科技檔案更改”引發(fā)的理論辨析及實踐應(yīng)用問題

1、科技檔案更改”引發(fā)的理論辨析及實踐應(yīng)用問題        一關(guān)于“科技檔案更改”這一檔案學(xué)理論問題，目前國內(nèi)檔案界有兩種截然不同的回答。在認(rèn)為科技檔案更改命題成立的同志看來，科技檔案的準(zhǔn)確性和真實性要求科技檔案的信息內(nèi)容必須能客觀真實、精確無誤、始終一致地與其相關(guān)的科技現(xiàn)象、科技活動、科技事物相對應(yīng)。進(jìn)而認(rèn)為，當(dāng)科技檔案不能反映其所對應(yīng)的客觀對象或者科技檔案所反映的客觀對象情況發(fā)生變化時，應(yīng)當(dāng)更改有關(guān)科技檔案內(nèi)容以使之與其所反映的客觀對象始終保持一致，以便保證科技活動的進(jìn)一步開展。當(dāng)然，這種更改不是隨意的，必須有嚴(yán)

2、格的審批權(quán)限和審批手續(xù)，在具體工作中力求做到“既要保持它的歷史面貌和發(fā)展過程，又要反映出科技對象或科技生產(chǎn)活動變化的現(xiàn)狀?！笔苣承┚哂袡?quán)威色彩的傳統(tǒng)科技檔案管理學(xué)著作中科技檔案更改命題成立思想的影響，許多同志一直認(rèn)為科技檔案有別于其它檔案，為了維護(hù)科技檔案的準(zhǔn)確性，只要履行一定的手續(xù)，科技檔案可以更改、應(yīng)當(dāng)更改且必須更改。這一觀點，我們暫且稱之為“科技檔案更改肯定論”。在認(rèn)為科技檔案更改命題不成立的同志看來，“檔案是社會實踐活動真實的歷史記錄，歷史不容篡改，否則歷史將失去其本來面目”。 科技檔案作為檔案的一種，理所當(dāng)然不容更改?！翱萍紮n案可以更改的觀點是錯誤的。產(chǎn)生這種錯誤認(rèn)識的根源在于并未認(rèn)

3、識到科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件這一事實”。 同時，所謂“科技檔案更改”，也不是隨意發(fā)生的，只有在科技檔案體現(xiàn)其依據(jù)作用時才能發(fā)生。其實是科技活動借用科技活動的科技檔案，更改的是科技活動中形成的科技檔案的復(fù)制件，這一復(fù)制件又形成了科技活動的現(xiàn)行科技文件。對此觀點，我們不妨謂之“科技檔案更改否定論”。上述兩種觀點僅從語詞表述上看，一個認(rèn)為科技檔案可以更改，另一個認(rèn)為科技檔案不容更改，顯然是相互矛盾的。產(chǎn)生這一矛盾絕非偶然現(xiàn)象，既是一定的歷史原因所致，也是科技檔案管理學(xué)發(fā)展和完善過程中的必然現(xiàn)象。在一般人看來，檔案是神圣的，它不容任何形式的更改，更不允許隨意篡改。何嘉蓀教授在研究檔案概念時發(fā)現(xiàn)，在檔

4、案學(xué)原理（概論）、普通檔案管理學(xué)和除科技檔案管理學(xué)以外的專門檔案管理學(xué)的著作中，我們一直強調(diào)“檔案不容更改”，或者強調(diào)“檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，檔案才能充分發(fā)揮它的效益。后人不能為了迎合現(xiàn)今的某種潮流或按照自己的觀點和需要去篡改檔案”。 而在傳統(tǒng)的科技檔案管理學(xué)著作里，卻肯定科技檔案的內(nèi)容在特殊情況下可以按特殊辦法作一些必要改動。他認(rèn)為這兩種觀點也是相互矛盾的，只是由于不出現(xiàn)在同一著作和教科書中才避免了難堪。在他看來“有不少科技檔案，由于實際上是現(xiàn)行文件，仍處于動態(tài)之中，當(dāng)然就需要修改。否則后果就不堪設(shè)想”。 進(jìn)而提出我國檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)不合理，必須擴(kuò)大我國檔案概念的外延，

