計算機應(yīng)用基礎(chǔ)word改版

1、第3章 Word2003文字處理3.7 Word2003的應(yīng)用3.7.1 行政管理3.7.1.1公文排版按發(fā)文與收文對象間關(guān)系的不同，可將公文分為上行文、下行文和平行文。對于這些公文的版面都有詳盡的規(guī)范化要求。“GB-T 9704-1999國家行政機關(guān)公文格式”（以下簡稱“GB”）是專門針對公文（包括上行文、下行文和平行文）的國家標(biāo)準(zhǔn)。其中，上行文和下行文的發(fā)文和收文對象之間是上、下級的關(guān)系，“GB”對它們的眉首做出了一些較特殊的要求；平行文所針對的收文對象是與行文對象同一級別或是公司、機關(guān)內(nèi)部使用的文件，因此在版面上要求相對簡單，但也需遵守相應(yīng)的規(guī)范。在“GB”中將組成公文的各要素劃分為眉首

2、、主體、版記三部分，置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱為眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。如圖所示。眉首主體主體版記文檔編輯區(qū)（版心）右邊距（即：翻口）下邊距（即：地角）上邊距（即：天頭）左邊距（即：訂口）GB公文規(guī)范各公文通用規(guī)范頁面要求紙張標(biāo)準(zhǔn)A4紙，即210mm297mm公文用紙?zhí)祛^（上邊距）37mm1mm公文用紙訂口（左邊距）28mm1mm版心尺寸156 mm225mm（不含頁碼）頁碼距版心7mm每頁行數(shù)22行每行字符數(shù)28個漢字正文要求字號3號字體仿宋體眉首的規(guī)范發(fā)文機關(guān)標(biāo)識文字上邊緣至版心上邊緣80mm（上行文）

3、；25mm（下行文和平行文）字體小標(biāo)宋體顏色紅色文字大小小于22 mm15mm（高寬）段落對齊居中發(fā)文字號位置標(biāo)識下空2行字體仿宋體字號3號段落對齊居中發(fā)文字號下的反線位置距發(fā)文字號下邊緣4mm顏色紅色尺寸與版心等寬，即156mm主體標(biāo)題位置反線下空2行字體小標(biāo)宋體字號二號段落對齊居中行距二號字高度加二號字高度的7/8主送機關(guān)位置標(biāo)題行下空1行段落對齊左對齊正文段落縮進左空2字符成文日期位置右空4字符版記主題詞位置左對齊字體“主題詞”三個字用黑體，其他用小標(biāo)宋抄送段落縮進左、右各縮進1字符第2行內(nèi)容對齊第1行抄送機關(guān)名稱印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期段落縮進左縮進1字符右縮進1字符，印發(fā)日期右對齊所有項目

4、下加反線，長度為貫穿版心頁碼字號四號格式數(shù)字兩邊加“-”位置單頁右側(cè)縮進1字符，雙頁左側(cè)縮進1字符數(shù)字兩邊的橫線距離版心7mm注：對字體、字號沒有做特殊要求的，均按三號仿宋體設(shè)置。例1.對文檔“關(guān)于建立技術(shù)培訓(xùn)學(xué)校的請示”的上行文進行排版。第1步，進行頁面設(shè)置。注意：對版心（即頁面中間錄入文檔內(nèi)容的區(qū)域）尺寸的設(shè)置可能需要進行計算。（1）在【頁邊距】選項卡中設(shè)置上、下、左、右頁邊距分別為：【上】37mm【下】297mm-225mm-37mm=35mm【左】28mm【右】210mm-156mm-28mm=26mm（2）【紙張】選項卡中選擇【紙張大小】為A4。（3）【版式】選項卡中設(shè)置頁碼（即頁腳

5、）距紙張下邊界的距離為35mm-7mm=28mm，以滿足頁碼距版心為7mm的要求。 （4）【文檔網(wǎng)格】選項卡中【指定行和字符網(wǎng)格】設(shè)置每行28字符，每頁22行。單擊【字體設(shè)置】按鈕，在【字體】對話框中選擇字體為仿宋體，字號為三號。【注】：以上設(shè)置為標(biāo)準(zhǔn)公文頁面規(guī)范，若需經(jīng)常制作標(biāo)準(zhǔn)公文，可在【文檔網(wǎng)格】選項卡中單擊【默認】按鈕，將上述設(shè)置好的文檔保存到word的默認模板“Normal.dot”中，以后新建的空白文檔的頁面將會自動被設(shè)置為標(biāo)準(zhǔn)公文的頁面。第2步，對發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的設(shè)置?！癎B”要求文字上邊緣至版心上邊緣80mm，文字大小必須小于22 mm15mm（高寬）。（1）將發(fā)文機關(guān)標(biāo)識文字的

6、字號設(shè)為62磅。1磅=0.353毫米；1毫米=2.835磅。據(jù)此計算出標(biāo)識文字的字號應(yīng)為22mm2.835=62.37磅，因“GB”中要求標(biāo)識文字高度要小于22mm（62.37磅），所以應(yīng)設(shè)為62磅。文字顏色設(shè)為紅色。（2）將標(biāo)識文字字體設(shè)為“小標(biāo)宋體”（需安裝“方正小標(biāo)宋簡體”字體）。（3）將標(biāo)識文字的縮放百分比設(shè)為68%。因“GB”中要求文字的高、寬比為15mm22mm0.68。（4）設(shè)置標(biāo)識文字段前80毫米，行距22毫米，居中。第3步，制作發(fā)文字號下的反線?！癎B”要求這條直線距發(fā)文字號下邊緣4mm。選中發(fā)文字號所在的行，在【格式】/【邊框和底紋】對話框中，給此段下面加一條紅色1.5磅的

7、單線，然后再單擊【選項】按鈕，打開【邊框和底紋】對話框，在【下】的后面錄入【4毫米】。例2.對文檔“關(guān)于建立技術(shù)培訓(xùn)學(xué)校的批復(fù)”的下行文進行排版。對于下行文眉首而言，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識文字的段前間距需設(shè)置為25毫米外，其余的規(guī)定與上行文相同。下面僅就主體、版記和頁碼進行設(shè)置。第1步，設(shè)置主體內(nèi)容格式?！癎B”要求標(biāo)題段的行距為二號字高度加二號字高度的7/8。在【字體】和【段落】對話框中按規(guī)范要求設(shè)置字體和段落的相關(guān)格式。需注意標(biāo)題段的行距應(yīng)設(shè)置為【固定值】41.25磅或14.56mm。因二號字對應(yīng)的磅值為22磅（字號和磅值的對應(yīng)關(guān)系可參看附錄2）或7.766mm，計算得行距為：（1+78）22=

