英語商務(wù)信函寫作的構(gòu)思工具及范例分析

1、摘要 隨著我國國際貿(mào)易的 發(fā)展 ,各種涉外合同、協(xié)議、通知等 英語 商務(wù)信函日益增多。 無論對個人還是 企業(yè) 來說, 一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會給您的同事、 供應(yīng)商和客戶留下良好 的第一印象, 有助于商務(wù)活動的成功進行。 本文提出一個英語商務(wù)信函構(gòu)思工具來輔助寫信 者對信函進行構(gòu)思,把握住信函的內(nèi)容和著重之處。并結(jié)合范例進行分析。關(guān)鍵詞 商務(wù)信函 構(gòu)思 訂貨 確認訂購一、引言英語作為國際通用的商務(wù)語言, 對其溝通交流技巧的掌握程度逐漸成為體現(xiàn)企業(yè)文化和 素質(zhì)的前沿準(zhǔn)繩。 無論對個人還是企業(yè)來說, 一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會給您的同事、 供應(yīng) 商和客戶留下良好的第一印象。 隨著全球 經(jīng)濟 一體化進程

2、的不斷發(fā)展, 世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟合 作與交流也在不斷增多。 人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會面協(xié)商。 而且我們常常需 要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。 這時商務(wù)信函就成了取代親 自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。 我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的 形象,顯示著公司的水平和實力。 “ 一封好的商務(wù)信函有助于促進和發(fā)展同客戶的關(guān)系,在 促進達成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用。 ” (摘自 丹尼爾 肯尼迪方法:推銷信創(chuàng)造的奇跡 二、英語商務(wù)信函構(gòu)思工具在書寫信函之前, 列出一份清單或者劃出一個提綱將有助于筆者完成一份有效成功的商 務(wù)英語信函。先設(shè)想一下你的讀者對你寫

3、的內(nèi)容有何反應(yīng),這將影響到如何組織你的行文。 在此, 筆者提出以下一個英語商務(wù)信函構(gòu)思工具來構(gòu)思寫信者的文章。 該構(gòu)思工具包括以下 7點:1.What do you know about the reader? (his or her background 你對讀者了解多少? (她或 他的背景2.How many times have you already discussed this topic with the reader? 這個話題你已經(jīng) 和讀者討論過多少次了?A.Never 從未 B.Once 一次 C.More than once多次3.What does the reader

4、want to know? 讀者希望了解什么?4.What do you want the reader to know? 你希望讀者了解什么?5.What will the readers reaction be to the points? 讀者對這些問題會作出什么反應(yīng)? A.Good News好消息 B.Mildly interested略感興趣C.Indifferent 無動于衷 D.Bad News壞消息6.Based on thereaders reaction, what type of letter will you send? 根據(jù)讀者的反應(yīng), 你會寄 出什么樣的信函?A.I

5、nformation 信息 B.Bad News壞消息 C.Persuasion 勸說7.What do you want the reader to do after he or she is finished reading?你希望讀者讀完信 后做些什么?根據(jù)以上 7個方面, 仔細考慮寫信的目的和寫這份信件應(yīng)該符合的注意事項和要求。 然 后, 列出逐個考慮后應(yīng)對的方案和措施內(nèi)容。 接著, 針對所列出的要求尋找到答案或者對象, 確認自己是否有足夠的條件和能力來達成。 努力做到信函的精確度, 清晰度, 避免使用模棱 兩可, 可能導(dǎo)致歧義的詞句, 禁忌使用陳詞濫調(diào)。 這個構(gòu)思工具可以視為一份引導(dǎo)

