檔案管理工作情況調(diào)研報(bào)告

1、檔案管理工作情況調(diào)研報(bào)告區(qū)檔案信息在推動我區(qū)經(jīng)濟(jì)社會各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展、保障 社會和諧穩(wěn)定等方面發(fā)揮著不可替代的重要作用，是圍繞中 心、服務(wù)大局工作的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)“發(fā)展三大經(jīng)濟(jì)，構(gòu)建和諧#"奮斗目標(biāo)中必不可少的重要工作。加快推進(jìn)檔 案管理工作，是我區(qū)處在城市化快速推進(jìn)、經(jīng)濟(jì)社會加速發(fā) 展重要?dú)v史時(shí)期的必然要求，也是建設(shè)服務(wù)型政府的重要工 作內(nèi)容。日前，根據(jù)區(qū)人大常委會工作安排，區(qū)人大教科文 衛(wèi)工委在區(qū)人大常委會#副主任的帶領(lǐng)下，就我區(qū) 06年以 來檔案管理工作情況進(jìn)行了調(diào)研。此次調(diào)研走訪了鄉(xiāng)鎮(zhèn)街 道、部門及重點(diǎn)工程項(xiàng)目等共計(jì)16家，分別與政府相關(guān)部門及鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)工作

2、人員、村干部、部分企業(yè) 事業(yè)單位相關(guān)人員進(jìn)行了座談，廣泛聽取了各方面的情況介 紹和建議、意見?，F(xiàn)將調(diào)研情況匯報(bào)如下：一、 基本評價(jià)06年以來，區(qū)政府能夠認(rèn)真貫徹 中華人民共和國檔案 法和浙江省實(shí)施辦法，努力完善檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)，推進(jìn) 檔案軟硬件條件改善，做好檔案管理日常工作，取得了一定 成效。具體體現(xiàn)在以下幾方面：1、建立檔案管理機(jī)構(gòu)和工作網(wǎng)絡(luò)。區(qū)檔案局于06年4 月正式桂牌成立，新增對本區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)職能；區(qū)、鎮(zhèn)街、各部門建檔單位成立檔案協(xié)會，并劃分協(xié)作小組，定期開展活動；各鎮(zhèn)、街道及部分職能部門成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，有些 單位還將檔案管理責(zé)任明確到

3、具體科室及個(gè)人；部分政府職能部門和街道實(shí)現(xiàn)了將檔案管理網(wǎng)絡(luò)向下延伸，如區(qū)勞動保 障局已將檔案管理網(wǎng)絡(luò)延伸至村勞動保障室一級，區(qū)教育局 也建立了局、校二級管理網(wǎng)絡(luò)，檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化；55個(gè)城市社區(qū)檔案管理基本達(dá)到四有標(biāo)準(zhǔn)。2、檔案管理工作逐步規(guī)范。一是建立了各項(xiàng)制度。區(qū)、 鎮(zhèn)兩級政府及職能部門都相應(yīng)建立了有關(guān)檔案保管、利用、 歸檔、保密等一系列工作制度，進(jìn)一步明確了檔案管理的基 本工作要求，確保了檔案管理的規(guī)范化和制度化。二是規(guī)范 檔案管理職責(zé)。區(qū)各相關(guān)單位都制定相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé) 任制度，部分還納入了機(jī)關(guān)崗位責(zé)任制考核。區(qū)內(nèi)各檔案館 室的檔案人員基本都能認(rèn)真做好檔案的日常收集、整理、管 理

4、工作，大多數(shù)建檔單位能做好檔案借閱和利用情況的登 記。三是加強(qiáng)考核創(chuàng)建。區(qū)政府把檔案工作納入全區(qū)年度目 標(biāo)管理考核范圍，每年通過單位自查、組內(nèi)互查、檔案局抽 查等方式開展檔案年檢；部分單位還在系統(tǒng)內(nèi)部開展檔案工 作自查和考核，通過職能部門各科室檔案工作考核評比，提 高檔案管理整體水平；指導(dǎo)建檔單位創(chuàng)建達(dá)標(biāo)，目前全區(qū)檔案工作達(dá)省級標(biāo)準(zhǔn)的有 25家單位，達(dá)市級標(biāo)準(zhǔn)的有 35家單 位。3、檔案利用工作有所推進(jìn)。一是檔案利用率有所提高，06年以來檔案利用人次增加約40%共接待查檔利用 1600余人次，提供案卷 20XX余卷、件。二是信息化建設(shè)有所推 進(jìn)。區(qū)檔案館建立了文件級檔案檢索系統(tǒng)，館藏中重要全宗