8、41.25磅 或 （1+78）7.766mm=14.56125mm。第2步，制作版記文本的縮進。標(biāo)準(zhǔn)公文的版記都位于整個公文的最后一頁，版記的最后一行要素位于公文（不含附件）最后一頁的最后一行。一般情況下版記分為三個部分：主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。（1）主題詞部分按要求設(shè)置字體。（2）抄送部分的字體、字號與正文相同。將此段落左、右縮進1字符，懸掛縮進3字符。（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期的處理。首先，輸入印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期“省人民政府2007年12月2日”，將此段的左、右各縮進1字符，將光標(biāo)置于在“府”字后按下Tab鍵，插入一個制表符。然后，選中該制表符（或?qū)⒐鈽?biāo)置于“府”和“2”之間）

9、，打開【格式】/【制表位】對話框，在【制表位位置】下的框中輸入【27字符】，【對齊方式】選擇為【右對齊】，單擊【設(shè)置】按鈕確認此制表位，如圖所示。【確定】后就能看到印發(fā)日期自動右對齊了?！咀ⅰ恳驗闃?biāo)準(zhǔn)公文中一行是28個字符，此行右縮進了1個字符，所以從頁面最左邊到需要對齊的右縮進位置處正好是第27個字符。第3步，用繪圖工具中的直線制作主題詞下方的反線。不能采用眉首處的邊框制作方法，因版記中設(shè)置了左右縮進。（1）用繪圖工具欄中的直線工具在主題詞段落的下方畫一條直線。注意：畫直線后，會看到線條所在的段落前面出現(xiàn)“”的標(biāo)記，它是圖形的鎖定標(biāo)記，表示圖形將隨所對應(yīng)的段落移動而移動?！咀ⅰ浚盒柙凇竟ぞ摺?/p>

10、/【選項】中的【視圖】選項卡中將“格式標(biāo)記”全部顯示出來才能看到圖形的鎖定標(biāo)記。（2）在直線上雙擊，打開【設(shè)置自選圖形格式】對話框，在【大小】選項卡中將直線的寬度設(shè)為156毫米（因為版心寬度為156毫米）。（3）進入【版式】選項卡，單擊【高級】按鈕打開【高級版式】對話框，在【圖片位置】選項卡中，【水平對齊】設(shè)為左對齊，【相對于】【頁邊距】；【垂直對齊】下選擇【絕對位置】為【段落】，【下側(cè)】設(shè)為【10毫米】（因上行文的版心高度為225mm，22行/頁，一行高度為225mm2210mm）；勾選【鎖定標(biāo)記】復(fù)選框（將反線的“”標(biāo)記鎖定在“主題詞”段落）。（4）選中反線，按住Shift鍵（讓復(fù)制的線條

11、與原線條保持垂直對齊），按住鼠標(biāo)右鍵拖動到抄送段落的下方?！鞠聜?cè)】設(shè)為【30毫米】（即距離主題詞段落的距離）。（5）同樣的方法，將線條再復(fù)制一次，放到印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下方即可。第4步，制作標(biāo)準(zhǔn)公文頁碼。（1）單擊【插入】/【頁碼】，在【頁碼】對話框中，設(shè)置【位置】為【頁面底端（頁腳）】，【對齊方式】為【外側(cè)】。單擊【格式】按鈕，設(shè)置“-1-，-2-，-3-”格式的頁碼。（2）設(shè)頁碼字號為四號。（3）選擇【文件】/【頁面設(shè)置】，進入【頁面設(shè)置】對話框的【版式】選項卡，勾選【奇偶頁不同】復(fù)選框，將頁碼設(shè)為奇偶頁不同。（4）在奇數(shù)頁頁腳中，選中頁碼所在的圖文框，打開【圖文框】對話框，水平位置錄入【

12、25字符】，垂直位置錄入【227毫米】，完成奇數(shù)頁的頁碼居右空1個字符。（5）在偶數(shù)頁頁腳中，選中頁碼所在的圖文框，打開【圖文框】對話框，水平位置錄入【1字符】，垂直位置錄入【227毫米】，完成偶數(shù)頁的頁碼居左空1個字符。例3.利用雙行合一制作聯(lián)合發(fā)文。在工作中，有時因處理某件事情會涉及多個部門，故這些部門會聯(lián)合在一起，以其中一個部門為主來下發(fā)文件，對于這種多部門聯(lián)合發(fā)文的情況，在下發(fā)的公文眉首要同時反映出多部門的名稱。與單一部門的發(fā)文相比，聯(lián)合發(fā)文的不同之處在于眉首中發(fā)文機關(guān)標(biāo)識名稱的制作。雙行合一的方法適用于聯(lián)合發(fā)文的部門僅為兩個的情況。第1步，在文檔中錄入發(fā)文機關(guān)標(biāo)識文字“市物價局市教育

13、局文件”，選中這些文字后，單擊菜單【格式】/【中文版式】/【雙行合一】，打開【雙行合一】對話框，確定即可。第2步，按前面所講的設(shè)置眉首中發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的方法，對標(biāo)識文字進行字體、字號、居中、段前空等設(shè)置。【注】：如果兩個發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字數(shù)不同，則在【雙行合一】對話框中，使用空格對字數(shù)較少的標(biāo)識文字進行調(diào)整，如圖所示。例4.用表格制作多部門聯(lián)合發(fā)文。第1步，在文檔中插入一個9行2列的表格，將第2列單元格合并，分別錄入相關(guān)文字。第2步，選中第1列，單擊【格式】工具欄上的（分散對齊）按鈕，設(shè)置第1列中所有單元格中的文本分散對齊。然后設(shè)置文本的字體、字號等。第3步，選中表格，選擇菜單【格式】/【邊框和底

14、紋】，將邊框設(shè)置為【無】，取消所有邊框線條。.2組織結(jié)構(gòu)圖的制作組織結(jié)構(gòu)圖是一種用于顯示結(jié)構(gòu)、明確層次和隸屬關(guān)系的示意圖，其應(yīng)用范圍非常廣泛，無論是在公司、單位，還是在機關(guān)、部門，都有它的用武之地。組織結(jié)構(gòu)圖通常是以樹狀圖形來展示各個層次的關(guān)系。例如下圖所示即某公司的組織結(jié)構(gòu)圖。第1步，選擇菜單【插入】/【圖示】，選中左上角的“組織結(jié)構(gòu)圖”后確定，會在文檔中插入一個按標(biāo)準(zhǔn)版式生成的雙層組織機構(gòu)圖，并自動打開“組織結(jié)構(gòu)圖”工具欄。第2步，單擊第2層中3個自選圖形里任意一個的邊框線，以選中該自選圖形，按Delete鍵將其刪除，此時，Word會自動選中余下2個自選圖形之一，再按一次Delete鍵。這

