構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局

1、構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局肖范/林忠華/卜鑒民2012-11-2216:44:41來源：中國檔案（京）2011年3期【英文標(biāo)題】ConstructionofaRegionalPatternofLargeArchives【作者簡介】肖蒞，林忠華，卜鑒民，蘇州市檔案局（蘇州215004）蘇州正處在高速發(fā)展時(shí)期，把蘇州建設(shè)成為“科學(xué)發(fā)展的樣板區(qū)、開放創(chuàng)新的先行區(qū)、城鄉(xiāng)一體的示范區(qū)，成為以現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)為特征的高端產(chǎn)業(yè)城市、生態(tài)環(huán)境優(yōu)美的最佳宜居城市、歷史文化與現(xiàn)代文明相融的文化旅游城市”，這“三區(qū)三城”建設(shè)是蘇州既定的總目標(biāo)、總定位、總要求。筆者認(rèn)為，以大檔案理念，進(jìn)一步構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局

2、，加快建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設(shè)、方便人民群眾的利用體系和檔案安全體系，是蘇州市檔案部門服務(wù)“三區(qū)三城”建設(shè)的積極作為和有效探索。一、構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局的必要性大檔案理念：檔案信息資源是國家信息資源體系的一個(gè)組成部分，各地區(qū)按照各自的實(shí)際情況，將一個(gè)地區(qū)內(nèi)分散保存在不同檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案資源集中統(tǒng)一到綜合檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中與整合，具基本理念就是“多檔合一”，即檔案實(shí)體的集中以及檔案資源和信息的集聚。借助這一理念，構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局，也就是要打破檔案保管機(jī)構(gòu)之間有關(guān)檔案接收利用的界限,廣泛整合本區(qū)域范圍內(nèi)的全部檔案資源，以方便各方面的使用。蘇州市構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局勢(shì)在必行。

3、一是構(gòu)建區(qū)域性的大檔案格局事關(guān)檔案工作自身的科學(xué)發(fā)展。長期以來，檔案保管機(jī)構(gòu)各自為政，造成檔案資源長期分散，這種傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的弊端急需變革。二是構(gòu)建區(qū)域性的大檔案格局事關(guān)檔案工作產(chǎn)生的服務(wù)效能。近年涉及老百姓切身利益的民生檔案數(shù)量與日俱增，與之相對(duì)應(yīng)的是人民群眾利用檔案的需求也不斷增加，因此迫切需要一種能夠集中保管和統(tǒng)一利用的檔案管理機(jī)制的出現(xiàn)與創(chuàng)新。三是檔案事業(yè)改革發(fā)展的實(shí)踐證明了構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局的必然性。傳統(tǒng)意義上的檔案館向更多服務(wù)百姓民生的公共檔案館轉(zhuǎn)變已成為檔案事業(yè)改革發(fā)展必然規(guī)律，從分散到集中，從封閉到開放是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，是順勢(shì)而為的科學(xué)選擇。二、蘇州構(gòu)建區(qū)域性大檔

4、案格局方面的優(yōu)勢(shì)與實(shí)現(xiàn)條件構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局要有三個(gè)條件：一是要有檔案管理的相應(yīng)法律法規(guī)作為支撐；二是要有各相關(guān)部門的積極配合作為保障；三是要有現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)作為依托。從蘇州市目前檔案管理現(xiàn)狀看，完全符合這三個(gè)實(shí)現(xiàn)條件。首先，從2010年10月1日起正式實(shí)施的蘇州地方性檔案法規(guī)蘇州檔案條例中就明確規(guī)定，各級(jí)開發(fā)區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）也可以建立檔案館，集中統(tǒng)管理本區(qū)域范圍內(nèi)所有檔案。條例第七條規(guī)定：”有條件的鎮(zhèn)（街道）設(shè)立檔案館"，第八條則明確指出“國家級(jí)、省級(jí)開發(fā)區(qū)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立檔案館，負(fù)責(zé)本單位的檔案工作，并對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)?！惫芾砟Ｊ胶凸芾矸椒ǖ霓D(zhuǎn)變，必將推

5、動(dòng)開發(fā)區(qū)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的檔案工作進(jìn)一步向法制化、規(guī)范化邁進(jìn)，從法規(guī)層面賦予了構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局實(shí)踐的合法性。其次，蘇州各市、區(qū)檔案部門加強(qiáng)了與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，檔案工作已經(jīng)從檔案部門單獨(dú)行動(dòng)變成與各主管部門的聯(lián)合行動(dòng)，使這些條線系統(tǒng)的檔案管理水平有了明顯提高。另外檔案工作考核也已從檔案條線單獨(dú)考核向納入綜合考核轉(zhuǎn)變，檔案館工作也列入了市、區(qū)政府重點(diǎn)工作目標(biāo)考核，與其他部門同等對(duì)待。這些與橫向部門的有效合作，為構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局的實(shí)踐創(chuàng)造了有利條件。第三，蘇州市的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)基本建成。蘇州市具有較完備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，各機(jī)關(guān)單位統(tǒng)一管理系統(tǒng)和硬件設(shè)施，電子政務(wù)的運(yùn)行已經(jīng)普及，公文從