5、將文件與檔案概念等同，方能正確解釋所謂的“科技檔案更改”問題。然而，宗培嶺、譚 培二位學(xué)者對這一解釋持不同見解，他們認(rèn)為“科技檔案更改”命題的正確性與否和對文件與檔案關(guān)系認(rèn)識密切相關(guān)，我國“檔案概念以非現(xiàn)行性為基礎(chǔ)是合理的”，與文件的現(xiàn)行性對應(yīng)，“科技檔案的非現(xiàn)行性也是一個相對的概念”，科技檔案更改“仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)”。 他們認(rèn)為我國已有的對文件與檔案關(guān)系的認(rèn)識是基本正確的，能夠合理解釋科技檔案更改現(xiàn)象，沒有必要不顧我國的國情和檔案工作的實際狀況去擴(kuò)大檔案概念外延。而吳品才博士則堅決否定“科技檔案更改”一說，他認(rèn)為運用文件生命運動理論能夠解釋所謂的“科技檔案更改”現(xiàn)象。因為科技文件除了

6、縱向運動之外，還存在橫向運動，這種橫向運動使得“科技檔案在一定條件下可以轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件”。 所以他認(rèn)為，所謂“科技檔案更改”，是科技文件橫向運動的結(jié)果，“必然是在科技檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技文件時進(jìn)行，是為形成現(xiàn)實科技活動開展所需的現(xiàn)行科技文件過程中的修改，而且更改的不是原件，而是復(fù)制件。”在他看來，“科技檔案和其他檔案一樣是絕不允許更改的”。 那么，“科技檔案更改肯定論”與“科技檔案更改否定論”孰對孰錯呢？我們又該如何去看待這種不同的觀點呢？二事實上，對“科技檔案更改”簡單地下肯定或否定的結(jié)論都是有失偏頗的，科學(xué)地認(rèn)識 “科技檔案更改”現(xiàn)象的本質(zhì)才是關(guān)鍵。我們試從以下幾個方面對此作扼要的探討。

7、首先，必須認(rèn)清理論上和現(xiàn)實科技工作中同時存在著的“科技文件更改”和“科技檔案更改”兩個概念。一般而言，“它們在更改原因、更改主體與更改的后處理上均有所不同”。 人們認(rèn)為它們的最大區(qū)別在于，科技文件未履行歸檔手續(xù)，而科技檔案是已經(jīng)歸檔了的科技文件。而從論理上講，歸檔并非是文件和檔案的分水嶺，而是人為劃定的文件工作和檔案工作的界線。例如，檔案界有人提出：“沒有立卷歸檔的文件不一定不是檔案；已立卷歸檔的文件未必是檔案”。 按此說，實際工作中所謂“科技檔案更改”是對歸檔后科技文件的更改，而不管這里的科技文件是否可以稱作理論意義上的檔案；理論上的“科技檔案更改”則僅包括對半現(xiàn)行和非現(xiàn)行期的科技文件的更改

8、，而不管其是否歸檔。對于檔案人員來說，我們主要是對科技文件歸檔后的所謂“科技檔案更改”實施必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。其次，“科技檔案更改”與“科技檔案篡改”有本質(zhì)上的不同，不能將兩者等同起來?！翱萍紮n案更改”有合理的更改原因、嚴(yán)格的更改權(quán)限、規(guī)定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是為了使科技檔案與所反映的事物始終保持一致；而“科技檔案篡改”則不然，它總是為了達(dá)到不可告人的目的，逃避正義力量的合理控制，而采取非法手段改變檔案真實內(nèi)容的。由此可見，有些同志在檔案學(xué)理論研究中，簡單地將“更改”理解成“篡改”，并將二者等同起來，進(jìn)而將“科技檔案更改”理論加以全盤否定是不足取的。再次，所謂“科技檔案更改”

9、有其理論上的缺陷。第一，所謂的“科技檔案更改”理論并不是針對所有類別需要更正的科技檔案而言的，有其邏輯推理上的缺陷。我們可以看到，科技檔案需要改動的情況有二：其一，科技檔案形成過程中與所記載和反映對象發(fā)生偏差，即科技檔案存在先天性的不足；其二，科技檔案記載和反映對象由于某種需要發(fā)生新的變化，即科技檔案本身不會隨其反映對象的變化而相應(yīng)變化，存在著后天性不足。而科技檔案內(nèi)容和與其相對應(yīng)的客觀事物不一致的情況比比皆是，它可能出現(xiàn)在任何種類任何載體的科技檔案中。而現(xiàn)實工作中的所謂“科技檔案更改”則有其針對性，一方面是針對基建、產(chǎn)品、工藝、設(shè)備等類別科技檔案；另一方面是針對上述類別科技檔案中的圖樣科技檔