15、樣，原來第2層的三個圖形就只剩下一個了，也就完成了組織結(jié)構(gòu)圖第2層的創(chuàng)建，如圖所示，第3步，單擊選中第2層組織結(jié)構(gòu)圖，再單擊【組織結(jié)構(gòu)圖】工具欄上的“插入形狀”按鈕旁的下拉小箭頭，從打開的列表中選擇“下屬”即可實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)圖第3層的創(chuàng)建。如圖所示。第4步，重復(fù)第3步操作，創(chuàng)建出組織結(jié)構(gòu)圖的第4層自選圖形。其版式效果為【右懸掛】。如圖所示。選中第3層的圖形，單擊【組織結(jié)構(gòu)圖】工具欄上的【版式】按鈕，從下拉列表中選擇“標(biāo)準(zhǔn)”，如圖所示。這樣就將第4層的版式改成跟前3層相同了。第5步，用第4步的方法創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖第5層的一個圖形，然后將其選中，再單擊【組織結(jié)構(gòu)圖】工具欄上的“插入形狀”按鈕旁的下拉小

16、箭頭，從打開的列表中選擇“同事”即可。按F4可重復(fù)插入“同事”的操作，直到創(chuàng)建好組織結(jié)構(gòu)圖第5層的7個“同事”圖形。第6步，選中第5層左邊第一個圖形，插入“下屬”圖形，用此方法對第5層的每個需要添加下屬的自選圖形分別進行設(shè)置，完成整個組織結(jié)構(gòu)圖的創(chuàng)建。.3 制作和打印請柬例1. 分欄制作左右折頁的開幕請柬。第1步，設(shè)置請柬的頁面。打開【頁面設(shè)置】對話框，進入【紙張】選項卡，選擇紙張大小為【B5 182257mm】；然后進入【頁邊距】選項卡，首先設(shè)置【方向】為【橫向】，再設(shè)置【上】、【下】頁邊距的值為“30毫米”，【左】、【右】頁邊距的值為“15毫米”。第2步，單擊菜單【格式】/【分欄】命令，在

17、【分欄】對話框的【預(yù)設(shè)】下選中“兩欄”，選中“欄寬相等”，【間距】設(shè)為30毫米?！咀ⅰ恳驗樽笥翼撨吘嗟闹凳?5毫米，將分欄間距設(shè)置為左右頁邊距值的兩倍，這樣請柬折疊后的頁面就會基本對稱，整體效果更好。例2. 拼頁制作上下折頁的開幕請柬。第1步，設(shè)置請柬的頁面。打開【頁面設(shè)置】對話框，進入【紙張】選項卡，選擇紙張大小為【B5 182257mm】；然后進入【頁邊距】選項卡，在【頁碼范圍】下的【多頁】后單擊下拉小箭頭，單擊選中列表中的【拼頁】，再設(shè)置【頁邊距】的【外側(cè)】和【內(nèi)側(cè)】值為15毫米，【左】和【右】的值為30毫米?！咀ⅰ浚捍藭r的頁面只有正常B5一半大小。因為設(shè)置了拼頁效果，Word將一個豎向

18、頁面拆分成了上下兩部分，且這兩部分可以作為兩個頁面進行排版，只有在執(zhí)行打印命令時，Word才會將它們合并成一個頁面進行打印。即編排的兩頁頁面實際上只能算是一頁，在打印時，這兩頁將被同時打印在一張B5紙上。使用【拼頁】命令也能制作左右折疊的請柬，只需在【頁面設(shè)置】對話框中將頁面方向設(shè)為橫向即可。第2步，利用豎排文本框制作“樂山大佛”印章。第3步，利用表格或文本框制作豎排文字。第4步，制作豎向文本中的橫向數(shù)字。選中豎向的數(shù)字“2007”，單擊菜單【格式】/【中文版式】/【縱橫混排】命令。第5步，在其他計算機上直接原樣打印請柬。在【打印】對話框中勾選【打印到文件】復(fù)選框，在彈出的對話框中選擇好保存位

19、置和文件名，確定后將在所選路徑下生成一個后綴名為“*.prn”的文檔。將此文檔拷貝到裝有打印機的電腦上，在文件上點右鍵，選擇【打印】命令即可在沒有安裝Office的計算機上原樣打印。.4 制作常見會務(wù)標(biāo)識1. 座位簽的制作會議上的座位，通常都有面對面的座位安排，打印這種座位簽時，與會人員的名字也一定要對著打印才行，以保證自己和對面的人都能看到正常顯示的名字。第1步，在文檔中插入一個6行1列的表格，在2、5行單元格中輸入“XX中學(xué)2011年教師節(jié)座談會”，在1、6行單元格中輸入“領(lǐng)導(dǎo)席”，將3、4行空出來以增加2、5行之間的間隔距離。第2步，將第一行中的“領(lǐng)導(dǎo)席”三個字選中，設(shè)置字號為107磅，

20、單擊菜單【格式】/【中文版式】/【縱橫混排】命令，將單個文字從橫向變?yōu)榭v向。如圖所示。第3步，再次選中“領(lǐng)導(dǎo)席”三個字，選擇菜單【格式】/【文字方向】，在【文字方向】對話框中選擇第2行第1個選項框，將文字整體逆時針旋轉(zhuǎn)90，如圖所示。第4步，選中“領(lǐng)導(dǎo)席”三個字，選擇菜單【格式】/【字體】，在【字符間距】選項卡中，將縮放比例重新設(shè)為100%，最后對表格邊框和行高列寬進行設(shè)置即可完成。2. 特大字的打印一般會議都會在主席臺上拉一個橫幅，上面的字都很大，一個字的幅面通常為一張A3紙的大小，但打印機通常打印A4大小的紙張，為此可采用將一個字分開打印在兩張A4紙，然后將兩張紙拼合起來，實現(xiàn)用普通A4紙

