財務付款與報銷管理制度DCSSZD005

1、 Ref.DCSS-ZD-005Date: 2011-7-18To: 全體Cc: 管理層From: 辦公室Subject: 關于頒布財務付款與報銷管理制度的通知 目的：為了嚴格公司的費用報銷管理，規(guī)范付款流程，加強財務風險規(guī)避，提高經(jīng)濟效益，制定本制度。本文件的主要內(nèi)容摘要管理職責、財務付款類別及流程、財務付款附件及要求，報銷類別及流程、報銷附件及要求，報銷時間具體規(guī)定。文件的適用范圍及生效日期總分公司員工。生效日期：2011年7月18日文件的解釋權部門財務部附件：財務付款與報銷管理制度2011年7月7日財務付款與報銷管理制度第一章 總則第一條 制定目的為了嚴格公司的費用報銷管理，規(guī)范財務付款

2、流程，加強財務風險規(guī)避，提高經(jīng)濟效益，制定本制度。第二條 適用范圍總、分公司所有員工。第二章 管理職責第三條 財務部1 負責付款與報銷管理制度的制定；2 負責財務付款、費用報銷的核查（核查報銷單據(jù)的真實有效性、報銷額度是否符合報銷制度及部門審核簽字情況） ；3 付款及開支的分析、控制及管理。第四條 人力資源部負責各部門及員工出差費用報銷的審核，主要內(nèi)容是審核考勤時間與出差時間是否相符。第五條 各部門負責本部門費用開支的管理和標準的控制，部門主管負責本部門及員工費用報銷的審核。審核主要內(nèi)容：報銷事項是否符合報銷制度、報銷事項是否屬實；第六條 管理層管理層負責其分管部門的所有報銷單據(jù)最終審核。第三

3、章 財務付款類別及流程第七條 財務付款類別1. 借支付款2. 采購付款，含簽訂合同的貨款采購付款。3. 保證金付款，含投標保證金、履約保證金。4. 公司日常運營付款，含日常管理費，薪資獎金；銀行代扣稅費；相關財務咨詢費、律師服務費。5. 費用報銷付款第八條 借支付款具體規(guī)定1. 借支付款類別： u 招待費用借支。招待費用主要包括：項目管理費用（是指項目實施過程中由項目小組成員管理項目產(chǎn)生的交通費、招待費、禮品費）、銷售費用（是指市場部在簽訂合同簽的招待費、公關費、禮品費）。u 差旅費用借支。差旅費是指員工因公出差產(chǎn)生的費用。u 日常管理費用借支。日常管理費用主要包括：含辦公房租、物業(yè)管理費、公

4、司水電費、電話費、辦公用品采購費、網(wǎng)絡光纖費、飲用水費、資料費、伙食費、快遞費、培訓費、部門活動經(jīng)費、月度會議經(jīng)費及其他臨時性支出。2. 借支付款具體規(guī)定:1) 借支金額：借支起點為人民幣貳仟元（小寫：￥2000），低于貳仟元不允許借支。2) 借支附件：附件一借款申請單3) 借支銷賬時間：u 總公司員工借支現(xiàn)金在10天之內(nèi)結清，分公司員工借支現(xiàn)金不超過一個月內(nèi)結清。u 借款未還者不得再次借款，逾期未還借款者轉(zhuǎn)為個人借款，從工資中扣回。u 由于出差原因?qū)е驴缭陆柚В柚тN賬時間不應超過兩個月。4) 借款申請單書寫規(guī)范：u 借款人按規(guī)定填寫借款申請單，注明借款事由、借款金額（大小寫須完全一致，不得

5、涂改）。u 日常管理費用借支申請責任部門：培訓費用由人力資源部負責申請，資料費、部門活動經(jīng)費及其他臨時性支出按部門提出借支申請，其他費用由綜合管理部申請。3. 借支付款流程： 第九條 采購付款具體規(guī)定：1. 采購付款類別：u 采購全預付款，即預付全款后發(fā)貨；u 采購部分預付款，即預付部分款后發(fā)貨；u 采購有帳期付款：即貨到驗收后按合同支付；u 采購外包付款，含工程外包、軟件外包。u 項目輔材費用采購付款：該款項是指在項目實施過程中，由于不可控因素而產(chǎn)生的易耗品（如螺絲釘、膠帶等）臨時性小額支出。2. 采購付款具體規(guī)定：1) 采購人員填寫付款申請單，經(jīng)各級審批通過后，最后由財務進行支付2) 財務