6、性的提綱, 輔助其書寫商務(wù)信函,把握住信函的內(nèi)容和著重之處。三、范例分析下面筆者以英語商務(wù)信函中最常見的訂貨信及其相應(yīng)的回復(fù)為例,來進行范例分析。 范例 1:訂貨信 An Order Letter假設(shè) A 公司看過 B 公司的樣品后,很滿意,打算訂購一批 B 公司生產(chǎn)的商品。這封訂購信的構(gòu)思如下:1. 先表述感激之意后再訂購。2. 看了對方樣品之后認為皮鞋的質(zhì)量和工藝都符合要求,因此樂于訂購。3. 確認訂購之后對數(shù)量、規(guī)格、價錢等都要有詳細說明。4. 向供貨商索取促銷資料 (sales promotional literature ,這也是訂貨方通常的做法,尤其 在貨品不被當(dāng)?shù)厥袌鏊煜r。5

7、. 要求對方接受他們通常的付款方式 (usual terms of payment,即見票后 30天付款。并 告知對方若首批訂購令人滿意,可望繼續(xù)訂貨。根據(jù)構(gòu)思,寫出如下的訂貨信:Dear Sirs,Thank you for your speedy quotation for womens leather shoes, and also for the samples of October 5.Having looked over your samples , we found both the quality of the leather used and workmanship are

8、up to our requirement and we would like you to send us the following quantities at once:400 pairs of womens leather shoes in black colorSize :No.28 each pair at US$1 0 CIF Jakarta300 pairs of womens leather shoes in red colorSize :No.30 each pair at US$12 CIF JakartaAs your makes are comparatively u

9、nknown here , we hope you will send us some sales promotional literatures, which will certainly assist our sales.Our order is subject to your acceptance of Our usual terms of payment days after sight. If this first order proves satisfactory, we shall be happy to place further orders with you.Y ours

10、faithfully,(SignatureJack Smith范例 2:訂貨確認函 An Acknowledgement Letter作為賣方, 能收到對方的訂貨信, 心情是十分喜悅。 如果賣方同意訂貨信中的具體規(guī)格并認 為 能 夠 履 行 其 中 的 各 項 條 款 , 則 可 向 買 方 發(fā) 出 一 封 書 面 的 訂 貨 確 認 函 (a letter of confirmation 。這封訂貨確認函的構(gòu)思如下:1. 這是上封訂貨信的復(fù)信,通知對方收到訂貨信并表示謝意。在此用簡單的一句話具體 敘述了對方訂購的時間及內(nèi)容。2. 如果對方能如期開出信用證,同意發(fā)貨,并保證對貨物進行妥善包裝。

11、3. 說明已收到許多訂單,免去買方對貨品銷售的擔(dān)心,并答應(yīng)寄出有關(guān)促銷資料。4. 同意對方所要求的付款條件,表明及時處理訂單。根據(jù)構(gòu)思,寫出如下的訂貨信:Dear Sirs,Thank you very much for you order dated October 8 for our womens leather shoes.We are shipping the captioned shoes to you well before November, provided your L/C in our favour reaches us in time . The shoes have b

12、een carefully packaged in strong carton boxes to prevent damage in transit.Y ou will be pleased to hear that orders already received from your country have been more encouraging , and we are sending you under separate cover by airmail some sales promotional literatures .The terms of payment you sugg

13、ested are acceptable, and you may rely on us to give all your orders prompt attention.Y ours faithfully,(SignatureMark Cook四、結(jié)束語商務(wù) 英語 是一種包含各種商務(wù)活動內(nèi)容、 適合商業(yè)需要的標(biāo)準(zhǔn) 英文 。 隨著我國國際貿(mào)易 的 發(fā)展 , 商務(wù)英語在國際交流中起著越來越重要的作用, 各種涉外合同協(xié)議、 公函、 通知英 語商務(wù)信函等日益增多。 所以, 對涉外 企業(yè) 相關(guān)人員來說, 熟悉商務(wù)英語相關(guān)專業(yè)知識, 掌 握英語商務(wù)信函寫作構(gòu)思工具, 將有助于提高自己的寫作能力, 以促成商務(wù)活動的順利進行。 參考文獻 :1丹尼爾 肯尼迪著馬曉慧譯 :丹尼爾 肯尼迪方法 (推銷信創(chuàng)造的奇