21、打印特大字的效果。第1步，新建空白文檔，用插入藝術(shù)字的方法制作一個“歡”字。將其文字環(huán)繞方式設(shè)置為浮于文字上方。第2步，按住Shift鍵，配合鼠標(biāo)將藝術(shù)字“歡”按鎖定長寬的形式放大，直至“歡”字的上下字邊距離頁面僅1厘米，此時將看到“歡”字橫向超出了頁面范圍，無法完整顯示出來，如圖所示。第3步，按Ctrl+Enter鍵生成新的一頁（即第2頁），將“歡”復(fù)制到第2頁，要保證“歡”字在第1頁中未顯示到頁面范圍內(nèi)的右側(cè)部分能完整顯示在頁面內(nèi)。如圖所示。第4步，重新選中第1頁的藝術(shù)字“歡”，在字上點右鍵，選擇菜單【設(shè)置藝術(shù)字格式】，在對話框的【版式】選項卡中，單擊“高級”按鈕，在打開的【高級版式】對話

22、框中，選擇【圖片位置】選項卡，將【水平對齊】設(shè)為相對于頁邊距左對齊，【垂直對齊】設(shè)為相對于頁面居中，完成對第1頁藝術(shù)字“歡”的設(shè)置。第5步，用第4步的方法設(shè)置第2頁的“歡”，只是將【水平對齊】設(shè)為相對于頁邊距右對齊。所有設(shè)置都完成后，將這兩個“歡”字打印出來，然后粘合到一起，一個用于橫幅的特大字就完成了。3.7.2 人力資源.1 考勤管理文件中的編號與縱橫混排無論做什么工作，都需要遵守相應(yīng)的考勤制度，下面以某公司考勤管理制度文件為例介紹關(guān)于編號和縱橫頁面共存的排版。1. 標(biāo)題字符寬度的控制文檔的標(biāo)題有兩行，第2行的文字內(nèi)容較少，文字都聚在行的中間，看上去不突出。要將第2行文字均勻地間隔開，可以

23、使用【調(diào)整寬度】來實現(xiàn)。操作：選中第2行文字，單擊菜單【格式】/【調(diào)整寬度】命令，在【新文字寬度】后輸入“10字符”，確定。如圖所示。效果可參看“考勤管理制度_已排版.doc”文件。2. 用查找替換快速刪除手工編號在此管理制度中的各個條款，若采用手工編號，當(dāng)對制度進行修改時，增減條款或改動條款的位置都將引起編號的調(diào)整，因此，使用自動編號會給文檔修改帶來方便。要刪除已有的手工編號，可使用查找替換的方法來實現(xiàn)。按Ctrl+H組合鍵，打開【查找和替換】對話框，單擊【替換】選項卡，在【查找內(nèi)容】中錄入“第0-91,2條”，在【替換】框中什么也不錄入，勾選【使用通配符】復(fù)選框。單擊“全部”替換按鈕完成手

24、工編號的刪除。【注】：“0-9”表示所有阿拉伯?dāng)?shù)字，“1,2”指前面的數(shù)字出現(xiàn)的次數(shù)為1次到2次，整個查找內(nèi)容解讀為：查找“第”1個或2個數(shù)字“條”的內(nèi)容，代表空格（此處為全角空格）。特殊字符的含義參見附錄1。3. 給條款添加自動編號方法1. 一次性給所有條款添加自動編號。第1步，選中所有需要添加自動編號的段落，選擇菜單【格式】/【項目符號和編號】，在對話框中選擇【編號】選項卡，Word會自動選中一種編號形式。第2步，單擊“自定義”按鈕打開【自定義編號列表】對話框，在錄入框中刪除編號“1”后的小數(shù)點“.”，然后在編號“1”前錄入“第”，在編號“1”后錄入“條”。第3步，在【制表位位置】和【縮進

25、位置】處都錄入“3.5字符”?！咀ⅰ浚涸O(shè)置的【制表位位置】即設(shè)置條款編號后正文的起始位置，【縮進位置】實際是設(shè)置該段的懸掛縮進位置。方法2. 先完成第1個條款的編號添加，然后通過“格式刷”設(shè)置其他條款。雙擊“格式刷”按鈕可以反復(fù)使用。4. 正文與附件頁碼獨立編號。頁碼作用范圍默認是全文，當(dāng)某些頁需要單獨設(shè)置頁碼時，需要在文檔中插入分節(jié)符，才能單獨對這一節(jié)的每一頁設(shè)置不同的頁碼。文檔“考勤管理制度_已排版.doc”中，前兩頁的正文部分有頁碼，后兩頁的附表部分沒有頁碼，設(shè)置方法如下：第1步，給全文頁腳處加上形式為“-1-，-2-，-3-”的居中頁碼。第2步，將光標(biāo)定位到正文的最后，即“第15條”的

26、段末句號后，單擊菜單【插入】/【分隔符】命令，在對話框中選擇【分節(jié)符類型】中的“下一頁”選項，如圖所示。確定后將在光標(biāo)所在位置處插入一個分節(jié)符。第3步，雙擊第3頁的頁碼，進入頁眉頁腳的編輯狀態(tài)，在【頁眉和頁腳】工具欄中的（鏈接到前一個）按鈕上單擊，如圖所示，令按鈕彈起（非選中狀態(tài)），這樣就斷開了前后兩節(jié)間的鏈接關(guān)系。【注】：頁眉頁腳狀態(tài)下的這種鏈接關(guān)系，也就是一種前后繼承的關(guān)系。當(dāng)處于鏈接狀態(tài)時，后一節(jié)將繼承前一節(jié)的各種設(shè)置，包括頁眉頁腳中的段落、編號、圖片等；當(dāng)處于斷開鏈接狀態(tài)時，前后兩節(jié)就能互不影響的獨立進行設(shè)置。第4步，刪除第3頁的頁碼。5. 設(shè)置縱橫混排的頁面在制作文檔時，有時會遇到在

27、一篇文檔中既有豎向頁面，又有橫向頁面的情況，且頁碼還要求連續(xù)編號，又要讓不同頁面方向的頁碼都出現(xiàn)在同一位置。對于此類排版，可以通過分隔符輕松實現(xiàn)。以文檔“考勤管理制度_縱橫混排.doc”為例，文檔的第3頁“臨時外出申請單”樣表采用橫向頁面，而其他頁面保持豎向不變，可以通過如下操作實現(xiàn)。第1步，將光標(biāo)定位到第2頁文本結(jié)尾處，單擊菜單【插入】/【分隔符】命令，在對話框中選擇【分節(jié)符類型】中的“下一頁”選項。確定后將在光標(biāo)所在位置處插入一個分節(jié)符。第2步，將光標(biāo)定位到第3頁文本結(jié)尾處，重復(fù)第1步插入分隔符。第3步，將光標(biāo)定位到第3頁中的任意位置，選擇菜單【文件】/【頁面設(shè)置】，在【頁邊距】選項卡中，

