劃書、審核意見、協(xié)議書、項目實施方案、實施過程材料、督導評估材料、活動總結、預算和決算以及聲像資料、新聞報道等。l參加上級或其他部門組織的活動資料（參加上級或其他部門組織的活動資料（包括

8、會議、例包括會議、例會、座談會和討論會等）：會、座談會和討論會等）：通知、日程安排、其它相關材料、活動總結（時間、地點、參與人員、活動內容、主要產出等）、出差報告等。歸檔資料歸檔資料業(yè)務資料業(yè)務資料l感染者感染者/病人個人檔案：病人個人檔案：包括感染者檢測報告、確證報告、個案流行病學調查資料、定期隨訪/咨詢記錄、定期體檢記錄、抗病毒治療情況等。l業(yè)務領域管理和技術操作流程相關資料業(yè)務領域管理和技術操作流程相關資料：監(jiān)測和檢測、VCT、高危行為干預、抗病毒治療、預防性治療、關懷/支持/救助等原始記錄和其他資料，可以在具體實施的部門或機構保存。l技術指導方案和培訓教材等技術指導方案和培訓教材等：各

9、類現行的技術指導方案或手冊等。歸檔形式歸檔形式l紙質檔案：以檔案盒（袋）的形式保存。紙質檔案：以檔案盒（袋）的形式保存。l聲像資料檔案：指與項目有關的聲音、圖像和聲像資料檔案：指與項目有關的聲音、圖像和影像資料，各類資料可以根據不同的載體形式影像資料，各類資料可以根據不同的載體形式分別保存。分別保存。l電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像電子文件檔案：包括所有電子版的文檔和聲像資料，可以保存在硬盤或光盤內。資料，可以保存在硬盤或光盤內。歸檔要求歸檔要求l及時歸檔，定期整理：及時歸檔，定期整理：每年歸檔的資料應于次年3月底前按照年度和分類立卷裝訂。按時間排列，依次編寫頁碼，并逐件填寫卷內文件目錄。l建立檔案信息一覽表：建立檔案信息一覽表：針對不同保存形式的資料，應分別建立檔案信息一覽表，詳細說明存檔資料的內容，包括分類信息（包括檔案盒/袋編號、類別、序號等）和資料信息（名稱、數量、