5、及查找利用率高的檔案已錄入電腦，開放檔案案卷目錄在#區(qū)檔案館網(wǎng)站上公布；06年區(qū)檔案局開展專題培訓(xùn)，在全區(qū) 推廣新型檔案管理軟件即檔案檢索系統(tǒng)；部分涉及民生檔案的職能部門信息化工作走在前列，已經(jīng)建立了較為完善的查 詢系統(tǒng)和電子化檔案管理系統(tǒng)，如區(qū)城管辦的數(shù)字城管管理 系統(tǒng)，區(qū)人才交流服務(wù)中心的xx檔案管理系統(tǒng)，區(qū)婚姻登記服務(wù)中心的婚登檔案管理系統(tǒng)等，進(jìn)一步開發(fā)了檔案信息 資源，提高了檔案的社會利用率，較好地服務(wù)了群眾。二、存在困難和問題檔案作為特殊的信息載體，有著原始性、真實(shí)性、完整 性、嚴(yán)肅性和長期性的特點(diǎn)，檔案的收集又涉及到各項(xiàng)工作 的全領(lǐng)域和全過程，具有很強(qiáng)的程序性、規(guī)范化和權(quán)威性要 求

6、。雖然我區(qū)的檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成績，但與 我區(qū)當(dāng)前完成區(qū)劃調(diào)整、重大工程項(xiàng)目推進(jìn)，社會體制改革 力度加大、基層組織民主自治水平提升，社會穩(wěn)定要求提高 的特殊時(shí)期檔案管理現(xiàn)實(shí)要求還存在相當(dāng)?shù)牟罹唷?、檔案管理意識不夠強(qiáng)一是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視和 關(guān)注。對本職范圍內(nèi)檔案工作職責(zé)不明確，較少過問檔案工 作，對有關(guān)檔案的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識了解不深，導(dǎo)致許多 單位的檔案管理問題得不到解決，人、財(cái)、物保障不足。二 是部分單位之間檔案管理工作不平衡。目前，我區(qū)的各類檔 案管理工作主要是根據(jù)業(yè)務(wù)線上的臺帳要求來開展，各級各 部門的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，除業(yè)務(wù)線上較重視的公文、財(cái) 務(wù)

7、、執(zhí)法檔案相對規(guī)范外，如科技類、文化類及經(jīng)濟(jì)活動檔 案在現(xiàn)階段發(fā)揮重要作用的檔案管理問題較多。各級各部門 檔案管理水平高低不均，差距較大，并且有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo) 和單位還沒有意識到差距存在，沒有及時(shí)落實(shí)措施加以改 進(jìn)，導(dǎo)致全區(qū)檔案管理工作發(fā)展不平衡。三是檔案工作宣傳 方法較少。檔案管理是一項(xiàng)默默無聞的工作，是功在當(dāng)代、 利在千秋的工作，很難在短期內(nèi)體現(xiàn)由業(yè)績和作用。由于宣 傳的活動和載體不多，相關(guān)知識和新聞很少由現(xiàn)在各類媒 體、簡報(bào)上，宣傳力度不強(qiáng)、氛圍不濃。機(jī)關(guān)干部欠缺檔案 概念，自覺管理、依法收集的意識比較淡薄，全員參與和支 持檔案管理的良好氛圍尚未形成。2、檔案管理體系不夠完善。一是檔案管

8、理組織網(wǎng)絡(luò)不夠健全。據(jù)了解，區(qū)檔案局尚 未完全擔(dān)負(fù)起對全區(qū)檔案工作實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)的職能，與基層聯(lián)系不多，有些部門甚至不知道檔案館已經(jīng)變成檔案局；部分單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒有建立到具體科室和工作崗位，部分村還未落實(shí)兼職檔案管理人員，組織網(wǎng)絡(luò)未能到底到邊；各級各部門的檔案管理的指導(dǎo)協(xié)調(diào)職責(zé)還不明確，管理職能 難以落實(shí)。二是檔案管理隊(duì)伍缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識和精力。檔案管理作為一項(xiàng)具有專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，從業(yè)人員必 須具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，相應(yīng)的專業(yè)知識，花費(fèi)大量的工 作精力。但目前，檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定，變動頻繁，有些單位 一兩年一換；檔案員兼職過多，精力不足；檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 和專業(yè)化水平總體不高，在調(diào)研

9、單位中除一兩個(gè)鎮(zhèn)街外，其 他單位的檔案員都未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后持檔案管理證件上崗， 檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)很少，近兩年來絕大部分檔案管理員參加 的業(yè)務(wù)培訓(xùn)不超過一次，特別是針對基層村檔案管理人員的 培訓(xùn)指導(dǎo)幾乎沒有。三是檔案收集、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不夠明 細(xì)。一方面，區(qū)級層面缺少有針對性和可操作性的檔案分類 方法和歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)，各級各部門雖然有歸檔的意識，但對 哪些要?dú)w檔、如何歸檔沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)。另一方面，省、市制訂的許多專業(yè)檔案管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)未能得到貫徹落實(shí)，鎮(zhèn)、街道和村領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員不知道規(guī)范存在，或是沒有完 全按照這些規(guī)范開展工作。更重要的，特殊時(shí)期、臨時(shí)機(jī)構(gòu) 和重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理缺乏指導(dǎo)性意