28、選擇頁面方向為“橫向”，應(yīng)用于“本節(jié)”。6. 縱橫混排頁面中頁碼位置的統(tǒng)一若此文檔要求連續(xù)編號，且無論縱橫頁面的頁碼位置都要求在裝訂后出現(xiàn)在同一位置，可執(zhí)行以下操作。第1步，給全文頁腳處加上形式為“-1-，-2-，-3-”的右對齊頁碼。第2步，雙擊第3頁的頁碼，進入頁眉頁腳的編輯狀態(tài)，在【頁眉和頁腳】工具欄中的（鏈接到前一個）按鈕上單擊，斷開前后兩節(jié)間的鏈接關(guān)系。第3步，進入第4頁的頁碼，同樣斷開前后兩節(jié)間的鏈接關(guān)系。第4步，返回第3頁，選中頁碼所在的圖文框，將其拖動到第3頁左邊距范圍內(nèi)的正文最底部。第5步，更改文字方向。.2 招聘試卷中的選項快速排版現(xiàn)在的試卷大都采用標(biāo)準(zhǔn)化試題，即以選擇題為

29、主。無論是單選還是多選，都會有多個備選的選項，這些選項的排列是否美觀、合理，也就成為試卷排版的關(guān)鍵。下面以一份招聘試卷為例，介紹選項均排的方法。1. 在除“A”以外的選項前加制表符為了讓選項合理排列，就必須有一個將它們劃分開來的標(biāo)記，下面就來給選項間添加制表符，對選項加以分隔。因原文檔中的編號和文本之間有“、”（頓號）、“”（全角）和“.”（半角）三種，所以要先將“.”（半角）和“、”（頓號）找出來替換為“”（全角），再將所有的除“A”以外的選項和“”（全角）替換為制表符。（1）打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框輸入“(A-Z).”，在【替換為】框輸入“1”，勾選【使用通配符】。“全部

30、替換”后完成10處替換?！咀ⅰ浚耗康氖菍虢堑摹?”替換成全角的“”。輸入“1”表示表達式“1”，即查找中的“A-Z”。（2）在【查找內(nèi)容】輸入“(A-Z)、”；【替換為】輸入“1”，勾選【使用通配符】?！叭刻鎿Q”后完成92處替換?！咀ⅰ浚耗康氖菍⑺芯幪柡蟮摹啊ⅰ碧鎿Q為全角的“”。（3）在【查找內(nèi)容】輸入“B-Z”；【替換為】輸入“t&” ，勾選【使用通配符】?！叭刻鎿Q”后完成90處替換?！咀ⅰ浚耗康氖遣檎覐腂到Z所有后面帶有全角“”的大寫英文字母，替換為加了制表符的字母?！皌”代表制表符，“&”代表查找到的內(nèi)容。2. 在書寫答案的括號中間增加空白文檔中用于填寫答案的括號內(nèi)都未留出書寫

31、的位置，且括號也是全、半角不一，下面將括號統(tǒng)一為全角括號，并在括號中留出書寫的位置。注意，組成括號的前括號和后括號必須在同一行內(nèi)，不能出現(xiàn)前括號在一行的末尾，而后括號在下一行的開頭。打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】輸入“()”；【替換為】輸入“（ssssssss）”，取消【區(qū)分全/半角】選項的勾選。“全部替換”后完成30處替換?！咀ⅰ浚骸埃╯sssssss）”：全角括號中間留出空白，“s”代表不間斷空格，意思是在此前后的字符必須保持在同一行內(nèi)。3. 實現(xiàn)選擇題選項的對齊方法（1）用制表符實現(xiàn)前面已經(jīng)在各題的選項編號前添加了制表符，下面就可以利用這些制表符給文檔設(shè)置制表位，讓各題目的選項

32、對齊制表位以實現(xiàn)選項的對齊排列。第1步，全選所有選擇題后，在【查找內(nèi)容】輸入“A*13”；勾選【突出顯示所有在該范圍找到的項目】，勾選【使用通配符】。單擊“查找全部”按鈕后，將找到30個與此條件匹配的項，這樣就選中了試卷中所有選項段落。關(guān)閉對話框?！咀ⅰ浚耗康氖遣檎乙源髮懽帜窤加一個全角“”開頭的段落，直至段落標(biāo)記“13”，并把這些段落選中。第2步，選擇菜單【格式】/【制表位】，設(shè)置在10字符、20字符、30字符處加上左對齊制表位，確定。（2）用表格實現(xiàn)在除“A”以外的選項前加上制表符后，選中選項所在行，單擊【常用】工具欄中的“插入表格”按鈕，可利用表格框線實現(xiàn)對齊。用此方法將所有選項都加上表

33、格。再單擊【格式】工具欄中的“格式窗格”按鈕，在【網(wǎng)格型】下選擇“選擇所有30實例”，將邊框設(shè)為無。（3）用分欄實現(xiàn)在執(zhí)行了統(tǒng)一選項編號與文本之間的分隔符后，在【查找內(nèi)容】輸入“B-Z”；【替換為】輸入“p&”，勾選【使用通配符】?！叭刻鎿Q”后完成90處替換?！咀ⅰ浚耗康氖遣檎覐腂到Z所有后面帶有一個全角“”的大寫英文字母，在查找到的內(nèi)容前加上段落標(biāo)記?！皃”代表段落標(biāo)記，“&”為查找的內(nèi)容。然后選中選擇題1的4個選項，分成4欄，其余根據(jù)選項內(nèi)容的多少，決定分欄的欄數(shù)。.3 中英文職位對照表快速排版作為人事工作人員，對行業(yè)里各個職位的中英文名稱應(yīng)該了如指掌，下面介紹如何將尚未分段的連在一起的

34、文本進行排版。1. 用查找替換對連續(xù)文本快速分段使用查找替換命令讓W(xué)ord對這篇連成一片的文檔進行分段，使每一個職位的中英文對照文本成為一個段落進行排列。打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“(一-龥) (A-Z)”，在【替換為】框中輸入“1p2”，勾選【使用通配符】?！叭刻鎿Q”后完成77處替換。【注】：“一-龥”（龥讀y）表示所有中文字符，用括號括起來表示將查找到的內(nèi)容視為一個表達式；“A-Z”表示所有大寫英文字母，用括號括起來表示第2個表達式；整個查找內(nèi)容是查找中文字符與英文字母之間有一個空格的內(nèi)容?！耙?龥”或“一-”（讀do）表示所有CJK統(tǒng)一字符（通常指中文字符），可以