10、案，而非包含表格類、文字類、聲像類科技檔案。也就是說，所謂的“科技檔案更改”是從個別推論一般，并不具有普遍意義，或者說并不應(yīng)該稱之為“科技檔案更改”。第二，“科技檔案更改”理論有違反檔案學(xué)的基本原理和概括不全面的地方。所謂“科技檔案更改”的形式主要有兩種；一，內(nèi)容改動較少的在原件上進(jìn)行；二，內(nèi)容改動較多的，但可以利用原件大部分的，復(fù)制原件并在復(fù)制件改動。在科技檔案原件上更改，雖然有其方便的地方，但在一定程度上很難真正做到維護(hù)檔案的真實歷史面貌，這正是許多同志對所謂“科技檔案更改”提出異議的原因。而對內(nèi)容改動較多，但又不好套用原件的，在充分利用原件的基礎(chǔ)上，重新制作文件來實現(xiàn)對原件的改動的這種情

11、況，“科技檔案更改”理論并未包含。最后，“科技檔案更改”盡管在理論上有缺陷，在實踐中有不足，但它在長期的科技檔案工作實踐中還是發(fā)揮了重要作用的。盡管在理論上或者口頭上表達(dá)“科技檔案可以更改”，但在實際工作中，我們并沒有真的惡意地去改變科技檔案的某些內(nèi)容，反而更注重維護(hù)科技檔案的真實歷史面目。比如在反映科技檔案相對應(yīng)的客觀事物現(xiàn)狀的同時，在科技檔案復(fù)制件上進(jìn)行更改，或者重新制作科技文件，并保留更改過程一般不在科技檔案原件上更改，只有極少部分單位在改動較小情況下在原件上更改。事實證明，這樣做除了在原件上更改這種情況在一定程度上不利于維護(hù)科技活動的真實歷史面目外，總體上是有利于科技活動的進(jìn)一步開展的

12、。通過對所謂的“科技檔案更改”問題的簡要分析，我們不難得知過去乃至現(xiàn)在的科技檔案工作中，“科技檔案更改”只不過是由于受人們認(rèn)識水平限制而延襲下來的一種習(xí)慣表述。理論意義上的“科技檔案更改”不僅應(yīng)包括對已歸檔科技檔案、科技文件的更改，還應(yīng)包括應(yīng)該歸檔但尚未歸檔被稱作為科技文件的科技檔案的更改；不僅應(yīng)包括對被稱作科技文件或科技檔案原件或復(fù)制件的更改，還應(yīng)包括另行制作科技文件對科技檔案內(nèi)容的修正。從“科技檔案更改”具體工作的諸多限制我們不難看出，“科技檔案更改”和“科技檔案篡改”不同，它并非鼓勵人們?nèi)ジ淖兡承┛萍紮n案的真實內(nèi)容，恰恰相反是更大范圍和更高層次維護(hù)科技檔案內(nèi)容的真實性的一種有效手段。但是

13、，僅因為看到科技文件更改是無可厚非的，就試圖通過擴(kuò)大檔案概念的外延，將文件與檔案概念等同起來，以此來說明對“科技檔案的更改”就是對“科技文件的更改”，并試圖用科技文件更改來代替“科技檔案更改”，回避業(yè)已存在的所謂“科技檔案更改”引發(fā)的問題，不僅回避不了，反而會造成認(rèn)識上的更大混亂。由此可見，該法并不足取。用文件生命理論來解釋 “科技檔案更改”問題似乎有較強的說服力，但是僅就相關(guān)科技活動、同一科技活動的前后階段，后者套用前者的科技檔案并將之復(fù)制后作部分更改轉(zhuǎn)化為后者的科技文件的事實，仍然不能合理解釋全部的“科技檔案更改”現(xiàn)象?？萍嘉募M向運動理論只能解釋圖樣類的科技檔案復(fù)制件更改后轉(zhuǎn)化為現(xiàn)行科技

14、文件的部分事實。對文字類、表格類和聲像類科技檔案內(nèi)容需要改動就難以合理闡述。按照科技檔案內(nèi)容需要更改的情況，假若某些基建檔案中，發(fā)現(xiàn)施工日志與所記客觀事實有出入，無疑需要更正。我們是找有關(guān)人士重新追記，力求檔案與事實相符，還是非得將之復(fù)制后，轉(zhuǎn)化為復(fù)制件后再找有關(guān)人士修改。顯然，后者有些荒謬，既行不通，也有違情理。由此可見，想通過擴(kuò)大檔案概念的外延和借助文件生命運動理論來解釋所謂“科技檔案更改”現(xiàn)象都是行不通的。三筆者認(rèn)為，“科技檔案更改仍屬檔案原始記錄性的繼續(xù)”的認(rèn)識，除了“科技檔案更改”這一表述欠妥外，對所謂“科技檔案更改”現(xiàn)象的闡述基本上是正確的。科技活動結(jié)束，相應(yīng)的科技檔案不一定會全部