6、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、傳輸、歸檔，實(shí)施網(wǎng)上無紙化辦公；蘇州市數(shù)字檔案館項(xiàng)目已經(jīng)完成，能通過網(wǎng)絡(luò)處理檔案館所有業(yè)務(wù)，而各機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)也已見成效，不少單位檔案已經(jīng)全文數(shù)字化處理，建成數(shù)字檔案室，形成了統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立了一批檔案工作的優(yōu)秀管理人才，為構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局打下了良好技術(shù)基礎(chǔ)。在實(shí)踐方面，構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局也進(jìn)行了有益探索。比如蘇州工業(yè)園區(qū)借助新建檔案館舍之機(jī)遇，將轄區(qū)內(nèi)人才交流中心、房地產(chǎn)交易、城建規(guī)劃等各部門的檔案集中到綜合檔案館。蘇州市工商檔案管理中心將散存于各部門的轉(zhuǎn)改制企業(yè)檔案進(jìn)行接收，建立了轉(zhuǎn)改制企業(yè)檔案資源整合的蘇州模式，既保證了轉(zhuǎn)改制企業(yè)檔案的安全，同時(shí)也方便

7、了社會(huì)各界的有效利用。三、蘇州構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局存在的不足和對(duì)策問題主要表現(xiàn)在：一是對(duì)構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局的研究和實(shí)踐還是過分集中在具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容上，沒有從宏觀角度去研究，特別是在構(gòu)建實(shí)現(xiàn)大檔案的組織保障、法律保障等方面研究不夠，檔案部門核心競(jìng)爭力不強(qiáng)，整體地位不高。二是對(duì)檔案資源整合也是只注重技術(shù)層面、實(shí)踐層面，而缺乏一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在整合方式上搞一刀切，過分注重實(shí)體集中，挫傷了相關(guān)部門積極性，造成了檔案資源整合工作進(jìn)展不快，影響了工作效率。要想在構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局方面有所作為，必須先有作為：首先要找準(zhǔn)突破點(diǎn)。服務(wù)好政治經(jīng)濟(jì)大局。蘇州正處于轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期，要大力發(fā)展創(chuàng)新型經(jīng)濟(jì)。圍

8、繞這個(gè)目標(biāo)，檔案部門要積極做好新能源、新材料、現(xiàn)代服務(wù)業(yè)、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)等領(lǐng)域的建檔服務(wù)工作，鞏固檔案工作已有成果,并存原有基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，展現(xiàn)檔案部門服務(wù)政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)的風(fēng)采；服務(wù)好社會(huì)民生熱點(diǎn)。檔案部門要深入分析檔案需求的變化，客觀把握百姓利用檔案的當(dāng)前需求和潛在需求，不斷拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，高效率地服務(wù)好百姓利用檔案的需求；服務(wù)好文化蘇州建設(shè)。要提升檔案部門文化品位，營造檔案工作的文化氛圍，充分發(fā)揮檔案館公共文化功能，為文化蘇州的建設(shè)添磚加瓦。其次要形成規(guī)模效應(yīng)。創(chuàng)建一批國家一級(jí)檔案館，目前國家級(jí)檔案館的測(cè)評(píng)工作已經(jīng)納入文明城市的測(cè)評(píng)體系之中，因此加強(qiáng)國家一級(jí)館的晉升工作，能夠引起市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)

9、的高度重視，有利于檔案事業(yè)自身的發(fā)展；培育一批各具特色的檔案工作典型，在不同領(lǐng)域和不同層面挖掘典型、多創(chuàng)亮點(diǎn)，延伸檔案服務(wù)改善民生的觸角；建設(shè)一批鄉(xiāng)鎮(zhèn)、開發(fā)區(qū)檔案管理中心或檔案館。積極爭取各級(jí)政府支持，探索試點(diǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、開發(fā)區(qū)建立專門檔案管理機(jī)構(gòu)，有利于檔案管理模式的創(chuàng)新，從而解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中在體制建設(shè)、人員編制等方面存在的突出問題；提升一批愛國主義教育基地，從而擴(kuò)大檔案部門在群眾中的影響力，進(jìn)一步提高全社會(huì)的檔案意識(shí)；編輯出版一批檔案文化精品。繼續(xù)深挖資源，多出檔案文化力作。止匕外，檔案資源建設(shè)與整合工作要拓展新思路，但也要避免“破舊立新”和“大而全”傾向。即在檔案資源體系建設(shè)時(shí)完全打破原有體