35、使用菜單【插入】/【字符】得到?！?p2”表示將第1、2個表達式之間的空格替換為“p”段落標(biāo)記?！?”表示查找中的第1個表達式，“2”表示查找中的第2個表達式。2. 有選擇的替換空格文檔中所有的英文職位名稱與中文職位名稱之間都用一個半角空格進行分隔，現(xiàn)在要將此半角空格換成制表符，而文檔中英文單詞與單詞之間的半角空格確需要保留，要實現(xiàn)這一要求，可以使用查找替換。打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“(!一-龥) (一-龥)”，在【替換為】框中輸入“1t2”，勾選【使用通配符】?！叭刻鎿Q”后完成80處替換?！咀ⅰ浚耗康氖菍⒎侵形淖址椭形淖址g的半角空格替換成制表符，以便后面將文本

36、轉(zhuǎn)換成表格?！?一-龥”表示非中文漢字。3. 將兩段合并成一段前面將一個職位名稱作為一個段落進行了排版，而最終結(jié)果要在一個段落（一行）里顯示兩個職位名稱。因此需將現(xiàn)有每兩個職位名稱段落合并成一個段落，并在合并后的兩個職位名稱之間添加一個制表符。由于所有職位是分3個部分排列的，在最終完成后仍然要保留這3個部分的劃分，因此不能對整個文檔進行查找替換，只能對各部分職位分別進行查找替換。先選中“行政部分”下的各個職位段落，打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“(*)13(*13)”，在【替換為】框中輸入“1t2”，勾選【使用通配符】?！叭刻鎿Q”后完成9處替換，不要搜索文檔其余部分。【注】

37、：目的是將查找中的第1個段落標(biāo)記替換成制表符“t”，其他內(nèi)容保留?！?3”表示段落標(biāo)記，因在勾選了【使用通配符】復(fù)選框后，Word的查找內(nèi)容里就不能識別段落標(biāo)記“p”了，所以若需查找段落標(biāo)記則必須使用ASCII碼中段落標(biāo)記的代碼“13”，“*13”則代表一個段落。不關(guān)閉【查找和替換】對話框，選中其余部分職位的內(nèi)容，進行相同替換。全選文檔，用鼠標(biāo)在水平標(biāo)尺上單擊，設(shè)置3個制表位，并調(diào)整好它們的位置。4. 將文檔中所有英文與中文之間的空格替換成制表符首先，在每部分職位文本的組后手工添加兩個半角空格，即在“打字員”、“倉庫經(jīng)理”、“輔導(dǎo)教師”的后面手工錄入兩個半角空格。然后，打開【查找和替換】對話框

38、，在【查找內(nèi)容】框中輸入“(!一-龥) (一-龥*) (!一-龥)”，在【替換為】框中輸入“1t2t3”，勾選【使用通配符】。“全部替換”后完成80處替換。5. 選中每個部分的文本內(nèi)容，將文本轉(zhuǎn)換成表格。6. 統(tǒng)一文檔中所有的表格樣式單擊【格式】工具欄上的（格式窗格）按鈕，打開【樣式和格式】任務(wù)窗格，將光標(biāo)定位在任意表格內(nèi)，這時樣式列表中【網(wǎng)格型】樣式處于選中狀態(tài)，用鼠標(biāo)單擊旁邊的下拉小箭頭，選擇【修改】命令，在對話框里單擊“格式”按鈕，對表格的邊框和底紋進行設(shè)置。.4 員工手冊里的樣式和多級編號員工手冊是公司的行為規(guī)范和準(zhǔn)則，代表著公司的形象，在制作時應(yīng)更注意其美觀性和規(guī)范性。下面以“員工手

39、冊_未排版.doc”文檔為例，介紹員工手冊的規(guī)范化排版。1. 用查找替換快速設(shè)置手冊樣式樣式是一系列格式命令的集合，從樣式可以派生出很多個格式。樣式可以修改、復(fù)制，自建的樣式還可以新建或刪除。1.1修改Word的內(nèi)置樣式【標(biāo)題1】所包含的格式。單擊【格式】工具欄上的（格式窗格）按鈕，打開【樣式和格式】任務(wù)窗格，將鼠標(biāo)移到【標(biāo)題1】樣式上，單擊旁邊的下拉小箭頭，選擇【修改】命令，在對話框里設(shè)置字體為黑體，字號為四號，字形為加粗，段落對齊方式為居中，段前和段后都設(shè)為0.5行。1.2 對一級標(biāo)題“第N章”應(yīng)用【標(biāo)題1】樣式。打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“第?章”，將光標(biāo)定位在【替

40、換為】框中，單擊“格式”按鈕中的“樣式”命令，在“替換樣式”對話框中選中【標(biāo)題1】樣式，確定。1.3 給文檔中的二級標(biāo)題“1.、2.、3.、”應(yīng)用“標(biāo)題2”樣式。在【查找內(nèi)容】框中輸入“0-91,2.”，將光標(biāo)定位在【替換為】框中，單擊“格式”按鈕中的“樣式”命令，在“替換樣式”對話框中選中【標(biāo)題2】樣式，確定。1.4 給文檔中的三級標(biāo)題“1.1、1.2、1.3、”應(yīng)用“標(biāo)題3”樣式。在【查找內(nèi)容】框中輸入“0-91,2.0-91,2*13”，將光標(biāo)定位在【替換為】框中，單擊“格式”按鈕中的“樣式”命令，在“替換樣式”對話框中選中【標(biāo)題3】樣式，確定。1.5 給文檔中的四級標(biāo)題“、”應(yīng)用“標(biāo)題

41、4”樣式。在【查找內(nèi)容】框中輸入“0-91,2.0-91,2.0-91,2*13”，將光標(biāo)定位在【替換為】框中，單擊“格式”按鈕中的“樣式”命令，在“替換樣式”對話框中選中【標(biāo)題4】樣式，確定。1.6 給沒有編號的段落設(shè)置段落格式。將光標(biāo)定位在任意一個沒有編號的段落里，在右鍵菜單中選擇“選擇格式相似的文本”，將首行縮進設(shè)為2字符。1.7 手冊總標(biāo)題和前言的排版選中手冊第1、2行（即手冊的總標(biāo)題段落），設(shè)置字體為方正小標(biāo)宋簡體，字號為一號，字形為加粗，效果為陰影，段落對齊方式為居中，無首行縮進。單獨選中標(biāo)題第2行，設(shè)置字體為小初，單擊菜單【格式】/【調(diào)整寬度】命令，在【新文字寬度】后輸入“6字符