15、形成或全部準(zhǔn)確，為了保證科技檔案與其反映事物始終一致，我們必須逐步更正與事實不符的科技檔案內(nèi)容。這也說明科技檔案的產(chǎn)生、積累、形成是一個動態(tài)的、不斷完善的過程。但是這一更正范圍不能也不應(yīng)當(dāng)僅限于圖樣類科技文件，還應(yīng)當(dāng)包括表格類、文字類和聲像類科技檔案。唯有如此，科技檔案才能不斷臻于完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。整體而言，科技檔案的形成并非也不可能是一蹴而就的，它必須有延續(xù)性的科技檔案去補充，這種延續(xù)性的科技檔案的產(chǎn)生可能套用它以前形成的科技檔案，也可能不套用。如同人事檔案要求“檔如其人”一樣，人們?nèi)ヒ罂萍紮n案“檔物相符”。例如，在人事工作中，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)對某同志的處分過重時，我們并不是將其處分材料從其人事

16、檔案中直接更改或復(fù)制后更改，而是另外行文重新作出正確的結(jié)論歸檔保存。當(dāng)然這個新的結(jié)論的作出，必須利用原來的處分材料。這其實也是對原來人事檔案內(nèi)容的必要更正，但我們并沒有說人事檔案因此而可以更改。我們應(yīng)當(dāng)強調(diào)“檔檔平等”。在科技檔案家族內(nèi)，圖樣類科技檔案，應(yīng)當(dāng)和表格類、文字類和聲像類科技檔案一樣不容更改；基建、產(chǎn)品、工藝、設(shè)備等科技檔案應(yīng)當(dāng)獲得和其它類科技檔案同樣的地位；科技檔案在檔案大家族內(nèi)，也應(yīng)當(dāng)和其它類檔案一樣不容更改?？萍紮n案不僅在實際工作中和其它類檔案一樣，在檔案學(xué)理論上也應(yīng)當(dāng)獲得不容更改這樣一個最基本的“檔格”。鑒于“科技檔案更改肯定論”與“科技檔案更改否定論”主要是在表象上、在語詞

17、表述上互相矛盾的，但在指導(dǎo)科技檔案工作實踐中維護(hù)檔案歷史原貌這一根本問題上是基本一致的。同時，盡管科技檔案更改和科技檔案篡改在本質(zhì)上有區(qū)別，不過由于受思維中固有的“檔案是真實的歷史記錄，為了維護(hù)歷史的真實面貌檔案不容更改”這一命題的影響，“科技檔案更改肯定論”與“檔案不容更改”在邏輯上仍然是相互矛盾的。為了便于社會認(rèn)同和科技檔案術(shù)語規(guī)范化，我們建議，在理論上淡化并逐步取消“科技檔案更改”說，同時用“科技檔案更正”代替“科技檔案更改”。這是因為“科技檔案更改”說在我國科技檔案管理學(xué)領(lǐng)域存在了幾十年，科技檔案有別于一般檔案，必要時可以更改的觀點為大多數(shù)科技檔案工作者所接受。而且，凡是從事科技檔案工

18、作的同志都知道，在所謂“科技檔案更改”的實際操作中，只有少數(shù)單位在少數(shù)時候在原件上改動，并非強調(diào)都要在科技檔案原件上更改，而主要是在利用科技檔案的基礎(chǔ)上復(fù)制后更改，原件并不銷毀，同時要保留更改通知單等依據(jù)性文件以反映更改過程。斷然不提“科技檔案更改”往往會使廣大基層工作者不能認(rèn)同，淡化并逐步取消可以使其在心理上慢慢接受。而“科技檔案更正”完全可以包含原來的所謂“科技檔案更改”的內(nèi)容，并可以將之拓寬到所有類別的科技檔案，甚至對所有檔案來講都是合理可行的。同時，“科技檔案更正”給人們的感覺如同科技期刊的更正啟事一樣，并不是在原件上改動，而是在利用原件的基礎(chǔ)上改動，這種改動可以是復(fù)制和套用原件，也可以在參照原件后徹底重來。在制度建設(shè)