10、系，對(duì)原已形成的、比較成熟的檔案資源管理體系全面否定，造成前后脫節(jié)?；虿还墁F(xiàn)實(shí)情況,一味強(qiáng)求檔案實(shí)體的完全集中。在具體管理過程中，還要強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案資源的監(jiān)管，要有大檔案的理念，但是不能有大而全的行為。筆者認(rèn)為，在資源整合上還要兩條腿走路，條件成熟的市、區(qū)和相關(guān)部門,可以嘗試各類檔案實(shí)體的集中管理。條件不成熟，則應(yīng)由重視實(shí)體整合向信息整合轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案行政部門監(jiān)督、監(jiān)管職能，采取各部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。四、構(gòu)建區(qū)域性大檔案格局的任務(wù)第一項(xiàng)任務(wù)是檔案資源建設(shè)，這是永恒不變的主題。一是檔案館進(jìn)館范圍要進(jìn)一步完善，修訂接收名冊(cè)，將涉及國計(jì)民生的專門檔案、重大活動(dòng)檔案，關(guān)鍵部門的專

11、業(yè)檔案、重要人物檔案等充實(shí)進(jìn)來；同時(shí)加大珍貴檔案、歷史文化遺產(chǎn)、“口述”檔案等的征集力度，目標(biāo)是建成一個(gè)門類齊全、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、覆蓋民生的館藏資源體系，形成自己的特色。I二是各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要從資源建設(shè)的源頭抓起、加快落實(shí)國家檔案局8號(hào)令，按照與時(shí)俱進(jìn)的要求，增加關(guān)系民生的歸檔內(nèi)容，進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)和配制。I三是整合不同地區(qū)、不同系統(tǒng)、不同機(jī)構(gòu)的檔案資源，采用現(xiàn)代化管理手段，構(gòu)建集中和分布相結(jié)合的、覆蓋各種門類檔案（包括多媒體檔案在內(nèi)）的區(qū)域性目錄中心和檔案信息資源總庫，形成檔案信息資源平臺(tái)，真正做到檔案信息的遠(yuǎn)程利用，最終實(shí)現(xiàn)全市專門檔案資源的共享。I第二項(xiàng)任務(wù)是加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利

12、用的力度，提升檔案館服務(wù)群眾、服務(wù)百姓的能力。I一是要整合服務(wù)平臺(tái)，創(chuàng)新服務(wù)手段。進(jìn)一步落實(shí)市、區(qū)檔案館，專業(yè)檔案館，部門檔案中心和檔案室利用工作的多樣化、便民化方式，解決百姓查檔I困難、來回奔波的實(shí)際問題。II二要將檔案館建設(shè)的理念向確立文化標(biāo)志、完善城市功能、提升城市形象上轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)檔案館公共文化功能，構(gòu)建新型檔案公共文化平臺(tái)，營造一個(gè)開放親民、寬松靜謐的文化氛圍，以檔案的獨(dú)特歷史文化魅力吸引社會(huì)公眾。I三是開發(fā)更多優(yōu)質(zhì)、高品位的檔案文化精品，改變傳統(tǒng)方法，借助現(xiàn)代媒體手段進(jìn)行廣泛傳播，使檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、法治建設(shè)、文化建設(shè)、對(duì)外開放等各項(xiàng)重大社會(huì)活動(dòng)服務(wù)0四是要提升服務(wù)政務(wù)公開的水平，進(jìn)一步完善現(xiàn)行文件服務(wù)體系，使公眾及時(shí)了解與工作、生活密切相關(guān)的信息，還可以利用微博、即時(shí)通訊等手段，開展檔案利用、咨詢，加強(qiáng)檔案部門與社會(huì)的交流互動(dòng)，最大限度地滿足利用者的多樣化需要。第三項(xiàng)任務(wù)是要轉(zhuǎn)變觀念，用經(jīng)營的理念來推進(jìn)檔案管理。一是要設(shè)定檔案工作的預(yù)期目標(biāo)。第一，明確檔案門類，數(shù)量以及檔案信息豐富程度指標(biāo)。第二，確立檔案用戶數(shù)量與層次指標(biāo)。第三，檔案工作管理水平測(cè)評(píng)指標(biāo)。二是要營造經(jīng)營檔案的濃厚氛圍。要經(jīng)營好檔案部門與社會(huì)各類用戶的關(guān)系，推進(jìn)檔案的各項(xiàng)管理工作，加強(qiáng)檔案