42、”，確定。同理，分別給“前言”段落、歡迎詞段落以及董事長落款段落設(shè)置字體和字號等。2. 自動給帶樣式的文本添加多級編號選擇菜單【格式】/【項目符號和編號】，進入對話框的【多級編號】選項卡，打開【自定義多級符號列表】對話框。對每一級編號進行設(shè)置后，在下方的【將級別鏈接到樣式】列表中選擇相應(yīng)的標(biāo)題，即第一級選擇【標(biāo)題1】，第二級選擇【標(biāo)題2】，3. 刪除手工編號（1）打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“第?章”，【替換為】框中不輸入，單擊【不限定格式】按鈕，完成對手工錄入的“第?章”的刪除。（2）在【查找內(nèi)容】框中輸入“0-91,2.”，【替換為】框中不輸入，單擊【不限定格式】按鈕，

43、將刪除文檔中原來的二至四級標(biāo)題編號里的“1.、2.、3.、”編號。（3）在【查找內(nèi)容】框中輸入“0-91,2”，【替換為】框中不輸入，單擊【不限定格式】按鈕，將刪除文檔中原來的二至四級標(biāo)題編號里的“1、2、3、”編號。（4）在【查找內(nèi)容】框中輸入“”（全角空格），【替換為】框中不輸入，單擊【不限定格式】按鈕，將刪除文檔中所有的全角空格。3.7.3 經(jīng)營管理3.7.3.1 涉外合同里中英文內(nèi)容的合并與分離1. 中英文資料的分離以文檔“涉外合同書.doc”為例。方法1. 利用表格排序的方法實現(xiàn)分離第1步，將文檔中空白段落去掉。打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“pp”，在【替換為】框

44、中輸入“p”?！咀ⅰ浚骸皃p”表示兩個連續(xù)的段落標(biāo)記，其中的第2個“p”就是空白段落。同樣地查找兩個連續(xù)的手動換行符可表示為“l(fā)l”，其中的第2個“l(fā)”就是空白換行符。將“pp”替換為“p”表示將兩個段落標(biāo)記替換為一個段落標(biāo)記，即刪除了空白段落。第2步，將文本轉(zhuǎn)換成表格，注意【文字分隔位置】選擇【段落標(biāo)記】。第3步，在表格左側(cè)添加一列，清除自動編號。第4步，在第1列第1個單元格中輸入“1”，在第1列第2個單元格中輸入“2”，選中這兩個單元格復(fù)制，再選中第1列，粘貼后將序號填充到所選單元格。第5步，全選表格，按列1的數(shù)字升序排序。第6步，刪除第1列后，選中表格，將表格轉(zhuǎn)換成文本，以【段落標(biāo)記】作

45、為【文字分隔位置】。方法2. 奇偶段落法分離中英文資料第1步，打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“(*13)*13”，在【替換為】框中輸入“1”，勾選【使用通配符】。單擊“全部替換”按鈕后Word將自動刪除所有偶數(shù)段而保留奇數(shù)段落?！咀ⅰ浚骸?*13)*13”表示查找包含任意字符（即“*”）的2個段落（使用通配符查找時“13”表示段落標(biāo)記），其中第1個（奇數(shù)）段落用“（）”括起來，表示該查找的內(nèi)容被“1”所返回，它在替換過程中被保留，而第2個（偶數(shù)）段落內(nèi)容則在替換過程中被刪除。第2步，將替換結(jié)果（僅英文資料）另存為一個新的文檔。第3步，撤銷上一步的替換操作，恢復(fù)替換前的文檔狀態(tài)

46、。第4步，打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“*13(*13)”，在【替換為】框中輸入“1”，勾選【使用通配符】。單擊“全部替換”按鈕后Word將自動刪除所有奇數(shù)段而保留偶數(shù)段落。第5步，將替換結(jié)果（僅中文資料）另存為一個新的文檔。方法3. 字符法分離中英文資料根據(jù)中英文的字符特點，可以分別查找以中文字符或英文字母開頭的段落，進行刪除。第1步，打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“一-龥*13”，在【替換為】框中不輸入，勾選【使用通配符】。單擊“全部替換”按鈕后Word將刪除所有中文段落。【注】：“一-龥*13”表示查找所有以中文字符開頭的段落。 第2步，將替換結(jié)果（

47、僅英文資料）另存為一個新的文檔。第3步，撤銷上一步的替換操作，恢復(fù)替換前的文檔狀態(tài)。第4步，打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“a-zA-Z*13”，在【替換為】框中不輸入，勾選【使用通配符】。單擊“全部替換”按鈕后Word將刪除所有英文段落?！咀ⅰ浚骸癮-zA-Z*13”表示查找所有以任意英文字母開頭的段落。“a-zA-Z”可以看成是“a-z”（所有小寫字母）和“A-Z”（所有大寫字母）的組合，“-”中的必須以升序方式表示該范圍。第5步，將替換結(jié)果（僅中文資料）另存為一個新的文檔。2. 中英文資料的合并以文檔“涉外合同書_英文資料.doc”和“涉外合同書_中文資料.doc”的合

48、并為例，使用表格排序的方法實現(xiàn)合并。第1步，將中文資料粘貼到英文資料的最后。第2步，將文本轉(zhuǎn)換成表格。第3步，在表格左側(cè)添加一列，重新設(shè)置自動編號為1、2、3、。第4步，選中第1列第1行至37行，復(fù)制，選擇【編輯】菜單中的【選擇性粘貼】，再選中【無格式文本】進行粘貼，從而將自動編號轉(zhuǎn)換為手動編號。第5步，選中第1列第38行至74行，復(fù)制，選擇【編輯】菜單中的【選擇性粘貼】，再選中【無格式文本】進行粘貼，從而將自動編號轉(zhuǎn)換為手動編號。第6步，全選表格，按列1的數(shù)字升序排序。第7步，刪除第1列后，選中表格，將表格轉(zhuǎn)換成文本，以【段落標(biāo)記】作為【文字分隔位置】。3.7.4 金融財會3.7.4.1 打

49、印工資條當(dāng)需要在Word中批量打印數(shù)據(jù)時，可以使用郵件合并功能實現(xiàn)，。通常情況下，要實現(xiàn)郵件合并，需先建立兩個文檔：一個Word文檔，即主文檔（如未填寫的信封、信件、請柬、成績單等）和一個Excel文檔，即包含變化信息的數(shù)據(jù)源（如信封中要填寫的收件人、發(fā)件人、郵編等），然后使用郵件合并功能在主文檔中插入數(shù)據(jù)源，合成后的文件可以保存為Word文檔，可以打印出來，也可以郵件形式發(fā)出。如下例中對某公司多個員工工資條的打印就屬于這種情況。1. 對工資表（數(shù)據(jù)源）的要求對郵件合并而言，工資表（數(shù)據(jù)源）是已經(jīng)存在的。為正確實現(xiàn)工資條打印效果，在Excel工資表中應(yīng)注意以下幾個問題。（1）工資表的首行為標(biāo)題