6、以郵件的形式知會采購付款時間，付款后財務向采購提供銀行底單。3) 采購人員根據(jù)簽訂的采購合同，貨到內(nèi)部驗收后。4) 采購外包付款時，采購人員根據(jù)簽訂的外包合同，外包階段性驗收報告進行支付。5) 采購付款附件：附件二付款申請單附件三采購合同送貨單、入庫單、發(fā)票、附件四階段性驗收報告6) 采購付款票據(jù)規(guī)范：u 采購部任何采購付款，需有國家規(guī)定正規(guī)有效發(fā)票，嚴禁無票付款，u 票據(jù)類型：增值稅票、普票（含服務票）。其他票據(jù)無效票據(jù)。u 采購申請付款，發(fā)票內(nèi)容與實際采購行為不一致時，需報分管部門管理層批準。u 采購付款，相關發(fā)票需在付款后十天之內(nèi)開出。（因郵寄時間原因，可提供掃描件）u 緊急情況下的突發(fā)

7、事件，報批分管部門管理層按應急事件處理。3. 采購付款流程：1) 采購全預付：采購人員根據(jù)簽訂的采購合同，貨到前全額付款 2) 采購部分預付：采購人員根據(jù)簽訂的采購合同，預付部分款后發(fā)貨； 3) 采購有賬期：采購人員根據(jù)簽訂的采購合同，貨到驗收后進行支付4) 外包付款流程：5) 項目輔材費用采購付款流程第十條 保證金付款具體規(guī)定1. 保證金類別：u 投標保證金u 履約保證金2. 保證金付款具體規(guī)定：1) 投標保證金：投標保證金是在項目投標過程中專用金，銷售人員在項目投標時填寫付款申請單申請投標保證金并發(fā)起審批流程，經(jīng)各級部門審批通過后，最后由財務進行支付2) 履約保證金：項目在中標后，根據(jù)雙方

8、約定需要交納一定的履約保證金。銷售人員在項目投標時填寫付款申請單申請履約保證金并發(fā)起審批流程，經(jīng)各級部門審批通過后，最后由財務進行支付。3. 保證金付款流程規(guī)定：1) 投標保證金付款流程：2) 履約保證金付款流程：第十一條 公司日常運營費用付款1. 日常運營費用付款類別：u 薪資、獎金；u 銀行代扣稅費；u 相關財務咨詢費、律師服務費。2. 日常運營費用付款具體規(guī)定：1) 薪資、獎金：員工當月薪資由財務部統(tǒng)一核算，財務部根據(jù)人力資源部每月統(tǒng)計考勤核算工資。人力資源部與每月5日前提供考勤、新入職員工工資卡號。2) 獎金的發(fā)放由部門提出申請，報總經(jīng)理批準，財務辦理手續(xù)。3) 對于員工個人的獎勵，如

9、項目獎金、即時獎勵；優(yōu)秀員工獎勵，應按照個人所得稅法扣繳個人所得稅，并在當月工資中體現(xiàn)。4) 銀行代扣稅費：當月需繳納稅費，由財務部統(tǒng)一核算申請支付。5) 相關財務咨詢費、律師服務費：按相關服務合同，由財務部提交付款申請。6) 相關附件： 附件五考勤統(tǒng)計表、附件六服務合同、附件二付款申請單3. 日常運營費用付款流程：第十二條 費用報銷付款1. 費用報銷類別u 項目管理費用u 銷售費用u 差旅費u 日常管理費用u 其他專項支出2. 項目管理費用報銷具體規(guī)定1) 項目管理費用報銷類別：項目管理費用是項目實施過程中由項目小組成員管理項目產(chǎn)生的交通費、招待費、禮品費。項目管理費用報銷規(guī)定：u 項目啟動

10、時成立項目小組后，產(chǎn)生項目管理費用報銷，u 項目管理費中交通費用報銷根據(jù)附件七外出情況登記表核對，享受油費補助不再報銷交通費，u 在項目實施過程中由于項目原因出差產(chǎn)生的差旅費，參照附件八差旅費報銷具體規(guī)定u 項目管理費用報銷，必須憑票報銷，票據(jù)必須正規(guī)有效，嚴禁無票報銷。u 項目管理費用報銷票據(jù)與報銷內(nèi)容不一致時，應報批分管部門管理層批準。2) 項目管理費用招待費標準：科級（含正科級）以上人員200元/人，正科級以下人員150元/人，超支部分需逐級報批，否則不予報銷。3) 項管理費用報銷附件九項目費用報銷單、正規(guī)有效發(fā)票。4) 項目費用報銷時間：總公司：每周二為財務報銷日。若當月的最后一個報銷