10、見。當(dāng)前我區(qū)正處 在完成重大行政區(qū)劃調(diào)整，城市化建設(shè)開發(fā)大幅推進(jìn)的重要 時(shí)期，這個(gè)時(shí)期機(jī)構(gòu)變動大、人員流動頻繁、臨時(shí)機(jī)構(gòu)多、 資料依據(jù)性強(qiáng)、工作要求高，本身就存在著許多不利于檔案 收集管理的困難問題，同時(shí)，這些特殊時(shí)期和重大項(xiàng)目檔案 與政府、群眾利益密切相關(guān)、具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義和保 存要求，但目前，政府對這些檔案管理還缺少明確的管理規(guī) 范標(biāo)準(zhǔn)方面的要求，已經(jīng)由現(xiàn)有的重要資料遺失，有的重要 資料收集不全，有的交接制度不明確，有的檔案資料收集程 序缺失等種種問題，工作隱患嚴(yán)重。如，有的重大工程項(xiàng)目 由于缺少必要的檔案資料接收程序，致使建設(shè)檔案中部分承 包單位的資料不齊全，且補(bǔ)充完善的難度較大，

11、直接影響了 工程后期權(quán)證的辦理等。3、檔案管理硬件建設(shè)還難以適應(yīng)工作需要。隨著檔案庫存量的急劇增加，館室緊張、建設(shè)簡陋的問 題在全區(qū)各個(gè)職能部門都普遍存在，這已經(jīng)成為影響和制約 全區(qū)檔案管理工作發(fā)展的突生問題，具體表現(xiàn)在：一是庫房 容量不足。目前區(qū)檔案館庫存檔案已經(jīng)飽和，收集工作受到 影響，如行政區(qū)劃調(diào)整后原轉(zhuǎn)塘、龍塢、周浦、袁浦等鄉(xiāng)鎮(zhèn) 街道的檔案按規(guī)定應(yīng)當(dāng)收入?yún)^(qū)檔案館，但現(xiàn)階段只能留在原 單位，其他單位和職能部門也普遍存在庫房緊張的問題。二 是檔案館室建設(shè)不規(guī)范。有的檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范， 三室不分，基礎(chǔ)條件很差，如區(qū)人才交流服務(wù)中心9個(gè)平方 的檔案室內(nèi)存放了四千余份人才檔案，地方小、通

12、風(fēng)差，八 防措施無法落實(shí)，存檔、閱檔、整理、辦公同室，完全不符 合人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；有些單位因辦公條件限制，無法落實(shí) 專用檔案庫室，有些部門檔案分散在各職能科室，如區(qū)人事 局各類工作檔案與全區(qū)工資統(tǒng)發(fā)系統(tǒng)計(jì)算機(jī)中心機(jī)房、復(fù)印 室及其他雜物同室，既不符合檔案管理要求，也不符合統(tǒng)發(fā) 工資中心機(jī)房安全管理要求。三是村檔案室建設(shè)滯后。隨著 城市化推進(jìn)和體制的調(diào)整，村經(jīng)濟(jì)活動越來越多、村務(wù)公開 要求越來越高，與股民、村民利益密切相關(guān)的檔案資料也越 來越多，村檔案已經(jīng)成為維護(hù)基層社會穩(wěn)定的重要依據(jù)。但 目前，絕大多數(shù)行政村和撤村建居社區(qū)的資料保管，多半是 憑著村領(lǐng)導(dǎo)或者會計(jì)的個(gè)人判斷，或者是遇到實(shí)際問題后

13、才 注意收集，基本未實(shí)現(xiàn)集中、規(guī)范化管理，檔案分散、不健 全，沒有專門的管理人員和庫室，有些重要資料甚至是由村 書記自己保管的，或是分散在各個(gè)崗位或工作人員手中。4、信息化檔案管理工作相對滯后。檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率、整合檔案管理資 源的重要手段，今年政府計(jì)劃設(shè)立信息公開中心，檔案信息 化建設(shè)的任務(wù)很重、時(shí)間也很緊。但由于檔案信息化管理軟 硬件配置不到位、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息化工作量巨大等原因， 各級各部門的檔案信息化程度不高，發(fā)展較為緩慢。同時(shí)， 隨著電子政務(wù)的推廣，非紙質(zhì)檔案也越來越多，如人事、城 管、勞動保障等部門都通過大型數(shù)據(jù)庫開展工作，部門間通 過oa辦公系統(tǒng)完成公文往來，工程