50、行，它是后續(xù)各行的標(biāo)題。（2）除標(biāo)題行外的所有行均為獨立的數(shù)據(jù)記錄，它代表每個員工的工資清單。（3）除標(biāo)題行外的每一列中的數(shù)據(jù)具有相同數(shù)據(jù)類型，如“序”列中的數(shù)據(jù)為整數(shù)型，而“姓名”列中的數(shù)據(jù)為文本型。數(shù)據(jù)源中的每一列又稱為字段。（4）每條數(shù)據(jù)記錄中的單元格數(shù)量均應(yīng)相等，不得出現(xiàn)縱向合并的單元格。2. 郵件合并主文檔主文檔是合并文檔的“模板”，它決定了合并文檔每一頁的框架，當(dāng)主文檔是一個2行10列的表格時，合并文檔的每一頁也是一個2行10列的表格，其格式完全等同于主文檔。Word通過主文檔向數(shù)據(jù)源讀取數(shù)據(jù)，最終完成郵件合并的結(jié)果則在合并文檔中體現(xiàn)。下面以制作工資條的表格為例介紹主文檔的制作過程

51、。第1步，新建空白文檔，將頁面設(shè)為橫向。第2步，插入一個2行10列的表格，在第1行各單元格中輸入標(biāo)題文字。第3步，單擊【視圖】/【工具欄】/【郵件合并】命令，打開【郵件合并】工具欄，如圖所示。第4步，單擊【郵件合并】工具欄上的（打開數(shù)據(jù)源）命令，打開【選取數(shù)據(jù)源】對話框，找到“員工工資表_數(shù)據(jù)源.xls”文件，選擇“工資表$”表格，確定后完成數(shù)據(jù)源的選取。第5步，將光標(biāo)定位于表格第2行第1個單元格，單擊【郵件合并】工具欄上的（插入域）命令，打開【插入合并域】對話框，在【域】列表（其中顯示了數(shù)據(jù)源中的字段名）中選擇“序”，單擊“插入”按鈕，插入“序”合并域，單擊“取消”按鈕退出。第6步，重復(fù)第5

52、步，在表格相應(yīng)位置插入所有合并域。3. 在一頁上打印多條記錄在主文檔中，其合并后的文檔的每一頁只會有一個工資條，通常需要在同一頁上打印多個工資條。第1步，選中表格，復(fù)制后在將光標(biāo)移到表格后粘貼兩次，即可增加兩個工資條。第2步，將光標(biāo)定位于表格第4行第1個單元格中的合并域序之前，單擊【郵件合并】工具欄上的命令，在彈出的子菜單中選擇“下一條記錄”命令，Word將在光標(biāo)處插入一個名為Next RecordWord域。第3步，重復(fù)第2步，在表格第6行第1個單元格中的合并域序之前插入Next RecordWord域。4. 查看合并記錄在主文檔中完成了一頁打印3條記錄的設(shè)置后，通常需要檢查合并記錄是否正確

53、、數(shù)據(jù)格式是否正常等，此時可單擊【郵件合并】工具欄上的（查看合并記錄）按鈕進行查看。5. 合并文檔主文檔設(shè)置結(jié)束且合并數(shù)據(jù)查看無誤后，即可單擊【郵件合并】工具欄上的（合并到新文檔）按鈕生成合并文檔。3.7.5 文教出版3.7.5.1 制作電話簿的索引和目錄一本電話簿通常包括姓氏拼音目錄、姓氏索引和電話號碼三個部分，下面介紹如何制作電話簿的索引和目錄。1. 標(biāo)記電話簿索引項（1）手動標(biāo)記電話簿索引在Word中按姓氏輸入電話號碼，如文檔“電話簿_原始.doc”中的形式。第1步，選中“B”聲母中首次出現(xiàn)的姓氏“柏”，單擊【插入】/【引用】/【索引和目錄】命令。第2步，在打開的【索引和目錄】對話框中單

54、擊“標(biāo)記索引項”按鈕，打開【標(biāo)記索引項】對話框，在【主索引項】文本框中將自動顯示所選文字“柏”，如圖所示。第3步，將光標(biāo)移到“柏”字前，輸入“B：”，單擊“標(biāo)記”按鈕，就為“柏”字標(biāo)記了一個名為XE的索引項域。第4步，不關(guān)閉【標(biāo)記索引項】對話框，在文檔中選中“鮑”，再單擊對話框，“鮑”字自動進入【主索引項】框中，將光標(biāo)移到“鮑”字前輸入“B：”。第5步，重復(fù)上述步驟，為電話簿中所有首次出現(xiàn)的形式標(biāo)記索引項域。（2）自動標(biāo)記電話簿索引手動標(biāo)記索引項很麻煩且容易出錯，可以使用索引自動標(biāo)記文件進行自動標(biāo)記。自動標(biāo)記文件的制作方法如下。第1步，在文檔“電話簿_原始.doc”中，全選文檔。第2步，在【表

55、格】/【排序】對話框中，依據(jù)“段落數(shù)”按“拼音”升序排序。第3步，刪除所有拼音段落，將光標(biāo)置于文檔起始位置。第4步，打開【查找和替換】對話框，在【查找內(nèi)容】框中輸入“(一-龥)(一-龥1,)*131*13”，在【替換為】框中輸入“12p”，勾選【使用通配符】。單擊“全部替換”按鈕后Word將刪除相同姓氏開頭的段落，并且刪除制表位和電話號碼?！咀ⅰ浚骸?一-龥)(一-龥1,)*131*13”表示查找兩個以相同中文姓氏開頭的1個以上名字的段落。“12p”表示替換為只保留姓名和段落標(biāo)記而刪除制表位和電話號碼。第5步，反復(fù)單擊“全部替換”按鈕，直至完成全部搜索替換。第6步，繼續(xù)通配符下的查找與替換，在【查找內(nèi)容】框中輸入“t*13”，在【替換為】框中輸入“p”。單擊“全部替換”按鈕后刪除所有制表位和電話號碼。第7步，全選文檔，單擊【表格】/【插入】/【表格】命令，Word自動為段落應(yīng)用表格。第8步，單擊【表格】/【拆分單元格】命令，在對話框中取消【拆分前合并單元格】復(fù)選框，確定