11、日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷，報銷順延至下個報銷日執(zhí)行。各分公司及辦事處：采取自愿原則，可每周二報銷一次，亦可每月20日報銷一次。5) 項目管理費用報銷流程：3. 銷售費用報銷具體規(guī)定：1) 銷售費用報銷類別： 銷售費用報銷范圍：銷售招待費、銷售禮品費。銷售費用報銷范圍外的其他類別費用嚴禁報銷。（注:應參加月度會議產(chǎn)生的相關費用除外。）2) 銷售費用報銷具體規(guī)定：u 銷售人員各級別銷售費用報銷標準，參照附件十市場部任務分配方案執(zhí)行、附件十一市場部內(nèi)部行為規(guī)范執(zhí)行。u 銷售費用報銷附件：附件十銷售招待費用申請單。u 銷售費用報銷，必須憑票報銷，票據(jù)必

12、須正規(guī)有效，嚴禁無票報銷。u 銷售費用報銷票據(jù)與報銷內(nèi)容不一致時，應報批分管部門管理層批準。3) 銷售費用報銷流程：4. 差旅費報銷具體規(guī)定見附件差旅費報銷具體規(guī)定。5. 日常管理費用報銷具體規(guī)定：1) 日常管理費用類別：辦公房租、物業(yè)管理費、公司水電費、電話費、辦公用品采購費、網(wǎng)絡光纖費、飲用水費、伙食費、資料費、快遞費、交通費、培訓費、部門活動經(jīng)費、月度會議經(jīng)費及其他臨時性支出。2) 日常管理費用報銷具體規(guī)定：u 日常管理費用報銷，必須憑票報銷，票據(jù)必須正規(guī)有效，嚴禁無票報銷。u 部門活動經(jīng)費每人每月80元，嚴禁以現(xiàn)金形式發(fā)放部門員工，超支不報。u 部門活動費分布：總公司該費用的50%由人

13、力資源部統(tǒng)一支配用于組織公司整體的活動，（注：不含公司型活動費用，大型活動費用在其他臨時性支出中支付），剩余50%可由部門統(tǒng)一支配，用于組織部門活動。分公司可獨立支配其部門活動經(jīng)費。u 交通費報銷標準，參照附件八差旅費報銷具體規(guī)定中交通費報銷規(guī)定，u 日常管理費用報銷票據(jù)與報銷內(nèi)容不一致時，應報批分管部門管理層批準。3) 日常管理費用報銷流程：第十三條 補充規(guī)定：1. 關于支付憑證要有效和規(guī)范u 報銷的原始憑證必須字跡清楚、數(shù)字準確，金額數(shù)字不得涂改，其他內(nèi)容修改要有開具方在更正處蓋章確認。u 報銷憑證的抬頭（單位名稱）必須與支付款單位一致，收款單位與憑證加具的收款單位印章一致。第十四條 附則

14、1. 本規(guī)定從發(fā)布之日起生效，按本規(guī)定執(zhí)行。執(zhí)行以后公司如有新的規(guī)定另行通知。2. 本規(guī)定的解釋權歸財務部第十五條 附件附件一借款申請單附件二付款申請單附件三采購合同附件四階段性驗收報告附件五考勤統(tǒng)計表、附件六服務合同附件七外出情況登記表附件八差旅費報銷具體規(guī)定附件九項目費用報銷單、附件十銷售費用報銷單附件十一市場部任務分配方案執(zhí)行、附件十二市場部內(nèi)部行為規(guī)范執(zhí)行。附件 差旅費報銷具體規(guī)定第一條 差旅費報銷類別：1. 交通費，2. 住宿費，3. 出差補貼4. 誤餐補貼。u 注：市場部不單獨報銷差旅費，市場部各等級報銷額度參照市場部任務分配方案執(zhí)行。u 特殊情況，如列席公司月度會議，公司特派執(zhí)行

15、專項任務逐級報批，方可報銷。第二條 總體原則：對出差人員的補助費、住宿費和市內(nèi)交通費實行“包干使用，節(jié)約歸己，超支不補”。第三條 差旅費報銷具體規(guī)定：1. 交通費1) 短途（能當天返回公司的）出差費用報銷標準：u 凡乘坐公司車輛出差的不報銷交通費，乘坐公共汽車、中巴車的費用實報實銷。u 部門經(jīng)理級別及以上，市內(nèi)外出工作需要可以打車，（享受油費補貼人員不再享受此條例報銷）。u 其他特殊情況要乘出租車的須經(jīng)部門主管在出租車票簽字同意，由分管部門管理層批準方可報銷u 短途出差不報銷住宿費2) 長途出差費用報銷標準：(一) 交通費報銷標準： u 長途出差是指當日不能往返目的地的出差。u 長途出差交通費