14、建設(shè)、重大活動、文化 藝術(shù)類等工作以影像資料形式保存，如何實(shí)現(xiàn)這些特殊載體 檔案的長期保存和有序管理，迫切需要探索和加強(qiáng)。三、建議意見為了進(jìn)一步做好我區(qū)的檔案管理工作，促使檔案工作跟 上我區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的步伐，并為全區(qū)各項(xiàng)事業(yè)實(shí)現(xiàn)“走 在前列、爭當(dāng)示范”作由積極貢獻(xiàn)，提由以下三點(diǎn)建議：1、進(jìn)一步提高對檔案管理工作的重視和關(guān)注程度。一是要切實(shí)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。要將檔案事業(yè)的發(fā) 展和檔案軟硬件建設(shè)列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃，擺入各 級各部門的重要工作議程，從人、財(cái)、物方面給予保障。二 是要切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀 念，加大依法治檔力度，從法律層面提高領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管

15、理工作的重視和關(guān)注程度。進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)新形勢下的發(fā)展要求，要從單純注重文書檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)?同時(shí)注重其他門類檔案管理，從注重機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案工作轉(zhuǎn)變 為同時(shí)注重所屬單位檔案工作，從注重檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)?同時(shí)注重檔案信息管理，用改革的精神研究新情況，解決新問題，不斷地把檔案事業(yè)推向前進(jìn)。三是要切實(shí)加強(qiáng)對檔案 工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊、 教育基地、學(xué)術(shù)交流、法律宣傳活動等載體和形式，向廣大 干部群眾普及檔案法律和業(yè)務(wù)知識，還要根據(jù)不同的環(huán)境、 不同的人群，如領(lǐng)導(dǎo)干部、各業(yè)務(wù)部門、具體工作人員、廣 大人民群眾等開展有針對性地宣傳教育，通過多形式、多載 體、多層

16、面的檔案工作宣傳，著力提高全民檔案意識。2、進(jìn)一步完善檔案管理體系。一是完善檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。區(qū)檔案局要加強(qiáng)自身建設(shè)，密切與基層單位的聯(lián)系，切實(shí)承擔(dān)起監(jiān)督指導(dǎo)的重要職 能；將網(wǎng)絡(luò)延伸到基層村，明確各村的兼職檔案管理人員， 將他們納入全區(qū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，定期組織培訓(xùn)教育， 提高基層檔案管理水平；完善各鎮(zhèn)、街道和職能部門內(nèi)部組 織網(wǎng)絡(luò)，檔案收集管理職能要明確到具體科室、具體個(gè)人， 為檔案工作全員參與營造氛圍，打好基礎(chǔ)。二是盡快完善檔 案管理相關(guān)規(guī)范。認(rèn)真梳理現(xiàn)行各類檔案管理具體規(guī)章制度 和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有針對性地組織相關(guān)單位、基層機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí) 掌握這些規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步推動檔案管理規(guī)范化；盡快制訂由

17、臺區(qū)級層面的檔案收集管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，特別要對鎮(zhèn)、街道 及村、社區(qū)的檔案收集管理范圍標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范；進(jìn)一步完善區(qū)檔案局開展檔案管理監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的相關(guān)制度，加大考核獎懲力度，調(diào)動檔案工作人員積極性；盡快明確在行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)變動、人員調(diào)整等重點(diǎn)時(shí)期、區(qū)內(nèi)各類臨時(shí) 機(jī)構(gòu)、重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集管理、移交機(jī)制，確保重要 檔案類目收集齊全、整理規(guī)范。三是加快硬件建設(shè)步伐。結(jié) 合各單位辦公場所的調(diào)整、重建，超前謀劃、提前介入，切實(shí)做好各類新建檔案庫室的規(guī)劃建設(shè)工作；改善設(shè)備、整合資源，有效緩解現(xiàn)存庫室緊張、保管條件差的突生矛盾，對 明顯不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的庫室，要及時(shí)調(diào)整修繕，確保檔 案安全；高度重視基層村、社區(qū)檔案庫室的建設(shè)，力爭做到 全區(qū)所有村、社區(qū)檔案庫室全覆蓋。四是切實(shí)加強(qiáng)檔案管理 隊(duì)伍建設(shè)。及早落實(shí)檔案局三定方案， 充實(shí)檔案局人員力量， 切實(shí)擔(dān)負(fù)起對全區(qū)檔案工作的指導(dǎo)、服務(wù)、監(jiān)督職責(zé)，保障 檔案工作順利開展；積極采取措施，穩(wěn)定各級各部門檔案管 理人員隊(duì)伍，保證兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作時(shí) 間，確保檔案工作的延續(xù)性、嚴(yán)肅性及權(quán)威性；切實(shí)加強(qiáng)對各級各部門檔案管