16、報銷具體標準參照差旅費報銷標準表中交通費報銷標準。u 長途交通應乘坐安全、便捷、經(jīng)濟的交通工具，根據(jù)距離情況乘坐火車硬座/軟座、長途汽車、火車硬臥，飛機經(jīng)濟艙。城際間的交通不可乘坐出租車。出差乘坐交通工具類型應在“出差申請”上注明，逐級審批。 u 旅途中符合乘臥（從晚八時至次日晨七時之間，在車上過夜6小時以上或連續(xù)乘車時間超過12小時）而未乘座臥鋪，特快列車按票價50%，其它列車票價60%予以補助。退票費原則上不予報銷，如遇特殊情況需寫書面匯報，報分管部門管理層批準后，方可報銷。 u 來回機場費用：所有經(jīng)理人、員工出差乘坐飛機的，來回機場的交通工具原則上應為機場大巴。如需要公司車輛接送的，需提

17、前向綜合部申請；u 因公往返賓館、公司及賓館到工作地點的出租車費用可據(jù)實報銷，并應注明起訖地點；非電腦打印的定額出租車票金額超過一張限額的需要聯(lián)號，并注明時間、實際金額；電腦打印的出租車車票連號票不允許報銷。 u 出差人員原則上不得乘坐出租車，但下列情況除外：出差目的地偏遠，沒有公共交通工具的；攜有巨款或重要文件須確保安全的；收、發(fā)貨物笨重，搬運困難或時間緊迫的；陪同重要客人外出的；執(zhí)行特殊業(yè)務或夜間辦事不方便的 。以上情況須請示部門主管同意后方可報銷。u 出差人員應按最簡便快捷的線路乘坐車，不得繞行。出差期間經(jīng)領導批準順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、游覽，其繞線多支付的費用均由個人自理

18、，期間按事假考勤。遇有特殊情況的，如國家法定節(jié)假日、寒暑假無法購票的，在請示主管領導同意后方可報銷。(二) 住宿費報銷標準：u 出差人員的住宿費實行限額憑據(jù)報銷，按實際住宿的天數(shù)計算報銷u 出差人員由接待單位、住辦事處或住在親友家的，一律不予報銷住宿費。 u 住宿標準不得合并計算，即除出差總?cè)藬?shù)為奇數(shù)或有單個異性時允許一人住一間房外，一律兩人同住一雙人標準房，按一人標準報銷，不按兩人合計標準報銷；u 出差人員住宿費報銷標準原則上按規(guī)定標準執(zhí)行，有新聞媒介采訪、會見地方政府官員和知名人士或影響公司整體形象的特殊業(yè)務情況，在分管部門管理層意批準的前提下，可按實報銷。u 住宿費標準一般指每天每間，若

19、為同性二人同時出差，按一個房間標準報支，副總以上人員出差，可單獨住宿。u 兩人以上出差人員，在請示部門領導允許后，可就隨行高一級人員標準執(zhí)行u 異地項目實施預計在1月以上須參與的實施人員，在項目實施介入前1周必須提前知會公司人力資源部，由人力資源部及相關人員安排在當?shù)剡x擇性能較優(yōu)，內(nèi)部設施配備齊全的固定居民場所用于異地實施住宿辦公之用，在異地固定房屋未落實之前項目實施小組可參照相應級別住宿標準選擇酒店或招待所入駐。 u 禁止報銷與出差地不符的費用，超標部分發(fā)生人自負；u 住宿費用報銷票據(jù)正規(guī)有效，嚴禁無票報銷。u 特殊情況按應急事件處理，逐級報批。(三) 出差膳食補助標準：u 員工因公出差，到達出差地公司未安排用餐時，參照差旅費報銷標準表中膳食補助費標準補助，享受膳食補助同時不允與重復報銷餐飲費用。u 公司統(tǒng)一安排用餐，部在享受膳食補助。u 享受膳食補助同時必須提供相應金額正規(guī)、有效發(fā)票。u 去往公司辦事處的人員，出差途中享受伙食補助費。抵達提供住宿及餐飲等基本條件辦事處，不再支付其他補貼。(四) 出差旅途中誤餐補貼：u 員工因公長途出差，出差旅途（乘坐交通工具期間誤餐）中誤餐，享受誤餐補貼：30元/餐。u 員工因公市內(nèi)出差，非旅途誤餐，享受誤餐補貼：10元/餐。u 補貼必須提供相應正規(guī)有效票據(jù)，嚴禁無票報銷。u 特殊情況按應急事件處理，逐級報批。(五) 差旅費報銷附件